Cómo mostrar paquetes de trabajo y entregables en un diagrama de Gantt
Muestra paquetes de trabajo y entregables en un diagrama de Gantt: paquetes como grupos, entregables como hitos, traspasos por dependencia, solape dentro del paquete y puerta de aceptación. Ejemplo de proyecto financiado.
Un proyecto financiado se divide en paquetes de trabajo, y el entregable de uno suele ser la base del siguiente. Esta guía muestra cómo dibujar paquetes, entregables y puertas de aceptación en un diagrama de Gantt para ver qué paquete decide el final.
En resumen
- Haz de cada paquete de trabajo un grupo y de cada entregable un hito con duración 0.
- Vincula el paquete siguiente al hito de aceptación, no a la última tarea anterior.
- Usa un vínculo de inicio a inicio con desfase donde el trabajo posterior pueda empezar con resultados parciales.
- Dibuja los informes intermedios y las revisiones como tareas con duración, y dales su propio lugar en la secuencia.
- Activa la Ruta crítica en el menú Ver para ver qué paquete fija la fecha de fin.
Los paquetes son grupos, los entregables son puertas
Un paquete de trabajo es un bloque de trabajo relacionado con un resultado definido. Ese resultado, el entregable, es lo que esperan ver un financiador, un cliente o un comité de seguimiento, y suele ser el punto de partida del paquete siguiente. Si solo dibujas las tareas, la secuencia parece una lista larga. Si dibujas los paquetes y sus entregables, se ve la estructura del proyecto: qué paquete espera a cuál y dónde un entregable tardío retendría todo lo que va detrás.
En un diagrama de Gantt la correspondencia es directa. Cada paquete de trabajo es un grupo, de modo que sus tareas quedan en una banda con una barra resumen. Cada entregable es un hito, una tarea con duración 0, dibujada como un rombo. Dale al hito un nombre que diga qué ocurrió con el entregable, como aceptado, y no solo terminado, porque el trabajo hecho y el entregable aceptado son momentos distintos. El paquete siguiente depende entonces del hito, no de la última tarea anterior, de modo que un cambio en la puerta muestra qué mueve.
Dentro de un paquete, no todo tiene que esperar. El análisis puede empezar cuando llegan los primeros datos y no cuando se recoge el último. Es un vínculo de inicio a inicio con desfase, escrito por ejemplo como 9SS+10: la tarea posterior empieza 10 días laborables después de que empiece la anterior. Entre paquetes, el vínculo suele seguir siendo de fin a inicio a través del hito de aceptación, porque el paquete siguiente usa de verdad los hallazgos. Usa el solape donde bastan resultados parciales y una puerta donde no.
Un cambio de enfoque es el acontecimiento tardío que sale caro. Si una decisión de aceptación o un comentario del financiador altera lo que debe hacer el paquete siguiente, todas las tareas tras la puerta se mueven con ella. El ejemplo siguiente es un proyecto financiado con tres paquetes de trabajo, un informe intermedio que corre junto al segundo y un informe final. Los entregables son las puertas, y una decisión sobre aprobar un cambio se muestra como diagrama de flujo, porque un diagrama de Gantt no puede dibujar una decisión ni un bucle.
Todas las duraciones son ilustrativas. Sustitúyelas por tus estimaciones y por lo que tu financiador o cliente te diga sobre la revisión y la aceptación. Un cronograma programa el trabajo. No hace que un proyecto sea admisible, conforme ni aprobado, y no sustituye las normas del financiador sobre entregables, modificaciones o informes. Para los fundamentos, consulta las guías de dependencias y de hitos en el diagrama de Gantt.
Un proyecto financiado por subvención, construido por etapas
Veintidós tareas en cinco grupos. Las duraciones y los desfases son días laborables ilustrativos. Abre el panel de la hoja para ver las filas de cada etapa.
Primero, la puesta en marcha y la contratación
«Firmar el acuerdo de subvención» (3 días laborables) lleva a tres tareas que corren a la vez: «Montar la gobernanza y el seguimiento del proyecto» (4), «Contratar al personal del proyecto» (15) y «Acordar los subcontratos con socios» (8). «Incorporar al personal y celebrar la reunión de arranque» (3) espera a la contratación, así que esta fija el día en que se alcanza «Puesta en marcha completada».
El paquete de trabajo 1 y su entregable
«Diseñar los métodos y protocolos del PT1» (6) y «Preparar los acuerdos de intercambio de datos» (7) llevan a «Realizar el trabajo de campo del PT1» (15), así que los acuerdos fijan el inicio. «Analizar los resultados del PT1 y redactar el informe» (8) empieza 10 días laborables después del inicio del trabajo de campo, y «Entregable del PT1 aceptado» cierra el paquete.
El paquete 2 parte del entregable aceptado
«Construir la herramienta del PT2 con los hallazgos del PT1» (7) espera a «Entregable del PT1 aceptado» porque usa los hallazgos. Sigue «Ejecutar el piloto del PT2» (12), y «Evaluar el piloto del PT2» (6) empieza 8 días laborables después del inicio del piloto. «Entregable del PT2 aceptado» cierra el paquete.
El paquete de trabajo 3 y el informe intermedio
«Redactar el informe intermedio» (5) empieza con el primer entregable aceptado, y «Revisión del informe intermedio por el financiador» (10) es una espera simple que sustituyes por lo que te indiquen. Termina 6 días laborables antes de que pueda empezar «Ejecutar el PT3 con los socios» (14), pero esa tarea espera tanto a esa revisión como al segundo entregable. «Redactar la guía y los productos del PT3» (8) empieza 7 días después del inicio de la ejecución, y «Entregable del PT3 aceptado» cierra el paquete.
El informe final cierra el proyecto
«Redactar el informe final» (6) empieza cuando se alcanza «Entregable del PT3 aceptado», y «Informe final presentado» termina el plan. Con estas cifras ilustrativas el proyecto dura 88 días laborables. Activa la Ruta crítica para ver que la cadena de contratación, los tres paquetes en orden y el informe final fijan la fecha, no los informes.
Aprobar un cambio que un diagrama de Gantt no puede dibujar
Mover dinero o alcance entre paquetes de trabajo requiere una decisión, y una solicitud rechazada vuelve para corregirse. Un diagrama de Gantt no tiene decisiones ni bucles, así que el proceso va en un diagrama de flujo y el cronograma recibe una tarea con duración.
La solicitud y la comprobación de que está completa
Empieza en «Solicitud presupuestaria presentada». «Revisar el caso de negocio y los supuestos» lleva a la decisión «¿Solicitud completa y valorada?». Con No, «Revisar la solicitud y sus evidencias» la devuelve a la revisión, lo que es un bucle. En un plan, eso solo se ve como tiempo.
Financiación y autoridad
Con Sí, «Comprobar financiación e impacto en previsión» lleva a «¿Dentro de la autoridad delegada?». Con No, «Escalar al nivel superior de aprobación» añade un paso antes de la decisión. Qué ruta sigue una solicitud no se sabe hasta comprobarla, así que un plan no puede mostrarlo.
La decisión y lo que sigue
Ambas rutas llegan a «¿Presupuesto aprobado?». Aprobado lleva a «Cargar el presupuesto y avisar al responsable». Revisar o rechazar lleva a «Devolver la decisión con su fundamento», que vuelve a la revisión. En el cronograma, da a la tarea de un cambio aprobado una duración que prevea una ronda de correcciones.
Publicado
El camino termina en «Presupuesto aprobado publicado». Añade una tarea al diagrama de Gantt para la aprobación, dale una duración según lo que tardan de verdad tus aprobaciones y vincula a ella el paquete afectado.
Cómo funciona
Lista los paquetes y sus entregables
Anota cada paquete de trabajo de tu acuerdo y el entregable que produce. Haz de los paquetes grupos y añade un hito por entregable, con nombre de aceptación, por ejemplo «Entregable del PT1 aceptado».
Añade las tareas dentro de cada paquete
Bajo cada grupo añade las tareas de diseño, ejecución y redacción con una duración en días laborables. Pon a la persona responsable en Personas para que cada paquete tenga un responsable visible.
Vincula los paquetes a través de los hitos de aceptación
Haz que la primera tarea del paquete siguiente dependa del hito del entregable anterior. Si dos paquetes son de verdad independientes, no los vincules y correrán en paralelo.
Solapa donde basten resultados parciales
Usa un vínculo de inicio a inicio con desfase, como 9SS+10, donde el análisis o la redacción puedan empezar antes de que acabe la recogida. Mantén el hito del entregable después de ambas tareas. Consulta la guía de tareas solapadas en el diagrama de Gantt.
Añade revisiones e informes como tareas
Dibuja un informe intermedio y la revisión del financiador como tareas con duraciones que sustituyes por lo que te indiquen, y vincula a la revisión el paquete que depende del resultado.
Lee la ruta crítica y comparte
Activa la Ruta crítica en el menú Ver para ver qué paquete fija el final. Comparte el diagrama como enlace con los socios, o exporta un PDF o PNG para el comité del proyecto.
Errores que debes evitar
Vincular a la última tarea en lugar de al entregable
Si el paquete siguiente depende de la última tarea del anterior, el paso de aceptación desaparece del plan. Vincúlalo al hito, para que se vea la puerta y se vea un retraso en ella.
Tratar el trabajo terminado como un entregable aceptado
Que acabe el trabajo de campo no es que el entregable esté aceptado. Añade la redacción y el paso de aceptación como tareas o hito propios, con duración.
Solapar paquetes que de verdad dependen uno de otro
Un vínculo de inicio a inicio es correcto cuando bastan resultados parciales. Si el paquete siguiente necesita los hallazgos terminados, mantén el vínculo de fin a inicio a través de la puerta y mira qué hace eso a la fecha de fin.
Esperar que el progreso mueva las fechas
El progreso se dibuja dentro de la barra y no mueve ninguna fecha. Si un paquete va a tardar más, cambia su duración. QueryChart tampoco sigue el presupuesto de un paquete, solo el cronograma.
Abrir el diagrama de Gantt de proyecto financiado
Abre la plantilla, renombra los paquetes de trabajo y los entregables, y mira qué paquete decide la fecha de fin.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cómo muestro un paquete de trabajo en un diagrama de Gantt?
Pon sus tareas en un grupo. El grupo se dibuja como una banda con una barra resumen, de modo que todo el paquete se lee como un bloque con sus tareas dentro. Nombra el grupo con el paquete, por ejemplo Paquete de trabajo 1.
¿Cómo muestro un entregable?
Añade una tarea con duración 0. Se dibuja como un rombo. Nómbrala con el hecho, como «Entregable del PT1 aceptado», y vincula a ella el trabajo que depende del entregable. Consulta la guía de hitos en el diagrama de Gantt.
¿Pueden empezar tareas de un paquete antes de que acabe la anterior?
Sí. Usa un vínculo de inicio a inicio con desfase, escrito por ejemplo como 9SS+10, de modo que la tarea posterior empiece 10 días laborables después de que empiece la anterior. Mantén el hito después de ambas tareas.
¿Puede el diagrama mostrar una solicitud de cambio o una decisión?
No. Un diagrama de Gantt no tiene decisiones ni bucles. Guarda el proceso en un diagrama de flujo, como el flujo de aprobación de presupuestos, y añade al diagrama de Gantt una tarea para la aprobación con una duración que prevea una ronda de correcciones.
¿Adónde voy para los otros planes de subvención?
Para la propuesta previa a la concesión, consulta la guía de plazo de subvención en el diagrama de Gantt. Para un ciclo de informe, la guía de períodos de informe. Para empezar con el plan del proyecto financiado, abre la plantilla de diagrama de Gantt de proyecto financiado por subvención.