Gantt-Diagramm Pilotprojekt: Partner, Anmeldung und Kohorten
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für den Pilot eines Angebots vor Ort: Bedarfsanalyse, Partnervereinbarungen, Schulung von Personal und Ehrenamtlichen, Anmeldung, zwei Kohorten mit Zwischenprüfung, Auswertung, Entscheidung.
Was ist Gantt-Diagramm pilotprojekt: partner, anmeldung und kohorten?
Der Pilot eines Angebots vor Ort ist ein Test mit einem Zweck: Am Ende muss jemand entscheiden, ob das Angebot ausgeweitet, geändert oder eingestellt wird. Das macht die Reihenfolge der Arbeit ungewöhnlich. Den Start setzen Dinge außerhalb Ihres Teams, ein Partner, der unterschreiben muss, und Teilnehmende, die sich anmelden müssen, und das Ende setzen die Kohorten, denn die Belege, die Sie brauchen, gibt es erst, wenn die zweite Gruppe fertig ist. Ein Zeitplan zeigt, was davon am langsamsten ist und was der Rest des Teams währenddessen tun kann.
Die Vorlage hat vier Gruppen, „Bedarf und Partner“, „Personal und Anmeldung“, „Durchführung“ und „Auswertung und Entscheidung“, mit 22 Aufgaben und vier Meilensteinen. „Bedarfsanalyse durchführen“ (8 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe, und „Pilotmodell und Zielgruppe festlegen“ (4) führt zu „Pilotkonzept vereinbart“. Dieses Tor ist die eine späte Änderung, die viel kostet: Partnervereinbarungen, Gewinnung, Anmeldeformulare und Auswertungsplan folgen ihm, eine spätere Änderung des Modells heißt also, alle vier neu zu entwerfen.
Die Partner bestimmen, wann Sie die Türen öffnen können. „Partnervereinbarungen entwerfen“ (4) führt zu „Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten“ (15), einer reinen Wartezeit, die Sie durch das ersetzen, was Ihre Partner sagen, und dann zu „Partnervereinbarungen liegen vor“. „Anmeldung für Kohorte 1 öffnen“ (10) und „Räume und Materialien vorbereiten“ (5) warten beide darauf. Die Personalseite nicht: „Personal und Ehrenamtliche gewinnen“ (10) und „Personal und Ehrenamtliche schulen“ (4) beginnen direkt nach „Pilotkonzept vereinbart“ und sind lange vor Ende der Anmeldung bereit. In den Beispielwerten warten die Menschen auf die Partner, nicht umgekehrt, was dem entgegengesetzt ist, was Teams meist annehmen.
Die Kohorten laufen dann der Reihe nach, und diese Reihenfolge bestimmt das Ende. „Kohorte 1 durchführen“ (15) braucht geschultes Personal, Räume, Anmeldung und „Auswertung und Einwilligungsformulare planen“ (5); die Einwilligung liegt also vor der ersten Sitzung. „Kohorte 1 mit Partnern auswerten“ (3) führt zu „Zwischenprüfung des Piloten erledigt“, dann zu „Programm für Kohorte 2 anpassen“ (3) und „Anmeldung für Kohorte 2 öffnen“ (5) vor „Kohorte 2 durchführen“ (15). „Rückmeldungen und Ergebnisdaten der Teilnehmenden erheben“ (28) beginnt 1 Arbeitstag nach dem Start von Kohorte 1 mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung und kann erst 3 Arbeitstage nach dem Ende von Kohorte 2 enden. „Evaluationsbericht schreiben“ (8) und „Ergebnisse der Steuerungsgruppe vorstellen“ (2) führen zu „Entscheidung über Ausweitung oder Einstellung getroffen“. Alle Dauern sind Beispielwerte: Ersetzen Sie sie durch Ihr eigenes Tempo und durch das, was Partner und Teilnehmende Ihnen sagen.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht eine Partnervereinbarung nicht gültig, eine Einwilligung nicht ausreichend und Bedingungen eines Fördergebers nicht erfüllt, und er ersetzt nicht die Regeln für Ihr Angebot; führen Sie diese als Aufgaben mit Verantwortlichen. Wurde der Eröffnungstermin öffentlich zugesagt, geben Sie „Bedarfsanalyse durchführen“ einen festen Start und „Anmeldung für Kohorte 1 öffnen“ einen festen Start am zugesagten Datum: Der Plan beginnt am frühesten festen Start, wird vorwärts geplant und markiert die Aufgabe, wenn die Partnerwartezeit sie später schiebt. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Schulungsplan für die Personalschulung, die Gantt-Vorlage Forschungsprojekt für eine längere Auswertung und die Gantt-Vorlage Änderungsmanagement, falls der Pilot zum Rollout wird. Wie Wartezeiten und Phasen gezeichnet werden, zeigen der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, „Bedarf und Partner“, „Personal und Anmeldung“, „Durchführung“ und „Auswertung und Entscheidung“, mit 22 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Pilotkonzept vereinbart“, „Partnervereinbarungen liegen vor“, „Zwischenprüfung des Piloten erledigt“ und „Entscheidung über Ausweitung oder Einstellung getroffen“.
- Ein Partnertor: „Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten“ liegt zwischen „Partnervereinbarungen entwerfen“ und „Partnervereinbarungen liegen vor“, und Anmeldung und Räume folgen beide diesem Meilenstein.
- Personalarbeit neben der Wartezeit: „Personal und Ehrenamtliche gewinnen“ und „Personal und Ehrenamtliche schulen“ beginnen nach „Pilotkonzept vereinbart“, nicht nach der Unterschrift der Partner.
- Zwei Kohorten nacheinander mit einer Prüfung dazwischen: „Kohorte 1 durchführen“, „Kohorte 1 mit Partnern auswerten“, „Zwischenprüfung des Piloten erledigt“, „Programm für Kohorte 2 anpassen“ und „Kohorte 2 durchführen“.
- Eine Auswertung, die die Durchführung überlappt: „Rückmeldungen und Ergebnisdaten der Teilnehmenden erheben“ beginnt 1 Arbeitstag nach Kohorte 1 und endet 3 Arbeitstage nach Kohorte 2, vor „Evaluationsbericht schreiben“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie wollen ein Angebot mit einem oder mehreren Partnern pilotieren und sehen, ob Unterschriften oder Anmeldung die erste Sitzung bestimmen.
- Sie wollen eine zweite, angepasste Kohorte durchführen und brauchen Auswertung, Änderungen und neue Anmeldung zwischen beiden.
- Ein Start- oder Eröffnungstermin wurde angekündigt, und Sie wollen prüfen, ob die Vorbereitung davor passt.
- Sie berichten einer Steuerungsgruppe oder einem Fördergeber und brauchen einen Plan, der in einer klaren Entscheidung zur Ausweitung oder Einstellung endet.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bedarfsanalyse durchführen | Bedarf und Partner | 8 | |
| 2 | Pilotmodell und Zielgruppe festlegen | Bedarf und Partner | 4 | 1 |
| 3 | Pilotkonzept vereinbart | Bedarf und Partner | Meilenstein | 2 |
| 4 | Partnervereinbarungen entwerfen | Bedarf und Partner | 4 | 3 |
| 5 | Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten | Bedarf und Partner | 15 | 4 |
| 6 | Partnervereinbarungen liegen vor | Bedarf und Partner | Meilenstein | 5 |
| 7 | Personal und Ehrenamtliche gewinnen | Personal und Anmeldung | 10 | 3 |
| 8 | Personal und Ehrenamtliche schulen | Personal und Anmeldung | 4 | 7 |
| 9 | Räume und Materialien vorbereiten | Durchführung | 5 | 6 |
| 10 | Anmelde- und Überweisungsformulare erstellen | Personal und Anmeldung | 3 | 3 |
| 11 | Anmeldung für Kohorte 1 öffnen | Personal und Anmeldung | 10 | 6, 10 |
| 12 | Auswertung und Einwilligungsformulare planen | Auswertung und Entscheidung | 5 | 3 |
| 13 | Kohorte 1 durchführen | Durchführung | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | Kohorte 1 mit Partnern auswerten | Durchführung | 3 | 13 |
| 15 | Zwischenprüfung des Piloten erledigt | Durchführung | Meilenstein | 14 |
| 16 | Programm für Kohorte 2 anpassen | Durchführung | 3 | 15 |
| 17 | Anmeldung für Kohorte 2 öffnen | Personal und Anmeldung | 5 | 16 |
| 18 | Kohorte 2 durchführen | Durchführung | 15 | 17 |
| 19 | Rückmeldungen und Ergebnisdaten der Teilnehmenden erheben | Auswertung und Entscheidung | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | Evaluationsbericht schreiben | Auswertung und Entscheidung | 8 | 19 |
| 21 | Ergebnisse der Steuerungsgruppe vorstellen | Auswertung und Entscheidung | 2 | 20 |
| 22 | Entscheidung über Ausweitung oder Einstellung getroffen | Auswertung und Entscheidung | Meilenstein | 21 |
So funktioniert es
Das Pilotkonzept festschreiben
Behalten Sie „Pilotkonzept vereinbart“ als Tor für Partnervereinbarungen, Gewinnung, Anmeldeformulare und Auswertungsplan. Ist die Bedarfsanalyse schon erledigt, kürzen Sie „Bedarfsanalyse durchführen“ auf wenige Tage.
Die Partnerwartezeit ersetzen
Setzen Sie „Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten“ nach dem, was jeder Partner sagt. Es ist eine reine Wartezeit; eine längere verschiebt „Partnervereinbarungen liegen vor“ und alles danach.
Gewinnung und Anmeldung bemessen
Setzen Sie „Personal und Ehrenamtliche gewinnen“ und „Anmeldung für Kohorte 1 öffnen“ nach Ihrem eigenen Tempo. Ist die Anmeldung langsamer als die Gewinnung, ist das Personal früh bereit, und die zusätzlichen Tage liegen bei der Anmeldung.
Kohorten und Prüfung festlegen
Setzen Sie „Kohorte 1 durchführen“ und „Kohorte 2 durchführen“ nach der Länge Ihres Programms und geben Sie „Kohorte 1 mit Partnern auswerten“ und „Programm für Kohorte 2 anpassen“ die Zeit, die die Änderungen wirklich brauchen.
Die Überlappung der Auswertung prüfen
Die Anfang-Anfang-Verknüpfung von 1 Tag lässt die Datenerhebung mit Kohorte 1 beginnen, und die Ende-Ende-Verknüpfung von 3 Tagen hält sie bis nach Kohorte 2 offen. Ändern Sie beides, wenn Ihre Messungen eine längere Nachbeobachtung brauchen.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit Partnern und der Steuerungsgruppe und exportieren Sie ein PDF oder PNG für die Sitzung.
Häufig gestellte Fragen
Warum beginnt die Gewinnung, bevor die Partner unterschrieben haben?
Weil sie nicht von ihnen abhängt. „Personal und Ehrenamtliche gewinnen“ und „Personal und Ehrenamtliche schulen“ brauchen nur „Pilotkonzept vereinbart“ und laufen daher neben „Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten“. Stellt ein Partner einen Teil Ihres Personals, lassen Sie die Gewinnung stattdessen auf „Partnervereinbarungen liegen vor“ folgen.
Mein Eröffnungstermin ist fest. Kann das Diagramm ihn prüfen?
Ja. Geben Sie „Bedarfsanalyse durchführen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Anmeldung für Kohorte 1 öffnen“ einen festen Start am angekündigten Datum. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant: Lässt sich die Partnerwartezeit bis dahin nicht erledigen, trägt die Aufgabe eine Konfliktmarkierung mit dem frühesten Datum, das ihre Abhängigkeiten zulassen.
Weiß das Diagramm, wann ein Partner unterschreibt?
Nein. Es zeigt, wann Sie die Vereinbarung zu schicken planen und wie lange Sie warten wollen. Hören Sie zurück, ändern Sie die Dauer von „Prüfung und Unterschrift der Partner abwarten“, und die Termine danach ziehen mit.
Kann ich mehr als zwei Kohorten durchführen?
Ja. Kopieren Sie die Zeilen von „Programm für Kohorte 2 anpassen“ bis „Kohorte 2 durchführen“, fügen Sie sie in die Tabelle ein und lassen Sie jede neue Kohorte von der vorigen abhängen. Wie Sie jeder Aufgabe eine Person zuordnen, zeigt der Leitfaden zu Gantt-Diagrammen mit Verantwortlichen.
Kann ich es für einen Pilot mit nur einer Kohorte verwenden?
Ja. Entfernen Sie die Prüfung, die Anpassung sowie zweite Anmeldung und Kohorte und verknüpfen Sie „Kohorte 1 durchführen“ direkt mit der Auswertung. Partnertor und Überlappung der Auswertung bleiben gleich.