قالب مخطط جانت لتجربة برنامج مجتمعي: الشركاء والتسجيل والدفعات
مخطط جانت قابل للتحرير لتجربة خدمة مجتمعية: تقييم الاحتياجات واتفاقيات الشركاء وتدريب الموظفين والمتطوعين والتسجيل ودفعتان تتخللهما مراجعة منتصف التجربة ثم التقييم وقرار التوسع.
ما هي قالب مخطط جانت لتجربة برنامج مجتمعي: الشركاء والتسجيل والدفعات؟
تجربة الخدمة المجتمعية اختبار له غاية: في نهايته على أحد ما أن يقرر هل يوسّعها أم يغيّرها أم يوقفها. وهذا يجعل ترتيب العمل غير مألوف. فبداية التجربة تحددها أمور من خارج فريقك، شريك لا بد أن يوقّع ومشاركون لا بد أن يسجلوا، ونهايتها تحددها الدفعات، لأن الدليل الذي تحتاجه لا يوجد إلا بعد أن تنتهي المجموعة الثانية. يُظهر المخطط الزمني أيها الأبطأ وماذا يستطيع بقية الفريق فعله وهو جارٍ.
في هذا القالب أربع مجموعات هي «الاحتياجات والشركاء» و«الموظفون والتسجيل» و«التنفيذ» و«التقييم والقرار»، و22 مهمة وأربعة معالم رئيسية. «إجراء تقييم الاحتياجات» (8 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً، و«تحديد نموذج التجربة والفئة المستهدفة» (4) تقود إلى «الاتفاق على تصميم التجربة». وهذه البوابة هي التي يكلّف تغييرها المتأخر كثيراً: فاتفاقيات الشركاء والتوظيف ونماذج التسجيل وخطة التقييم كلها تتبعها، وتغيير النموذج بعدها يعني إعادة صياغة الأربعة.
الشركاء هم من يحدد متى تفتح الأبواب. «صياغة اتفاقيات الشركاء» (4) تقود إلى «انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم» (15)، وهو انتظار بسيط تستبدل مدته بما يخبرك به شركاؤك، ثم «إبرام اتفاقيات الشركاء». وتنتظرها «فتح التسجيل للدفعة 1» (10) و«تجهيز المكان والمواد» (5). أما جانب الموظفين فلا ينتظر: «توظيف الموظفين والمتطوعين» (10) و«تدريب الموظفين والمتطوعين» (4) تبدآن مباشرة بعد «الاتفاق على تصميم التجربة» وتجهزان قبل إغلاق التسجيل بوقت طويل. وفي هذه الأرقام التوضيحية ينتظر الأشخاص الشركاء لا العكس، وهذا عكس ما يفترضه الفرق عادة.
ثم تجري الدفعتان بالترتيب، وترتيبهما يحدد النهاية. «تنفيذ الدفعة 1» (15) تحتاج الموظفين المدرَّبين والمكان والتسجيل و«تخطيط التقييم ونماذج الموافقة» (5)، فتكون الموافقة قائمة قبل أول جلسة. و«مراجعة الدفعة 1 مع الشركاء» (3) تقود إلى «إتمام فحص منتصف التجربة»، ثم «تعديل البرنامج للدفعة 2» (3) و«فتح التسجيل للدفعة 2» (5) قبل «تنفيذ الدفعة 2» (15). وتبدأ «جمع ملاحظات المشاركين وبيانات النتائج» (28) بعد يوم عمل واحد من بدء الدفعة الأولى برابط من بداية إلى بداية، ولا تنتهي قبل 3 أيام عمل من انتهاء الدفعة الثانية. و«كتابة تقرير التقييم» (8) و«عرض النتائج على اللجنة التوجيهية» (2) تقودان إلى «اتخاذ قرار التوسع أو الإيقاف». كل المدد توضيحية: استبدل بها إيقاعك وما يخبرك به شركاؤك ومشاركوك.
يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل اتفاقية الشريك سارية ولا نموذج الموافقة كافياً ولا شروط الجهة الممولة مستوفاة، ولا يحل محل القواعد السارية على خدمتك، فأبقِ تلك مهامَّ لها مسؤولون. وإن كان موعد الافتتاح قد وُعد به الجمهور فأعطِ «إجراء تقييم الاحتياجات» بداية ثابتة، و«فتح التسجيل للدفعة 1» بداية ثابتة في التاريخ الموعود: تبدأ الخطة من أبكر بداية ثابتة وتُجدول إلى الأمام، وتسم المهمة بعلامة إن دفعها انتظار الشركاء إلى ما بعد ذلك. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت لخطة التدريب لتدريب الموظفين، وقالب مخطط جانت لمشروع بحثي لتقييم أطول، وقالب مخطط جانت لإدارة التغيير إن تحولت التجربة إلى تعميم. ولمعرفة كيف تُرسم الانتظارات والمراحل انظر دليل اعتماديات مخطط جانت ودليل المهام المتداخلة في مخطط جانت.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي «الاحتياجات والشركاء» و«الموظفون والتسجيل» و«التنفيذ» و«التقييم والقرار»، مع 22 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «الاتفاق على تصميم التجربة» و«إبرام اتفاقيات الشركاء» و«إتمام فحص منتصف التجربة» و«اتخاذ قرار التوسع أو الإيقاف».
- بوابة للشركاء: «انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم» بين «صياغة اتفاقيات الشركاء» و«إبرام اتفاقيات الشركاء»، ويتبع التسجيل والمكان كلاهما ذلك المعلم الرئيسي.
- عمل للموظفين يجري بجانب الانتظار: «توظيف الموظفين والمتطوعين» و«تدريب الموظفين والمتطوعين» تبدآن بعد «الاتفاق على تصميم التجربة» لا بعد توقيع الشركاء.
- دفعتان بالتتابع بينهما فحص: «تنفيذ الدفعة 1» و«مراجعة الدفعة 1 مع الشركاء» و«إتمام فحص منتصف التجربة» و«تعديل البرنامج للدفعة 2» و«تنفيذ الدفعة 2».
- تقييم يتداخل مع التنفيذ: تبدأ «جمع ملاحظات المشاركين وبيانات النتائج» بعد يوم عمل واحد من الدفعة 1 وتنتهي بعد 3 أيام عمل من الدفعة 2، قبل «كتابة تقرير التقييم».
متى تستخدم هذا القالب
- توشك على تجربة خدمة مع شريك أو أكثر وتريد أن ترى هل تحدد الجلسة الأولى توقيعات الشركاء أم التسجيل.
- تريد تشغيل دفعة ثانية معدَّلة وتحتاج أن تتسع المراجعة والتغييرات والتسجيل الجديد بين الدفعتين.
- أُعلن عن موعد إطلاق أو افتتاح وتريد التحقق من أن التحضير يتسع قبله.
- ترفع تقاريرك إلى لجنة توجيهية أو جهة ممولة وتحتاج خطة تنتهي بقرار واضح بالتوسع أو الإيقاف.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | إجراء تقييم الاحتياجات | الاحتياجات والشركاء | 8 | |
| 2 | تحديد نموذج التجربة والفئة المستهدفة | الاحتياجات والشركاء | 4 | 1 |
| 3 | الاتفاق على تصميم التجربة | الاحتياجات والشركاء | معلم رئيسي | 2 |
| 4 | صياغة اتفاقيات الشركاء | الاحتياجات والشركاء | 4 | 3 |
| 5 | انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم | الاحتياجات والشركاء | 15 | 4 |
| 6 | إبرام اتفاقيات الشركاء | الاحتياجات والشركاء | معلم رئيسي | 5 |
| 7 | توظيف الموظفين والمتطوعين | الموظفون والتسجيل | 10 | 3 |
| 8 | تدريب الموظفين والمتطوعين | الموظفون والتسجيل | 4 | 7 |
| 9 | تجهيز المكان والمواد | التنفيذ | 5 | 6 |
| 10 | إعداد نماذج التسجيل والإحالة | الموظفون والتسجيل | 3 | 3 |
| 11 | فتح التسجيل للدفعة 1 | الموظفون والتسجيل | 10 | 6, 10 |
| 12 | تخطيط التقييم ونماذج الموافقة | التقييم والقرار | 5 | 3 |
| 13 | تنفيذ الدفعة 1 | التنفيذ | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | مراجعة الدفعة 1 مع الشركاء | التنفيذ | 3 | 13 |
| 15 | إتمام فحص منتصف التجربة | التنفيذ | معلم رئيسي | 14 |
| 16 | تعديل البرنامج للدفعة 2 | التنفيذ | 3 | 15 |
| 17 | فتح التسجيل للدفعة 2 | الموظفون والتسجيل | 5 | 16 |
| 18 | تنفيذ الدفعة 2 | التنفيذ | 15 | 17 |
| 19 | جمع ملاحظات المشاركين وبيانات النتائج | التقييم والقرار | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | كتابة تقرير التقييم | التقييم والقرار | 8 | 19 |
| 21 | عرض النتائج على اللجنة التوجيهية | التقييم والقرار | 2 | 20 |
| 22 | اتخاذ قرار التوسع أو الإيقاف | التقييم والقرار | معلم رئيسي | 21 |
كيف تعمل
ثبّت تصميم التجربة
أبقِ «الاتفاق على تصميم التجربة» بوابةً لاتفاقيات الشركاء والتوظيف ونماذج التسجيل وخطة التقييم. وإن كان تقييم الاحتياجات قد أُنجز فقصّر «إجراء تقييم الاحتياجات» إلى أيام قليلة.
استبدل انتظار الشركاء
اضبط «انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم» وفق ما يخبرك به كل شريك. وهو انتظار بسيط، فإطالته تحرّك «إبرام اتفاقيات الشركاء» وكل ما بعده.
اضبط حجم التوظيف والتسجيل
اضبط «توظيف الموظفين والمتطوعين» و«فتح التسجيل للدفعة 1» وفق إيقاعك. وإن كان التسجيل أبطأ من التوظيف فالموظفون جاهزون مبكراً وتقع الأيام الإضافية في التسجيل.
حدّد الدفعتين والفحص
اضبط «تنفيذ الدفعة 1» و«تنفيذ الدفعة 2» وفق طول برنامجك، وامنح «مراجعة الدفعة 1 مع الشركاء» و«تعديل البرنامج للدفعة 2» الوقت الذي تحتاجه التغييرات فعلاً.
افحص تداخل التقييم
الرابط البالغ يوماً من بداية إلى بداية يتيح لجمع البيانات أن يبدأ مع الدفعة الأولى، والرابط البالغ 3 أيام من نهاية إلى نهاية يُبقيه مفتوحاً إلى ما بعد الدفعة الثانية. غيّرهما إن احتاجت مقاييسك متابعة أطول.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص، وشارك المخطط رابطاً مع الشركاء واللجنة التوجيهية، وصدّر ملف PDF أو PNG للاجتماع.
الأسئلة الشائعة
لماذا يبدأ التوظيف قبل أن يوقّع الشركاء؟
لأنه لا يعتمد عليهم. «توظيف الموظفين والمتطوعين» و«تدريب الموظفين والمتطوعين» لا تحتاجان إلا «الاتفاق على تصميم التجربة»، فتجريان بجانب «انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم». وإن كان شريك يوفر بعض موظفيك فاجعل التوظيف يتبع «إبرام اتفاقيات الشركاء» بدلاً من ذلك.
موعد افتتاحي ثابت. هل يستطيع المخطط التحقق منه؟
نعم. أعطِ «إجراء تقييم الاحتياجات» بداية ثابتة في يوم شروعك، ثم أعطِ «فتح التسجيل للدفعة 1» بداية ثابتة في التاريخ المعلن. تبدأ الخطة من أبكر بداية ثابتة وتُجدول إلى الأمام: فإن عجز انتظار الشركاء عن الانتهاء بحلوله وُسمت المهمة بعلامة تعارض تُظهر أبكر تاريخ تسمح به اعتمادياتها.
هل يعرف المخطط متى سيوقّع الشريك؟
لا. هو يعرض متى تخطط لإرسال الاتفاقية وكم تخطط أن تنتظر. وحين تتلقى الرد غيّر مدة «انتظار مراجعة الشركاء وتوقيعهم» فتتحرك التواريخ التي بعدها.
هل أستطيع تشغيل أكثر من دفعتين؟
نعم. انسخ الصفوف من «تعديل البرنامج للدفعة 2» إلى «تنفيذ الدفعة 2» والصقها في الجدول، واجعل كل دفعة جديدة تعتمد على التي قبلها. وانظر دليل مخطط جانت مع المسؤولين لوضع شخص مقابل كل مهمة.
هل أستخدمه لتجربة بدفعة واحدة؟
نعم. أزل المراجعة والتعديل والتسجيل والدفعة الثانية، واربط «تنفيذ الدفعة 1» مباشرة بالتقييم. وتبقى بوابة الشركاء وتداخل التقييم كما هما.