Diagrama de Gantt de proyecto financiado: paquetes de trabajo y entregables
Diagrama de Gantt editable de un proyecto financiado por subvención: puesta en marcha y contratación, tres paquetes de trabajo con entregables, informe intermedio con revisión del financiador e informe final, con dependencias e hitos.
¿Qué es diagrama de gantt de proyecto financiado: paquetes de trabajo y entregables?
Un proyecto financiado por subvención se diferencia de un plan de proyecto corriente en algo que da forma a todo el cronograma: el trabajo se divide en paquetes de trabajo, y el resultado de cada uno es un entregable del que depende el siguiente y que el financiador espera ver. La secuencia es más estricta de lo que parece. Un equipo no puede construir el segundo paquete sobre hallazgos que aún no ha escrito, ni dar un entregable por hecho solo porque haya acabado el trabajo de campo. Un cronograma muestra qué paquete, y qué parte de la puesta en marcha, decide de verdad el final.
La plantilla tiene cinco grupos: «Puesta en marcha y contratación», «Paquete de trabajo 1», «Paquete de trabajo 2», «Paquete de trabajo 3» e «Informes y cierre». Tiene 22 tareas y cinco hitos. «Firmar el acuerdo de subvención» (3 días laborables) es la única tarea inicial. Después corren a la vez tres cosas: «Montar la gobernanza y el seguimiento del proyecto» (4), «Acordar los subcontratos con socios» (8) y «Contratar al personal del proyecto» (15). Solo «Incorporar al personal y celebrar la reunión de arranque» (3) espera a la contratación, así que esta es la tarea más lenta de la puesta en marcha, con 10 días laborables de margen en los subcontratos y 14 en la gobernanza. «Puesta en marcha completada» reúne las tres y condiciona todos los paquetes de trabajo.
Los paquetes se encadenan mediante sus entregables. «Diseñar los métodos y protocolos del PT1» (6) y «Preparar los acuerdos de intercambio de datos» (7) deben estar terminados antes de «Realizar el trabajo de campo del PT1» (15), y los acuerdos tardan un día más que el diseño, así que marcan el inicio. El análisis no espera al final del trabajo de campo: «Analizar los resultados del PT1 y redactar el informe» (8) empieza 10 días laborables después de que empiece el trabajo de campo, con un vínculo de inicio a inicio, porque ya hay datos de los primeros centros. «Entregable del PT1 aceptado» es la puerta del paquete 2, ya que «Construir la herramienta del PT2 con los hallazgos del PT1» (7) usa de verdad esos hallazgos. El patrón se repite: «Evaluar el piloto del PT2» (6) empieza 8 días después de empezar «Ejecutar el piloto del PT2» (12), y «Redactar la guía y los productos del PT3» (8) empieza 7 días después de empezar «Ejecutar el PT3 con los socios» (14).
El informe intermedio va junto al paquete 2 y no delante. «Redactar el informe intermedio» (5) empieza en cuanto se acepta el primer entregable, y «Revisión del informe intermedio por el financiador» (10) es una espera simple que sustituyes por el plazo que te indiquen. Con estas cifras ilustrativas termina 6 días laborables antes de que pueda empezar «Ejecutar el PT3 con los socios», así que tiene colchón, pero el PT3 sí la espera: los comentarios al informe intermedio pueden cambiar lo que debe hacer el tercer paquete, y ese es el tipo de cambio tardío que sale caro cuando el trabajo ya está en marcha. Con las cifras ilustrativas, el plan entero dura 88 días laborables y la fecha la marcan la cadena de contratación, los paquetes en orden y el informe final, no los informes. «Informe final presentado» cierra el plan, después de que «Redactar el informe final» (6) arranque desde el último entregable. Toda duración es una ilustración: sustitúyelas por tus estimaciones y por lo que el financiador te diga sobre su revisión.
Un cronograma programa el trabajo. No hace que un proyecto sea admisible, conforme ni aprobado, y no sustituye las normas del financiador sobre informes, modificaciones o entregables, así que guárdalas como tareas con sus responsables. Como planes relacionados, consulta la plantilla de solicitud de subvención para la propuesta previa a la concesión, la de informes de subvención para un período en detalle y la de proyecto de investigación para un plan sin las puertas del financiador. Sobre cómo se dibujan paquetes de trabajo y entregables, consulta la guía de paquetes de trabajo y entregables en el diagrama de Gantt, y sobre el ciclo de informes, la guía de períodos de informe.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco grupos, «Puesta en marcha y contratación», «Paquete de trabajo 1», «Paquete de trabajo 2», «Paquete de trabajo 3» e «Informes y cierre», con 22 tareas y cinco hitos: «Puesta en marcha completada», «Entregable del PT1 aceptado», «Entregable del PT2 aceptado», «Entregable del PT3 aceptado» e «Informe final presentado».
- Una puerta de puesta en marcha: «Contratar al personal del proyecto» (15 días laborables) corre junto a «Acordar los subcontratos con socios» y «Montar la gobernanza y el seguimiento del proyecto», y las tres deben estar hechas antes de «Puesta en marcha completada».
- Entregables como puertas: «Entregable del PT1 aceptado» lleva a «Construir la herramienta del PT2 con los hallazgos del PT1», y «Entregable del PT2 aceptado» lleva a «Ejecutar el PT3 con los socios».
- Solape dentro de cada paquete: «Analizar los resultados del PT1 y redactar el informe» empieza 10 días después de «Realizar el trabajo de campo del PT1», y «Evaluar el piloto del PT2» 8 días después de «Ejecutar el piloto del PT2», con vínculos de inicio a inicio.
- Un informe intermedio con espera: «Redactar el informe intermedio» y «Revisión del informe intermedio por el financiador» corren junto al paquete 2 y deben terminar antes de «Ejecutar el PT3 con los socios».
Cuándo usar esta plantilla
- Te han concedido una subvención y necesitas convertir los paquetes de trabajo del acuerdo en un cronograma con responsables.
- Quieres ver si deciden el final la contratación, el paquete más largo o los informes.
- El financiador espera un informe intermedio en un punto fijo y quieres comprobar que el proyecto llega a él con un entregable en mano.
- Gestionas varios proyectos financiados y quieres un plan estándar que ajustar a cada uno.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Firmar el acuerdo de subvención | Puesta en marcha y contratación | 3 | |
| 2 | Montar la gobernanza y el seguimiento del proyecto | Puesta en marcha y contratación | 4 | 1 |
| 3 | Contratar al personal del proyecto | Puesta en marcha y contratación | 15 | 1 |
| 4 | Acordar los subcontratos con socios | Puesta en marcha y contratación | 8 | 1 |
| 5 | Incorporar al personal y celebrar la reunión de arranque | Puesta en marcha y contratación | 3 | 3 |
| 6 | Puesta en marcha completada | Puesta en marcha y contratación | Hito | 2, 4, 5 |
| 7 | Diseñar los métodos y protocolos del PT1 | Paquete de trabajo 1 | 6 | 6 |
| 8 | Preparar los acuerdos de intercambio de datos | Paquete de trabajo 1 | 7 | 6 |
| 9 | Realizar el trabajo de campo del PT1 | Paquete de trabajo 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | Analizar los resultados del PT1 y redactar el informe | Paquete de trabajo 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | Entregable del PT1 aceptado | Paquete de trabajo 1 | Hito | 10 |
| 12 | Construir la herramienta del PT2 con los hallazgos del PT1 | Paquete de trabajo 2 | 7 | 11 |
| 13 | Ejecutar el piloto del PT2 | Paquete de trabajo 2 | 12 | 12 |
| 14 | Evaluar el piloto del PT2 | Paquete de trabajo 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | Entregable del PT2 aceptado | Paquete de trabajo 2 | Hito | 14 |
| 16 | Ejecutar el PT3 con los socios | Paquete de trabajo 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | Redactar la guía y los productos del PT3 | Paquete de trabajo 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | Entregable del PT3 aceptado | Paquete de trabajo 3 | Hito | 17 |
| 19 | Redactar el informe intermedio | Informes y cierre | 5 | 11 |
| 20 | Revisión del informe intermedio por el financiador | Informes y cierre | 10 | 19 |
| 21 | Redactar el informe final | Informes y cierre | 6 | 18 |
| 22 | Informe final presentado | Informes y cierre | Hito | 21 |
Cómo funciona
Renombra los paquetes de trabajo
Sustituye los nombres de grupo «Paquete de trabajo 1» a «Paquete de trabajo 3» y los de las tareas PT1, PT2 y PT3 por los paquetes de tu acuerdo, manteniendo un hito de aceptación por cada entregable.
Dimensiona la puesta en marcha
Ajusta «Contratar al personal del proyecto», «Acordar los subcontratos con socios» y «Montar la gobernanza y el seguimiento del proyecto» según tu experiencia. La más larga fija el día en que se alcanza «Puesta en marcha completada», así que acorta o alarga esa primero.
Sustituye las esperas
Ajusta «Revisión del informe intermedio por el financiador» a lo que el financiador te indique sobre su revisión. Si tu acuerdo fija un plazo de aviso para algo, añádelo como tarea con esa duración en lugar de la de la plantilla.
Comprueba los solapes
Conserva los vínculos de inicio a inicio solo donde el trabajo posterior pueda empezar con resultados parciales. Si el análisis debe esperar a todo el trabajo de campo, cambia el vínculo a fin a inicio y lee la nueva fecha de fin.
Fija las fechas que son fijas
Da a «Firmar el acuerdo de subvención» un Inicio fijo el día en que empieza el proyecto y a «Informe final presentado» un Inicio fijo en la fecha en que debes entregarlo. Después lee la marca de conflicto.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con los socios y tu oficina de investigación, y exporta un PDF o PNG para el comité del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Conoce el diagrama los plazos o las normas del financiador?
No. Programa las tareas que introduces. Toma las fechas, los plazos de aviso y los tiempos de revisión de tu acuerdo y de las bases del financiador, y entrégalos como duraciones o Inicios fijos. El diagrama no comprueba nada contra las normas de un financiador.
Mi informe final tiene una fecha de entrega fija. ¿Cómo la compruebo?
Da a «Firmar el acuerdo de subvención» un Inicio fijo el día en que empieza el trabajo y a «Informe final presentado» un Inicio fijo en la fecha de vencimiento. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante, así que si el trabajo no puede acabar a tiempo, «Informe final presentado» se marca con un conflicto que indica la fecha más temprana que permiten sus dependencias. Compárala con la que necesitas.
¿Por qué el paquete de trabajo 2 espera al primer entregable?
Porque «Construir la herramienta del PT2 con los hallazgos del PT1» usa esos hallazgos, que se escriben en «Analizar los resultados del PT1 y redactar el informe». Si tus paquetes son independientes, quita el vínculo desde «Entregable del PT1 aceptado» para que corran en paralelo. Consulta la guía de dependencias en el diagrama de Gantt para ver cómo se escribe un vínculo.
¿Puedo seguir cuánto ha avanzado cada paquete de trabajo?
Sí. Cada tarea tiene un valor de Progreso, dibujado dentro de su barra, que puedes actualizar a medida que se trabaja. El progreso no mueve ninguna fecha, así que cambia la duración si una tarea va a tardar de verdad más.
¿Sirve para un proyecto con un solo paquete de trabajo?
Sí. Borra los grupos y las tareas que no necesites y renombra el resto. La puerta de puesta en marcha y las tareas de informes siguen siendo válidas. Para los hitos que marcan cada traspaso, consulta la guía de hitos en el diagrama de Gantt.