Gantt de campagne de collecte de fonds : délai d'impression et abondement
Un diagramme de Gantt de campagne de collecte modifiable : argumentaire, segments de donateurs, attente d'un abondement, délai d'impression, vagues de courrier et d'e-mails, remerciements et analyse des résultats, avec dépendances.
Qu'est-ce que le processus gantt de campagne de collecte de fonds : délai d'impression et abondement ?
Une campagne de collecte ressemble à du marketing, mais son calendrier dépend de deux éléments que les plans marketing ont rarement. L'un est une commande d'impression qu'on ne peut plus modifier une fois passée. L'autre est une promesse faite aux donateurs, comme un abondement (un don de contrepartie), qu'une personne extérieure à votre organisation doit confirmer avant que vous puissiez la décrire. Un calendrier montre lequel des deux fixe la date de lancement et de quelle marge dispose le reste.
Ce modèle compte quatre groupes, « Argumentaire et public », « Création et partenaires », « Lancement et vagues » et « Remerciements et résultats », avec 21 tâches et quatre jalons. « Convenir de l'objectif de la campagne et du public » (3 jours ouvrés) est la seule tâche de départ. « Rédiger l'argumentaire de collecte » (5) et « Segmenter la base de donateurs » (4) avancent côte à côte et se rejoignent à « Argumentaire et segments validés », le point de passage qu'attendent la création, la demande au partenaire et la réalisation web. Rien n'est conçu ni imprimé sur un argumentaire susceptible de changer encore.
Après ce point de passage, trois chantiers avancent en même temps. « Concevoir la lettre d'appel et le bulletin-réponse » prend 6 jours ouvrés. « Demander au partenaire de confirmer l'abondement » (2) mène à « Attendre la confirmation de l'abondement » (8), une simple attente dont vous remplacez la durée par ce que votre partenaire vous indique. Et « Créer la page de don et les modèles d'e-mails » prend 5. Le choix d'enchaînement qui compte est que « Imprimer le kit d'appel » (10) attend à la fois la conception et « Abondement confirmé ». Avec les chiffres indicatifs, la conception est prête au jour ouvré 14 et la confirmation arrive au jour 18 : c'est donc le partenaire, et non la création, qui décide du début de l'impression. L'e-mail et la page peuvent être corrigés plus tard, si bien que « Ajouter la mention de l'abondement à la page et aux e-mails » (2) n'a besoin que de la confirmation. Le texte imprimé, lui, ne peut pas l'être.
« Lancement de la campagne » a besoin du kit imprimé et de « Tester la page de don et les reçus » (2). La page est prête au jour 22, six jours avant l'arrivée du kit imprimé au jour 28 : c'est donc la tâche d'impression de 10 jours qui fixe le lancement, et non le travail numérique. Courrier et e-mail se chevauchent ensuite : « Envoyer la vague d'e-mails 1 » (2) démarre 1 jour ouvré après le début de « Envoyer la vague de courrier 1 » (3), par un lien début-début, si bien que l'e-mail arrive pendant que le courrier est distribué. « Envoyer l'e-mail de relance et le second courrier » (3) suit la vague d'e-mails 1 après un intervalle de 5 jours. « Envoyer les lettres de remerciement et les reçus » (10) démarre 3 jours ouvrés après le début de la vague de courrier 1, de sorte que les premiers dons sont remerciés pendant que la campagne se poursuit, et un lien fin-fin la maintient jusqu'à 5 jours ouvrés après la fin de la vague de relance.
« Remerciements terminés » est un point de passage voulu. « Analyser les résultats de la campagne » (3) et « Planifier le prochain appel » (4) l'attendent tous deux, car envoyer un appel à des personnes qu'on n'a pas encore remerciées pour le précédent est l'erreur coûteuse de ce type de plan. Le plan dure 52 jours ouvrés au total, et toutes les durées sont indicatives : remplacez-les par vos propres délais d'impression, de partenaire et d'envoi. Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas un abondement réel, un envoi conforme aux règles qui vous concernent, ni une campagne réussie. Pour des plans voisins, voyez le modèle de campagne marketing, celui d'un événement de collecte et celui d'un calendrier de contenus pour les publications qui continuent après le lancement. Pour la façon de dessiner points de passage et chevauchements, voyez le guide sur les dépendances et celui sur les tâches qui se chevauchent, ainsi que le modèle de demande de subvention si la même équipe rédige aussi des dossiers de subvention.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre groupes, « Argumentaire et public », « Création et partenaires », « Lancement et vagues » et « Remerciements et résultats », avec 21 tâches et quatre jalons : « Argumentaire et segments validés », « Abondement confirmé », « Lancement de la campagne » et « Remerciements terminés ».
- Un point de passage sur l'argumentaire : « Rédiger l'argumentaire de collecte » et « Segmenter la base de donateurs » avancent ensemble, et toute la création, la partie partenaire et le numérique suivent « Argumentaire et segments validés ».
- Une attente du partenaire qui retient l'impression : « Attendre la confirmation de l'abondement » (8 jours ouvrés) mène à « Abondement confirmé », dont « Imprimer le kit d'appel » a besoin avec la conception.
- Des vagues qui se chevauchent : « Envoyer la vague d'e-mails 1 » démarre 1 jour ouvré après « Envoyer la vague de courrier 1 », et « Envoyer l'e-mail de relance et le second courrier » suit après un intervalle de 5 jours.
- Des remerciements qui courent parallèlement à la campagne et conditionnent la suite : « Envoyer les lettres de remerciement et les reçus » chevauche les vagues, et « Remerciements terminés » précède « Analyser les résultats de la campagne » et « Planifier le prochain appel ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous préparez un appel de fin d'année, d'urgence ou régulier et voulez savoir si c'est le délai d'impression ou un partenaire qui décide du jour de lancement.
- Vous avez un abondement ou une promesse de partenaire similaire et voulez voir de combien une confirmation tardive décale le kit imprimé.
- Le lancement est lié à une date fixe, comme un événement ou une saison, et vous voulez vérifier que l'impression, le partenaire et le web tiennent avant elle.
- Vous lancez des appels chaque année et voulez un plan type à redimensionner à chaque fois, avec les remerciements placés avant la prochaine sollicitation.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Convenir de l'objectif de la campagne et du public | Argumentaire et public | 3 | |
| 2 | Rédiger l'argumentaire de collecte | Argumentaire et public | 5 | 1 |
| 3 | Segmenter la base de donateurs | Argumentaire et public | 4 | 1 |
| 4 | Argumentaire et segments validés | Argumentaire et public | Jalon | 2, 3 |
| 5 | Concevoir la lettre d'appel et le bulletin-réponse | Création et partenaires | 6 | 4 |
| 6 | Demander au partenaire de confirmer l'abondement | Création et partenaires | 2 | 4 |
| 7 | Attendre la confirmation de l'abondement | Création et partenaires | 8 | 6 |
| 8 | Abondement confirmé | Création et partenaires | Jalon | 7 |
| 9 | Imprimer le kit d'appel | Création et partenaires | 10 | 5, 8 |
| 10 | Créer la page de don et les modèles d'e-mails | Lancement et vagues | 5 | 4 |
| 11 | Ajouter la mention de l'abondement à la page et aux e-mails | Lancement et vagues | 2 | 8, 10 |
| 12 | Tester la page de don et les reçus | Lancement et vagues | 2 | 11 |
| 13 | Lancement de la campagne | Lancement et vagues | Jalon | 9, 12 |
| 14 | Envoyer la vague de courrier 1 | Lancement et vagues | 3 | 13 |
| 15 | Envoyer la vague d'e-mails 1 | Lancement et vagues | 2 | 14SS+1 |
| 16 | Envoyer l'e-mail de relance et le second courrier | Lancement et vagues | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | Envoyer les lettres de remerciement et les reçus | Remerciements et résultats | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | Rapprocher les dons et mettre à jour les fiches donateurs | Remerciements et résultats | 4 | 16, 17 |
| 19 | Remerciements terminés | Remerciements et résultats | Jalon | 18 |
| 20 | Analyser les résultats de la campagne | Remerciements et résultats | 3 | 19 |
| 21 | Planifier le prochain appel | Remerciements et résultats | 4 | 19 |
Comment cela fonctionne
Arrêter l'argumentaire avant de produire quoi que ce soit
Gardez « Argumentaire et segments validés » comme point de passage de la création, du partenaire et du web. Si l'argumentaire est déjà arrêté, ramenez « Rédiger l'argumentaire de collecte » et « Segmenter la base de donateurs » à quelques jours.
Remplacer l'attente du partenaire
Réglez « Attendre la confirmation de l'abondement » sur ce que votre partenaire vous indique. Si la confirmation peut arriver après l'impression et que le kit n'en parlera pas, supprimez le lien entre « Abondement confirmé » et « Imprimer le kit d'appel ».
Utiliser votre vrai délai d'impression
Réglez « Imprimer le kit d'appel » sur le délai de votre imprimeur ou de votre routeur. C'est la tâche la plus longue avant le lancement : la modifier déplace « Lancement de la campagne » plus que toute autre.
Vérifier les chevauchements et l'intervalle
Le lien début-début de 1 jour permet à l'e-mail de partir pendant que le courrier est distribué, et l'intervalle de 5 jours avant « Envoyer l'e-mail de relance et le second courrier » est un choix. Modifiez les deux selon vos donateurs et vos limites d'envoi.
Verrouiller la date si elle est fixe
Si la date de lancement est fixe, donnez à « Convenir de l'objectif de la campagne et du public » un Début le jour où vous commencez et à « Lancement de la campagne » un Début à la date fixée. Lisez ensuite l'indicateur de conflit, qui indique la date la plus proche que permet le travail.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec l'équipe et vos contacts partenaires, et exportez un PDF ou un PNG pour le comité.
Questions fréquentes
Pourquoi l'impression attend-elle l'abondement ?
Parce qu'un texte imprimé ne se corrige pas. Dans ce modèle, « Imprimer le kit d'appel » a besoin à la fois de la conception et de « Abondement confirmé », alors que l'e-mail et la page n'ont besoin de la confirmation qu'avant « Ajouter la mention de l'abondement à la page et aux e-mails ». Si votre kit ne mentionne pas l'abondement, supprimez ce lien et l'impression pourra démarrer plus tôt.
Mon lancement a une date fixe. Le diagramme peut-il la vérifier ?
Oui. Donnez à la première tâche un Début fixe le jour où vous commencez, puis à « Lancement de la campagne » un Début fixe à la date choisie. Le plan est planifié vers l'avant : si la chaîne impression et partenaire ne peut pas se terminer d'ici là, le jalon est signalé par un conflit. Comparez la date de fin à celle dont vous avez besoin et raccourcissez ou faites se chevaucher les tâches qui la décident.
Le diagramme sait-il si le partenaire a confirmé ?
Non. Il montre quand vous prévoyez d'avoir une réponse et combien de temps vous prévoyez d'attendre. Quand le partenaire répond, changez la durée de « Attendre la confirmation de l'abondement » et les dates qui suivent se décalent.
Pourquoi les remerciements passent-ils avant le prochain appel ?
« Remerciements terminés » conditionne « Analyser les résultats de la campagne » et « Planifier le prochain appel » : la prochaine sollicitation ne peut donc pas être planifiée avant les remerciements de la précédente. Si vous planifiez le prochain appel en parallèle, supprimez le lien, mais vérifiez comment les deux atteindront les mêmes donateurs.
Un calendrier rend-il la campagne conforme ?
Non. Il planifie le travail. Il ne rend pas un envoi, un reçu ou une promesse d'abondement conforme aux règles qui vous concernent. Gardez ces contrôles comme tâches avec un responsable, et voyez le guide sur les responsables dans un diagramme de Gantt.