Diagrama de Gantt de piloto comunitario: aliados, inscripción y cohortes
Diagrama de Gantt editable para pilotar un servicio comunitario: análisis de necesidades, acuerdos con aliados, formación, inscripción, dos cohortes con control intermedio, evaluación y decisión de ampliar.
¿Qué es diagrama de gantt de piloto comunitario: aliados, inscripción y cohortes?
Un piloto de un servicio comunitario es una prueba con un propósito: al final alguien tiene que decidir si se amplía, se cambia o se cierra. Eso da un orden inusual al trabajo. El inicio lo fijan cosas ajenas a tu equipo, un aliado que debe firmar y participantes que deben inscribirse, y el final lo fijan las cohortes, porque la evidencia que necesitas solo existe cuando ha terminado el segundo grupo. Un cronograma muestra cuál de las dos es más lenta y qué puede hacer el resto del equipo mientras tanto.
La plantilla tiene cuatro grupos: «Necesidades y aliados», «Personal e inscripción», «Ejecución» y «Evaluación y decisión». Tiene 22 tareas y cuatro hitos. «Realizar el análisis de necesidades» (8 días laborables) es la única tarea inicial, y «Definir el modelo del piloto y el grupo destinatario» (4) lleva a «Diseño del piloto acordado». Esa puerta es el único cambio tardío que cuesta mucho: los acuerdos con aliados, la captación, los formularios de inscripción y el plan de evaluación la siguen, y cambiar el modelo después obliga a rehacer los cuatro.
Los aliados deciden cuándo se pueden abrir las puertas. «Redactar los acuerdos con los aliados» (4) lleva a «Espera de revisión y firma de los aliados» (15), una espera simple que sustituyes por lo que te digan tus aliados, y después a «Acuerdos con los aliados firmados». «Abrir la inscripción de la cohorte 1» (10) y «Preparar el local y los materiales» (5) lo esperan. El lado del personal no: «Captar personal y voluntariado» (10) y «Formar al personal y al voluntariado» (4) empiezan justo después de «Diseño del piloto acordado» y están listos mucho antes de que cierre la inscripción. Con estas cifras ilustrativas, las personas esperan a los aliados y no al revés, lo contrario de lo que suelen suponer los equipos.
Las cohortes corren después en orden, y ese orden decide el final. «Ejecutar la cohorte 1» (15) necesita personal formado, el local, la inscripción y «Planificar la evaluación y los consentimientos» (5), de modo que el consentimiento esté listo antes de la primera sesión. «Revisar la cohorte 1 con los aliados» (3) lleva a «Control intermedio realizado», luego «Ajustar el programa para la cohorte 2» (3) y «Abrir la inscripción de la cohorte 2» (5) antes de «Ejecutar la cohorte 2» (15). «Recoger la opinión de participantes y datos de resultados» (28) empieza 1 día laborable después de que empiece la cohorte 1, con un vínculo de inicio a inicio, y no puede terminar hasta 3 días laborables después de que acabe la cohorte 2. «Redactar el informe de evaluación» (8) y «Presentar los hallazgos al comité de seguimiento» (2) llevan a «Decisión de ampliar o cerrar tomada». Todas las duraciones son ilustrativas: sustitúyelas por tu propio ritmo y por lo que te digan tus aliados y participantes.
Un cronograma programa el trabajo. No hace válido un acuerdo con un aliado, ni adecuado un formulario de consentimiento, ni cumplidas las condiciones de un financiador, y no sustituye las normas que se apliquen a tu servicio, así que guárdalas como tareas con responsables. Si la fecha de apertura se ha prometido al público, da a «Realizar el análisis de necesidades» un Inicio fijo y a «Abrir la inscripción de la cohorte 1» un Inicio fijo en la fecha prometida: el plan empieza en el primer Inicio fijo, se programa hacia delante y marca la tarea si la espera del aliado la empuja más tarde. Como planes relacionados, consulta la plantilla de plan de formación para la formación del personal, la de proyecto de investigación para una evaluación más larga y la de gestión del cambio si el piloto pasa a ser un despliegue. Sobre cómo se dibujan esperas y fases, consulta las guías de dependencias y de tareas solapadas en el diagrama de Gantt.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, «Necesidades y aliados», «Personal e inscripción», «Ejecución» y «Evaluación y decisión», con 22 tareas y cuatro hitos: «Diseño del piloto acordado», «Acuerdos con los aliados firmados», «Control intermedio realizado» y «Decisión de ampliar o cerrar tomada».
- Una puerta de aliados: «Espera de revisión y firma de los aliados» está entre «Redactar los acuerdos con los aliados» y «Acuerdos con los aliados firmados», y la inscripción y el local siguen a ese hito.
- Trabajo de personal junto a la espera: «Captar personal y voluntariado» y «Formar al personal y al voluntariado» empiezan tras «Diseño del piloto acordado», no cuando firman los aliados.
- Dos cohortes en secuencia con un control entre ambas: «Ejecutar la cohorte 1», «Revisar la cohorte 1 con los aliados», «Control intermedio realizado», «Ajustar el programa para la cohorte 2» y «Ejecutar la cohorte 2».
- Una evaluación que se solapa con la ejecución: «Recoger la opinión de participantes y datos de resultados» empieza 1 día laborable después de la cohorte 1 y termina 3 días laborables después de la cohorte 2, antes de «Redactar el informe de evaluación».
Cuándo usar esta plantilla
- Vas a pilotar un servicio con uno o más aliados y necesitas ver si decide la primera sesión la firma de los aliados o la inscripción.
- Quieres ejecutar una segunda cohorte ajustada y necesitas que la revisión, los cambios y la nueva inscripción quepan entre las dos.
- Se ha anunciado una fecha de lanzamiento o apertura y quieres comprobar que la preparación cabe antes.
- Rindes cuentas a un comité de seguimiento o a un financiador y necesitas un plan que termine en una decisión clara de ampliar o cerrar.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Realizar el análisis de necesidades | Necesidades y aliados | 8 | |
| 2 | Definir el modelo del piloto y el grupo destinatario | Necesidades y aliados | 4 | 1 |
| 3 | Diseño del piloto acordado | Necesidades y aliados | Hito | 2 |
| 4 | Redactar los acuerdos con los aliados | Necesidades y aliados | 4 | 3 |
| 5 | Espera de revisión y firma de los aliados | Necesidades y aliados | 15 | 4 |
| 6 | Acuerdos con los aliados firmados | Necesidades y aliados | Hito | 5 |
| 7 | Captar personal y voluntariado | Personal e inscripción | 10 | 3 |
| 8 | Formar al personal y al voluntariado | Personal e inscripción | 4 | 7 |
| 9 | Preparar el local y los materiales | Ejecución | 5 | 6 |
| 10 | Crear los formularios de inscripción y derivación | Personal e inscripción | 3 | 3 |
| 11 | Abrir la inscripción de la cohorte 1 | Personal e inscripción | 10 | 6, 10 |
| 12 | Planificar la evaluación y los consentimientos | Evaluación y decisión | 5 | 3 |
| 13 | Ejecutar la cohorte 1 | Ejecución | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | Revisar la cohorte 1 con los aliados | Ejecución | 3 | 13 |
| 15 | Control intermedio realizado | Ejecución | Hito | 14 |
| 16 | Ajustar el programa para la cohorte 2 | Ejecución | 3 | 15 |
| 17 | Abrir la inscripción de la cohorte 2 | Personal e inscripción | 5 | 16 |
| 18 | Ejecutar la cohorte 2 | Ejecución | 15 | 17 |
| 19 | Recoger la opinión de participantes y datos de resultados | Evaluación y decisión | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | Redactar el informe de evaluación | Evaluación y decisión | 8 | 19 |
| 21 | Presentar los hallazgos al comité de seguimiento | Evaluación y decisión | 2 | 20 |
| 22 | Decisión de ampliar o cerrar tomada | Evaluación y decisión | Hito | 21 |
Cómo funciona
Cierra el diseño del piloto
Conserva «Diseño del piloto acordado» como la puerta de los acuerdos con aliados, la captación, los formularios de inscripción y el plan de evaluación. Si el análisis de necesidades ya está hecho, acorta «Realizar el análisis de necesidades» a unos pocos días.
Sustituye la espera de los aliados
Ajusta «Espera de revisión y firma de los aliados» con lo que te diga cada aliado. Es una espera simple, así que una más larga mueve «Acuerdos con los aliados firmados» y todo lo posterior.
Dimensiona la captación y la inscripción
Ajusta «Captar personal y voluntariado» y «Abrir la inscripción de la cohorte 1» a tu propio ritmo. Si la inscripción es más lenta que la captación, el personal está listo pronto y los días extra se acumulan en la inscripción.
Fija las cohortes y el control
Ajusta «Ejecutar la cohorte 1» y «Ejecutar la cohorte 2» a la duración de tu programa, y da a «Revisar la cohorte 1 con los aliados» y «Ajustar el programa para la cohorte 2» el tiempo que de verdad necesiten los cambios.
Comprueba el solape de la evaluación
El vínculo de inicio a inicio de 1 día permite que la recogida de datos empiece con la cohorte 1, y el de fin a fin de 3 días la mantiene abierta hasta después de la cohorte 2. Cambia ambos si tus medidas necesitan un seguimiento más largo.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con los aliados y el comité de seguimiento, y exporta un PDF o PNG para la reunión.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la captación empieza antes de que firmen los aliados?
Porque no depende de ellos. «Captar personal y voluntariado» y «Formar al personal y al voluntariado» solo necesitan «Diseño del piloto acordado», así que corren junto a «Espera de revisión y firma de los aliados». Si un aliado aporta parte de tu personal, haz que la captación siga a «Acuerdos con los aliados firmados».
Mi fecha de apertura es fija. ¿Puede comprobarla el diagrama?
Sí. Da a «Realizar el análisis de necesidades» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Abrir la inscripción de la cohorte 1» un Inicio fijo en la fecha anunciada. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante: si la espera del aliado no puede cumplirse para entonces, la tarea se marca con un conflicto que muestra la fecha más temprana que permiten sus dependencias.
¿Sabe el diagrama cuándo firmará un aliado?
No. Muestra cuándo prevés enviar el acuerdo y cuánto prevés esperar. Cuando te respondan, cambia la duración de «Espera de revisión y firma de los aliados» y las fechas posteriores se mueven.
¿Puedo ejecutar más de dos cohortes?
Sí. Copia las filas desde «Ajustar el programa para la cohorte 2» hasta «Ejecutar la cohorte 2», pégalas en la hoja y haz que cada cohorte nueva dependa de la anterior. Consulta la guía de diagrama de Gantt con responsables para asignar una persona a cada tarea.
¿Sirve para un piloto de una sola cohorte?
Sí. Quita la revisión, el ajuste y la segunda inscripción y cohorte, y vincula «Ejecutar la cohorte 1» directamente con la evaluación. La puerta de aliados y el solape de la evaluación siguen igual.