Flowchart for projektafslutning: fra levering til godkendelse

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres leverancemodel

   Erstat Kunde / sponsor med det, der gælder hos jer: en ekstern kunde underskriver accept under en kontrakt, en intern sponsor underskriver ud fra en business case — og dokumentationskravet er forskelligt. Slå Økonomi og PMO sammen, hvis én person gør begge dele, men hold banen Projektteam adskilt fra banen Projektleder også i små organisationer, for udbedringen og rykkerarbejdet udføres af forskellige mennesker.

2. Få acceptkriterierne på plads, før I bruger diagrammet

   'Gennemgå mod acceptkriterierne' giver kun mening, hvis kriterierne blev skrevet ved opstart og markeret som obligatoriske eller ønskelige. Notér dem leverance for leverance i den oversigt, diagrammet samler, så accept bliver en kontrol mod en liste og ikke en holdning dannet på selve mødet. Hvor et kriterium aldrig blev aftalt, så registrer det som en erfaring frem for at genforhandle det under afslutningen.

3. Definér, hvad en mangel er, og hvem der må dispensere

   Træk en streg mellem en fejl, som hører til på manglelisten, og en ændring, som skal gennem ændringsstyringen og slet ikke er et afslutningspunkt. Sæt derefter navn på, hvem der må acceptere en leverance med en udestående mangel, hvad der skal registreres, når de gør det, og hvornår det resterende arbejde skal være udført. Uden det bliver manglelisten det sted, hvor afslutningen stille går i stå.

4. Skriv support- og garantivilkårene ind i overdragelsen

   Angiv garantiperiodens længde, hvem der udbedrer fejl inden for den, hvem der betaler, og hvornår supporten overgår til servicedesken eller driftsorganisationen. Skriv også, hvad der skal følge med leverancen: driftsvejledninger, administratoradgange, ejerskab af licenser og abonnementer, overvågning og den navngivne person, der modtager det på driftssiden.

5. Luk økonomien, før I frigiver folkene

   Sæt en slutdato på projektets omkostningskoder samtidig med slutfakturaen, så sene posteringer ikke flytter et allerede afstemt budget. Gennemgå åbne indkøbsordrer, hensættelser, tilbageholdte beløb og underleverandørkrav eksplicit, for det er dem, der holder et projekt økonomisk åbent længe efter, det ser færdigt ud. Diagrammet frigiver først teamet, når 'Er kontrakter og indkøbsordrer lukket?' svarer Lukket, og den rækkefølge er tilsigtet.

6. Hold erfaringsopsamlingen, mens teamet stadig er samlet

   Afhold workshoppen, før folk spredes, ikke efter rapporterne er skrevet, og registrer beslutninger og årsager frem for stemninger. Arkiver projektets dokumentation, så længe jeres kontrakt-, skatte- og revisionsforpligtelser kræver det, og et sted, folk faktisk søger. Giv gevinstopfølgningen en dato, en ejer uden for projektet og en baseline-måling nu, og udgiv så diagrammet og få sponsors godkendelse registreret mod det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er projektafslutningsprocessen?

Det er det forløb, der gør et færdigt eller standset projekt til et lukket projekt. I dette diagram går det fra en afslutningsudløser, gennem kontrol af leverancerne mod deres acceptkriterier og udbedring af eventuelle mangler, overdragelse til drift med en aftalt support- og garantiperiode, slutfakturering og afstemning af omkostninger, lukning af kontrakter og indkøbsordrer, frigivelse af team og aktiver, en erfaringsopsamling, arkivering af projektets dokumentation og en planlagt gevinstopfølgning — og ender i sponsors formelle godkendelse. De enkelte opgaver er sjældent svære. Det, der får afslutninger til at fejle, er, at hver opgave hører til i sin egen funktion, og at ingen af dem er nogens førsteprioritet, når leveringen er overstået.

Hvad er forskellen på overdragelse og projektafslutning?

Overdragelse er ét trin inde i afslutningen, ikke et synonym for den. Overdragelsen flytter leverancen og dens dokumentation til dem, der skal drive den, og afklarer, hvem der udbedrer fejl i garantiperioden. Afslutning er alt det, der skal ske, for at selve projektet ophører med at eksistere: accept registreret, fakturaer udstedt og omkostninger afstemt, kontrakter og indkøbsordrer lukket, ressourcer frigivet, erfaringer opsamlet, dokumentation arkiveret og godkendelse indhentet. Et projekt kan være fuldt overdraget og alligevel stå åbent i månedsvis, fordi en indkøbsordre aldrig blev lukket — og derfor holder diagrammet den kommercielle fase adskilt fra overdragelsesfasen.

Hvordan lukker man et projekt, der blev annulleret eller standset undervejs?

Gennem den samme proces, blot med mindre omfang. I dette diagram tilføjer grenen Standset ét trin, 'Aftal omfang og skæringsdato ved standsning', som fastlægger, hvad der bliver gjort færdigt, hvad der opgives, og hvornår arbejdet stopper — og derefter samles forløbet med den normale vej. Alt derefter gælder stadig: det, der blev bygget, accepteres eller afskrives formelt, kontrakter lukkes efter deres ophørsbestemmelser frem for deres færdiggørelsesbestemmelser, omkostninger inklusive eventuelle annulleringsgebyrer afstemmes, og erfaringerne registreres. PRINCE2 gør den samme skelnen i sin proces for at afslutte et projekt, hvor forberedelsen af en planlagt afslutning holdes adskilt fra forberedelsen af en førtidig afslutning.

Hvad skal en tjekliste for projektafslutning indeholde?

Leverancer kontrolleret mod aftalte acceptkriterier og udfaldet registreret; mangler enten udbedret eller accepteret med navngiven ejer og frist; overdragelse til drift med dokumentation, adgange og licensejerskab overført; garanti- og supportperiode aftalt med en dato for servicedeskens overtagelse; slutfaktura udstedt og krediteringer bogført; omkostninger afstemt og projektets omkostningskoder lukket for yderligere posteringer; kontrakter, indkøbsordrer, hensættelser og tilbageholdte beløb lukket; teamet frigivet og aktiver, licenser og adgange omfordelt; erfaringsopsamling afholdt; dokumentation arkiveret; gevinstopfølgning planlagt med en ejer; og formel godkendelse registreret.

Hvem godkender en projektafslutning?

Sponsoren eller kunden, efter indstilling fra projektlederen. Det er værd at skille to underskrifter ad, som ofte bliver slået sammen. Accept-godkendelsen siger, at leverancerne opfylder deres kriterier, og gives af den, der ejer kriterierne. Afslutningsgodkendelsen siger, at selve projektet må ophøre, hvilket også kræver, at det kommercielle og administrative arbejde er afsluttet, og den gives af den sponsor, der bevilgede pengene. I dette diagram er de to forskellige trin i banen Kunde / sponsor, mens PMO holder dokumentationen. Holder sponsor godkendelsen tilbage, går de udestående punkter tilbage på manglelisten i stedet for ind i en mailtråd.

Hvor ligger projektafslutning i PMBOK og PRINCE2?

PMBOK Guide sjette udgave kalder det Close Project or Phase, en proces under Project Integration Management; syvende udgave gik over til principper og performance-domæner og lister det ikke længere som en selvstændig proces, selv om arbejdet stadig skal udføres. PRINCE2 har en proces for at afslutte et projekt, der dækker både planlagt og førtidig afslutning, overdragelse af produkter, evaluering af projektet og indstilling om afslutning til styregruppen. Dette diagram er foreneligt med begge og bundet til ingen af dem: det er tegnet som swimlanes, så rollerne er eksplicitte — netop den del, begge metoder overlader til jer selv at definere.

Hvornår bør gevinstopfølgningen finde sted?

Når leverancen har været i brug længe nok til, at gevinsterne i business casen kan måles, hvilket typisk er måneder frem for uger og helt afhænger af, hvad der blev lovet. Pointen med at planlægge den under afslutningen er, at det er sidste øjeblik, hvor nogen stadig ejer spørgsmålet. Fastlæg datoen, sæt navn på en ejer i forretningen frem for i projektet, og registrer baseline-målingen, mens de mennesker, der kender den, stadig er tilgængelige. En opfølgning uden en dato i kalenderen er det afslutningstrin, der mest pålideligt forsvinder.