Sådan planlægger du en tilbagevendende rapporteringsperiode i et Gantt-diagram
Planlæg én rapporteringsperiode for et tilskud eller program som et genbrugeligt Gantt-diagram: partnerdata ind, økonomi og fortælling parallelt, godkendelse, bevillingsgiverens svar og spørgsmål, og kopiér så planen til næste periode.
En rapportcyklus gentager sig, og det gør ventetiderne også: partnere sender deres data for sent, og bevillingsgiveren bruger tid på at svare. Her ser du, hvordan du planlægger én rapporteringsperiode i et Gantt-diagram, så du kan genbruge den hver periode og se, hvilken ventetid der sætter lukningsdatoen.
Kort fortalt
- Planlæg én periode som et fuldt diagram og genbrug det ved at kopiere planen for hver periode.
- Læg partnerdata bag én milepæl og forbind kun det arbejde, der kræver dem, til den port.
- Start rykkeropgaven et stykke inde i partnerventetiden med et start-til-start-led.
- Giv bevillingsgiverens svar og spørgsmålene hver en varighed, og afsæt tid til en anden runde i spørgsmålsopgaven.
- Fastlæg den første Start og forfaldsdatoen, og sammenlign så den slutning, diagrammet giver, med den dato, du skal nå.
Planlæg én periode, og genbrug den
En rapporteringsperiode begrænses af to ting, holdet ikke styrer. Den første er de data, partnerne sender ind. Den anden er bevillingsgiverens svar, når I har indsendt. Rapporten kan være skrevet, tjekket og pæn, og perioden kan stadig ikke lukkes, før begge dele er sket. En tidslinje hjælper, fordi den viser, hvor meget af perioden der er ventetid, og hvor meget der er arbejde, du kan udføre, mens du venter.
Planlæg én periode som et komplet diagram og brug det som mønster. De opgaver, der ikke kræver partnerdata, for eksempel at afslutte regnskaberne, indsamle dokumentation og skrive udkast til fortællingen, starter, så snart kalenderen er aftalt. De opgaver, der kræver dem, for eksempel at afstemme forbrug og tilføje partneres tal til udkastet, venter på én milepæl, "Partnerdata modtaget". Den milepæl er porten. Alt, der afhænger af den, er forbundet til den og ikke til opgaven før, så en sen indlevering flytter præcis det arbejde, der har brug for dataene.
Ventetiden på partnerne bør ikke være passiv. Giv opfølgningen sin egen opgave og start den et stykke inde i ventetiden med et start-til-start-led, så tidlige indleveringer læses og manglende bliver rykket for, mens resten stadig forberedes. Efter indsendelsen er bevillingsgiverens side også en opgave: en ventetid med en varighed, efterfulgt af en opgave til at besvare spørgsmål. Et Gantt-diagram kan ikke tegne en løkke, så hvis en runde spørgsmål som regel kommer tilbage med en anden runde, så giv spørgsmålsopgaven en varighed, der rummer det, frem for at tilføje løkken.
Eksemplet nedenfor er skabelonen til rapportering af tilskud: 20 opgaver i fem grupper. Efter den viser processen for finansiel rapportering de løkker, et Gantt-diagram udelader, for eksempel ufuldstændige input, der går tilbage til konsolideringstrinnet. Alle varigheder er illustrative arbejdsdage. Erstat dem med den tid, jeres partnere siger, de skal bruge, og med det, bevillingsgiveren oplyser om sin egen gennemgang. En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en rapport accepteret, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt, og den erstatter ikke bevillingsgiverens regler for, hvad der skal rapporteres, og hvornår.
Til næste periode kopierer du hele diagrammet, ændrer de faste datoer og tilpasser ventetiderne ud fra det, du har lært. Hvordan en port og dens afhængigheder virker, kan du læse i vejledningen om afhængigheder i et Gantt-diagram, og hvordan en sen indlevering læses gennem planen, står i vejledningen om forsinkelser. Til planlægning omkring en fast indsendelsesdato findes vejledningen om ansøgningsfrist, og til selve det finansierede projekt vejledningen om arbejdspakker og leverancer.
Én rapporteringsperiode for et tilskud, bygget op i trin
Tyve opgaver i fem grupper, 38 arbejdsdage i alt. Varigheder og forsinkelser er illustrative. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Partnerdata er den første port
"Aftal rapporteringskalender og skabeloner" (2 arbejdsdage) fører til "Send dataforespørgsler til partnere" (1) og derefter "Partnere forbereder og returnerer deres data" (8). "Rykk og tjek partneres indleveringer" (5) starter 3 arbejdsdage inde i den opgave, så tidlige indleveringer læses, mens resten stadig forberedes. "Partnerdata modtaget" venter på begge.
Økonomi starter, før dataene kommer
"Afslut periodens regnskab" (3) starter, så snart kalenderen er aftalt, ved siden af partneropgaverne. "Afstem forbrug med partneres indleveringer" (4) kræver de afsluttede regnskaber og "Partnerdata modtaget". "Udarbejd regnskabsopgørelsen" (3) følger, og "Økonomital aftalt" er milepælen.
Fortællingen overlapper dokumentationen
"Indsaml dokumentation for aktiviteter og resultater" (4) starter, efter kalenderen er aftalt, og "Skriv udkast til fremdriftsfortællingen" (5) starter 2 arbejdsdage inde i den. "Tilføj partneres tal til udkastet" (2) kræver udkastet og "Partnerdata modtaget", så en sen indlevering holder denne opgave og det, der følger efter, men ikke udkastet.
Gennemgang kommer før godkendelse
"Partnernes gennemgang af udkastet" (4) og "Ret til efter partneres kommentarer" (3) kommer før "Intern godkendelse" (3), for en ændring efter godkendelsen betyder, at du skal godkende igen. "Intern godkendelse" venter også på "Økonomital aftalt", som er klar 2 arbejdsdage tidligere, så det er margenen, hvis afstemningen afslører et problem. "Rapport godkendt til indsendelse" er milepælen.
Bevillingsgiveren afgør, hvornår perioden lukker
"Indsend via bevillingsgiverens portal" (1) fører til "Vent på bevillingsgiverens svar" (10) og "Besvar bevillingsgiverens spørgsmål" (4) og derefter "Periode lukket". Den længste kæde summerer til 38 arbejdsdage. Giv "Aftal rapporteringskalender og skabeloner" og indsendelsesopgaven faste Starter, og læs så konfliktmarkeringen, hvis indsendelsen ikke kan nås.
Løkkerne inde i en rapportcyklus
Processen for finansiel rapportering som rutediagram. Et Gantt-diagram giver hver af disse løkker en varighed, fordi det ikke kan tegne dem.
Input skal være komplet før analysen
"Afsluttet saldobalance og driftsdata tilgængelige" fører til "Map, konsolidér og validér rapporteringsinput" og derefter "Er input afstemt og komplet?". Er svaret Nej, sender "Undersøg datamangler eller afstemning" arbejdet tilbage til konsolideringstrinnet. I Gantt-diagrammet er det ventetiden på partnerdata og rykkerne for dem.
En anden løkke for forklaringen
"Analysér afvigelser og resultatskabere" fører til "Er forklaringen på afvigelsen underbygget?". Et Nej går til "Indhent kommentarer og ret analyse" og tilbage til analysen. I Gantt-diagrammet har fortællingsopgaverne brug for en varighed, der rummer denne rettelse.
Gennemgang og udsendelse
"Controller gennemgår rapporteringspakke til ledelsen" fører til "Klar til udsendelse til ledelsen?". Et Ja går til "Udsend godkendt finansiel rapport", og et Nej går til "Returnér pakke til kontrolleret omarbejdning", som sender pakken tilbage til konsolideringstrinnet. Omarbejdning efter godkendelsen er den dyre løkke.
Rapporten er udsendt
"Udsend godkendt finansiel rapport" fører til "Finansiel rapporteringspakke udsendt", flowets slutning. En rapporteringsperiode i et Gantt-diagram ender anderledes, med en ventetid på bevillingsgiverens svar og en opgave til spørgsmålene, hvilket et rutediagram over én organisations proces ikke viser.
Sådan fungerer det
Planlæg én periode som et fuldt diagram
Start fra skabelonen til rapportering af tilskud, eller list trinene i din egen periode i en tabel: data fra partnere, økonomi, fortælling, gennemgang og godkendelse, indsendelse, bevillingsgiverens svar. Læg hver i en gruppe for sig.
Læg partnerdata bag én milepæl
Tilføj en milepæl som "Partnerdata modtaget" og forbind alle opgaver, der kræver indleveringerne, til den. Start en rykkeropgave et stykke inde i ventetiden med et start-til-start-led, for eksempel 4SS+3.
Start det uafhængige arbejde tidligt
Forbind regnskaberne, dokumentationen og det første udkast til den aftalte kalender og ikke til partnerdataene, så de løber, mens indleveringerne kommer ind.
Giv bevillingsgiverens side en varighed
Tilføj en ventetidsopgave for bevillingsgiverens svar og en opgave til spørgsmålene, og sæt begge ud fra det, du har fået oplyst. Kommer spørgsmålene som regel tilbage mere end én gang, så gør spørgsmålsopgaven længere.
Fastlæg de datoer, der er rigtige
Giv den første opgave en fast Start og indsendelsesopgaven en fast Start på forfaldsdatoen. Diagrammet planlægger fremad fra den tidligste faste Start. Er den tidligste dato, dens afhængigheder tillader, senere end forfaldsdatoen, viser indsendelsesopgaven en konflikt.
Kopiér planen til næste periode
Duplikér diagrammet, ændr de faste datoer og tilpas ventetiderne ud fra det, den sidste periode lærte dig. Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer og del diagrammet som et link.
Faldgruber du skal undgå
At forbinde alt til partnerdataene
Hvis regnskaberne, dokumentationen og udkastet venter på indleveringerne, forlænges hele perioden med ventetidens længde. Forbind kun det arbejde, der kræver dataene, til porten.
At sætte bevillingsgiverens svar til nul
En rapport er ikke lukket, når den er indsendt. Mangler svarventetiden og spørgsmålene, viser diagrammet, at perioden slutter dage før, den kan.
At dimensionere spørgsmålene til bedste tilfælde
Et diagram kan ikke tegne en løkke. Er en anden runde spørgsmål sandsynlig, så giv spørgsmålsopgaven en varighed, der rummer den.
At forvente, at datoer følger fremdrift
Fremdrift flytter ikke datoer. Når en opgave trækker ud, så ændr dens varighed og læs den nye slutning, og sammenlign den så med den dato, du skal nå.
Åbn Gantt-diagrammet til rapportering af tilskud
Åbn skabelonen, sæt dine partner- og bevillingsgiverventetider, fastlæg forfaldsdatoen og se, hvilken ventetid der sætter lukningsdatoen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg genbruge den samme plan hver rapporteringsperiode?
Ja. Duplikér diagrammet, ændr de faste datoer og tilpas ventetiderne. Gem det, du har lært, i varighederne, for eksempel hvor lang tid partnerne reelt bruger.
Kan diagrammet fortælle mig, hvornår bevillingsgiveren svarer?
Nej. Det viser den varighed, du indtaster for ventetiden, og flytter datoerne efter den. Når du får at vide, hvor lang tid gennemgangen tager, så ændr den opgave.
Hvad hvis en partner returnerer data for sent?
Gør partnernes forberedelsesopgave længere og se, hvilke datoer der flytter sig. Kun de opgaver, der er forbundet til porten, flytter sig; regnskaberne, dokumentationen og det første udkast gør ikke.
Gør planen min rapport i overensstemmelse med reglerne?
Nej. Den planlægger arbejdet. Den tjekker ikke rapporten mod bevillingsgiverens krav og erstatter ikke dens regler. Hold ethvert krav som en opgave eller en note med en ansvarlig.
Kan jeg se planlagte mod faktiske datoer?
Nej. Diagrammet viser én tidsplan ud fra dine datoer og varigheder. For at sammenligne perioder skal du gemme en kopi af hver periodes diagram og selv sammenligne deres slutdatoer.