變更管理甘特圖範本：人員、溝通、培訓、推出
可編輯的變更管理計劃：持份者分析、溝通、培訓、流程與系統變更、試行、可否推行決定及穩定期，全部放在同一條時間線上。改工期，日期隨之更新。
甚麼是變更管理甘特圖範本：人員、溝通、培訓、推出流程
機構變更往往無法放進單一計劃，因為它被當成幾個計劃來運作：項目團隊編排系統，溝通部門編排公布，人力資源或培訓團隊編排課程。每個計劃單看都合理。問題出在接駁位，例如培訓教材已準備好，所教的流程卻還未決定，或者公布發出了，領導層卻未獲簡介。把所有工作線放在同一條時間線上，這些接駁位就看得見。
這個範本由持份者開始。「持份者分析」展開後，「變更影響評估」在第三個工作日開始，兩者重疊。之後是「贊助人共識工作坊」和里程碑「變更理據已簽核」。其他一切都要等這個里程碑：「溝通計劃」和「重新設計流程及職位說明」。「配置系統變更」在流程重新設計開始後第五個工作日展開，「設計培訓教材」同樣在其後第五日開始，條件是「培訓需要分析」已完成。
各條工作線在試行處匯合。「與一隊人試行」要等「試行小組培訓」、重新設計的流程和「公布及領導層簡介」。「可否推行決定」是試行之後的里程碑。之後，「培訓其餘員工」和「向所有團隊推出」開始，推出在培訓開始後第三日展開。「分階段更新及常見問題」同時進行，而「穩定期支援」和「採用情況檢討」為計劃作結。
工期只是示意，工作也很通用，請按你的變更重新命名。把這個計劃當作觀察次序和重疊的方法。它不能預測人們會有甚麼反應，也不能量度變更有沒有被採用。這需要你自己機構內的對話和資料，「採用情況檢討」就是為此留出位置。範本並不跟從任何指定的變更管理框架，你可以按變更的需要增減工作線。
這個計劃把溝通計劃和培訓計劃兩種變體，當作獨立工作線涵蓋。如果培訓是主角，例如一套課程，則以 /yue/templates/培訓計劃甘特圖 作起點會更好。新員工頭幾個星期，請參閱 /yue/templates/新員工入職甘特圖。如果問題是變更申請如何批准，那是流程而不是時間表，請參閱 /yue/templates/變更控制流程；至於涉及資料遷移和切換的系統推出，請參閱 /yue/templates/系統實施計劃甘特圖。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條工作線作為組別：持份者、溝通、培訓、流程與系統變更，以及試行與推出，共 18 項工作和兩個里程碑：「變更理據已簽核」和「可否推行決定」。
- 與分析重疊的評估：「變更影響評估」在「持份者分析」開始後第三日展開，「贊助人共識工作坊」隨後進行。
- 各工作線展開之前的關卡：「溝通計劃」和「重新設計流程及職位說明」都要等「變更理據已簽核」。
- 與設計並行的培訓：「培訓需要分析」緊接影響評估，而「設計培訓教材」在「重新設計流程及職位說明」開始後第五日展開。
- 需要三樣東西的試行：「與一隊人試行」要等「試行小組培訓」、「重新設計流程及職位說明」和「公布及領導層簡介」。
- 分階段推出：可否推行決定之後，「向所有團隊推出」在「培訓其餘員工」開始後第三日展開，「分階段更新及常見問題」、「穩定期支援」和「採用情況檢討」圍繞其間。
何時使用本範本
- 你要引入新流程、新系統或新的工作方式，需要把人的部分與技術部分一併規劃。
- 溝通、培訓和項目團隊一直按各自的時間表運作，而你想有一個統一的視圖。
- 你希望在全面推出之前，計劃內有試行和可否推行決定。
- 贊助人問員工何時獲告知、培訓和支援，你需要一個由計劃推導出來的答案。
- 你想要一個可以按每項變更調整的起始計劃，而不是一張白紙。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 持份者分析 | 持份者 | 5 | |
| 2 | 變更影響評估 | 持份者 | 8 | 1SS+3 |
| 3 | 贊助人共識工作坊 | 持份者 | 2 | 2 |
| 4 | 變更理據已簽核 | 持份者 | 里程碑 | 3 |
| 5 | 溝通計劃 | 溝通 | 5 | 4 |
| 6 | 公布及領導層簡介 | 溝通 | 5 | 5 |
| 7 | 分階段更新及常見問題 | 溝通 | 35 | 6SS+5 |
| 8 | 培訓需要分析 | 培訓 | 4 | 2 |
| 9 | 設計培訓教材 | 培訓 | 10 | 8, 10SS+5 |
| 10 | 重新設計流程及職位說明 | 流程與系統變更 | 10 | 4 |
| 11 | 配置系統變更 | 流程與系統變更 | 12 | 10SS+5 |
| 12 | 試行小組培訓 | 培訓 | 3 | 9, 11 |
| 13 | 與一隊人試行 | 試行與推出 | 15 | 6, 10, 12 |
| 14 | 可否推行決定 | 試行與推出 | 里程碑 | 13 |
| 15 | 培訓其餘員工 | 培訓 | 12 | 14 |
| 16 | 向所有團隊推出 | 試行與推出 | 15 | 14, 15SS+3 |
| 17 | 穩定期支援 | 試行與推出 | 15 | 16 |
| 18 | 採用情況檢討 | 試行與推出 | 3 | 17 |
運作方式
說明變更是甚麼，以及牽涉哪些人
從「持份者分析」和「變更影響評估」開始。列出誰受影響、怎樣受影響，以及他們最遲何時需要知道。這兩項工作互相重疊，所以用帶延遲的開始至開始連結。
以已簽核的理據作其餘工作的關卡
把「變更理據已簽核」保留為里程碑，並令溝通和流程工作倚賴它。之後出現的改動，便會顯示為對計劃的改動。
各工作線並行，並設重疊
給溝通、培訓，以及流程與系統工作各自一個組別。用開始至開始連結，令培訓設計在流程重新設計進行到一半時展開，因為流程未完成，內容就無法定稿。
以試行作為匯合點
令試行倚賴已受訓的試行人員、重新設計的流程和首輪簡介。沒有準備好的東西，便會顯示為試行的延誤。
推出之前先作決定
在試行開始之前，議定「可否推行決定」的準則。一個只會說「是」的關卡，不算關卡。
規劃支援期
把「穩定期支援」和「採用情況檢討」保留在計劃內，並指派人員。工作進行時更新進度，如有需要，可在「檢視」選單開啟關鍵路徑。
常見問題
這是某個指定變更管理框架的範本嗎？
不是。它是持份者、溝通、培訓、流程與推出工作的通用次序。請把工作改成你的機構所用的框架或用語。
溝通計劃和培訓計劃在哪裡？
它們是這張圖內的工作線：「溝通」和「培訓」兩個組別。如果你需要一個主要圍繞其中一項的計劃，可以從更具體的範本開始，再用這個範本看它如何與其餘部分配合。
可以加入日期嗎？
可以。圖表沒有固定日期，在建立當日開始。若日期真的固定，例如上線日或公司活動，可以為該項工作釘住開始日期。
圖表會顯示員工有沒有採用變更嗎？
不會。甘特圖顯示工作和時間。「採用情況檢討」是計劃內一個位置，用來檢視你在別處搜集的憑據。
可以與贊助人分享嗎？
可以。把圖表以連結分享，給予檢視或編輯權限，或者匯出為 PDF。
