Sådan lægger du tidsbuffer ind i et Gantt-diagram
Læg tidsbuffer ind i et Gantt-diagram uden at pudse hver opgave op: brug en buffer-opgave eller en forsinkelse, sæt den, hvor en forsinkelse koster mest, og se, hvor meget luft planen allerede har.
Tidsbuffer er det spillerum, du efterlader til, at tingene går lidt skævt. I et Gantt-diagram virker det bedst som noget, du kan se og navngive og placerer med vilje, ikke som nogle ekstra dage, der stille er lagt oven i hver bjælke.
Kort fortalt
- Hold hver opgaves estimat rent, og læg reserven i få navngivne steder.
- En buffer er enten en opgave med en længde eller en forsinkelse på en afhængighed. Brug en opgave, når den skal have et navn og en ejer.
- Sæt bufferen for enden af en kæde, lige før en dato, der ikke kan flyttes.
- Tjek, hvor meget luft planen har, før du lægger mere til: opgaver uden for den længste kæde kan allerede skride.
- QueryChart følger ikke bufferforbrug, så skriv reglen for, hvornår den må bruges, i opgavens noter.
Gør reserven synlig
Den almindelige måde at sikre en plan på er at pudse op: hver ejer lægger en dag eller to oven i sit eget estimat. Planen ser så sikker ud, men ingen kan se, hvor stor reserven er, hvor den ligger, eller hvem der må bruge den. Opspækket tid bliver desuden ofte brugt af den opgave, der bærer den, uanset om opgaven havde brug for den, så reserven er væk, før den når frem til det sted, hvor en forsinkelse virkelig gør ondt.
En mere brugbar vane er at holde estimaterne rene og lægge reserven for sig selv, ét eller to steder, du kan pege på. I et Gantt-diagram er der to måder at gøre det på. Den ene er en buffer-opgave: en opgave med en længde, et navn og en plads i kæden. Den anden er en forsinkelse på en afhængighed, som 10+3, der lader den næste opgave starte tre arbejdsdage efter, at den forrige er slut. En opgave er synlig og kan have en ejer og en fremdrift. En forsinkelse er lettere, men viser sig kun som et hul mellem bjælker.
Før du tilføjer noget, så se på, hvad planen allerede har. Opgaver, der ikke ligger på den længste kæde, kan skride nogle dage uden at flytte slutningen, så en del af din reserve kan allerede findes. Eksemplet nedenfor er en eventplan uden en eneste buffer-opgave. Forberedelsen slutter længe før den del, der ikke kan flyttes, og det viser, hvor en buffer hører hjemme, og hvor meget planen kan rumme. Om mekanikken bagved kan du læse i /da/guides/kritisk-vej-i-gantt-diagram og /da/guides/gantt-diagram-afhaengigheder-typer-og-forsinkelse.
QueryChart har ingen bufferfunktion. Der er ingen fælles buffer, der bruges op, efterhånden som opgaver skrider, og ingen rapport over, hvor meget der er tilbage. En buffer er her en opgave eller en forsinkelse, som du selv tilføjer og holder ærlig. Pointen med denne vejledning er at gøre det med vilje.
Hvor en buffer ville høre hjemme i en eventplan
Femten opgaver. Varighederne er eksempler; angiv dine egne. Diagrammet har ingen buffer-opgave; trinene viser, hvor en hører hjemme. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Rene estimater uden opspækning
"Fastlæg budget og mål" er 3 arbejdsdage, og "Vælg og book lokale" er 8. "Dato og lokale bekræftet" er en milepæl med længden 0. Hvis lokaleopgaven blev pudset op til 10 dage, ville de to ekstra dage ligge inde i bjælken, hvor ingen kunne se dem eller planlægge at bruge dem.
Ventetid er ikke buffer
"Tilmeldingsperiode" er 20 arbejdsdage og følger efter "Eventside og tilmelding åbner" (5 dage). "Markedsføring og mails" (18 dage) starter 2 dage efter, at siden åbner. Ingen arbejder hele tilmeldingsperioden igennem, men den er en reel længde og afgør, hvor tidligt "Eventdag" kan ligge, så den er ikke reserve.
Forberedelseskæden har allerede luft
"Inviter og bekræft talere" (12), "Lav programmet" (4), "Bestilling af forplejning og AV" (5), "Tryk og skiltning" (6) og "Briefing af personale og talere" (2) danner en kæde, der slutter omkring 9 arbejdsdage før tilmeldingsperioden. Den luft er en reserve, du ikke skulle lægge til.
Brug luften med vilje
"Eventdag" venter på både "Tilmeldingsperiode" og "Briefing af personale og talere". En opgave som Buffer før briefing på 5 dage, placeret mellem de to bestillingsopgaver og briefingen, ville bruge 5 af de 9 dage og efterlade 4. "Takkemails", "Feedbackspørgeskema" og "Afsluttende rapport" følger efter eventet og behøver ingen.
Sådan fungerer det
Hold alle estimater rene
Bed ejerne om opgavens længde, som de forventer, at den går, ikke den længde, de ville være trygge ved at love. Skriv den i Varighed. Opspækning er svær at se og svær at tage tilbage senere.
Find den dato, der ikke kan flyttes
Markér den med en milepæl med længden 0, for eksempel åbningen af et event eller en godkendelse, en kunde venter på. En buffer er kun værd at have foran noget, der betyder noget, så afgør først, hvad det er.
Se, hvor meget luft planen har
Slå kritisk vej til under Vis. Den oplyste kæde sætter slutningen. Opgaver uden for den kan skride nogle dage uden at flytte noget. Sammenlign enden af den korteste kæde med det punkt, hvor den støder til den længere, og regn forskellen som en reserve, du allerede har.
Tilføj bufferen som opgave eller forsinkelse
For at tilføje en opgave skal du indsætte en række for enden af kæden, navngive den efter det, den beskytter, give den en Varighed og lade den næste opgave afhænge af den. For en forsinkelse skriver du den i Afhænger af, for eksempel 10+3, som starter den næste opgave tre arbejdsdage efter, at opgave 10 er slut.
Skriv ned, hvem der må bruge den
Skriv reglen i opgavens Noter: hvilke forsinkelser den dækker, hvem der beslutter at bruge den, og hvad der sker med datoen, hvis den løber tør. Sæt dens Fremdrift, efterhånden som den bruges, så diagrammet viser, hvad der er tilbage.
Gennemgå den, når planen ændrer sig
Når en kæde bliver længere, eller en fast dato flytter sig, ændrer mængden af luft sig med den. Tjek kritisk vej igen, og eksportér en PDF af planen, før du retter en buffer, så den tidligere version bliver gemt.
Faldgruber du skal undgå
At pudse hver opgave op
Et par dage lagt oven i hver bjælke ser forsigtigt ud, men spreder reserven tyndt ud over hele planen og skjuler den. Ejerne arbejder så mod den opspækkede dato, og reserven er væk, før kæden er slut, hvor den var brug for.
At placere bufferen, hvor den ikke beskytter noget
En buffer på en kæde, der allerede har luft, bruger bare luft op. Sæt den efter det arbejde, der kan gå galt, på eller lige foran den kæde, der sætter slutningen, og foran en dato, der ikke kan flyttes.
At regne ventetid for buffer
Et gennemgangsvindue, en tilmeldingsperiode eller en leverandørs leveringstid er en reel længde, selv om ingen arbejder igennem den. Giv den sin egen opgave og en realistisk længde, og hold reserve som noget andet.
At forvente, at værktøjet styrer den
QueryChart følger ikke, hvor meget af en buffer der er brugt. Hvis du skal vise planen før og efter, en buffer blev brugt, så eksportér en PDF først og gem den sammen med resten af dokumentationen.
Åbn Gantt-diagrammet for eventplanlægning
Åbn skabelonen til eventplanlægning, læg en buffer-opgave ind før briefingen, og se, hvor meget luft der er tilbage.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor meget buffer skal et Gantt-diagram have?
Der er ingen rigtig procentdel. Tag udgangspunkt i, hvordan lignende opgaver er gået for dit team, og brug bufferen, hvor prisen for at komme for sent er højest. Start småt, placér den med omtanke, og justér efter næste projekt.
Skal buffer være en opgave eller en forsinkelse?
Brug en opgave, når den skal have et navn, en ejer eller synlig fremdrift, for en opgave vises som sin egen bjælke. Brug en forsinkelse, som 10+3 i Afhænger af, når du kun har brug for et kort, fast hul, og ingen arbejder på det.
Hvorfor flyttede min buffer-opgave ikke slutdatoen?
Kæden, den ligger på, havde luft. En opgave, der ikke ligger på den længste kæde, kan vokse, til den har brugt luften, før slutningen flytter sig. Slå kritisk vej til for at se, hvilken kæde der sætter datoen.
Kan jeg fastlåse en dato i stedet for at lægge en buffer ind?
En fast Start fastlåser én opgave på en dato. Den beskytter den ikke: hvis en forgænger løber sent, markerer diagrammet en konflikt og nævner den tidligste dato, afhængigheden tillader. En buffer foran opgaven er det, der optager forsinkelsen.
Hvor planlægger jeg for de risici, en buffer dækker?
Til de risici, en buffer skal dække, kan du se flowchartet på /da/templates/risikostyring-i-projekter. Brug Gantt-diagrammet til timingen og flowchartet til logikken; /da/guides/brug-flowchart-og-gantt-diagram-sammen viser hvordan.
