Diagrama de Gantt de transformación digital con selección y pilotos
Diagrama de Gantt editable de transformación digital: evaluación actual, modelo operativo objetivo, selección de tecnología, pilotos en paralelo, cambio y formación, oleadas de despliegue y estabilización, con hitos en cada puerta.
¿Qué es diagrama de gantt de transformación digital con selección y pilotos?
Una transformación digital no es un proyecto. Es una evaluación, un diseño, una decisión tecnológica, un conjunto de pilotos y un despliegue, normalmente a cargo de personas distintas y a menudo iniciados antes de que termine la parte anterior. Los programas se retrasan en las uniones: pilotos que empiezan antes de firmar el contrato, formación que espera a un sistema que nadie ha configurado, una segunda unidad de negocio que empieza solo cuando acaba la primera porque nadie cuestionó el orden. Un cronograma hace visibles esas uniones mientras todavía es barato cambiarlas.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Evaluación y diseño, Selección de tecnología, Pilotos y cambio, y Despliegue y estabilización. «Evaluar los procesos actuales» (7 días laborables) es la única tarea de arranque. «Inventariar sistemas y datos» (5) empieza 2 días después de empezar la evaluación y «Definir el modelo operativo objetivo» (8) empieza a los 4 días, de modo que el diseño parte de los primeros hallazgos. «Rediseñar los procesos prioritarios» (10) empieza 4 días después de que empiece el modelo objetivo. «Modelo objetivo acordado» es un hito que espera a ambos.
La puerta de selección es lo que distingue este plan de uno genérico. «Redactar los requisitos de selección» (4) espera al inventario y empieza 5 días después del modelo objetivo, de modo que los requisitos salen del diseño y no del folleto de un proveedor. Sigue «Realizar demos de proveedores y puntuarlas» (8). «Tecnología seleccionada» es un hito que espera a la puntuación y a «Modelo objetivo acordado», así que no se puede elegir una herramienta antes de que la organización haya acordado en qué quiere convertirse. «Negociar y firmar contratos» (6) sigue a la decisión.
El grupo de pilotos es donde está el trabajo en paralelo. «Configurar el entorno piloto» (8) espera a «Tecnología seleccionada» y a los procesos rediseñados. «Planificar el cambio y las comunicaciones» (5) empieza tras la selección y corre junto a la configuración. «Formar a los usuarios del piloto» (3) espera a ambas. «Piloto en la primera unidad de negocio» (15) y «Piloto en la segunda unidad de negocio» (15) se ejecutan entonces en paralelo, y cada uno espera además a «Negociar y firmar contratos». «Puerta del piloto superada» es un hito que espera a ambos pilotos. Sigue el despliegue: «Formar a los usuarios de la primera oleada» (5) espera a la puerta y al plan de cambio, «Desplegar la primera oleada» (8) viene después, y «Desplegar la segunda oleada» y «Desplegar la tercera oleada» (8 cada una) empiezan 6 días después de que empiece la oleada anterior. «Prestar soporte de hipercuidado» (15) y «Retirar los sistemas heredados» (5) esperan ambos a la tercera oleada, y «Programa estabilizado» espera a los dos. Todas las duraciones son ilustrativas.
Un cronograma programa el trabajo. No hace que una elección tecnológica sea acertada, que un piloto sea representativo ni que un despliegue sea seguro, y no sustituye tu gobierno ni tu proceso de riesgos. Para los pasos y decisiones del programa, consulta el proceso de transformación digital. Para un plan más acotado, consulta las plantillas de diagrama de Gantt de implantación de ERP, de implantación de procesos y de gestión del cambio.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Evaluación y diseño, Selección de tecnología, Pilotos y cambio, y Despliegue y estabilización, con 22 tareas y cuatro hitos: «Modelo objetivo acordado», «Tecnología seleccionada», «Puerta del piloto superada» y «Programa estabilizado».
- Un diseño que parte de los primeros hallazgos: «Definir el modelo operativo objetivo» empieza 4 días después de que empiece «Evaluar los procesos actuales», y «Rediseñar los procesos prioritarios» empieza 4 días después de que empiece el modelo objetivo.
- Una puerta de selección: «Tecnología seleccionada» espera a «Realizar demos de proveedores y puntuarlas» y a «Modelo objetivo acordado», y «Negociar y firmar contratos» la sigue.
- Dos pilotos en paralelo: «Piloto en la primera unidad de negocio» y «Piloto en la segunda unidad de negocio» duran 15 días laborables, esperan a «Formar a los usuarios del piloto» y a «Negociar y firmar contratos», y ambos alimentan «Puerta del piloto superada».
- Despliegue escalonado: «Desplegar la segunda oleada» empieza 6 días después de que empiece «Desplegar la primera oleada», «Desplegar la tercera oleada» 6 días después de la segunda, y «Prestar soporte de hipercuidado» y «Retirar los sistemas heredados» esperan a la tercera oleada.
Cuándo usar esta plantilla
- Planificas un programa que abarca evaluación, diseño, una decisión tecnológica, pilotos y despliegue, y necesitas un único cronograma que compartan los frentes de trabajo.
- Quieres ver qué puerta decide la fecha de fin: la decisión tecnológica, la revisión del piloto o la duración de las oleadas de despliegue.
- Un patrocinador necesita el programa estabilizado en una fecha y quieres comparar la fecha de fin del diagrama con la que necesitas.
- Necesitas un esqueleto que adaptar a una transformación en una región o función antes de copiarlo a la siguiente.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Evaluar los procesos actuales | Evaluación y diseño | 7 | |
| 2 | Inventariar sistemas y datos | Evaluación y diseño | 5 | 1SS+2 |
| 3 | Definir el modelo operativo objetivo | Evaluación y diseño | 8 | 1SS+4 |
| 4 | Rediseñar los procesos prioritarios | Evaluación y diseño | 10 | 3SS+4 |
| 5 | Modelo objetivo acordado | Evaluación y diseño | Hito | 3, 4 |
| 6 | Redactar los requisitos de selección | Selección de tecnología | 4 | 2, 3SS+5 |
| 7 | Realizar demos de proveedores y puntuarlas | Selección de tecnología | 8 | 6 |
| 8 | Tecnología seleccionada | Selección de tecnología | Hito | 5, 7 |
| 9 | Negociar y firmar contratos | Selección de tecnología | 6 | 8 |
| 10 | Configurar el entorno piloto | Pilotos y cambio | 8 | 4, 8 |
| 11 | Planificar el cambio y las comunicaciones | Pilotos y cambio | 5 | 8 |
| 12 | Formar a los usuarios del piloto | Pilotos y cambio | 3 | 10, 11 |
| 13 | Piloto en la primera unidad de negocio | Pilotos y cambio | 15 | 9, 12 |
| 14 | Piloto en la segunda unidad de negocio | Pilotos y cambio | 15 | 9, 12 |
| 15 | Puerta del piloto superada | Pilotos y cambio | Hito | 13, 14 |
| 16 | Formar a los usuarios de la primera oleada | Despliegue y estabilización | 5 | 11, 15 |
| 17 | Desplegar la primera oleada | Despliegue y estabilización | 8 | 16 |
| 18 | Desplegar la segunda oleada | Despliegue y estabilización | 8 | 17SS+6 |
| 19 | Desplegar la tercera oleada | Despliegue y estabilización | 8 | 18SS+6 |
| 20 | Prestar soporte de hipercuidado | Despliegue y estabilización | 15 | 19 |
| 21 | Retirar los sistemas heredados | Despliegue y estabilización | 5 | 19 |
| 22 | Programa estabilizado | Despliegue y estabilización | Hito | 20, 21 |
Cómo funciona
Dimensiona la evaluación y el diseño
Sustituye las duraciones de «Evaluar los procesos actuales», «Definir el modelo operativo objetivo» y «Rediseñar los procesos prioritarios» por lo que necesiten tus equipos. Cambia los desfases de inicio si el diseño necesita más de la evaluación primero.
Mantén honesta la puerta de selección
«Tecnología seleccionada» espera a «Modelo objetivo acordado». Si tu gobierno permite elegir una herramienta antes de cerrar el modelo, quita ese vínculo y anota el riesgo en la tarea.
Elige qué pilotar
Renombra «Piloto en la primera unidad de negocio» y «Piloto en la segunda unidad de negocio» con tus propias unidades y fija la duración según la evidencia que necesites. Añade un tercer piloto como copia de uno de ellos.
Planifica el trabajo de cambio junto a la tecnología
«Planificar el cambio y las comunicaciones» corre junto a «Configurar el entorno piloto» y alimenta «Formar a los usuarios del piloto». Añade tareas para tus propios pasos de cambio, como sesiones con patrocinadores o mapeo de roles.
Fija las oleadas de despliegue
Ajusta los desfases de inicio de 6 días entre «Desplegar la primera oleada», «Desplegar la segunda oleada» y «Desplegar la tercera oleada» según el apoyo que necesite cada una. Añade o quita oleadas según tus sedes.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable en Personas, comparte el diagrama con los responsables de cada frente y exporta un PDF o un CSV para el comité del programa cuando necesites una copia.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una transformación digital?
Depende del alcance, de la organización y de la tecnología. La plantilla suma muchos meses de días laborables con duraciones ilustrativas. Sustitúyelas por las tuyas y lee la fecha de fin en el diagrama.
¿Muestra el diagrama si la elección tecnológica es la correcta?
No. Programa el trabajo. Los requisitos, la puntuación y la decisión siguen tu propio gobierno. El diagrama muestra que «Tecnología seleccionada» espera a la puntuación y al modelo objetivo acordado.
¿Por qué los dos pilotos son tareas separadas?
Porque pueden ejecutarse en paralelo y ambos deben terminar antes de «Puerta del piloto superada». Si un piloto es más largo, decide la fecha de la puerta, y el diagrama muestra cuál.
¿En qué se diferencia de un plan de ERP o de gestión del cambio?
Este es a nivel de programa: una puerta de selección, pilotos en paralelo y oleadas de despliegue. Para un solo sistema, consulta la plantilla de diagrama de Gantt de implantación de ERP, y para el lado humano, la de gestión del cambio.
¿Puedo vincular tareas que se solapan?
Sí. Se usan vínculos de inicio a inicio con desfase en las tareas de diseño y en las oleadas de despliegue. Para el método, consulta las guías sobre tareas solapadas y sobre dependencias del diagrama de Gantt.