Gantt-diagram til indsamlingskampagne: trykketid og matchinggave
Redigerbart Gantt-diagram til en indsamlingskampagne: begrundelse for støtte, donorsegmenter, ventetid på matchinggave, trykketid, breve og e-mails, tak og evaluering af resultater med afhængigheder og milepæle.
Hvad er gantt-diagram til indsamlingskampagne: trykketid og matchinggave?
En indsamlingskampagne ligner markedsføring, men dens tidsplan formes af to ting, som markedsføringsplaner sjældent har. Den ene er en trykordre, der ikke kan ændres, når den er afgivet. Den anden er et løfte til støtterne, for eksempel en matchinggave, som nogen uden for jeres organisation skal bekræfte, før I kan beskrive den. En tidslinje viser, hvilken af dem der afgør lanceringsdatoen, og hvor meget luft resten har.
Skabelonen har fire grupper: Begrundelse og målgruppe, Kreativt og partnere, Lancering og bølger samt Tak og resultater. Den har 21 opgaver og fire milepæle. "Aftal kampagnens mål og målgruppe" (3 arbejdsdage) er den eneste startopgave. "Skriv begrundelsen for støtte" (5) og "Segmentér donorlisten" (4) løber side om side og mødes ved "Begrundelse og segmenter godkendt", den port, som det kreative arbejde, partnerhenvendelsen og webopbygningen alle venter på. Intet bliver designet eller trykt på en begrundelse, der stadig kan ændre sig.
Efter den port løber tre ting samtidig. "Design indsamlingsbrev og svarkort" tager 6 arbejdsdage. "Bed matchingpartneren om at bekræfte" (2) fører til "Vent på bekræftelse af matchinggave" (8), en ren ventetid, hvis varighed du erstatter med det, din partner oplyser. Og "Byg donationsside og e-mailskabeloner" tager 5. Det valg i rækkefølgen, der betyder noget, er, at "Tryk indsamlingspakken" (10) venter på både designet og "Matchinggave bekræftet". I de illustrative tal er designet klart på arbejdsdag 14, og bekræftelsen kommer på dag 18, så det er partneren og ikke det kreative arbejde, der afgør, hvornår trykningen starter. E-mails og siden kan rettes senere, så "Tilføj tekst om matchinggave på siden og i e-mails" (2) kræver kun bekræftelsen. Trykt tekst kan ikke rettes.
"Kampagnelancering" kræver den trykte pakke og "Test donationssiden og kvitteringer" (2). Siden er klar på dag 22, seks dage før den trykte pakke ankommer på dag 28, så den 10 dage lange trykopgave sætter lanceringsdatoen og ikke det digitale arbejde. Brev og e-mail overlapper derefter: "Send brevbølge 1" (3) og "Send e-mailbølge 1" (2) er forbundet start-til-start, så e-mailen starter 1 arbejdsdag efter, brevene er sendt afsted, og lander, mens brevene ankommer. "Send påmindelses-e-mail og anden brevudsendelse" (3) følger e-mailbølge 1 efter en pause på 5 dage. "Send takkebreve og kvitteringer" (10) starter 3 arbejdsdage efter brevbølge 1, så tidlige gaver bliver takket, mens kampagnen stadig kører, og et slut-til-slut-led holder den i gang til 5 arbejdsdage efter, at påmindelsesbølgen slutter.
"Tak sendt til alle" er en port med vilje. "Evaluér kampagnens resultater" (3) og "Planlæg næste indsamling" (4) venter begge på den, for en indsamling sendt til folk, der endnu ikke er takket for den forrige, er den dyre fejl i denne slags plan. Planen er 52 arbejdsdage i alt, og alle varigheder er illustrative: erstat dem med jeres egen trykketid, partnertid og udsendelsestid. En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en matchinggave virkelig, en udsendelse i overensstemmelse med de regler, der gælder for jer, eller en kampagne vellykket. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til markedsføringskampagne, skabelonen med Gantt-diagram til eventplanlægning for en indsamlingsbegivenhed og skabelonen med Gantt-diagram til indholdskalender for de opslag, der fortsætter efter lanceringen. Hvordan porte og overlap tegnes, står i vejledningen om afhængigheder og vejledningen om overlappende opgaver i et Gantt-diagram, og skabelonen med Gantt-diagram til fondsansøgning passer, hvis samme hold også skriver ansøgninger.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Begrundelse og målgruppe, Kreativt og partnere, Lancering og bølger samt Tak og resultater, med 21 opgaver og fire milepæle: "Begrundelse og segmenter godkendt", "Matchinggave bekræftet", "Kampagnelancering" og "Tak sendt til alle".
- En port for begrundelsen: "Skriv begrundelsen for støtte" og "Segmentér donorlisten" løber sammen, og alt kreativt, alt hos partnere og alt digitalt følger efter "Begrundelse og segmenter godkendt".
- En partnerventetid, der holder trykordren: "Vent på bekræftelse af matchinggave" (8 arbejdsdage) fører til "Matchinggave bekræftet", som "Tryk indsamlingspakken" kræver sammen med designet.
- Overlappende bølger: "Send e-mailbølge 1" starter 1 arbejdsdag efter "Send brevbølge 1", og "Send påmindelses-e-mail og anden brevudsendelse" følger efter en pause på 5 dage.
- Tak, der løber ved siden af kampagnen og er port til det næste: "Send takkebreve og kvitteringer" overlapper bølgerne, og "Tak sendt til alle" kommer før "Evaluér kampagnens resultater" og "Planlæg næste indsamling".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du planlægger en indsamling til årsskiftet, en nødhjælpsindsamling eller en løbende indsamling og vil vide, om trykketiden eller en partner afgør lanceringsdagen.
- Du har en matchinggave eller et lignende løfte fra en partner og vil se, hvor meget en sen bekræftelse flytter den trykte pakke.
- Lanceringen er knyttet til en fast dato, for eksempel en begivenhed eller en sæson, og du vil tjekke, at tryk, partner og webarbejde passer ind før den.
- Du kører indsamlinger hvert år og vil have en standardplan, du kan tilpasse hver gang, så takken altid kommer før næste henvendelse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aftal kampagnens mål og målgruppe | Begrundelse og målgruppe | 3 | |
| 2 | Skriv begrundelsen for støtte | Begrundelse og målgruppe | 5 | 1 |
| 3 | Segmentér donorlisten | Begrundelse og målgruppe | 4 | 1 |
| 4 | Begrundelse og segmenter godkendt | Begrundelse og målgruppe | Milepæl | 2, 3 |
| 5 | Design indsamlingsbrev og svarkort | Kreativt og partnere | 6 | 4 |
| 6 | Bed matchingpartneren om at bekræfte | Kreativt og partnere | 2 | 4 |
| 7 | Vent på bekræftelse af matchinggave | Kreativt og partnere | 8 | 6 |
| 8 | Matchinggave bekræftet | Kreativt og partnere | Milepæl | 7 |
| 9 | Tryk indsamlingspakken | Kreativt og partnere | 10 | 5, 8 |
| 10 | Byg donationsside og e-mailskabeloner | Lancering og bølger | 5 | 4 |
| 11 | Tilføj tekst om matchinggave på siden og i e-mails | Lancering og bølger | 2 | 8, 10 |
| 12 | Test donationssiden og kvitteringer | Lancering og bølger | 2 | 11 |
| 13 | Kampagnelancering | Lancering og bølger | Milepæl | 9, 12 |
| 14 | Send brevbølge 1 | Lancering og bølger | 3 | 13 |
| 15 | Send e-mailbølge 1 | Lancering og bølger | 2 | 14SS+1 |
| 16 | Send påmindelses-e-mail og anden brevudsendelse | Lancering og bølger | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | Send takkebreve og kvitteringer | Tak og resultater | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | Afstem gaver og opdatér donorregister | Tak og resultater | 4 | 16, 17 |
| 19 | Tak sendt til alle | Tak og resultater | Milepæl | 18 |
| 20 | Evaluér kampagnens resultater | Tak og resultater | 3 | 19 |
| 21 | Planlæg næste indsamling | Tak og resultater | 4 | 19 |
Sådan fungerer det
Fastlæg begrundelsen, før noget laves
Behold "Begrundelse og segmenter godkendt" som porten til kreativt arbejde, partnerarbejde og webarbejde. Hvis begrundelsen allerede er afklaret, så forkort "Skriv begrundelsen for støtte" og "Segmentér donorlisten" til nogle få dage.
Erstat partnerventetiden
Sæt "Vent på bekræftelse af matchinggave" til det, din partner oplyser. Hvis bekræftelsen kan komme efter trykningen, og pakken ikke nævner matchingen, så fjern leddet fra "Matchinggave bekræftet" til "Tryk indsamlingspakken".
Brug jeres rigtige trykketid
Sæt "Tryk indsamlingspakken" til leveringstiden fra jeres trykkeri eller forsendelsesfirma. Det er den længste opgave før lanceringen, så en ændring her flytter "Kampagnelancering" mere end noget andet.
Tjek overlappene og pausen
Start-til-start-leddet på 1 dag lader e-mailen starte, mens brevene sendes, og pausen på 5 dage før "Send påmindelses-e-mail og anden brevudsendelse" er et valg. Ændr begge, så de passer til jeres donorer og jeres udsendelsesgrænser.
Fastlæg datoen, hvis den er fast
Hvis lanceringsdatoen er fast, så giv "Aftal kampagnens mål og målgruppe" en Start den dag, du begynder, og "Kampagnelancering" en Start på den faste dato. Læs derefter konfliktmarkeringen, der nævner den tidligste dato, arbejdet tillader.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med holdet og jeres partnerkontakter, og eksportér en PDF eller PNG til udvalget.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor venter trykningen på matchinggaven?
Fordi trykte ord ikke kan rettes. I skabelonen kræver "Tryk indsamlingspakken" både designet og "Matchinggave bekræftet", mens e-mails og siden kun kræver bekræftelsen før "Tilføj tekst om matchinggave på siden og i e-mails". Nævner jeres pakke ikke matchingen, så fjern det led, og trykordren kan starte tidligere.
Min lancering har en fast dato. Kan diagrammet tjekke den?
Ja. Giv den første opgave en fast Start den dag, du begynder, og giv derefter "Kampagnelancering" en fast Start på den dato, du har sat. Planen lægges fremad, så hvis trykket og partnerkæden ikke kan blive færdige til da, markeres milepælen med en konflikt. Sammenlign slutdatoen med den dato, du skal nå, og forkort eller overlap de opgaver, der afgør den.
Ved diagrammet, om partneren har bekræftet?
Nej. Det viser, hvornår du regner med at høre fra dem, og hvor længe du regner med at vente. Når partneren svarer, så ændr varigheden af "Vent på bekræftelse af matchinggave", og datoerne efter den flytter sig.
Hvorfor kommer takken før næste indsamling?
"Tak sendt til alle" er en port for "Evaluér kampagnens resultater" og "Planlæg næste indsamling", så den næste henvendelse ikke kan planlægges forud for takken for denne. Planlægger du næste indsamling parallelt, så slet leddet, men tjek, hvordan de to vil nå de samme donorer.
Gør en tidslinje kampagnen i overensstemmelse med reglerne?
Nej. Den planlægger arbejdet. Den gør ikke en udsendelse, en kvittering eller et løfte om matchinggave i overensstemmelse med de regler, der gælder for jer. Hold de tjek som opgaver med en ansvarlig, og læs vejledningen om Gantt-diagram med ansvarlige.