Diagrama de Gantt de campaña de captación: impresión y donación equiparada
Diagrama de Gantt editable de una campaña de captación de fondos: argumentario, segmentos de donantes, espera de la donación equiparada, plazo de impresión, oleadas postales y de correo, agradecimientos y resultados, con dependencias.
¿Qué es diagrama de gantt de campaña de captación: impresión y donación equiparada?
Una campaña de captación de fondos parece marketing, pero su calendario lo moldean dos cosas que los planes de marketing rara vez tienen. Una es un pedido de impresión que no se puede cambiar una vez hecho. La otra es una promesa a los donantes, como una donación equiparada, que debe confirmar alguien ajeno a tu organización antes de que puedas describirla. Un cronograma muestra cuál de las dos decide la fecha de lanzamiento y cuánto margen tiene el resto.
La plantilla tiene cuatro grupos: «Argumentario y público», «Creatividad y aliados», «Lanzamiento y oleadas» y «Agradecimiento y resultados». Tiene 21 tareas y cuatro hitos. «Acordar el objetivo y el público de la campaña» (3 días laborables) es la única tarea inicial. «Redactar el argumentario de apoyo» (5) y «Segmentar la lista de donantes» (4) corren en paralelo y se encuentran en «Argumentario y segmentos aprobados», la puerta que esperan el trabajo creativo, la petición al aliado y la construcción web. Nada se diseña ni se imprime sobre un argumentario que aún puede cambiar.
Tras esa puerta corren a la vez tres cosas. «Diseñar la carta de petición y el formulario de respuesta» dura 6 días laborables. «Pedir al aliado la confirmación de la donación equiparada» (2) lleva a «Esperar la confirmación de la donación equiparada» (8), una espera simple con una duración que sustituyes por lo que te diga tu aliado. Y «Crear la página de donación y las plantillas de correo» dura 5. La decisión de secuencia que importa es que «Imprimir el paquete de la campaña» (10) espera tanto al diseño como a «Donación equiparada confirmada». Con las cifras ilustrativas el diseño está listo el día laborable 14 y la confirmación llega el día 18, así que es el aliado, y no el trabajo creativo, quien decide cuándo empieza la impresión. El correo y la página pueden corregirse más tarde, de modo que «Añadir el texto de la donación equiparada a la página y los correos» (2) solo necesita la confirmación. Lo impreso no.
«Lanzamiento de la campaña» necesita el paquete impreso y «Probar la página de donación y los recibos» (2). La página está lista el día 22, seis días antes de que llegue el paquete impreso el día 28, así que la tarea de impresión de 10 días fija el lanzamiento, no el trabajo digital. Después se solapan el envío postal y el de correo: «Enviar la primera oleada de correos» (2) empieza 1 día laborable después de que empiece «Enviar la primera oleada de envíos postales» (3), con un vínculo de inicio a inicio, de modo que el correo llega mientras llega la carta. «Enviar el correo recordatorio y el segundo envío postal» (3) sigue a la primera oleada de correos tras un hueco de 5 días. «Enviar cartas de agradecimiento y recibos» (10) empieza 3 días laborables después de que empiece la primera oleada postal, de modo que se agradecen las primeras donaciones mientras la campaña sigue en marcha, y un vínculo de fin a fin la mantiene abierta hasta 5 días laborables después de que acabe la oleada de recordatorio.
«Agradecimientos completados» es una puerta a propósito. «Revisar los resultados de la campaña» (3) y «Planificar la próxima campaña» (4) la esperan, porque enviar una petición a personas a las que aún no se ha agradecido la anterior es el error caro de este tipo de plan. El plan dura 52 días laborables en total, y toda duración es ilustrativa: sustitúyelas por tus propios plazos de imprenta, de aliados y de envío. Un cronograma programa el trabajo. No hace real una donación equiparada, ni conforme un envío con las normas que te apliquen, ni exitosa una campaña. Como planes relacionados, consulta la plantilla de campaña de marketing, la de planificación de eventos para un acto benéfico y la de calendario de contenidos para las publicaciones que siguen tras el lanzamiento. Sobre cómo se dibujan puertas y solapes, consulta las guías de dependencias y de tareas solapadas en el diagrama de Gantt, y la plantilla de solicitud de subvención si el mismo equipo redacta también propuestas.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, «Argumentario y público», «Creatividad y aliados», «Lanzamiento y oleadas» y «Agradecimiento y resultados», con 21 tareas y cuatro hitos: «Argumentario y segmentos aprobados», «Donación equiparada confirmada», «Lanzamiento de la campaña» y «Agradecimientos completados».
- Una puerta del argumentario: «Redactar el argumentario de apoyo» y «Segmentar la lista de donantes» corren juntas y todo lo creativo, lo del aliado y lo digital sigue a «Argumentario y segmentos aprobados».
- Una espera del aliado que retiene la impresión: «Esperar la confirmación de la donación equiparada» (8 días laborables) lleva a «Donación equiparada confirmada», que «Imprimir el paquete de la campaña» necesita junto con el diseño.
- Oleadas solapadas: «Enviar la primera oleada de correos» empieza 1 día laborable después de «Enviar la primera oleada de envíos postales», y «Enviar el correo recordatorio y el segundo envío postal» sigue tras un hueco de 5 días.
- Agradecimientos que corren junto a la campaña y condicionan lo siguiente: «Enviar cartas de agradecimiento y recibos» se solapa con las oleadas, y «Agradecimientos completados» va antes de «Revisar los resultados de la campaña» y «Planificar la próxima campaña».
Cuándo usar esta plantilla
- Planificas una campaña de fin de año, de emergencia o periódica y necesitas saber si el plazo de impresión o un aliado decide el día de lanzamiento.
- Tienes una donación equiparada o una promesa parecida de un aliado y quieres ver cuánto mueve el paquete impreso una confirmación tardía.
- El lanzamiento está ligado a una fecha fija, como un evento o una temporada, y quieres comprobar que la impresión, el aliado y la web caben antes.
- Haces campañas todos los años y quieres un plan estándar que ajustar cada vez, con los agradecimientos por delante de la siguiente petición.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Acordar el objetivo y el público de la campaña | Argumentario y público | 3 | |
| 2 | Redactar el argumentario de apoyo | Argumentario y público | 5 | 1 |
| 3 | Segmentar la lista de donantes | Argumentario y público | 4 | 1 |
| 4 | Argumentario y segmentos aprobados | Argumentario y público | Hito | 2, 3 |
| 5 | Diseñar la carta de petición y el formulario de respuesta | Creatividad y aliados | 6 | 4 |
| 6 | Pedir al aliado la confirmación de la donación equiparada | Creatividad y aliados | 2 | 4 |
| 7 | Esperar la confirmación de la donación equiparada | Creatividad y aliados | 8 | 6 |
| 8 | Donación equiparada confirmada | Creatividad y aliados | Hito | 7 |
| 9 | Imprimir el paquete de la campaña | Creatividad y aliados | 10 | 5, 8 |
| 10 | Crear la página de donación y las plantillas de correo | Lanzamiento y oleadas | 5 | 4 |
| 11 | Añadir el texto de la donación equiparada a la página y los correos | Lanzamiento y oleadas | 2 | 8, 10 |
| 12 | Probar la página de donación y los recibos | Lanzamiento y oleadas | 2 | 11 |
| 13 | Lanzamiento de la campaña | Lanzamiento y oleadas | Hito | 9, 12 |
| 14 | Enviar la primera oleada de envíos postales | Lanzamiento y oleadas | 3 | 13 |
| 15 | Enviar la primera oleada de correos | Lanzamiento y oleadas | 2 | 14SS+1 |
| 16 | Enviar el correo recordatorio y el segundo envío postal | Lanzamiento y oleadas | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | Enviar cartas de agradecimiento y recibos | Agradecimiento y resultados | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | Conciliar donaciones y actualizar registros de donantes | Agradecimiento y resultados | 4 | 16, 17 |
| 19 | Agradecimientos completados | Agradecimiento y resultados | Hito | 18 |
| 20 | Revisar los resultados de la campaña | Agradecimiento y resultados | 3 | 19 |
| 21 | Planificar la próxima campaña | Agradecimiento y resultados | 4 | 19 |
Cómo funciona
Fija el argumentario antes de producir nada
Conserva «Argumentario y segmentos aprobados» como la puerta del trabajo creativo, del aliado y de la web. Si el argumentario ya está cerrado, acorta «Redactar el argumentario de apoyo» y «Segmentar la lista de donantes» a unos pocos días.
Sustituye la espera del aliado
Ajusta «Esperar la confirmación de la donación equiparada» a lo que te diga tu aliado. Si la confirmación puede llegar tras imprimir y el paquete no la menciona, quita el vínculo de «Donación equiparada confirmada» a «Imprimir el paquete de la campaña».
Usa tu plazo real de impresión
Ajusta «Imprimir el paquete de la campaña» al plazo de tu imprenta o empresa de envíos. Es la tarea más larga antes del lanzamiento, así que un cambio aquí mueve «Lanzamiento de la campaña» más que cualquier otro.
Comprueba los solapes y el hueco
El vínculo de inicio a inicio de 1 día deja que el correo empiece mientras sale el envío postal, y el hueco de 5 días antes de «Enviar el correo recordatorio y el segundo envío postal» es una decisión. Cambia ambos según tus donantes y tus límites de envío.
Fija la fecha si es fija
Si la fecha de lanzamiento es fija, da a «Acordar el objetivo y el público de la campaña» un Inicio el día en que empiezas y a «Lanzamiento de la campaña» un Inicio en la fecha fija. Después lee la marca de conflicto, que indica la fecha más temprana que permite el trabajo.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con el equipo y los contactos de los aliados, y exporta un PDF o PNG para la junta.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la impresión espera a la donación equiparada?
Porque lo impreso no se puede corregir. En esta plantilla «Imprimir el paquete de la campaña» necesita el diseño y «Donación equiparada confirmada», mientras que el correo y la página solo necesitan la confirmación antes de «Añadir el texto de la donación equiparada a la página y los correos». Si tu paquete no menciona la equiparación, quita ese vínculo y la impresión puede empezar antes.
Mi lanzamiento tiene fecha fija. ¿Puede comprobarlo el diagrama?
Sí. Da a la primera tarea un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Lanzamiento de la campaña» un Inicio fijo en la fecha que fijes. El plan se programa hacia delante, así que si la cadena de impresión y aliado no puede acabar para entonces, el hito se marca con un conflicto. Compara la fecha de fin con la que necesitas y acorta o solapa las tareas que la deciden.
¿Sabe el diagrama si el aliado ha confirmado?
No. Muestra cuándo prevés tener respuesta y cuánto prevés esperar. Cuando el aliado conteste, cambia la duración de «Esperar la confirmación de la donación equiparada» y las fechas posteriores se mueven.
¿Por qué los agradecimientos van antes de la siguiente campaña?
«Agradecimientos completados» es una puerta para «Revisar los resultados de la campaña» y «Planificar la próxima campaña», de modo que la siguiente petición no puede planificarse antes que el agradecimiento de esta. Si planificas la próxima campaña en paralelo, borra el vínculo, pero comprueba cómo llegarán ambas a los mismos donantes.
¿Hace un cronograma que la campaña sea conforme?
No. Programa el trabajo. No hace que un envío, un recibo o una promesa de donación equiparada cumplan las normas que te apliquen. Guarda esas comprobaciones como tareas con responsable, y consulta la guía de diagrama de Gantt con responsables.