Pufferzeit im Gantt-Diagramm einplanen
Pufferzeit im Gantt-Diagramm einplanen, ohne jede Aufgabe aufzublähen: mit einer eigenen Pufferaufgabe oder einer Verzögerung, dort, wo eine Verspätung am meisten kostet, und mit Blick auf den vorhandenen Spielraum.
Pufferzeit ist der Spielraum, den Sie für kleine Pannen lassen. Im Gantt-Diagramm wirkt sie am besten als etwas, das man sieht und benennt und gezielt platziert, nicht als ein paar Tage, die stillschweigend an jedem Balken hängen.
Kurz gesagt
- Halten Sie die Schätzung jeder Aufgabe ehrlich und die Reserve an wenigen benannten Stellen.
- Ein Puffer ist entweder eine Aufgabe mit Dauer oder eine Verzögerung an einer Abhängigkeit; nehmen Sie eine Aufgabe, wenn sie Namen und Verantwortliche braucht.
- Setzen Sie den Puffer ans Ende einer Kette, direkt vor einen Termin, der sich nicht bewegen lässt.
- Prüfen Sie den vorhandenen Spielraum, bevor Sie mehr hinzufügen: Aufgaben außerhalb der längsten Kette können schon rutschen.
- QueryChart verfolgt den Pufferverbrauch nicht; halten Sie die Regel für seinen Einsatz in den Aufgabennotizen fest.
Die Reserve sichtbar machen
Üblicherweise sichert man einen Plan durch Aufpolstern ab: Jede verantwortliche Person schlägt ein, zwei Tage auf die eigene Schätzung. Der Plan wirkt dann sicher, aber niemand kann sagen, wie viel Reserve es gibt, wo sie liegt oder wer sie verbrauchen darf. Aufgepolsterte Zeit wird zudem meist von der Aufgabe aufgebraucht, die sie trägt, ob sie nötig war oder nicht, und die Reserve ist weg, bevor sie dort ankommt, wo eine Verspätung wirklich wehtut.
Nützlicher ist es, die Schätzungen ehrlich zu halten und die Reserve getrennt an ein oder zwei Stellen vorzuhalten, auf die man zeigen kann. Im Gantt-Diagramm gibt es dafür zwei Wege. Der eine ist eine Pufferaufgabe: eine Aufgabe mit Dauer, einem Namen wie „Puffer vor dem Briefing“ und einem Platz in der Kette. Der andere ist eine Verzögerung an einer Abhängigkeit, etwa 10+3, die die nächste Aufgabe drei Arbeitstage nach dem Ende der vorigen beginnen lässt. Eine Aufgabe ist sichtbar und kann Verantwortliche und Fortschritt haben. Eine Verzögerung ist leichter, zeigt sich aber nur als Lücke zwischen den Balken.
Schauen Sie vor jedem Hinzufügen, was der Plan schon mitbringt. Aufgaben außerhalb der längsten Kette können einige Tage rutschen, ohne das Ende zu verschieben; ein Teil Ihrer Reserve existiert also womöglich schon. Das Beispiel unten ist ein Veranstaltungsplan ohne Pufferaufgabe. Seine Vorbereitung endet deutlich vor dem Teil, der sich nicht bewegen lässt, und zeigt so, wohin ein Puffer gehört und wie viel davon der Plan aufnehmen kann. Die Mechanik dahinter steht in /de/guides/gantt-diagramm-kritischer-pfad und /de/guides/gantt-diagramm-abhaengigkeiten.
QueryChart hat keine Puffer-Funktion. Es gibt keinen gemeinsamen Puffer, der mit dem Rutschen der Aufgaben aufgebraucht wird, und keine Anzeige, wie viel übrig ist. Ein Puffer ist hier eine Aufgabe oder Verzögerung, die Sie selbst hinzufügen und ehrlich halten. Diese Anleitung zeigt, wie Sie das bewusst tun.
Wo in einer Veranstaltungsplanung ein Puffer hingehört
Fünfzehn Aufgaben. Die Dauern sind beispielhaft, setzen Sie Ihre eigenen. Das Diagramm hat keine Pufferaufgabe; die Stufen zeigen, wo eine hingehört. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Ehrliche Schätzungen, kein Aufpolstern
„Budget und Ziele festlegen“ dauert 3 Arbeitstage und „Veranstaltungsort wählen und buchen“ 8. „Termin und Ort bestätigt“ ist ein Meilenstein der Dauer 0. Würde die Ortsaufgabe auf 10 Tage aufgepolstert, lägen die zwei zusätzlichen Tage im Balken, wo niemand sie sieht oder einplanen kann.
Wartezeit ist kein Puffer
Die „Anmeldephase“ dauert 20 Arbeitstage und folgt auf „Eventseite und Anmeldung öffnen“ (5 Tage). „Bewerbung und E-Mails“ (18 Tage) beginnt 2 Tage nach dem Öffnen dieser Seite. Niemand arbeitet die ganze Anmeldephase hindurch, doch sie ist eine echte Dauer und bestimmt, wie früh der „Veranstaltungstag“ liegen kann; sie ist also keine Reserve.
Die Vorbereitungskette hat schon Spielraum
„Referenten einladen und bestätigen“ (12), „Agenda erstellen“ (4), „Catering- und AV-Bestellungen“ (5), „Druck und Beschilderung“ (6) und „Briefing von Team und Referenten“ (2) bilden eine Kette, die etwa 9 Arbeitstage vor dem Ende der Anmeldephase fertig ist. Dieser Spielraum ist eine Reserve, die Sie nicht hinzufügen mussten.
Den Spielraum gezielt einsetzen
Der „Veranstaltungstag“ wartet auf die „Anmeldephase“ und auf das „Briefing von Team und Referenten“. Eine Aufgabe wie „Puffer vor dem Briefing“ mit 5 Tagen, zwischen den beiden Bestellaufgaben und dem Briefing, verbrauchte 5 dieser 9 Tage und ließe 4 übrig. „Dankes-E-Mails“, „Feedback-Umfrage“ und „Abschlussbericht“ folgen der Veranstaltung und brauchen keinen.
So funktioniert es
Jede Schätzung ehrlich halten
Fragen Sie die Verantwortlichen nach der Dauer, wie sie die Aufgabe erwarten, nicht nach der, die sie bequem zusagen würden. Tragen Sie sie unter Dauer (Duration) ein. Aufpolsterung ist schwer zu sehen und später schwer zurückzunehmen.
Den Termin finden, der sich nicht bewegen darf
Markieren Sie ihn mit einem Meilenstein der Dauer 0, zum Beispiel die Eröffnung einer Veranstaltung oder eine Freigabe, auf die ein Kunde wartet. Ein Puffer lohnt sich nur vor etwas, das zählt; entscheiden Sie also zuerst, was das ist.
Den Spielraum des Plans ansehen
Schalten Sie unter Ansicht den kritischen Pfad ein. Die hervorgehobene Kette bestimmt das Ende; Aufgaben außerhalb davon können einige Tage rutschen, ohne etwas zu bewegen. Vergleichen Sie das Ende der kürzeren Kette mit dem Punkt, an dem sie auf die längere trifft, und werten Sie den Unterschied als Reserve, die Sie schon haben.
Den Puffer als Aufgabe oder Verzögerung hinzufügen
Für eine Aufgabe fügen Sie am Ende der Kette eine Zeile ein, benennen sie nach dem, was sie schützt, geben ihr eine Dauer und lassen die nächste Aufgabe davon abhängen. Für eine Verzögerung schreiben Sie sie in Hängt ab von (Depends on), zum Beispiel 10+3, was die nächste Aufgabe drei Arbeitstage nach dem Ende von Aufgabe 10 beginnen lässt.
Festhalten, wer ihn verbrauchen darf
Schreiben Sie die Regel in die Notizen der Aufgabe: welche Verspätungen sie abdeckt, wer über den Einsatz entscheidet und was mit dem Termin geschieht, wenn er aufgebraucht ist. Setzen Sie den Fortschritt (Progress), während er verbraucht wird, damit das Diagramm zeigt, was übrig ist.
Bei Änderungen am Plan überprüfen
Wird eine Kette länger oder verschiebt sich ein fester Termin, ändert sich auch der Spielraum. Prüfen Sie den kritischen Pfad erneut und exportieren Sie ein PDF des Plans, bevor Sie einen Puffer überarbeiten, damit die frühere Fassung erhalten bleibt.
Häufige Fehler
Jede Aufgabe aufpolstern
Ein paar Tage an jedem Balken wirken vorsichtig, verteilen die Reserve aber dünn über den ganzen Plan und verstecken sie. Die Verantwortlichen arbeiten dann auf den aufgepolsterten Termin hin, und die Reserve ist vor dem Ende der Kette weg, wo man sie gebraucht hätte.
Den Puffer dort platzieren, wo er nichts schützt
Ein Puffer auf einer Kette, die schon Spielraum hat, verbraucht nur Spielraum. Setzen Sie ihn hinter Arbeit, die schiefgehen kann, auf oder kurz vor die Kette, die das Ende bestimmt, und vor einen Termin, der fest ist.
Wartezeit als Puffer zählen
Ein Prüffenster, eine Anmeldephase oder eine Lieferzeit ist eine echte Dauer, auch wenn niemand daran arbeitet. Geben Sie ihr eine eigene Aufgabe mit realistischer Dauer und halten Sie die Reserve als etwas Getrenntes.
Erwarten, dass das Werkzeug ihn verwaltet
QueryChart verfolgt nicht, wie viel von einem Puffer verbraucht ist. Wollen Sie den Plan vor und nach einem verbrauchten Puffer zeigen, exportieren Sie vorher ein PDF und legen es zu den Unterlagen.
Veranstaltungsplanung als Gantt-Diagramm öffnen
Öffnen Sie die Vorlage für die Veranstaltungsplanung, fügen Sie vor dem Briefing eine Pufferaufgabe hinzu und sehen Sie, wie viel Spielraum übrig bleibt.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Puffer sollte ein Gantt-Diagramm haben?
Einen richtigen Prozentsatz gibt es nicht. Richten Sie sich danach, wie ähnliche Vorhaben bei Ihrem Team gelaufen sind, und setzen Sie ihn dort ein, wo Verspätung am teuersten ist. Beginnen Sie klein, platzieren Sie ihn bewusst und passen Sie ihn nach dem nächsten Projekt an.
Sollte ein Puffer eine Aufgabe oder eine Verzögerung sein?
Nehmen Sie eine Aufgabe, wenn er einen Namen, Verantwortliche oder sichtbaren Fortschritt braucht, denn eine Aufgabe erscheint als eigener Balken. Nehmen Sie eine Verzögerung, etwa 10+3 in Hängt ab von, wenn Sie nur eine kurze, feste Lücke brauchen, an der niemand arbeitet.
Warum hat meine Pufferaufgabe das Enddatum nicht verschoben?
Die Kette, auf der sie sitzt, hatte Spielraum. Eine Aufgabe außerhalb der längsten Kette kann wachsen, bis sie diesen Spielraum aufgebraucht hat, bevor sich das Ende verschiebt. Schalten Sie den kritischen Pfad ein, um zu sehen, welche Kette den Termin bestimmt.
Kann ich ein Datum festlegen, statt einen Puffer einzuplanen?
Ein fester Start nagelt eine Aufgabe auf ein Datum, schützt sie aber nicht: Läuft ein Vorgänger spät, markiert das Diagramm einen Konflikt und nennt das früheste Datum, das die Abhängigkeit erlaubt. Ein Puffer vor der Aufgabe fängt die Verspätung auf.
Wo plane ich die Risiken, die ein Puffer abdeckt?
Für die Risiken, die ein Puffer abdecken soll, sehen Sie das Flussdiagramm unter /de/templates/projekt-risikomanagement-prozess an. Nutzen Sie das Gantt-Diagramm für den Zeitplan und das Flussdiagramm für die Logik; /de/guides/flussdiagramm-und-gantt-diagramm-kombinieren zeigt, wie.
