Gantt-diagram til pilotprojekt for lokalt tilbud: partnere og hold
Redigerbart Gantt-diagram til pilotprojekt for et lokalt tilbud: behovsafdækning, partneraftaler, oplæring af ansatte og frivillige, tilmelding, to hold med midtvejstjek, evaluering og beslutning om opskalering.
Hvad er gantt-diagram til pilotprojekt for lokalt tilbud: partnere og hold?
Et pilotprojekt for et lokalt tilbud er en test med et formål: til sidst skal nogen beslutte, om tilbuddet skal opskaleres, ændres eller stoppes. Det gør rækkefølgen af arbejdet usædvanlig. Starten sættes af ting uden for holdet, en partner, der skal underskrive, og deltagere, der skal melde sig, og slutningen sættes af holdene, fordi de beviser, du har brug for, først findes, når den anden gruppe er færdig. En tidslinje viser, hvilken af dem der er langsomst, og hvad resten af holdet kan gøre imens.
Skabelonen har fire grupper: Behov og partnere, Medarbejdere og tilmelding, Gennemførelse samt Evaluering og beslutning. Den har 22 opgaver og fire milepæle. "Gennemfør behovsafdækning" (8 arbejdsdage) er den eneste startopgave, og "Definér pilotmodel og målgruppe" (4) fører til "Pilotdesign aftalt". Den port er den ene sene ændring, der koster meget: partneraftalerne, rekrutteringen, tilmeldingsblanketterne og evalueringsplanen følger alle efter den, så en ændring af modellen bagefter betyder, at alle fire skal skrives om.
Partnerne afgør, hvornår I kan åbne dørene. "Udarbejd udkast til partneraftaler" (4) fører til "Ventetid på partneres gennemgang og underskrift" (15), en ren ventetid, du erstatter med det, jeres partnere oplyser, og derefter "Partneraftaler på plads". "Åbn tilmelding til hold 1" (10) og "Gør lokale og materialer klar" (5) venter begge på den. Medarbejdersiden gør ikke: "Rekruttér ansatte og frivillige" (10) og "Oplær ansatte og frivillige" (4) starter lige efter "Pilotdesign aftalt" og er klar længe før tilmeldingen lukker. I de illustrative tal venter medarbejderne på partnerne og ikke omvendt, hvilket er det modsatte af, hvad hold ofte antager.
Holdene kører derefter i rækkefølge, og den rækkefølge afgør slutningen. "Kør hold 1" (15) kræver oplærte medarbejdere, lokalet, tilmelding og "Planlæg evaluering og samtykkeblanketter" (5), så samtykket er på plads før første session. "Gennemgå hold 1 med partnere" (3) fører til "Midtvejstjek gennemført", derefter "Tilpas tilbuddet til hold 2" (3) og "Åbn tilmelding til hold 2" (5) før "Kør hold 2" (15). "Indsaml deltagernes feedback og resultatdata" (28) starter 1 arbejdsdag efter hold 1 med et start-til-start-led og kan ikke slutte før 3 arbejdsdage efter, hold 2 er færdigt. "Skriv evalueringsrapporten" (8) og "Præsentér resultaterne for styregruppen" (2) fører til "Beslutning om opskalering eller stop truffet". Alle varigheder er illustrative: erstat dem med jeres eget tempo og med det, jeres partnere og deltagere oplyser.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en partneraftale gyldig, en samtykkeblanket tilstrækkelig eller en bevillingsgivers betingelser opfyldt, og den erstatter ikke de regler, der gælder for jeres tilbud, så hold dem som opgaver med ansvarlige. Hvis åbningsdatoen er lovet offentligheden, så giv "Gennemfør behovsafdækning" en fast Start og "Åbn tilmelding til hold 1" en fast Start på den lovede dato: planen starter på den tidligste faste Start, lægges fremad og markerer opgaven, hvis partnerventetiden skubber den senere. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til uddannelsesplan for oplæringen af medarbejdere, skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt for en længere evaluering og skabelonen med Gantt-diagram til forandringsledelse, hvis pilotprojektet bliver til en udrulning. Om hvordan ventetider og faser tegnes, kan du læse vejledningen om afhængigheder og vejledningen om overlappende opgaver i et Gantt-diagram.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Behov og partnere, Medarbejdere og tilmelding, Gennemførelse samt Evaluering og beslutning, med 22 opgaver og fire milepæle: "Pilotdesign aftalt", "Partneraftaler på plads", "Midtvejstjek gennemført" og "Beslutning om opskalering eller stop truffet".
- En partnerport: "Ventetid på partneres gennemgang og underskrift" ligger mellem "Udarbejd udkast til partneraftaler" og "Partneraftaler på plads", og tilmelding og lokale følger begge efter den milepæl.
- Medarbejderarbejde, der løber ved siden af ventetiden: "Rekruttér ansatte og frivillige" og "Oplær ansatte og frivillige" starter efter "Pilotdesign aftalt" og ikke efter, partnerne har underskrevet.
- To hold i rækkefølge med et tjek imellem: "Kør hold 1", "Gennemgå hold 1 med partnere", "Midtvejstjek gennemført", "Tilpas tilbuddet til hold 2" og "Kør hold 2".
- En evaluering, der overlapper gennemførelsen: "Indsaml deltagernes feedback og resultatdata" starter 1 arbejdsdag efter hold 1 og slutter 3 arbejdsdage efter hold 2, før "Skriv evalueringsrapporten".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du er ved at pilotere et tilbud sammen med en eller flere partnere og vil se, om partneres underskrifter eller tilmeldingen afgør den første session.
- Du vil køre et andet, tilpasset hold og har brug for, at gennemgangen, ændringerne og den nye tilmelding passer ind mellem de to.
- En lancerings- eller åbningsdato er offentliggjort, og du vil tjekke, at forberedelserne passer ind før den.
- Du rapporterer til en styregruppe eller en bevillingsgiver og har brug for en plan, der ender i en klar beslutning om opskalering eller stop.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gennemfør behovsafdækning | Behov og partnere | 8 | |
| 2 | Definér pilotmodel og målgruppe | Behov og partnere | 4 | 1 |
| 3 | Pilotdesign aftalt | Behov og partnere | Milepæl | 2 |
| 4 | Udarbejd udkast til partneraftaler | Behov og partnere | 4 | 3 |
| 5 | Ventetid på partneres gennemgang og underskrift | Behov og partnere | 15 | 4 |
| 6 | Partneraftaler på plads | Behov og partnere | Milepæl | 5 |
| 7 | Rekruttér ansatte og frivillige | Medarbejdere og tilmelding | 10 | 3 |
| 8 | Oplær ansatte og frivillige | Medarbejdere og tilmelding | 4 | 7 |
| 9 | Gør lokale og materialer klar | Gennemførelse | 5 | 6 |
| 10 | Lav tilmeldings- og henvisningsblanketter | Medarbejdere og tilmelding | 3 | 3 |
| 11 | Åbn tilmelding til hold 1 | Medarbejdere og tilmelding | 10 | 6, 10 |
| 12 | Planlæg evaluering og samtykkeblanketter | Evaluering og beslutning | 5 | 3 |
| 13 | Kør hold 1 | Gennemførelse | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | Gennemgå hold 1 med partnere | Gennemførelse | 3 | 13 |
| 15 | Midtvejstjek gennemført | Gennemførelse | Milepæl | 14 |
| 16 | Tilpas tilbuddet til hold 2 | Gennemførelse | 3 | 15 |
| 17 | Åbn tilmelding til hold 2 | Medarbejdere og tilmelding | 5 | 16 |
| 18 | Kør hold 2 | Gennemførelse | 15 | 17 |
| 19 | Indsaml deltagernes feedback og resultatdata | Evaluering og beslutning | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | Skriv evalueringsrapporten | Evaluering og beslutning | 8 | 19 |
| 21 | Præsentér resultaterne for styregruppen | Evaluering og beslutning | 2 | 20 |
| 22 | Beslutning om opskalering eller stop truffet | Evaluering og beslutning | Milepæl | 21 |
Sådan fungerer det
Lås pilotdesignet
Behold "Pilotdesign aftalt" som porten til partneraftalerne, rekrutteringen, tilmeldingsblanketterne og evalueringsplanen. Hvis behovsafdækningen allerede er lavet, så forkort "Gennemfør behovsafdækning" til nogle få dage.
Erstat partnerventetiden
Sæt "Ventetid på partneres gennemgang og underskrift" ud fra det, hver partner oplyser. Det er en ren ventetid, så en længere flytter "Partneraftaler på plads" og alt efter den.
Tilpas rekruttering og tilmelding
Sæt "Rekruttér ansatte og frivillige" og "Åbn tilmelding til hold 1" ud fra jeres eget tempo. Hvis tilmeldingen er langsommere end rekrutteringen, er medarbejderne klar tidligt, og de ekstra dage ligger i tilmeldingen.
Fastlæg holdene og tjekket
Sæt "Kør hold 1" og "Kør hold 2" ud fra længden af jeres forløb, og giv "Gennemgå hold 1 med partnere" og "Tilpas tilbuddet til hold 2" den tid, ændringerne virkelig kræver.
Tjek evalueringens overlap
Start-til-start-leddet på 1 dag lader dataindsamlingen begynde med hold 1, og slut-til-slut-leddet på 3 dage holder den åben til efter hold 2. Ændr begge, hvis jeres mål kræver længere opfølgning.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med partnere og styregruppen, og eksportér en PDF eller PNG til mødet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor starter rekrutteringen, før partnerne har underskrevet?
Fordi den ikke afhænger af dem. "Rekruttér ansatte og frivillige" og "Oplær ansatte og frivillige" kræver kun "Pilotdesign aftalt", så de løber ved siden af "Ventetid på partneres gennemgang og underskrift". Leverer en partner nogle af jeres medarbejdere, så lad rekrutteringen følge "Partneraftaler på plads" i stedet.
Min åbningsdato er fast. Kan diagrammet tjekke den?
Ja. Giv "Gennemfør behovsafdækning" en fast Start den dag, du begynder, og giv derefter "Åbn tilmelding til hold 1" en fast Start på den offentliggjorte dato. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad: hvis partnerventetiden ikke kan være overstået til da, markeres opgaven med en konflikt, der viser den tidligste dato, dens afhængigheder tillader.
Ved diagrammet, hvornår en partner underskriver?
Nej. Det viser, hvornår du regner med at sende aftalen, og hvor længe du regner med at vente. Når du hører tilbage, så ændr varigheden af "Ventetid på partneres gennemgang og underskrift", og datoerne efter den flytter sig.
Kan jeg køre flere end to hold?
Ja. Kopiér rækkerne fra "Tilpas tilbuddet til hold 2" til "Kør hold 2", sæt dem ind i regnearket, og lad hvert nyt hold afhænge af det forrige. Vejledningen om Gantt-diagram med ansvarlige viser, hvordan du sætter en person på hver opgave.
Kan jeg bruge den til et pilotprojekt med kun ét hold?
Ja. Fjern gennemgangen, tilpasningen og den anden tilmelding og det andet hold, og forbind "Kør hold 1" direkte med evalueringen. Partnerporten og evalueringens overlap forbliver de samme.