Gantt : montrer les lots de travaux et les livrables d'un projet
Montrez lots de travaux et livrables sur un diagramme de Gantt : lots en groupes, livrables en jalons, passages de relais par dépendance, chevauchement dans un lot et validation avant le lot suivant. Exemple de projet subventionné.
Un projet financé est découpé en lots de travaux, et le livrable d'un lot est souvent ce sur quoi s'appuie le suivant. Ce guide montre comment dessiner lots, livrables et points de validation sur un diagramme de Gantt pour voir quel lot décide de la fin.
En bref
- Faites de chaque lot de travaux un groupe et de chaque livrable un jalon de durée 0.
- Reliez le lot suivant au jalon d'acceptation, et non à la dernière tâche qui le précède.
- Utilisez un lien début-début avec décalage quand la suite peut commencer sur des résultats partiels.
- Dessinez rapports intermédiaires et examens comme des tâches ayant une durée, avec leur propre place dans la séquence.
- Activez le Chemin critique dans le menu Affichage pour voir quel lot fixe la date de fin.
Les lots sont des groupes, les livrables des points de passage
Un lot de travaux est un bloc de travail cohérent à la production définie. Cette production, le livrable, est ce qu'un financeur, un client ou un comité de pilotage s'attend à voir, et c'est généralement le point de départ du lot suivant. Si l'on ne dessine que les tâches, la séquence ressemble à une longue liste. Si l'on dessine les lots et leurs livrables, la structure du projet apparaît : quel lot attend quel autre, et où un livrable en retard retiendrait tout ce qui le suit.
Dans un diagramme de Gantt, la correspondance est directe. Chaque lot de travaux est un groupe : ses tâches se placent dans une même bande avec une barre de synthèse. Chaque livrable est un jalon, une tâche de durée 0 dessinée en losange. Donnez au jalon un nom qui dit ce qui est arrivé au livrable, par exemple accepté, et pas seulement terminé, car le travail achevé et le livrable accepté sont deux moments différents. Le lot suivant dépend alors du jalon, et non de la dernière tâche qui le précède : une modification du point de passage montre ce qu'elle déplace.
À l'intérieur d'un lot, tout n'a pas à attendre. L'analyse peut commencer quand les premières données arrivent plutôt que quand les dernières sont collectées. C'est un lien début-début avec décalage, écrit par exemple 9SS+10 : la tâche suivante démarre 10 jours ouvrés après le début de la précédente. D'un lot à l'autre, le lien doit en général rester fin-début à travers le jalon d'acceptation, car le lot suivant utilise réellement les résultats. Utilisez le chevauchement quand des résultats partiels suffisent, et un point de passage quand ils ne suffisent pas.
Un changement d'approche est l'événement tardif coûteux. Si une décision d'acceptation ou une remarque du financeur modifie ce que le lot suivant doit faire, toutes les tâches derrière le point de passage se décalent avec elle. L'exemple ci-dessous est un projet subventionné de trois lots, avec un rapport intermédiaire qui avance à côté du deuxième et un rapport final. Les livrables sont les points de passage, et une décision d'approbation d'une modification est montrée sous forme d'organigramme, car un diagramme de Gantt ne sait pas dessiner une décision ni une boucle.
Toutes les durées sont indicatives. Remplacez-les par vos propres estimations et par ce que votre financeur ou votre client vous indique sur l'examen et l'acceptation. Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas un projet éligible, conforme ou approuvé, et ne remplace pas les règles du financeur sur les livrables, les avenants ou les rapports. Pour les bases, voyez les guides sur les dépendances et sur les jalons.
Un projet subventionné, construit par étapes
Vingt-deux tâches en cinq groupes. Les durées et décalages sont des jours ouvrés indicatifs. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
Le démarrage et le recrutement viennent d'abord
« Signer la convention de subvention » (3 jours ouvrés) mène à trois tâches qui avancent côte à côte : « Mettre en place la gouvernance et le suivi du projet » (4), « Recruter le personnel du projet » (15) et « Convenir des sous-traitances avec les partenaires » (8). « Accueillir l'équipe et tenir la réunion de lancement » (3) attend le recrutement : c'est donc lui qui fixe le jour où « Démarrage du projet terminé » est atteint.
Le lot 1 et son livrable
« Concevoir les méthodes et protocoles du lot 1 » (6) et « Préparer les accords de partage de données » (7) mènent toutes deux à « Mener le travail de terrain du lot 1 » (15) : les accords fixent donc le début. « Analyser les résultats du lot 1 et rédiger le rapport » (8) démarre 10 jours ouvrés après le début du terrain, puis « Livrable du lot 1 accepté » clôt le lot.
Le lot 2 part du livrable accepté
« Développer l'outil du lot 2 à partir des résultats du lot 1 » (7) attend « Livrable du lot 1 accepté », car il utilise les résultats. « Mener le pilote du lot 2 » (12) suit, et « Évaluer le pilote du lot 2 » (6) démarre 8 jours ouvrés après le début du pilote. « Livrable du lot 2 accepté » clôt le lot.
Le lot 3 et le rapport intermédiaire
« Rédiger le rapport intermédiaire » (5) part du premier livrable accepté, et « Examen du rapport intermédiaire par le financeur » (10) est une simple attente que vous remplacez par ce qu'on vous indique. Elle se termine 6 jours ouvrés avant que « Réaliser le lot 3 avec les partenaires » (14) puisse commencer, mais cette tâche l'attend, ainsi que le deuxième livrable. « Rédiger les consignes et productions du lot 3 » (8) démarre 7 jours après le début de la réalisation, puis « Livrable du lot 3 accepté » clôt le lot.
Le rapport final clôt le projet
« Rédiger le rapport final » (6) démarre quand « Livrable du lot 3 accepté » est atteint, et « Rapport final remis » termine le plan. Avec ces chiffres indicatifs, le projet dure 88 jours ouvrés. Activez le Chemin critique pour voir que la chaîne du recrutement, les trois lots à tour de rôle et le rapport final fixent la date, et non les rapports intermédiaires.
Approuver un changement que le diagramme de Gantt ne sait pas dessiner
Déplacer de l'argent ou du périmètre entre des lots exige une décision, et une demande refusée repart en retouche. Un diagramme de Gantt n'a ni décision ni boucle : le processus reste dans un organigramme et le calendrier reçoit une tâche dotée d'une durée.
La demande et le contrôle de complétude
Il commence à « Demande budgétaire soumise ». « Revoir le dossier d'analyse et les hypothèses » mène à la décision « Demande complète et **chiffrée** ? ». Sur Non, « Réviser la demande et les pièces justificatives » la renvoie à la revue : c'est une boucle. Sur un plan, elle ne se voit que comme du temps.
Financement et délégation
Sur Oui, « Vérifier le financement et l'impact prévisionnel » mène à « Dans la délégation d'autorité ? ». Sur Non, « Escalader vers le niveau d'approbation supérieur » ajoute une étape avant la décision. Le parcours d'une demande n'est connu qu'une fois qu'elle est contrôlée : un plan ne peut donc pas le montrer.
La décision et la suite
Les deux parcours aboutissent à « Budget approuvé ? ». Approuvé mène à « Charger le budget et informer le titulaire ». À revoir ou refusé mène à « Renvoyer la décision avec justification », qui revient à la revue. Dans le calendrier, donnez à la tâche d'une modification approuvée une durée qui prévoit un tour de retouche.
Publié
Le parcours se termine à « Budget approuvé publié ». Ajoutez au diagramme de Gantt une tâche pour l'approbation, donnez-lui une durée d'après le temps que prennent réellement vos approbations, et reliez-y le lot concerné.
Comment cela fonctionne
Lister les lots et leurs livrables
Notez chaque lot de travaux de votre convention et le livrable qu'il produit. Faites des lots des groupes, et ajoutez un jalon par livrable, nommé d'après son acceptation, par exemple « Livrable du lot 1 accepté ».
Ajouter les tâches de chaque lot
Sous chaque groupe, ajoutez les tâches de conception, de réalisation et de rédaction avec une durée en jours ouvrés. Indiquez dans Personnes le responsable pour que chaque lot ait un responsable visible.
Relier les lots par les jalons d'acceptation
Faites dépendre la première tâche du lot suivant du jalon du livrable précédent. Si deux lots sont réellement indépendants, ne les reliez pas : ils avanceront en parallèle.
Chevaucher quand des résultats partiels suffisent
Utilisez un lien début-début avec décalage, tel que 9SS+10, quand l'analyse ou la rédaction peut commencer avant la fin de la collecte. Gardez le jalon du livrable après les deux tâches. Le guide sur les tâches qui se chevauchent explique comment faire.
Ajouter examens et rapports comme tâches
Dessinez un rapport intermédiaire et l'examen du financeur comme des tâches dont vous remplacez les durées par ce qu'on vous indique, et reliez à l'examen le lot qui dépend de son issue.
Lire le chemin critique et partager
Activez le Chemin critique dans le menu Affichage pour voir quel lot fixe la fin. Partagez le diagramme par lien avec les partenaires, ou exportez un PDF ou un PNG pour le comité de pilotage.
Erreurs à éviter
Relier à la dernière tâche plutôt qu'au livrable
Si le lot suivant dépend de la dernière tâche du précédent, l'étape d'acceptation disparaît du plan. Reliez-le au jalon pour que le point de passage soit visible, et un retard à cet endroit aussi.
Confondre travail terminé et livrable accepté
La fin du terrain n'est pas l'acceptation du livrable. Ajoutez la rédaction et l'étape d'acceptation comme tâches ou jalon à part, avec une durée.
Chevaucher des lots qui dépendent vraiment l'un de l'autre
Un lien début-début convient quand des résultats partiels suffisent. Si le lot suivant a besoin de résultats définitifs, gardez le lien fin-début à travers le point de passage et regardez ce que cela fait à la date de fin.
Attendre de l'avancement qu'il déplace les dates
L'avancement est dessiné dans la barre et ne déplace aucune date. Si un lot prendra plus longtemps, changez sa durée. QueryChart ne suit pas non plus le budget d'un lot, seulement le calendrier.
Ouvrir le diagramme de Gantt de projet subventionné
Ouvrez le modèle, renommez les lots de travaux et les livrables, et voyez quel lot décide de la date de fin.
Guides associés
Questions fréquentes
Comment montrer un lot de travaux dans un diagramme de Gantt ?
Placez ses tâches dans un groupe. Le groupe est dessiné comme une bande avec une barre de synthèse : le lot entier se lit comme un bloc contenant ses tâches. Nommez le groupe d'après le lot, par exemple Lot 1.
Comment montrer un livrable ?
Ajoutez une tâche de durée 0. Elle est dessinée en losange. Nommez-la d'après l'événement, comme « Livrable du lot 1 accepté », et reliez-y le travail qui dépend du livrable. Le guide sur les jalons détaille ce point.
Des tâches d'un même lot peuvent-elles commencer avant la fin de la précédente ?
Oui. Utilisez un lien début-début avec décalage, écrit par exemple 9SS+10, pour que la tâche suivante démarre 10 jours ouvrés après le début de la précédente. Gardez le jalon après les deux tâches.
Le diagramme peut-il montrer une demande de modification ou une décision ?
Non. Un diagramme de Gantt n'a ni décisions ni boucles. Gardez le processus dans un organigramme, comme le modèle de circuit d'approbation budgétaire, et ajoutez au diagramme de Gantt une tâche pour l'approbation, d'une durée qui prévoit un tour de retouche.
Où aller ensuite pour les autres plans de subvention ?
Pour la demande avant l'attribution, voyez le guide sur la planification autour d'une date limite de subvention. Pour un cycle de rapport, voyez le guide sur les périodes de rapport. Pour partir du plan du projet financé, ouvrez le modèle de projet subventionné.