Sådan viser du arbejdspakker og leverancer i et Gantt-diagram
Vis arbejdspakker og leverancer i et Gantt-diagram: pakker som grupper, leverancer som milepæle, overdragelser med afhængigheder, overlap i en pakke og en godkendelsesport før næste pakke. Eksempel med tilskudsprojekt.
Et finansieret projekt er delt i arbejdspakker, og leverancen fra én pakke er ofte det, den næste bygger på. Her ser du, hvordan du tegner pakker, leverancer og godkendelsesporte i et Gantt-diagram, så du kan se, hvilken pakke der afgør slutdatoen.
Kort fortalt
- Gør hver arbejdspakke til en gruppe og hver leverance til en milepæl med varighed 0.
- Forbind den næste pakke til godkendelsesmilepælen og ikke til den sidste opgave før den.
- Brug et start-til-start-led med forsinkelse, hvor senere arbejde kan begynde på delresultater.
- Tegn midtvejsrapporter og gennemgange som opgaver med en længde, og giv dem deres eget sted i rækkefølgen.
- Slå Kritisk vej til i menuen Visning for at se, hvilken pakke der sætter slutdatoen.
Pakker er grupper, leverancer er porte
En arbejdspakke er en blok af beslægtet arbejde med et defineret resultat. Resultatet, leverancen, er det, en bevillingsgiver, en kunde eller en styregruppe forventer at se, og det er som regel det, den næste pakke starter fra. Tegner du kun opgaverne, ligner rækkefølgen én lang liste. Tegner du pakkerne og deres leverancer, træder projektets struktur frem: hvilken pakke der venter på hvilken, og hvor en forsinket leverance ville holde alt bagved tilbage.
I et Gantt-diagram er sammenhængen direkte. Hver arbejdspakke er en gruppe, så dens opgaver ligger i ét bånd med en oversigtsbjælke. Hver leverance er en milepæl, en opgave med varighed 0, tegnet som en diamant. Giv milepælen et navn, der siger, hvad der skete med leverancen, for eksempel godkendt og ikke bare færdig, for at arbejdet er udført og at leverancen er godkendt er to forskellige øjeblikke. Den næste pakke afhænger så af milepælen og ikke af den sidste opgave før den, så en ændring af porten viser, hvad den flytter.
Inde i en pakke behøver ikke alt at vente. Analysen kan begynde, når de første data kommer, og ikke når de sidste er indsamlet. Det er et start-til-start-led med en forsinkelse, skrevet for eksempel som 9SS+10: den senere opgave starter 10 arbejdsdage efter, den tidligere starter. Mellem pakker bør leddet som regel forblive slut-til-start gennem godkendelsesmilepælen, fordi den næste pakke virkelig bruger resultaterne. Brug overlap, hvor delresultater er nok, og en port, hvor de ikke er.
En ændret fremgangsmåde er den dyre sene hændelse. Hvis en godkendelsesbeslutning eller en bevillingsgivers kommentar ændrer, hvad den næste pakke skal gøre, flytter alle opgaver bag porten sig med den. Eksemplet nedenfor er et projekt med tilskud med tre arbejdspakker, en midtvejsrapport, der løber ved siden af den anden, og en slutrapport. Leverancerne er portene, og en beslutning om at godkende en ændring vises som et rutediagram, fordi et Gantt-diagram ikke kan tegne en beslutning eller en løkke.
Alle varigheder er illustrative. Erstat dem med egne skøn og med det, jeres bevillingsgiver eller kunde oplyser om gennemgang og godkendelse. En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke et projekt støtteberettiget, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt, og den erstatter ikke bevillingsgiverens regler om leverancer, ændringer eller rapportering. Grundlaget finder du i vejledningen om afhængigheder og vejledningen om milepæle i et Gantt-diagram.
Et projekt med tilskud, bygget op i trin
To og tyve opgaver i fem grupper. Varigheder og forsinkelser er illustrative arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Opstart og rekruttering kommer først
"Underskriv tilskudsaftalen" (3 arbejdsdage) fører til tre opgaver, der løber side om side: "Opsæt styring og projektrapportering" (4), "Rekruttér og ansæt projektmedarbejdere" (15) og "Aftal underleverancer med partnere" (8). "Indlær medarbejdere og hold kick-off" (3) venter på ansættelsen, så rekrutteringen sætter den dag, "Projektopstart afsluttet" nås.
Arbejdspakke 1 og dens leverance
"Design metoder og protokoller til AP1" (6) og "Udarbejd aftaler om datadeling" (7) fører begge til "Gennemfør feltarbejde i AP1" (15), så aftalerne sætter starten. "Analysér resultater fra AP1 og skriv rapporten" (8) starter 10 arbejdsdage inde i feltarbejdet, og derefter lukker "Leverance fra AP1 godkendt" pakken.
Arbejdspakke 2 starter fra den godkendte leverance
"Byg værktøjet i AP2 på resultaterne fra AP1" (7) venter på "Leverance fra AP1 godkendt", fordi den bruger resultaterne. "Kør pilotforløbet i AP2" (12) følger, og "Evaluér pilotforløbet i AP2" (6) starter 8 arbejdsdage inde i pilotforløbet. "Leverance fra AP2 godkendt" lukker pakken.
Arbejdspakke 3 og midtvejsrapporten
"Skriv midtvejsrapporten" (5) starter fra den første godkendte leverance, og "Bevillingsgiverens gennemgang af midtvejsrapporten" (10) er en ren ventetid, du erstatter med det, du får oplyst. Den slutter 6 arbejdsdage før "Gennemfør AP3 sammen med partnere" (14) kan starte, men den opgave venter på både den og den anden leverance. "Skriv vejledning og resultater i AP3" (8) starter 7 dage inde i gennemførelsen, og derefter lukker "Leverance fra AP3 godkendt" pakken.
Slutrapporten lukker projektet
"Skriv slutrapporten" (6) starter, når "Leverance fra AP3 godkendt" er nået, og "Slutrapport indsendt" afslutter planen. Med disse illustrative tal er projektet 88 arbejdsdage. Slå Kritisk vej til for at se, at rekrutteringskæden, de tre pakker efter tur og slutrapporten sætter datoen og ikke rapporteringen.
Godkendelse af en ændring, som et Gantt-diagram ikke kan tegne
Flytning af penge eller omfang mellem arbejdspakker kræver en beslutning, og en afvist anmodning går tilbage til omarbejdning. Et Gantt-diagram har ingen beslutninger eller løkker, så processen står i et rutediagram, og tidsplanen får en opgave med en længde.
Anmodningen og kontrollen af fuldstændighed
Den begynder ved "Budgetanmodning indsendt". "Gennemgå forretningsgrundlag og antagelser" fører til beslutningen "Er anmodningen komplet og omkostningsberegnet?". Ved Nej sender "Revidér anmodning og dokumentation" den tilbage til gennemgangen, som er en løkke. I en plan viser den sig kun som tid.
Finansiering og fuldmagt
Ved Ja fører "Kontrollér finansiering og prognoseeffekt" til "Inden for delegeret fuldmagt?". Ved Nej tilføjer "Eskalér til højere godkendelsesniveau" et trin før beslutningen. Hvilken vej en anmodning tager, er ikke kendt, før den er tjekket, så en plan kan ikke vise det.
Beslutningen og det, der følger
Begge veje når til "Er budgettet godkendt?". Godkendt fører til "Indlæs budget og underret ejer". Omarbejd eller afslå fører til "Returnér beslutning med begrundelse", som vender tilbage til gennemgangen. I tidsplanen skal du give opgaven for en godkendt ændring en varighed, der rummer en runde omarbejdning.
Offentliggjort
Vejen ender ved "Godkendt budget offentliggjort". Tilføj én opgave til Gantt-diagrammet for godkendelsen, giv den en længde ud fra, hvor lang tid jeres godkendelser faktisk tager, og forbind den berørte pakke til den.
Sådan fungerer det
Opstil pakkerne og deres leverancer
Skriv hver arbejdspakke i jeres aftale ned sammen med den leverance, den frembringer. Gør pakkerne til grupper, og tilføj én milepæl pr. leverance, navngivet efter godkendelsen, for eksempel "Leverance fra AP1 godkendt".
Tilføj opgaverne i hver pakke
Tilføj under hver gruppe design-, gennemførelses- og opskrivningsopgaverne med en varighed i arbejdsdage. Sæt den ansvarlige på under Personer, så hver pakke har en synlig ejer.
Forbind pakkerne gennem godkendelsesmilepælene
Lad den næste pakkes første opgave afhænge af den forrige leverance-milepæl. Er to pakker virkelig uafhængige, så lad være med at forbinde dem, så løber de parallelt.
Overlap, hvor delresultater er nok
Brug et start-til-start-led med forsinkelse, for eksempel 9SS+10, hvor analyse eller skrivning kan begynde, før indsamlingen slutter. Behold leverance-milepælen efter begge opgaver. Se vejledningen om overlappende opgaver i et Gantt-diagram.
Tilføj gennemgange og rapporter som opgaver
Tegn en midtvejsrapport og bevillingsgiverens gennemgang som opgaver med varigheder, du erstatter med det, du får oplyst, og forbind den pakke, der afhænger af udfaldet, til gennemgangen.
Læs den kritiske vej og del
Slå Kritisk vej til i menuen Visning for at se, hvilken pakke der sætter slutningen. Del diagrammet som et link med partnere, eller eksportér en PDF eller PNG til projektbestyrelsen.
Faldgruber du skal undgå
At forbinde til den sidste opgave i stedet for leverancen
Hvis den næste pakke afhænger af den forrige pakkes sidste opgave, forsvinder godkendelsestrinnet fra planen. Forbind den til milepælen, så porten er synlig, og en forsinkelse dér er synlig.
At behandle færdigt arbejde som en godkendt leverance
At feltarbejdet er slut er ikke det samme som, at leverancen er godkendt. Tilføj opskrivningen og godkendelsestrinnet som egne opgaver eller en milepæl med en længde.
At overlappe pakker, der virkelig afhænger af hinanden
Et start-til-start-led er rigtigt, når delresultater er nok. Har den næste pakke brug for de færdige resultater, så behold slut-til-start-leddet gennem porten, og se, hvad det gør ved slutdatoen.
At forvente, at fremdrift flytter datoerne
Fremdrift tegnes inde i bjælken og flytter ingen dato. Hvis en pakke kommer til at tage længere tid, så ændr dens varighed. QueryChart følger heller ikke budgettet for en pakke, kun tidsplanen.
Åbn Gantt-diagrammet for projektet med tilskud
Åbn skabelonen, omdøb arbejdspakkerne og leverancerne, og se hvilken pakke der afgør slutdatoen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan viser jeg en arbejdspakke i et Gantt-diagram?
Læg dens opgaver i en gruppe. Gruppen tegnes som et bånd med en oversigtsbjælke, så hele pakken læses som én blok med opgaverne inde i. Navngiv gruppen efter pakken, for eksempel Arbejdspakke 1.
Hvordan viser jeg en leverance?
Tilføj en opgave med varighed 0. Den tegnes som en diamant. Navngiv den efter hændelsen, for eksempel "Leverance fra AP1 godkendt", og forbind det arbejde, der afhænger af leverancen, til den. Se vejledningen om milepæle i et Gantt-diagram.
Kan opgaver i en pakke starte, før den forrige opgave er færdig?
Ja. Brug et start-til-start-led med forsinkelse, skrevet for eksempel som 9SS+10, så den senere opgave starter 10 arbejdsdage efter, den tidligere starter. Behold milepælen efter begge opgaver.
Kan diagrammet vise en ændringsanmodning eller en beslutning?
Nej. Et Gantt-diagram har ingen beslutninger eller løkker. Hold processen i et rutediagram, for eksempel arbejdsgangen til godkendelse af budget, og tilføj en opgave til Gantt-diagrammet for godkendelsen med en varighed, der rummer en runde omarbejdning.
Hvor går jeg hen for de andre tilskudsplaner?
Til forslaget før bevillingen kan du læse vejledningen om ansøgningsfrist i et Gantt-diagram. Til én rapportcyklus findes vejledningen om rapporteringsperioder. Du kan også starte med skabelonen til projektet med tilskud.