审计准备甘特图模板：含模拟审核
可编辑的审计准备甘特图：范围、证据清单、收集、文件审阅、缺口整改、模拟审核、审核支持日与对发现的回应，含依赖关系和四个里程碑。
什么是审计准备甘特图模板：含模拟审核流程
审计准备总是在可预见的地方出问题：证据来得晚，审阅发现了没人负责的缺口，整改在审核员到来的前一天才落实。工作本身不难，但它有一种容易被忽略的先后顺序。范围没定就无法索取证据，负责人没把文件发来就无法审阅文件，缺口没弥补、也没人检验过答案，就不能说自己已准备好。时间线能在还有时间调整时，把这些等待显示出来。
这个模板有四组：范围与规划、证据与文件、准备与人员、审核与回应。“确认审核范围与准则”（2个工作日）是唯一的起始任务。“与审核方商定审核计划与日期”（3天）和“编制证据清单”（3天）都在它之后并排进行，里程碑“范围已商定”要等这两项。证据组的任何任务都不会在这个里程碑之前开始，避免团队为后来变更的范围收集材料。
重叠出现在中段。“指定证据负责人”（1天）通向“向负责人收集证据”（8天）。“审阅文件的时效性与缺口”（5天）在收集开始3天后开始，所以审阅人员处理的是已到的材料，而不必等最后一项。“记录缺口并提出纠正措施”（3天）跟在审阅之后，“弥补缺口并更新文件”（10天）在记录开始2天后开始，因为最初的缺口早在清单完整之前就已明了。里程碑“证据包已就绪”要等整改完成。图表上最长的任务，往往最可能决定日期。
准备工作与此并行。“准备受访人员简报”（3天）和“预订会议室、通行权限与陪同人员”（2天）跟在审核计划之后，所以可以在证据仍在收集时开始。“进行模拟审核”（3天）要等“证据包已就绪”和简报，“修复模拟审核发现的问题”（4天）随后，“已准备好接受审核”要等这些整改和后勤安排。之后是“召开首次会议”（1天）和“开展审核支持日”（5天）。“回应证据补充请求”（3天）在支持日开始2天后开始，然后是“召开末次会议”（1天）、“起草对审核发现的回应”（5天）和里程碑“回应已提交”。所有工期均为示例。
时间线只为准备工作排期，不保证审核结果。它不能让系统合规、通过认证或没有发现项，也不能代替你的审核方案或审核员自己的计划。审核本身的流程请看审计流程模板和审计检查清单工作流模板；缺口整改所引发的纠正措施请看CAPA甘特图模板。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 四组：范围与规划、证据与文件、准备与人员、审核与回应，共21项任务和4个里程碑：“范围已商定”、“证据包已就绪”、“已准备好接受审核”和“回应已提交”。
- 根据固定范围编制的清单：“编制证据清单”和“与审核方商定审核计划与日期”都在“确认审核范围与准则”之后，并都通向“范围已商定”。
- 重叠的审阅与整改：“审阅文件的时效性与缺口”在“向负责人收集证据”开始3天后开始，“弥补缺口并更新文件”在“记录缺口并提出纠正措施”开始2天后开始。
- 模拟审核关口：“进行模拟审核”要等“证据包已就绪”和“准备受访人员简报”，“已准备好接受审核”要等“修复模拟审核发现的问题”和“预订会议室、通行权限与陪同人员”。
- 审核本身及其后续：“开展审核支持日”（5天）、从第2天开始的“回应证据补充请求”、“召开末次会议”和“起草对审核发现的回应”，以“回应已提交”结束。
何时使用本模板
- 外部审核、客户审核、财务审计或监管审核已经排定，你需要与证据负责人商定日期。
- 你想看看如果每位负责人都按计划交付，准备需要多久，以及哪项任务决定日期。
- 审核负责人需要把准备就绪的日期报给管理层，并想把完成日期与你需要的日期比较。
- 你想要一个可重复使用的骨架，用于每个周期面对的审核，并按审核类型调整。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 确认审核范围与准则 | 范围与规划 | 2 | |
| 2 | 与审核方商定审核计划与日期 | 范围与规划 | 3 | 1 |
| 3 | 编制证据清单 | 范围与规划 | 3 | 1 |
| 4 | 范围已商定 | 范围与规划 | 里程碑 | 2, 3 |
| 5 | 指定证据负责人 | 证据与文件 | 1 | 4 |
| 6 | 向负责人收集证据 | 证据与文件 | 8 | 5 |
| 7 | 审阅文件的时效性与缺口 | 证据与文件 | 5 | 6SS+3 |
| 8 | 记录缺口并提出纠正措施 | 证据与文件 | 3 | 7 |
| 9 | 弥补缺口并更新文件 | 证据与文件 | 10 | 8SS+2 |
| 10 | 证据包已就绪 | 证据与文件 | 里程碑 | 9 |
| 11 | 准备受访人员简报 | 准备与人员 | 3 | 2 |
| 12 | 预订会议室、通行权限与陪同人员 | 准备与人员 | 2 | 2 |
| 13 | 进行模拟审核 | 准备与人员 | 3 | 10, 11 |
| 14 | 修复模拟审核发现的问题 | 准备与人员 | 4 | 13 |
| 15 | 已准备好接受审核 | 准备与人员 | 里程碑 | 12, 14 |
| 16 | 召开首次会议 | 审核与回应 | 1 | 15 |
| 17 | 开展审核支持日 | 审核与回应 | 5 | 16 |
| 18 | 回应证据补充请求 | 审核与回应 | 3 | 17SS+2 |
| 19 | 召开末次会议 | 审核与回应 | 1 | 17, 18 |
| 20 | 起草对审核发现的回应 | 审核与回应 | 5 | 19 |
| 21 | 回应已提交 | 审核与回应 | 里程碑 | 20 |
运作方式
先确定范围
保持“确认审核范围与准则”为第一项任务，让“范围已商定”同时等待计划和清单。把工期换成审核负责人和审核方实际需要的时间。
把清单落实到负责人
在“范围已商定”之后，“指定证据负责人”为每一项指定一个人。如果由一项任务统一收集会掩盖谁迟了，就为每个大的证据领域各加一项任务。
让审阅基于部分证据进行
“审阅文件的时效性与缺口”与“向负责人收集证据”以3天延迟的开始到开始方式链接。如果审阅人员需要更多证据才能开始，就修改延迟。
及早开始整改缺口
“弥补缺口并更新文件”在“记录缺口并提出纠正措施”开始2天后开始。如果某项整改需要变更审批，请添加该任务，并把它链接到“证据包已就绪”之前。
把模拟审核当作真正的关口
让“进行模拟审核”和“修复模拟审核发现的问题”保持在“证据包已就绪”与“已准备好接受审核”之间。只有当你接受未经检验就上阵时才删除它们。
添加负责人，分享并导出
在“人员”中填入负责人，把图表分享给证据负责人和审核联络人，需要副本时导出PDF或CSV存入审计档案。
常见问题
审计准备需要多久？
取决于审核类型、文件的时效性以及有多少负责人持有证据。模板用示例工作日加起来共几周。请换成你自己的数字，再从图表读出完成日期。
图表能让我们做好准备，或保证审核无发现项吗？
不能。它只为工作排期。时间线只为准备排期，不保证审核结果。证据质量、控制设计和审核员的判断，仍由你们和他们负责。
为什么模拟审核是一项任务？
因为它需要日历时间，而且准备就绪的里程碑要等它的发现。如果发现需要整改，“修复模拟审核发现的问题”会显示正式审核的开始被推迟了多少。
可以用于ISO认证或客户审核吗？
可以，但需要修改。在第一项任务里改写准则，并加上你的标准或客户要求的证据领域。质量体系的建立请看质量管理体系实施甘特图模板。
如何表示重叠的任务？
在工作确实重叠的地方使用带延迟的开始到开始链接，模板在审阅和缺口整改上就是这样做的。方法请看甘特图任务重叠指南和甘特图依赖关系指南。