审核检查表流程图（从起草到归档）
审核检查表流程图模板：确定范围与准则、依条款编写问题、检查表评审与批准、按行抽取证据核对、判定符合、不符合或不适用，以及用过的检查表如何归档保存。
什么是审核检查表流程图（从起草到归档）流程
审核检查表是一份工作文件，不是一张表格。它为某一次审核、对照某一组准则而写，在任何人使用之前先经过评审，填进去的是真正看到的东西，事后还要作为这次审核确实发生过的证据保存下来。触发它的，是审核方案上一次到期的审核，并带着自己的范围和一组准则。下面这张图从头到尾跟随这份检查表：准则确定、到检查表库里查有没有现成的版本、为范围内的每一条要求写一个问题、在旁边指明每个问题必须看到的记录、做一次覆盖性检查、由主任审核员评审并批准、随审核计划一起发放、逐行对照抽取到的证据处理、每一行标注为符合、不符合或不适用、由不符合的行汇总出审核发现并与受审方达成一致、发出报告，最后把用过的检查表归档。
这里画的是检查表的一生，不是审核方案的一生。图里没有方案策划，没有按风险挑选今年审哪些过程，没有审核员独立性检查，也没有纠正措施和跟踪验证：那些属于更大的内部审核循环，再画一遍只会把从业者真正做错的那部分埋掉。这张图停在报告与保存，并且只在一个地方向外移交：在“该行符合、不符合还是不适用？”被判为不符合的那一行，会以一份纠正措施要求的形式离开本图，由过程负责人承担。让这条边界保持可见很重要，因为检查表完全有能力悄悄把整个审核吞掉：一旦每个问题都有了一个方框，人们就会开始把这些方框当成审核本身。检查表支撑审核员的判断，而不是替代它，本模板是一个起点，要在你们自己的审核程序、自己的准则和一位胜任审核员的评审之下加以调整，而不是原样照用。
图中八个判断里有四个撑起整个流程。“检查表库中已有批准的检查表吗？”放在质量经理泳道，因为复用是检查表库的决定而不是审核员的决定：掌管这套检查表的人才知道哪一版现行有效、上一轮审核针对它发现了什么。“检查表适合该范围与准则吗？”在主任审核员手上，是批准这道关口，并带有一条退回编制的返工回路，因为一份会诱导回答、或漏掉范围内某个条款的检查表，等现场工作开始之后就补不回来了。“该行符合、不符合还是不适用？”正是整份文件存在的理由，它特意分成三个分支，因为只有符合与不符合两条出路的表格，会逼审核员为一件根本不在范围内的事情记上一个通过。“发现检查表之外的线索吗？”是泄压阀：它绕回执行阶段，让一个意料之外的答案变成新增的一行，而不是因为没有对应的方框就被留在记录之外。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 四条泳道（主任审核员、审核员（检查表编制人）、受审方／过程负责人与质量经理）横跨六个阶段：范围与准则、编制检查表、评审与发放、执行检查表、发现与报告，以及保存与改进
- 质量经理泳道中的“检查表库中已有批准的检查表吗？”判断，让复用的检查表连同它的上一版和以往审核发现一起送到，而不是每一轮都凭记忆重写一遍
- 大多数审核流程图跳过的那段编制回路：为每一条要求写一个问题，在旁边指明它必须看到的记录，再加上“范围内每条准则都有对应行吗？”这道检查，把缺口在评审之前退回编制
- 把检查表评审当成真正的关口：“检查表适合该范围与准则吗？”要么批准草稿随审核计划一起发放，要么退回去返工问题与抽样计划
- 三分支判断“该行符合、不符合还是不适用？”在“检查表上还有剩余行吗？”这条回路下逐行处理，其中不符合分支对照条款写出发现，第三条分支则记录这一行为何在此处不适用
- 凭议定的证据收尾：“发现检查表之外的线索吗？”这个泄压阀在现场工作中增加行，“受审方接受这些证据吗？”这道检查配一次复查，要么化解分歧，要么把它作为未化解的事项带进报告，而用过的检查表则作为记录归档
何时使用本模板
- 你们正在为某个过程编写第一份审核检查表，希望在有人开始打勾之前，先把围绕它的编制、评审与保存都议定下来
- 你们的检查表年复一年地复用，却没人说得清当时用的是哪一版，也说不清上一轮的发现在它上面改动了什么
- 审核员交回来的是打满勾却没有文件编号的表格，以至于半年之后一条发现无法重新核查
- 受审方开始只准备发放出去的检查表所问到的内容，你们需要一条规则来规定什么提前发出、什么不发
- 认证机构或客户的审核员要求查看你们内部审核报告背后用过的检查表，你们需要说明它们存放在哪里
运作方式
把泳道改成你们的角色
用你们实际使用的头衔替换主任审核员、审核员（检查表编制人）、受审方／过程负责人与质量经理。在小型组织里，主任审核员与质量经理通常是同一个人，那就把这两条泳道合并，而不要画一次从不发生的评审交接。即便如此，也要把受审方单独留一条泳道，因为记录与确认都是从那里来的。
把你们的准则写在第一个步骤上
写明这份检查表是对照什么来比对的：标准的条款、现行有效的程序及其版本、客户或合同要求，或者三者都算。在同一个步骤上写明抽样量以及样本是怎么选的。问题写完之后才补上的准则，只会做出一份审核作者习惯、而不是审核要求的检查表。
定下提问方式与证据栏
决定每一行都要带一个开放式问题和它期望看到的记录，然后把这条写到编制步骤上。排除那些一个“是”就能答完的封闭式问题，并给证据栏定好格式：文件编号、日期、批号或工单号，以及是谁出具的。这是让一份用过的检查表在一年之后还能读懂的唯一一处修改。
设定评审关口和批准人
指名由谁评审草稿，以及他们要看什么：范围内每一条款是否被覆盖、问题有没有诱导答案、抽样计划在审核当天是不是真扛得住。再决定批准是记录在检查表本身还是记在审核计划里，以及复用的版本是需要重新批准，还是只做一次覆盖性检查。
写下你们的“不适用”规则
议定哪些可以标为不适用、谁有权标注、旁边必须写些什么。常见的规则是：理由要指明范围排除项或该活动确实不存在，并且在报告发出之前，由主任审核员复核每一条不适用的行。没有这条规则，这个分支就会变成所有难堪问题的静悄悄的出口。
定下保存期限和用过的检查表放在哪里
在归档步骤上注明用过的检查表、抽样记录与报告的实际存放位置、命名规则和保存期限。再补上写在某一行上的保密信息或个人信息如何保护。“在审核员的笔记本里”不是保存规则，而这恰恰是认证审核员会追问下去的地方。
拿一次已完成的审核对照走一遍
取两次已经结束的审核，一次进行得很顺利，一次产生了有争议的发现，把它们的检查表放到图上走一遍。凡是大家口中描述却没有画出来的步骤，以及图上画了却根本没人执行过的方框，都是在把它发布成你们自己的程序之前值得做的修改。
常见问题
审核检查表流程包含哪些步骤？
审核方案上的一次审核到期，范围、准则与抽样量随之确定。质量经理到检查表库里查有没有已批准的检查表，并把它的上一版及其发现调出来。审核员列出范围内的条款，为每一条要求写一个开放式问题并指明对应记录，再核对每条准则都有一行。主任审核员批准草稿，或者退回返工。检查表随审核计划一起发放，受审方把记录备齐，然后逐行处理：提问、记录证据、把该行标注为符合、不符合或不适用，如果现场工作查出新情况就增加一行。审核发现由不符合的行汇总而来，与受审方达成一致后写进报告。用过的检查表作为审核记录归档，审核关闭，而这一轮的所得会回到检查表库，供下一轮使用。
审核检查表与审核计划有什么区别？
审核计划是关于这次审核的安排：什么在范围内、对照哪些准则、在哪些日期、在哪些区域、由哪些审核员对哪些受审方进行。检查表则是把这份计划逐行执行下去的工作文件，证据就写在它上面。前者在审核之前与受审方议定；后者在审核当中填写。用 ISO 19011 的说法，检查表是审核组为审核所准备的成文信息的一种形式，与抽样细节并列，而且是在计划之后准备的，不是用来代替计划的。把两者分开在实务上很要紧，因为计划才是受审方点过头的东西：审核员若悄悄把检查表延伸到议定范围之外，就等于没有声张地改了计划。
使用检查表会不会限制审核所看的范围？
不应该。ISO 19011 把纸质或电子形式的检查表列在审核组为审核所准备的成文信息之中，并指出使用这些载体不宜限制审核活动的范围，而该范围可以因审核过程中收集到的信息而改变。这正是本图在处理完最后一行之后还带着“发现检查表之外的线索吗？”这个判断的原因。检查表是被检查内容的下限，不是上限。风险是双向的。严格照着方框做的审核员，会与某个回答刚刚揭示出来的东西擦身而过；而完全不用检查表的审核员，会一路跟着有意思的线索走，把范围内的某个条款丢在一边没碰。可行的做法是：用一份能保证覆盖的检查表，再加上一条明示的加行许可，凡是加进去的都写到表上，让记录与真正检查过的内容对得上。
检查表的每一行应当包含什么？
最少要有：这一行所依据的要求、一个不能用“是”答完的开放式问题、这个问题期望看到的记录或活动、实际抽到的证据，以及结论。证据正是大家最常漏掉的一项。ISO 9000 把审核证据定义为与审核准则有关并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息，并把审核准则定义为用来与证据进行比较的一组方针、程序或要求。“能够证实”是关键词：文件编号、批号、日期、工单号或一位具名人员，别人可以再核一次，而一个对勾不行。写明证据也正是让一条发现能撑过末次会议的原因，因为讨论会从审核员的感觉转到记录所显示的事实。
审核检查表由谁批准，要保存多久？
批准通常在主任审核员手上；对于复用的检查表，实际的关口是对照现行准则做一次覆盖性检查，而不是整份重写。维护检查表库的组织常常把主版本交给质量经理，把针对某次审核的裁剪交给主任审核员；只要有一位具名人员签字确认这份检查表覆盖了范围，两种安排都行得通。保存期限由你们自己的审核方案规定。ISO 19011 指出，为审核所准备以及审核所产生的成文信息，至少应保存到审核完成，或按审核方案的规定保存；ISO 9001 则要求保留成文信息，作为审核方案实施情况与审核结果的证据。实务中，用过的检查表与报告一并保存相同的期限。