Gantt-Diagramm Spendenkampagne: Druckvorlauf und Spendenverdopplung
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für eine Spendenkampagne: Spendenanliegen, Spendersegmente, Wartezeit auf die Verdopplungszusage, Druckvorlauf, Mailing- und E-Mail-Wellen, Dank und Auswertung, mit Abhängigkeiten.
Was ist Gantt-Diagramm spendenkampagne: druckvorlauf und spendenverdopplung?
Eine Spendenkampagne sieht nach Marketing aus, doch ihr Zeitplan wird von zwei Dingen geprägt, die Marketingpläne selten haben. Das eine ist ein Druckauftrag, der sich nach der Vergabe nicht mehr ändern lässt. Das andere ist ein Versprechen an Unterstützer, etwa eine Spendenverdopplung, das jemand außerhalb Ihrer Organisation bestätigen muss, bevor Sie es beschreiben dürfen. Ein Zeitplan zeigt, welches von beiden den Starttermin bestimmt und wie viel Luft der Rest hat.
Die Vorlage hat vier Gruppen, „Anliegen und Zielgruppe“, „Gestaltung und Partner“, „Start und Wellen“ und „Dank und Auswertung“, mit 21 Aufgaben und vier Meilensteinen. „Kampagnenziel und Zielgruppe festlegen“ (3 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. „Begründung des Spendenanliegens schreiben“ (5) und „Spenderliste segmentieren“ (4) laufen nebeneinander und treffen sich bei „Anliegen und Segmente freigegeben“, dem Tor, auf das Gestaltung, Partneranfrage und Webaufbau warten. Nichts wird gestaltet oder gedruckt zu einem Anliegen, das sich noch ändern kann.
Nach diesem Tor laufen drei Dinge gleichzeitig. „Spendenbrief und Antwortkarte gestalten“ dauert 6 Arbeitstage. „Partner der Spendenverdopplung um Zusage bitten“ (2) führt zu „Auf Zusage der Verdopplung warten“ (8), einer reinen Wartezeit, deren Dauer Sie durch die Angabe Ihres Partners ersetzen. Und „Spendenseite und E-Mail-Vorlagen bauen“ dauert 5. Entscheidend ist die Reihenfolge: „Spendenmailing drucken“ (10) wartet sowohl auf die Gestaltung als auch auf „Spendenverdopplung zugesagt“. In den Beispielwerten ist die Gestaltung an Arbeitstag 14 fertig und die Bestätigung kommt an Tag 18, also bestimmt der Partner, nicht die Gestaltung, wann der Druck beginnt. E-Mail und Seite lassen sich später korrigieren, deshalb braucht „Hinweis zur Verdopplung in Seite und E-Mails ergänzen“ (2) nur die Bestätigung. Gedruckter Text nicht.
„Kampagnenstart“ braucht das gedruckte Paket und „Spendenseite und Quittungen testen“ (2). Die Seite ist an Tag 22 fertig, sechs Tage bevor das gedruckte Paket an Tag 28 eintrifft; die 10 Tage Druck setzen also den Starttermin, nicht die digitale Arbeit. Mailing und E-Mail überlappen dann: „E-Mail-Welle 1 versenden“ (2) beginnt 1 Arbeitstag nach dem Beginn von „Mailing Welle 1 versenden“ (3), mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung, die E-Mail trifft also ein, während das Mailing ankommt. „Erinnerungs-E-Mail und zweites Mailing versenden“ (3) folgt auf E-Mail-Welle 1 nach 5 Tagen Abstand. „Dankesbriefe und Spendenquittungen versenden“ (10) beginnt 3 Arbeitstage nach Beginn von Mailing-Welle 1, frühe Spenden werden also noch während der Kampagne bedankt, und eine Ende-Ende-Verknüpfung hält sie bis 5 Arbeitstage nach dem Ende der Erinnerungswelle am Laufen.
„Danksagungen abgeschlossen“ ist absichtlich ein Tor. „Kampagnenergebnisse auswerten“ (3) und „Nächsten Spendenaufruf planen“ (4) warten beide darauf, denn ein Aufruf an Menschen, die für den letzten noch nicht bedankt wurden, ist der teure Fehler in dieser Art Plan. Der Plan ist insgesamt 52 Arbeitstage lang, und jede Dauer ist ein Beispielwert: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Druck-, Partner- und Versandzeiten. Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht eine Spendenverdopplung nicht real, ein Mailing nicht regelkonform und eine Kampagne nicht erfolgreich. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Marketingkampagne, die Gantt-Vorlage Eventplanung für eine Spendenveranstaltung und die Gantt-Vorlage Content-Kalender für die Beiträge nach dem Start. Wie Tore und Überlappungen gezeichnet werden, zeigen der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm; schreibt dasselbe Team auch Förderanträge, hilft die Gantt-Vorlage Förderantrag.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, „Anliegen und Zielgruppe“, „Gestaltung und Partner“, „Start und Wellen“ und „Dank und Auswertung“, mit 21 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Anliegen und Segmente freigegeben“, „Spendenverdopplung zugesagt“, „Kampagnenstart“ und „Danksagungen abgeschlossen“.
- Ein Tor für das Spendenanliegen: „Begründung des Spendenanliegens schreiben“ und „Spenderliste segmentieren“ laufen zusammen, und alles Gestalterische, Partnerbezogene und Digitale folgt auf „Anliegen und Segmente freigegeben“.
- Eine Partnerwartezeit, die den Druckauftrag hält: „Auf Zusage der Verdopplung warten“ (8 Arbeitstage) führt zu „Spendenverdopplung zugesagt“, das „Spendenmailing drucken“ zusammen mit der Gestaltung braucht.
- Überlappende Wellen: „E-Mail-Welle 1 versenden“ beginnt 1 Arbeitstag nach „Mailing Welle 1 versenden“, und „Erinnerungs-E-Mail und zweites Mailing versenden“ folgt nach 5 Tagen Abstand.
- Dank, der neben der Kampagne läuft und das Nächste freigibt: „Dankesbriefe und Spendenquittungen versenden“ überlappt die Wellen, und „Danksagungen abgeschlossen“ liegt vor „Kampagnenergebnisse auswerten“ und „Nächsten Spendenaufruf planen“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie planen einen Jahresend-, Notfall- oder regelmäßigen Aufruf und wollen wissen, ob Druckvorlauf oder ein Partner den Starttag bestimmt.
- Sie haben eine Spendenverdopplung oder ein ähnliches Partnerversprechen und wollen sehen, wie stark eine späte Zusage das gedruckte Paket verschiebt.
- Der Start hängt an einem festen Datum, etwa einer Veranstaltung oder Jahreszeit, und Sie wollen prüfen, ob Druck, Partner und Webarbeit davor passen.
- Sie führen jedes Jahr Aufrufe durch und wollen einen Standardplan, den Sie jedes Mal anpassen, mit dem Dank vor der nächsten Bitte.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kampagnenziel und Zielgruppe festlegen | Anliegen und Zielgruppe | 3 | |
| 2 | Begründung des Spendenanliegens schreiben | Anliegen und Zielgruppe | 5 | 1 |
| 3 | Spenderliste segmentieren | Anliegen und Zielgruppe | 4 | 1 |
| 4 | Anliegen und Segmente freigegeben | Anliegen und Zielgruppe | Meilenstein | 2, 3 |
| 5 | Spendenbrief und Antwortkarte gestalten | Gestaltung und Partner | 6 | 4 |
| 6 | Partner der Spendenverdopplung um Zusage bitten | Gestaltung und Partner | 2 | 4 |
| 7 | Auf Zusage der Verdopplung warten | Gestaltung und Partner | 8 | 6 |
| 8 | Spendenverdopplung zugesagt | Gestaltung und Partner | Meilenstein | 7 |
| 9 | Spendenmailing drucken | Gestaltung und Partner | 10 | 5, 8 |
| 10 | Spendenseite und E-Mail-Vorlagen bauen | Start und Wellen | 5 | 4 |
| 11 | Hinweis zur Verdopplung in Seite und E-Mails ergänzen | Start und Wellen | 2 | 8, 10 |
| 12 | Spendenseite und Quittungen testen | Start und Wellen | 2 | 11 |
| 13 | Kampagnenstart | Start und Wellen | Meilenstein | 9, 12 |
| 14 | Mailing Welle 1 versenden | Start und Wellen | 3 | 13 |
| 15 | E-Mail-Welle 1 versenden | Start und Wellen | 2 | 14SS+1 |
| 16 | Erinnerungs-E-Mail und zweites Mailing versenden | Start und Wellen | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | Dankesbriefe und Spendenquittungen versenden | Dank und Auswertung | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | Spenden abgleichen und Spenderdaten aktualisieren | Dank und Auswertung | 4 | 16, 17 |
| 19 | Danksagungen abgeschlossen | Dank und Auswertung | Meilenstein | 18 |
| 20 | Kampagnenergebnisse auswerten | Dank und Auswertung | 3 | 19 |
| 21 | Nächsten Spendenaufruf planen | Dank und Auswertung | 4 | 19 |
So funktioniert es
Das Anliegen klären, bevor etwas entsteht
Behalten Sie „Anliegen und Segmente freigegeben“ als Tor für Gestaltung, Partner und Web. Steht das Anliegen schon, kürzen Sie „Begründung des Spendenanliegens schreiben“ und „Spenderliste segmentieren“ auf wenige Tage.
Die Partnerwartezeit ersetzen
Setzen Sie „Auf Zusage der Verdopplung warten“ auf das, was Ihr Partner sagt. Kann die Bestätigung nach dem Druck kommen und das Paket erwähnt die Verdopplung nicht, entfernen Sie die Verknüpfung von „Spendenverdopplung zugesagt“ zu „Spendenmailing drucken“.
Die echte Druckzeit nutzen
Setzen Sie „Spendenmailing drucken“ auf die Vorlaufzeit Ihrer Druckerei oder Lettershop. Es ist die längste Aufgabe vor dem Start, also verschiebt eine Änderung hier „Kampagnenstart“ mehr als jede andere.
Überlappungen und Abstand prüfen
Die Anfang-Anfang-Verknüpfung von 1 Tag lässt die E-Mail beginnen, während das Mailing rausgeht, und der Abstand von 5 Tagen vor „Erinnerungs-E-Mail und zweites Mailing versenden“ ist eine Entscheidung. Ändern Sie beides passend zu Ihren Spendern und Ihren Versandgrenzen.
Das Datum festlegen, wenn es fest ist
Ist der Starttermin fest, geben Sie „Kampagnenziel und Zielgruppe festlegen“ einen Start am ersten Arbeitstag und „Kampagnenstart“ einen Start am festen Datum. Lesen Sie dann die Konfliktmarkierung, die das früheste Datum nennt, das die Arbeit zulässt.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit dem Team und Ihren Partnerkontakten und exportieren Sie ein PDF oder PNG für den Vorstand.
Häufig gestellte Fragen
Warum wartet der Druck auf die Spendenverdopplung?
Weil gedruckte Worte sich nicht korrigieren lassen. In der Vorlage braucht „Spendenmailing drucken“ sowohl die Gestaltung als auch „Spendenverdopplung zugesagt“, während E-Mail und Seite die Bestätigung erst vor „Hinweis zur Verdopplung in Seite und E-Mails ergänzen“ brauchen. Erwähnt Ihr Paket die Verdopplung nicht, entfernen Sie diese Verknüpfung, und der Druck kann früher beginnen.
Mein Start hat ein festes Datum. Kann das Diagramm das prüfen?
Ja. Geben Sie der ersten Aufgabe einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Kampagnenstart“ einen festen Start am gewählten Datum. Der Plan wird vorwärts geplant; schaffen Druck- und Partnerkette den Termin nicht, trägt der Meilenstein eine Konfliktmarkierung. Vergleichen Sie das Enddatum mit Ihrem Termin und kürzen oder überlappen Sie die Aufgaben, die ihn bestimmen.
Weiß das Diagramm, ob der Partner zugesagt hat?
Nein. Es zeigt, wann Sie mit einer Antwort rechnen und wie lange Sie warten wollen. Antwortet der Partner, ändern Sie die Dauer von „Auf Zusage der Verdopplung warten“, und die Termine danach ziehen mit.
Warum liegt der Dank vor dem nächsten Aufruf?
„Danksagungen abgeschlossen“ ist ein Tor für „Kampagnenergebnisse auswerten“ und „Nächsten Spendenaufruf planen“, der nächste Aufruf lässt sich also nicht vor dem Dank für diesen planen. Planen Sie den nächsten Aufruf parallel, löschen Sie die Verknüpfung, prüfen Sie aber, wie beide dieselben Spender erreichen.
Macht ein Zeitplan die Kampagne regelkonform?
Nein. Er plant die Arbeit. Er macht ein Mailing, eine Quittung oder ein Verdopplungsversprechen nicht konform mit den Regeln, die für Sie gelten. Führen Sie diese Prüfungen als Aufgaben mit Verantwortlichen; dazu gibt es den Leitfaden zu Gantt-Diagrammen mit Verantwortlichen.