社區計劃試行甘特圖範本：夥伴、報名及組別
可編輯的社區服務試行甘特圖：需求評估、夥伴協議、員工及義工培訓、報名、設有中期檢視的兩批組別、評估，以至決定是否擴展。
甚麼是社區計劃試行甘特圖範本：夥伴、報名及組別流程
社區服務的試行是一項有目的的測試：完結時，總要有人決定擴展、修改還是停止。這令工作次序變得特別。開始的時間由團隊以外的事決定：夥伴要簽約、參加者要報名；結束的時間則由組別決定，因為你需要的證據要等第二批參加者完成後才有。時間線顯示當中哪一項最慢，以及團隊其餘成員在等候期間可以做甚麼。
這個範本分四個組別：「需求與夥伴」、「員工與報名」、「推行」和「評估與決定」，共 22 項工作和四個里程碑。「進行需求評估」（8 個工作日）是唯一的起始工作，「界定試行模式及目標對象」（4 日）之後是「試行設計已議定」。這是後期改動代價最高的一道關口：夥伴協議、招募、報名表格和評估計劃都接在它之後，所以之後才改動模式，就要重擬這四項。
夥伴決定你何時可以開門。「草擬夥伴協議」（4 日）之後是「夥伴審閱及簽署等候」（15 日），這是純粹的等候，請換成夥伴告訴你的時間，然後到「夥伴協議已就緒」。「為第 1 批開放報名」（10 日）和「準備場地及物資」（5 日）都要等它。員工方面則不用：「招募員工及義工」（10 日）和「培訓員工及義工」（4 日）在「試行設計已議定」後隨即開始，遠在報名截止前已準備好。按這些示例數字，是人員在等夥伴，而非夥伴在等人員，與團隊通常的想像相反。
各批組別隨後依次進行，這個次序決定完結日期。「進行第 1 批」（15 日）需要已受訓的員工、場地、報名，以及「規劃評估及同意書」（5 日），好讓同意書在第一節活動前已就緒。「與夥伴檢討第 1 批」（3 日）之後是「中期檢視完成」，再到「為第 2 批調整計劃」（3 日）和「為第 2 批開放報名」（5 日），然後才是「進行第 2 批」（15 日）。「收集參加者意見及成效資料」（28 日）在第 1 批開始後 1 個工作日開始，以開始到開始連結，而要到第 2 批完成後 3 個工作日才能結束。「撰寫評估報告」（8 日）和「向督導小組匯報結果」（2 日）之後是「已決定擴展或停止」。所有工期只是示例：請換成你自己的進度，以及夥伴和參加者告訴你的時間。
時間線只為工作排程，不會令夥伴協議有效、同意書足夠，或令資助機構的條件獲得滿足，亦不能取代適用於你服務的規則，因此請把這些另列為有負責人的工作。如果開放日期已向公眾承諾，請為「進行需求評估」設定固定開始日期，並為「為第 1 批開放報名」設定承諾日期作固定開始日期：計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程，夥伴等候令工作推遲時會出現標記。相關計劃方面，員工培訓可參考培訓計劃甘特圖範本，較長的評估可參考研究項目甘特圖範本，試行轉為全面推行則可參考變革管理甘特圖範本。等候和階段的畫法，請看甘特圖依賴關係指南和甘特圖重疊工作指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：「需求與夥伴」、「員工與報名」、「推行」和「評估與決定」，共 22 項工作和四個里程碑：「試行設計已議定」、「夥伴協議已就緒」、「中期檢視完成」和「已決定擴展或停止」。
- 一道夥伴關口：「夥伴審閱及簽署等候」位於「草擬夥伴協議」和「夥伴協議已就緒」之間，報名和場地都接在該里程碑之後。
- 與等候並行的員工工作：「招募員工及義工」和「培訓員工及義工」在「試行設計已議定」之後開始，而不是等夥伴簽約。
- 兩批組別依次進行，中間設有檢視：「進行第 1 批」、「與夥伴檢討第 1 批」、「中期檢視完成」、「為第 2 批調整計劃」和「進行第 2 批」。
- 與推行重疊的評估：「收集參加者意見及成效資料」在第 1 批開始後 1 個工作日開始，在第 2 批結束後 3 個工作日完成，然後才到「撰寫評估報告」。
何時使用本範本
- 你準備與一個或多個夥伴試行一項服務，想知道是夥伴簽約還是報名決定第一節活動何時開始。
- 你要進行經調整的第二批，需要讓檢視、修改和新一輪報名都能安排在兩批之間。
- 你已公布開始或開放日期，想確認籌備工作能否趕及。
- 你要向督導小組或資助機構匯報，需要一個以明確決定（擴展或停止）作結的計劃。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 進行需求評估 | 需求與夥伴 | 8 | |
| 2 | 界定試行模式及目標對象 | 需求與夥伴 | 4 | 1 |
| 3 | 試行設計已議定 | 需求與夥伴 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 草擬夥伴協議 | 需求與夥伴 | 4 | 3 |
| 5 | 夥伴審閱及簽署等候 | 需求與夥伴 | 15 | 4 |
| 6 | 夥伴協議已就緒 | 需求與夥伴 | 里程碑 | 5 |
| 7 | 招募員工及義工 | 員工與報名 | 10 | 3 |
| 8 | 培訓員工及義工 | 員工與報名 | 4 | 7 |
| 9 | 準備場地及物資 | 推行 | 5 | 6 |
| 10 | 製作報名及轉介表格 | 員工與報名 | 3 | 3 |
| 11 | 為第 1 批開放報名 | 員工與報名 | 10 | 6, 10 |
| 12 | 規劃評估及同意書 | 評估與決定 | 5 | 3 |
| 13 | 進行第 1 批 | 推行 | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | 與夥伴檢討第 1 批 | 推行 | 3 | 13 |
| 15 | 中期檢視完成 | 推行 | 里程碑 | 14 |
| 16 | 為第 2 批調整計劃 | 推行 | 3 | 15 |
| 17 | 為第 2 批開放報名 | 員工與報名 | 5 | 16 |
| 18 | 進行第 2 批 | 推行 | 15 | 17 |
| 19 | 收集參加者意見及成效資料 | 評估與決定 | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | 撰寫評估報告 | 評估與決定 | 8 | 19 |
| 21 | 向督導小組匯報結果 | 評估與決定 | 2 | 20 |
| 22 | 已決定擴展或停止 | 評估與決定 | 里程碑 | 21 |
運作方式
鎖定試行設計
保留「試行設計已議定」作為夥伴協議、招募、報名表格和評估計劃的關口。如果需求評估已經完成，可把「進行需求評估」縮短至數日。
更換夥伴等候時間
按各夥伴告訴你的時間設定「夥伴審閱及簽署等候」。它是純粹的等候，所以拉長會令「夥伴協議已就緒」及其後的一切移後。
調整招募及報名的大小
按你自己的進度設定「招募員工及義工」和「為第 1 批開放報名」。如果報名比招募慢，員工會較早就緒，多出的日子落在報名。
設定各批組別及檢視
按計劃的長度設定「進行第 1 批」和「進行第 2 批」，並為「與夥伴檢討第 1 批」和「為第 2 批調整計劃」預留修改真正所需的時間。
檢查評估的重疊
1 日的開始到開始連結讓資料收集隨第 1 批開始，3 日的完成到完成連結令它持續到第 2 批之後。如果你的指標需要更長的跟進，請兩者都更改。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與夥伴和督導小組分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 給會議使用。
常見問題
為甚麼夥伴未簽約就開始招募？
因為招募不依賴他們。「招募員工及義工」和「培訓員工及義工」只需要「試行設計已議定」，所以與「夥伴審閱及簽署等候」並行。如果部分員工由夥伴提供，請改為讓招募接在「夥伴協議已就緒」之後。
我的開放日期已固定，圖表能檢查嗎？
可以。為「進行需求評估」設定開始日的固定開始日期，再為「為第 1 批開放報名」設定公布的日期作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程：如果夥伴等候無法在該日前完成，該工作會出現衝突標記，顯示依賴關係容許的最早日期。
圖表知道夥伴何時簽約嗎？
不知道。它顯示你計劃何時送出協議以及打算等多久。收到回覆後，更改「夥伴審閱及簽署等候」的工期，其後的日期就會移動。
可以進行多於兩批嗎？
可以。複製由「為第 2 批調整計劃」至「進行第 2 批」的各列，貼入試算表，並讓每一批新組別依賴前一批。如要為每項工作指派負責人，請看甘特圖負責人指南。
只有一批組別的試行可以用嗎？
可以。移除檢視、調整，以及第二輪報名和組別，並把「進行第 1 批」直接連向評估。夥伴關口和評估重疊維持不變。