Diagramme de Gantt de projet subventionné : lots de travaux et livrables
Un diagramme de Gantt modifiable de projet subventionné : démarrage et recrutement, trois lots de travaux conditionnés par des livrables, rapport intermédiaire examiné par le financeur et rapport final, avec dépendances et jalons.
Qu'est-ce que le processus diagramme de gantt de projet subventionné : lots de travaux et livrables ?
Un projet subventionné se distingue d'un plan de projet ordinaire sur un point qui façonne tout le calendrier : le travail est découpé en lots, et la production de chacun est un livrable dont dépend le suivant et que le financeur s'attend à recevoir. La séquence est donc plus stricte qu'il n'y paraît. Une équipe ne peut pas construire le deuxième lot sur des résultats qu'elle n'a pas encore rédigés, ni tenir un livrable pour terminé parce que le terrain est achevé. Un calendrier montre quel lot, et quelle partie du démarrage, fixe réellement la fin.
Ce modèle compte cinq groupes, « Démarrage et recrutement », « Lot 1 », « Lot 2 », « Lot 3 » et « Rapports et clôture », avec 22 tâches et cinq jalons. « Signer la convention de subvention » (3 jours ouvrés) est la seule tâche de départ. Trois chantiers avancent ensuite côte à côte : « Mettre en place la gouvernance et le suivi du projet » (4), « Convenir des sous-traitances avec les partenaires » (8) et « Recruter le personnel du projet » (15). Seule « Accueillir l'équipe et tenir la réunion de lancement » (3) attend les recrutements : le recrutement est donc la tâche de démarrage la plus lente, avec 10 jours ouvrés de marge sur les sous-traitances et 14 sur la gouvernance. « Démarrage du projet terminé » les rassemble toutes les trois et conditionne chaque lot.
Les lots s'enchaînent par leurs livrables. « Concevoir les méthodes et protocoles du lot 1 » (6) et « Préparer les accords de partage de données » (7) doivent tous deux être terminés avant « Mener le travail de terrain du lot 1 » (15) ; les accords durent un jour de plus que la conception et fixent donc le début. L'analyse n'attend pas la fin du terrain : « Analyser les résultats du lot 1 et rédiger le rapport » (8) démarre 10 jours ouvrés après le début du terrain, avec un lien début-début, car les données des premiers sites sont déjà là. « Livrable du lot 1 accepté » est le point de passage du lot 2, puisque « Développer l'outil du lot 2 à partir des résultats du lot 1 » (7) utilise réellement ces résultats. Le même schéma se répète : « Évaluer le pilote du lot 2 » (6) démarre 8 jours après le début de « Mener le pilote du lot 2 » (12), et « Rédiger les consignes et productions du lot 3 » (8) 7 jours après le début de « Réaliser le lot 3 avec les partenaires » (14).
Le rapport intermédiaire se place à côté du lot 2 plutôt qu'avant lui. « Rédiger le rapport intermédiaire » (5) démarre dès que le premier livrable est accepté, et « Examen du rapport intermédiaire par le financeur » (10) est une simple attente à remplacer par le délai qu'on vous annonce. Avec ces chiffres indicatifs, elle se termine 6 jours ouvrés avant que « Réaliser le lot 3 avec les partenaires » puisse commencer : il y a donc de la marge, mais le lot 3 l'attend bien, car les retours sur le rapport intermédiaire peuvent changer ce que le troisième lot doit faire, et ce genre de modification tardive coûte cher une fois le travail lancé. Avec ces chiffres indicatifs, le plan entier dure 88 jours ouvrés, et la date est fixée par la chaîne du recrutement, par les lots à tour de rôle et par le rapport final, non par les rapports. « Rapport final remis » clôt le plan, après « Rédiger le rapport final » (6) qui part du dernier livrable. Chaque durée est une illustration : remplacez-les par vos estimations et par ce que le financeur vous indique sur son examen.
Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas un projet éligible, conforme ou approuvé, et ne remplace pas les règles du financeur sur les rapports, les avenants ou les livrables : gardez-les comme tâches avec leurs propres responsables. Pour des plans voisins, voyez le modèle de demande de subvention qui précède l'attribution, celui d'une période de rapport en détail et celui d'un projet de recherche sans les points de passage du financeur. Pour la façon de dessiner lots de travaux et livrables, voyez le guide correspondant, et pour le cycle des rapports, le guide sur les périodes de rapport.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq groupes, « Démarrage et recrutement », « Lot 1 », « Lot 2 », « Lot 3 » et « Rapports et clôture », avec 22 tâches et cinq jalons : « Démarrage du projet terminé », « Livrable du lot 1 accepté », « Livrable du lot 2 accepté », « Livrable du lot 3 accepté » et « Rapport final remis ».
- Un point de passage de démarrage : « Recruter le personnel du projet » (15 jours ouvrés) avance à côté de « Convenir des sous-traitances avec les partenaires » et de « Mettre en place la gouvernance et le suivi du projet », et les trois doivent être terminées avant « Démarrage du projet terminé ».
- Des livrables comme points de passage : « Livrable du lot 1 accepté » mène à « Développer l'outil du lot 2 à partir des résultats du lot 1 », et « Livrable du lot 2 accepté » mène à « Réaliser le lot 3 avec les partenaires ».
- Un chevauchement à l'intérieur de chaque lot : « Analyser les résultats du lot 1 et rédiger le rapport » démarre 10 jours après le début de « Mener le travail de terrain du lot 1 », et « Évaluer le pilote du lot 2 » 8 jours après le début de « Mener le pilote du lot 2 », par des liens début-début.
- Un rapport intermédiaire avec une attente : « Rédiger le rapport intermédiaire » et « Examen du rapport intermédiaire par le financeur » avancent à côté du lot 2 et doivent être terminés avant « Réaliser le lot 3 avec les partenaires ».
Quand utiliser ce modèle
- Une subvention vous a été attribuée et vous devez transformer les lots de la convention en un calendrier avec des responsables.
- Vous voulez voir si c'est le recrutement, le lot le plus long ou les rapports qui fixent la date de fin.
- Le financeur attend un rapport intermédiaire à un moment précis et vous voulez vérifier que le projet y arrive avec un livrable en main.
- Vous pilotez plusieurs projets financés et voulez un plan type à redimensionner pour chacun.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Signer la convention de subvention | Démarrage et recrutement | 3 | |
| 2 | Mettre en place la gouvernance et le suivi du projet | Démarrage et recrutement | 4 | 1 |
| 3 | Recruter le personnel du projet | Démarrage et recrutement | 15 | 1 |
| 4 | Convenir des sous-traitances avec les partenaires | Démarrage et recrutement | 8 | 1 |
| 5 | Accueillir l'équipe et tenir la réunion de lancement | Démarrage et recrutement | 3 | 3 |
| 6 | Démarrage du projet terminé | Démarrage et recrutement | Jalon | 2, 4, 5 |
| 7 | Concevoir les méthodes et protocoles du lot 1 | Lot 1 | 6 | 6 |
| 8 | Préparer les accords de partage de données | Lot 1 | 7 | 6 |
| 9 | Mener le travail de terrain du lot 1 | Lot 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | Analyser les résultats du lot 1 et rédiger le rapport | Lot 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | Livrable du lot 1 accepté | Lot 1 | Jalon | 10 |
| 12 | Développer l'outil du lot 2 à partir des résultats du lot 1 | Lot 2 | 7 | 11 |
| 13 | Mener le pilote du lot 2 | Lot 2 | 12 | 12 |
| 14 | Évaluer le pilote du lot 2 | Lot 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | Livrable du lot 2 accepté | Lot 2 | Jalon | 14 |
| 16 | Réaliser le lot 3 avec les partenaires | Lot 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | Rédiger les consignes et productions du lot 3 | Lot 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | Livrable du lot 3 accepté | Lot 3 | Jalon | 17 |
| 19 | Rédiger le rapport intermédiaire | Rapports et clôture | 5 | 11 |
| 20 | Examen du rapport intermédiaire par le financeur | Rapports et clôture | 10 | 19 |
| 21 | Rédiger le rapport final | Rapports et clôture | 6 | 18 |
| 22 | Rapport final remis | Rapports et clôture | Jalon | 21 |
Comment cela fonctionne
Renommer les lots
Remplacez les noms de groupes Lot 1 à Lot 3 et les noms de tâches des lots par les lots de votre convention, en gardant un jalon d'acceptation par livrable.
Dimensionner le démarrage
Réglez « Recruter le personnel du projet », « Convenir des sous-traitances avec les partenaires » et « Mettre en place la gouvernance et le suivi du projet » d'après votre expérience. La plus longue fixe le jour où « Démarrage du projet terminé » est atteint : raccourcissez ou allongez d'abord celle-là.
Remplacer les attentes
Réglez « Examen du rapport intermédiaire par le financeur » sur ce que le financeur vous indique de son examen. Si votre convention impose un préavis pour quoi que ce soit, ajoutez-le comme tâche de cette durée à la place de celle du modèle.
Vérifier les chevauchements
Ne gardez les liens début-début que lorsque la suite peut réellement commencer sur des résultats partiels. Si l'analyse doit attendre tout le terrain, changez le lien en fin-début et lisez la nouvelle date de fin.
Fixer les dates qui le sont
Donnez à « Signer la convention de subvention » un Début fixe le jour où le projet commence et à « Rapport final remis » un Début fixe à la date à laquelle vous devez le remettre. Lisez ensuite l'indicateur de conflit.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec les partenaires et votre service de la recherche, et exportez un PDF ou un PNG pour le comité de pilotage.
Questions fréquentes
Le diagramme connaît-il les échéances ou les règles du financeur ?
Non. Il planifie les tâches que vous saisissez. Prenez les dates, préavis et délais d'examen dans votre convention et dans les consignes du financeur, et saisissez-les comme durées ou Débuts fixes. Le diagramme ne vérifie rien au regard des règles d'un financeur.
Mon rapport final a une date de remise fixe. Comment la vérifier ?
Donnez à « Signer la convention de subvention » un Début fixe le jour où le travail commence, puis à « Rapport final remis » un Début fixe à sa date d'échéance. Le plan démarre au plus ancien Début fixe et est planifié vers l'avant : si le travail ne peut pas se terminer à temps, « Rapport final remis » est signalé par un conflit qui indique la date la plus proche que permettent ses dépendances. Comparez-la à la date dont vous avez besoin.
Pourquoi le lot 2 attend-il le premier livrable ?
Parce que « Développer l'outil du lot 2 à partir des résultats du lot 1 » utilise ces résultats, rédigés dans « Analyser les résultats du lot 1 et rédiger le rapport ». Si vos lots sont indépendants, supprimez le lien issu de « Livrable du lot 1 accepté » pour qu'ils puissent avancer en parallèle. Le guide sur les dépendances explique comment un lien s'écrit.
Puis-je suivre l'avancement de chaque lot ?
Oui. Chaque tâche a une valeur d'Avancement, dessinée dans sa barre, que vous mettez à jour au fil du travail. L'avancement ne déplace aucune date : changez une durée si une tâche prendra réellement plus longtemps.
Puis-je l'utiliser pour un projet à un seul lot ?
Oui. Supprimez les groupes et tâches inutiles et renommez le reste. Le point de passage de démarrage et les tâches de rapport restent utiles. Pour les jalons qui marquent chaque passage de relais, voyez le guide sur les jalons.