قالب مخطط جانت للتحول الرقمي مع بوابة الاختيار والتجارب
مخطط جانت قابل للتحرير للتحول الرقمي: تقييم الوضع الحالي، ونموذج التشغيل المستهدف، واختيار التقنية، وتجارب متوازية، والتغيير والتدريب، وموجات إطلاق متدرجة، والاستقرار، مع معالم عند كل بوابة.
ما هي قالب مخطط جانت للتحول الرقمي مع بوابة الاختيار والتجارب؟
التحول الرقمي ليس مشروعاً واحداً. هو تقييم وتصميم وقرار تقني وسلسلة تجارب وإطلاق، يملكها عادة أشخاص مختلفون وكثيراً ما يبدأ بعضها قبل أن ينتهي ما سبقه. تنزلق البرامج عند الوصلات: تجارب تبدأ قبل توقيع العقد، وتدريب ينتظر نظاماً لم يضبطه أحد، ووحدة أعمال ثانية لا تبدأ إلا بعد انتهاء الأولى لأن أحداً لم يسأل عن الترتيب. يُظهر الجدول الزمني هذه الوصلات وهي ما زالت رخيصة التعديل.
للقالب أربع مجموعات هي التقييم والتصميم، واختيار التقنية، والتجارب والتغيير، والإطلاق والاستقرار. «تقييم العمليات الحالية» (7 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. تبدأ «جرد الأنظمة والبيانات» (5) بعد يومين من بدء التقييم، و«تحديد نموذج التشغيل المستهدف» (8) بعد 4 أيام، فينطلق التصميم من النتائج المبكرة. وتبدأ «إعادة تصميم العمليات ذات الأولوية» (10) بعد 4 أيام من بدء النموذج المستهدف. و«اعتماد النموذج المستهدف» معلم رئيسي ينتظر الاثنتين.
بوابة الاختيار هي ما يميّز هذه الخطة عن الخطة العامة. تنتظر «كتابة متطلبات الاختيار» (4) الجرد وتبدأ بعد 5 أيام من بدء النموذج المستهدف، فتأتي المتطلبات من التصميم لا من كتيّب مورّد. ثم تأتي «إجراء عروض الموردين وتقييمها بالنقاط» (8). والمعلم «اختيار التقنية» ينتظر التقييم و«اعتماد النموذج المستهدف»، فلا تُختار أداة قبل أن تتفق المؤسسة على ما تريد أن تصير إليه. وتلي القرارَ «التفاوض على العقود وتوقيعها» (6).
مجموعة التجارب هي موضع العمل المتوازي. تنتظر «إعداد بيئة التجربة» (8) «اختيار التقنية» والعمليات المعاد تصميمها. وتبدأ «التخطيط للتغيير والتواصل» (5) بعد الاختيار وتجري بجانب الإعداد. وتنتظر «تدريب مستخدمي التجربة» (3) الاثنتين. ثم تعمل «التجربة في وحدة الأعمال الأولى» (15) و«التجربة في وحدة الأعمال الثانية» (15) جنباً إلى جنب، وتنتظر كلتاهما «التفاوض على العقود وتوقيعها». و«اجتياز بوابة التجربة» معلم رئيسي ينتظر التجربتين. ويلي ذلك الإطلاق: تنتظر «تدريب مستخدمي الموجة الأولى» (5) البوابة وخطة التغيير، ثم «إطلاق الموجة الأولى» (8)، وتبدأ «إطلاق الموجة الثانية» و«إطلاق الموجة الثالثة» (8 لكل منهما) بعد 6 أيام من بدء الموجة السابقة. وتنتظر «تقديم الدعم المكثف» (15) و«إيقاف الأنظمة القديمة» (5) الموجة الثالثة، وينتظر «استقرار البرنامج» الاثنتين. جميع المدد توضيحية.
يجدول الجدول الزمني العمل. وهو لا يجعل الاختيار التقني سليماً ولا التجربة ممثِّلة ولا الإطلاق آمناً، ولا يحل محل حوكمتك أو عملية المخاطر لديك. ولخطوات البرنامج وقراراته انظر عملية التحول الرقمي. ولخطط أضيق انظر قوالب مخطط جانت لتنفيذ ERP ولتنفيذ العمليات ولإدارة التغيير.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي التقييم والتصميم، واختيار التقنية، والتجارب والتغيير، والإطلاق والاستقرار، مع 22 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «اعتماد النموذج المستهدف» و«اختيار التقنية» و«اجتياز بوابة التجربة» و«استقرار البرنامج».
- تصميم ينطلق من النتائج المبكرة: تبدأ «تحديد نموذج التشغيل المستهدف» بعد 4 أيام من بدء «تقييم العمليات الحالية»، وتبدأ «إعادة تصميم العمليات ذات الأولوية» بعد 4 أيام من بدء النموذج المستهدف.
- بوابة اختيار: ينتظر «اختيار التقنية» كلاً من «إجراء عروض الموردين وتقييمها بالنقاط» و«اعتماد النموذج المستهدف»، ويليه «التفاوض على العقود وتوقيعها».
- تجربتان متوازيتان: «التجربة في وحدة الأعمال الأولى» و«التجربة في وحدة الأعمال الثانية» مدة كل منهما 15 يوم عمل، وتنتظران «تدريب مستخدمي التجربة» و«التفاوض على العقود وتوقيعها»، وتغذيان معاً «اجتياز بوابة التجربة».
- إطلاق متدرج: تبدأ «إطلاق الموجة الثانية» بعد 6 أيام من بدء «إطلاق الموجة الأولى»، و«إطلاق الموجة الثالثة» بعد 6 أيام من الثانية، وتنتظر «تقديم الدعم المكثف» و«إيقاف الأنظمة القديمة» الموجة الثالثة.
متى تستخدم هذا القالب
- تخطط لبرنامج يمتد من التقييم والتصميم إلى قرار تقني وتجارب وإطلاق، وتحتاج إلى جدول زمني واحد تتشاركه مسارات العمل.
- تريد أن ترى أي بوابة تحدد تاريخ الانتهاء: القرار التقني أم مراجعة التجربة أم طول موجات الإطلاق.
- يحتاج الراعي إلى استقرار البرنامج بحلول تاريخ معين وتريد مقارنة تاريخ الانتهاء في المخطط بالتاريخ الذي تحتاجه.
- تحتاج إلى هيكل تكيّفه لتحول في منطقة أو وظيفة واحدة قبل نسخه إلى التالية.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تقييم العمليات الحالية | التقييم والتصميم | 7 | |
| 2 | جرد الأنظمة والبيانات | التقييم والتصميم | 5 | 1SS+2 |
| 3 | تحديد نموذج التشغيل المستهدف | التقييم والتصميم | 8 | 1SS+4 |
| 4 | إعادة تصميم العمليات ذات الأولوية | التقييم والتصميم | 10 | 3SS+4 |
| 5 | اعتماد النموذج المستهدف | التقييم والتصميم | معلم رئيسي | 3, 4 |
| 6 | كتابة متطلبات الاختيار | اختيار التقنية | 4 | 2, 3SS+5 |
| 7 | إجراء عروض الموردين وتقييمها بالنقاط | اختيار التقنية | 8 | 6 |
| 8 | اختيار التقنية | اختيار التقنية | معلم رئيسي | 5, 7 |
| 9 | التفاوض على العقود وتوقيعها | اختيار التقنية | 6 | 8 |
| 10 | إعداد بيئة التجربة | التجارب والتغيير | 8 | 4, 8 |
| 11 | التخطيط للتغيير والتواصل | التجارب والتغيير | 5 | 8 |
| 12 | تدريب مستخدمي التجربة | التجارب والتغيير | 3 | 10, 11 |
| 13 | التجربة في وحدة الأعمال الأولى | التجارب والتغيير | 15 | 9, 12 |
| 14 | التجربة في وحدة الأعمال الثانية | التجارب والتغيير | 15 | 9, 12 |
| 15 | اجتياز بوابة التجربة | التجارب والتغيير | معلم رئيسي | 13, 14 |
| 16 | تدريب مستخدمي الموجة الأولى | الإطلاق والاستقرار | 5 | 11, 15 |
| 17 | إطلاق الموجة الأولى | الإطلاق والاستقرار | 8 | 16 |
| 18 | إطلاق الموجة الثانية | الإطلاق والاستقرار | 8 | 17SS+6 |
| 19 | إطلاق الموجة الثالثة | الإطلاق والاستقرار | 8 | 18SS+6 |
| 20 | تقديم الدعم المكثف | الإطلاق والاستقرار | 15 | 19 |
| 21 | إيقاف الأنظمة القديمة | الإطلاق والاستقرار | 5 | 19 |
| 22 | استقرار البرنامج | الإطلاق والاستقرار | معلم رئيسي | 20, 21 |
كيف تعمل
حدّد حجم التقييم والتصميم
استبدل بمدد «تقييم العمليات الحالية» و«تحديد نموذج التشغيل المستهدف» و«إعادة تصميم العمليات ذات الأولوية» ما تحتاجه فرقك. وغيّر فوارق البدء إن احتاج التصميم إلى جزء أكبر من التقييم أولاً.
أبقِ بوابة الاختيار صادقة
«اختيار التقنية» ينتظر «اعتماد النموذج المستهدف». وإن كانت حوكمتك تسمح باختيار أداة قبل استقرار النموذج فأزل هذه الرابطة ودوّن المخاطرة في المهمة.
اختر ما ستجرّبه
أعد تسمية «التجربة في وحدة الأعمال الأولى» و«التجربة في وحدة الأعمال الثانية» بوحداتك، وحدّد المدة بحسب ما تحتاجه من أدلة. وأضف تجربة ثالثة بنسخ إحداهما.
خطط لعمل التغيير بجانب التقنية
«التخطيط للتغيير والتواصل» تجري بجانب «إعداد بيئة التجربة» وتغذي «تدريب مستخدمي التجربة». أضف مهام لخطوات التغيير لديك، كإحاطات الراعي أو ربط الأدوار.
حدّد موجات الإطلاق
عدّل فوارق البدء البالغة 6 أيام بين «إطلاق الموجة الأولى» و«إطلاق الموجة الثانية» و«إطلاق الموجة الثالثة» بحسب الدعم الذي تحتاجه كل موجة. وأضف موجات أو احذفها بما يناسب مواقعك.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص، وشارك المخطط مع قادة مسارات العمل، وصدّر ملف PDF أو CSV لمجلس البرنامج حين تحتاج إلى نسخة.
الأسئلة الشائعة
كم يستغرق التحول الرقمي؟
يتوقف على النطاق والمؤسسة والتقنية. يبلغ مجموع القالب أشهراً عديدة من أيام العمل بمدد توضيحية. استبدل بها مددك واقرأ تاريخ الانتهاء من المخطط.
هل يُظهر المخطط أن الاختيار التقني صائب؟
لا. هو يجدول العمل. المتطلبات والتقييم بالنقاط والقرار تتبع حوكمتك. ويبيّن المخطط أن «اختيار التقنية» ينتظر التقييم والنموذج المستهدف المعتمد.
لماذا التجربتان مهمتان منفصلتان؟
لأنهما تعملان جنباً إلى جنب ويجب أن تنتهيا كلتاهما قبل «اجتياز بوابة التجربة». فإن طالت إحداهما حددت تاريخ البوابة، ويُظهر المخطط أيتهما.
ما الفرق بينه وبين خطة ERP أو إدارة التغيير؟
هذا على مستوى البرنامج: بوابة اختيار وتجارب متوازية وموجات إطلاق. ولنظام واحد انظر قالب مخطط جانت لتنفيذ ERP، ولجانب الأشخاص انظر قالب مخطط جانت لإدارة التغيير.
هل أستطيع ربط مهام متداخلة؟
نعم. تُستخدم روابط من بدء إلى بدء مع فارق لمهام التصميم وموجات الإطلاق. وللطريقة انظر الدليلين عن المهام المتداخلة في مخطط جانت وعن الاعتماديات.