Plantilla de Gantt de gestión del cambio: personas, comunicación y formación
Plan editable de gestión del cambio en un solo cronograma: partes interesadas, comunicación, formación, cambios de proceso y sistema, piloto, decisión de continuar y estabilización. Cambia una duración y las fechas se ajustan.
¿Qué es plantilla de gantt de gestión del cambio: personas, comunicación y formación?
El cambio organizativo rara vez cabe en un único plan porque se gestiona como varios: el equipo de proyecto programa el sistema, comunicación programa los anuncios y RR. HH. o un equipo de formación programa los cursos. Cada plan parece razonable por separado. El problema está en las uniones: una formación lista antes de decidir el proceso que enseña, o un anuncio que sale antes de informar a los líderes. Poner todas las líneas de trabajo en un mismo cronograma hace visibles esas uniones.
Esta plantilla empieza por las partes interesadas. «Análisis de partes interesadas» arranca y «Evaluación del impacto del cambio» empieza tres días laborables después, de modo que se solapan. Siguen «Taller de alineación con el patrocinador» y el hito «Caso de cambio aprobado». Todo lo demás espera a ese hito: el «Plan de comunicación» y «Rediseñar proceso y descripciones de puesto». «Configurar cambios en el sistema» empieza cinco días laborables después del inicio del rediseño del proceso, y «Diseñar material de formación» también empieza cinco días después, una vez terminado el «Análisis de necesidades de formación».
Las líneas de trabajo se encuentran en el piloto. «Ejecutar piloto con un equipo» espera a «Formación del grupo piloto», al proceso rediseñado y a «Anuncio e información a los líderes». «Decisión de continuar o no» es un hito posterior al piloto. Después empiezan «Formar al resto del personal» y «Desplegar en todos los equipos», con el despliegue arrancando tres días después del inicio de la formación. «Novedades y preguntas frecuentes por oleadas» corre en paralelo, y «Apoyo de estabilización» y «Revisión de la adopción» cierran el plan.
Las duraciones son ilustrativas y las tareas, genéricas, así que renómbralas para tu cambio. Considera el plan como una forma de ver el orden y los solapes. No predice cómo reaccionará la gente ni mide si el cambio se ha adoptado. Eso exige conversaciones y datos de tu propia organización, para los que existe la tarea «Revisión de la adopción». La plantilla no sigue ningún marco de gestión del cambio con nombre, y puedes añadir o quitar líneas de trabajo según lo que necesite tu cambio.
Este plan cubre como líneas de trabajo separadas las variantes de plan de comunicación y plan de formación del mismo trabajo. Si la formación es el centro, por ejemplo un programa de cursos, la plantilla de plan de formación en /es/templates/diagrama-de-gantt-plan-de-formacion es un mejor punto de partida. Para las primeras semanas de una persona nueva, consulta /es/templates/diagrama-de-gantt-incorporacion-de-empleados. Si la cuestión es cómo se aprueba una solicitud de cambio, que es un proceso y no un cronograma, consulta /es/templates/proceso-de-control-de-cambios, y para un despliegue de sistema con migración de datos y puesta en marcha, /es/templates/diagrama-de-gantt-plan-de-implantacion.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco líneas de trabajo como grupos, Partes interesadas, Comunicación, Formación, Cambios de proceso y sistema, y Piloto y despliegue, con 18 tareas y dos hitos: «Caso de cambio aprobado» y «Decisión de continuar o no».
- Una evaluación que se solapa con el análisis: «Evaluación del impacto del cambio» empieza tres días después del inicio de «Análisis de partes interesadas», y «Taller de alineación con el patrocinador» la sigue.
- Una puerta antes de que las líneas de trabajo se abran: «Plan de comunicación» y «Rediseñar proceso y descripciones de puesto» esperan a «Caso de cambio aprobado».
- Formación construida junto al diseño: «Análisis de necesidades de formación» sigue a la evaluación del impacto, y «Diseñar material de formación» empieza cinco días después del inicio de «Rediseñar proceso y descripciones de puesto».
- Un piloto que necesita tres cosas: «Ejecutar piloto con un equipo» espera a «Formación del grupo piloto», «Rediseñar proceso y descripciones de puesto» y «Anuncio e información a los líderes».
- Un despliegue por etapas: tras la decisión de continuar, «Desplegar en todos los equipos» empieza tres días después del inicio de «Formar al resto del personal», con «Novedades y preguntas frecuentes por oleadas», «Apoyo de estabilización» y «Revisión de la adopción» alrededor.
Cuándo usar esta plantilla
- Vas a introducir un proceso, un sistema o una forma de trabajar nueva y necesitas planificar la parte humana junto con la técnica.
- Comunicación, formación y el equipo de proyecto trabajan con cronogramas separados y quieres una sola vista.
- Quieres un piloto y una decisión de continuar o no en el plan antes de un despliegue completo.
- Un patrocinador pregunta cuándo se informará, formará y apoyará al personal, y necesitas una respuesta que se derive del plan.
- Quieres un plan de partida que adaptar a cada cambio, en lugar de una página en blanco.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Análisis de partes interesadas | Partes interesadas | 5 | |
| 2 | Evaluación del impacto del cambio | Partes interesadas | 8 | 1SS+3 |
| 3 | Taller de alineación con el patrocinador | Partes interesadas | 2 | 2 |
| 4 | Caso de cambio aprobado | Partes interesadas | Hito | 3 |
| 5 | Plan de comunicación | Comunicación | 5 | 4 |
| 6 | Anuncio e información a los líderes | Comunicación | 5 | 5 |
| 7 | Novedades y preguntas frecuentes por oleadas | Comunicación | 35 | 6SS+5 |
| 8 | Análisis de necesidades de formación | Formación | 4 | 2 |
| 9 | Diseñar material de formación | Formación | 10 | 8, 10SS+5 |
| 10 | Rediseñar proceso y descripciones de puesto | Cambios de proceso y sistema | 10 | 4 |
| 11 | Configurar cambios en el sistema | Cambios de proceso y sistema | 12 | 10SS+5 |
| 12 | Formación del grupo piloto | Formación | 3 | 9, 11 |
| 13 | Ejecutar piloto con un equipo | Piloto y despliegue | 15 | 6, 10, 12 |
| 14 | Decisión de continuar o no | Piloto y despliegue | Hito | 13 |
| 15 | Formar al resto del personal | Formación | 12 | 14 |
| 16 | Desplegar en todos los equipos | Piloto y despliegue | 15 | 14, 15SS+3 |
| 17 | Apoyo de estabilización | Piloto y despliegue | 15 | 16 |
| 18 | Revisión de la adopción | Piloto y despliegue | 3 | 17 |
Cómo funciona
Nombra el cambio y a quién afecta
Empieza por «Análisis de partes interesadas» y «Evaluación del impacto del cambio». Anota quién se ve afectado, cómo y para cuándo necesita saberlo. Estas dos tareas se solapan, así que enlázalas de inicio a inicio con un retardo.
Condiciona el resto a un caso aprobado
Mantén «Caso de cambio aprobado» como hito y haz que el trabajo de comunicación y de proceso dependa de él. Los cambios posteriores se verán como cambios del plan.
Ejecuta las líneas de trabajo en paralelo, con solapes
Da a comunicación, formación y al trabajo de proceso y sistema sus propios grupos. Empieza el diseño de la formación a mitad del rediseño del proceso con un enlace de inicio a inicio, porque el contenido no puede cerrarse antes que el proceso.
Usa el piloto como punto de unión
Haz que el piloto dependa del personal piloto formado, del proceso rediseñado y de las primeras comunicaciones. Lo que no esté listo se verá entonces como un retraso del piloto.
Decide antes de desplegar
Acuerda los criterios de «Decisión de continuar o no» antes de que empiece el piloto. Una puerta que solo puede decir que sí no es una puerta.
Planifica el periodo de apoyo
Mantén «Apoyo de estabilización» y «Revisión de la adopción» en el plan, con personas asignadas. Actualiza el progreso a medida que se trabaja y, si quieres, activa la ruta crítica en el menú Ver.
Preguntas frecuentes
¿Es una plantilla de un marco concreto de gestión del cambio?
No. Es una secuencia genérica de trabajo de partes interesadas, comunicación, formación, proceso y despliegue. Renombra las tareas para que coincidan con el marco o el vocabulario que use tu organización.
¿Dónde están el plan de comunicación y el plan de formación?
Son líneas de trabajo de este diagrama: los grupos Comunicación y Formación. Si necesitas un plan centrado sobre todo en una de ellas, parte de una plantilla más específica y usa esta para ver cómo encaja con el resto.
¿Puedo añadir fechas?
Sí. El diagrama no tiene fechas fijas, así que empieza el día en que se crea. Fija una fecha de inicio en una tarea cuando la fecha sea realmente fija, como una puesta en marcha o un evento de la empresa.
¿El diagrama muestra si las personas han adoptado el cambio?
No. Un diagrama de Gantt muestra tareas y tiempo. La tarea «Revisión de la adopción» es un lugar del plan para examinar las pruebas que reúnas en otra parte.
¿Puedo compartirlo con el patrocinador?
Sí. Comparte el diagrama como enlace con acceso de lectura o de edición, o expórtalo como PDF.
