Proceso de cierre de proyecto: de la entrega a la firma
Diagrama de flujo del proceso de cierre de proyecto: aceptación contra criterios, lista de pendientes, traspaso y soporte, factura final, cierre de contratos y firma del patrocinador.
Cómo funciona
Renombra las calles según vuestro modelo de entrega
Sustituye Cliente / patrocinador por lo que aplique: un cliente externo firma la aceptación bajo un contrato y un patrocinador interno firma bajo un caso de negocio, y la evidencia que necesitas es distinta. Fusiona Finanzas y PMO si una sola persona hace ambas cosas, y mantén la calle Equipo de proyecto separada de la de Jefe de proyecto incluso en organizaciones pequeñas, porque el trabajo de subsanación y el de perseguir a la gente los hacen personas distintas.
Cierra los criterios de aceptación antes de usar el diagrama
«Revisar contra los criterios de aceptación» solo tiene sentido si los criterios se escribieron al principio y se marcaron como obligatorios o deseables. Regístralos entregable a entregable en el registro que compila el diagrama, para que la aceptación sea una comprobación contra una lista y no una opinión formada en la reunión de revisión. Cuando un criterio nunca se acordó, anótalo como lección en lugar de renegociarlo durante el cierre.
Define qué es un pendiente y quién puede eximirlo
Traza una línea entre un defecto, que va a la lista de pendientes, y un cambio, que vuelve por control de cambios y no es un asunto de cierre en absoluto. Después nombra a quien está autorizado a aceptar un entregable con un pendiente abierto, qué hay que registrar cuando lo hace y la fecha límite para completar el trabajo restante. Sin eso, la lista de pendientes se convierte en el sitio donde el cierre se atasca en silencio.
Escribe las condiciones de soporte y garantía en el traspaso
Indica la duración del periodo de garantía, quién corrige los defectos dentro de él, quién paga y la fecha en que el soporte pasa al service desk o al equipo de operación habitual. Enumera también qué tiene que moverse con el entregable: runbooks, credenciales de administrador, titularidad de licencias y suscripciones, monitorización, y la persona designada que lo acepta del lado de operaciones.
Cierra el dinero antes de liberar a las personas
Fija una fecha de fin para los centros de coste del proyecto a la vez que la factura final, para que ninguna imputación tardía mueva un presupuesto ya conciliado. Repasa explícitamente los pedidos de compra abiertos, las provisiones, las retenciones y las reclamaciones de subcontratistas, porque son lo que mantiene un proyecto financieramente abierto mucho después de parecer terminado. El diagrama libera al equipo solo después de que «¿Contratos y pedidos cerrados?» responda Cerrados, y ese orden es intencionado.
Haz el taller de lecciones aprendidas con el equipo aún junto
Celebra el taller antes de que la gente se disperse, no después de redactar los informes, y registra decisiones y causas en lugar de sensaciones. Archiva la documentación del proyecto durante todo el tiempo que exijan vuestras obligaciones contractuales, fiscales y de auditoría, en un sitio en el que la gente busque de verdad. Da a la revisión de beneficios una fecha, un responsable fuera del proyecto y una medida de referencia ahora, y después publica el diagrama y recoge contra él la firma del patrocinador.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el proceso de cierre de proyecto?
Es la secuencia que convierte un proyecto terminado o detenido en un proyecto cerrado. En este diagrama va desde un disparador de cierre, pasando por la comprobación de los entregables contra sus criterios de aceptación y la resolución de los pendientes, el traspaso a operaciones con un periodo de soporte y garantía acordado, la factura final y la conciliación de costes, el cierre de contratos y pedidos de compra, la liberación del equipo y los activos, un taller de lecciones aprendidas, el archivo de la documentación del proyecto y una revisión de beneficios programada, hasta terminar en la firma formal del patrocinador. Las tareas individuales rara vez son difíciles. Lo que hace fracasar el cierre es que cada una pertenece a una función distinta y ninguna es prioridad de nadie una vez terminada la entrega.
¿Qué diferencia hay entre traspaso y cierre de proyecto?
El traspaso es un paso dentro del cierre, no un sinónimo. El traspaso mueve el entregable y su documentación a quien vaya a operarlo, y fija quién corrige los defectos durante el periodo de garantía. El cierre es todo lo que tiene que ocurrir para que el proyecto en sí deje de existir: aceptación registrada, facturas emitidas y costes conciliados, contratos y pedidos de compra cerrados, recursos liberados, lecciones recogidas, documentación archivada y firma obtenida. Un proyecto puede estar completamente traspasado y seguir abierto durante meses porque nunca se cerró un pedido de compra, y por eso el diagrama mantiene la etapa comercial separada de la de traspaso.
¿Cómo se cierra un proyecto cancelado o terminado antes de tiempo?
Con el mismo proceso, con menos alcance. En este diagrama la rama Cancelado añade un paso, «Acordar alcance y fecha de corte», que fija qué se terminará, qué se abandona y la fecha en que se para el trabajo, y después se reincorpora a la ruta normal. Todo lo demás sigue aplicando: lo construido se acepta o se da formalmente de baja, los contratos se cierran por sus cláusulas de terminación y no por las de finalización, los costes —incluidas las penalizaciones por cancelación— se concilian, y las lecciones se registran. PRINCE2 hace la misma distinción dentro de su proceso Cerrar un Proyecto, que separa preparar un cierre planificado de preparar un cierre prematuro.
¿Qué debe incluir una checklist de cierre de proyecto?
Entregables comprobados contra los criterios de aceptación acordados y el resultado registrado; pendientes resueltos o aceptados con responsable y fecha; traspaso a operaciones con documentación, credenciales y titularidad de licencias transferidas; periodo de garantía y soporte acordado con fecha de relevo del service desk; factura final emitida y abonos aplicados; costes conciliados y centros de coste del proyecto cerrados a nuevas imputaciones; contratos, pedidos de compra, provisiones y retenciones cerrados; equipo liberado y activos, licencias y accesos reasignados; taller de lecciones aprendidas celebrado; documentación archivada; revisión de beneficios programada con un responsable; y firma formal registrada.
¿Quién firma el cierre del proyecto?
El patrocinador o el cliente, a propuesta del jefe de proyecto. Merece la pena separar dos firmas que a menudo se mezclan. La firma de aceptación dice que los entregables cumplen sus criterios y la da quien es dueño de esos criterios. La firma de cierre dice que el proyecto en sí puede parar, lo que exige además que el trabajo comercial y administrativo esté terminado, y la da el patrocinador que autorizó el dinero. En este diagrama son dos pasos distintos en la calle Cliente / patrocinador, con la PMO custodiando el registro. Si el patrocinador retiene la firma, los puntos pendientes vuelven a la lista de pendientes y no a un hilo de correo.
¿Dónde encaja el cierre de proyecto en el PMBOK y en PRINCE2?
La sexta edición de la Guía del PMBOK lo llama Cerrar el Proyecto o Fase, un proceso dentro de la Gestión de la Integración del Proyecto; la séptima edición pasó a principios y dominios de desempeño y ya no lo lista como proceso independiente, aunque el mismo trabajo sigue habiendo que hacerlo. PRINCE2 tiene un proceso Cerrar un Proyecto que cubre el cierre planificado y el prematuro, el traspaso de productos, la evaluación del proyecto y la recomendación de cierre al comité. Este diagrama es compatible con ambos y no está atado a ninguno: está dibujado como calles para que los roles queden explícitos, que es justo la parte que los dos métodos dejan que definas para tu organización.
¿Cuándo debe hacerse la revisión de beneficios posterior a la implantación?
Cuando el entregable lleve en uso el tiempo suficiente para que los beneficios del caso de negocio sean medibles, lo que suele ser meses más que semanas y depende por completo de lo prometido. El motivo de programarla durante el cierre es que este es el último momento en que alguien sigue siendo dueño de la pregunta. Fija la fecha, nombra un responsable en el negocio y no en el proyecto, y registra la medida de referencia mientras las personas que la conocen siguen disponibles. Una revisión sin fecha en la agenda es el paso de cierre que desaparece con más fiabilidad.