Gantt de pilote de programme communautaire : partenaires, inscriptions, cohortes
Un diagramme de Gantt modifiable pour piloter un service communautaire : besoins, conventions de partenariat, formation, inscriptions, deux cohortes avec point d'étape, évaluation et décision de généraliser.
Qu'est-ce que le processus gantt de pilote de programme communautaire : partenaires, inscriptions, cohortes ?
Le pilote d'un service communautaire est un test qui a un but : à la fin, quelqu'un doit décider de le généraliser, de le modifier ou de l'arrêter. L'ordre du travail en devient inhabituel. Le début dépend d'éléments extérieurs à votre équipe, un partenaire qui doit signer et des participants qui doivent s'inscrire, et la fin dépend des cohortes, car les preuves dont vous avez besoin n'existent qu'une fois le second groupe terminé. Un calendrier montre lequel est le plus lent et ce que le reste de l'équipe peut faire pendant ce temps.
Ce modèle compte quatre groupes, « Besoins et partenaires », « Équipe et inscriptions », « Déploiement » et « Évaluation et décision », avec 22 tâches et quatre jalons. « Réaliser l'analyse des besoins » (8 jours ouvrés) est la seule tâche de départ, et « Définir le modèle du pilote et le public cible » (4) mène à « Conception du pilote validée ». Ce point de passage est celui dont une modification tardive coûte cher : les conventions de partenariat, le recrutement, les formulaires d'inscription et le plan d'évaluation le suivent tous, et changer le modèle ensuite oblige à rédiger de nouveau les quatre.
Les partenaires décident du moment où vous pouvez ouvrir les portes. « Rédiger les conventions de partenariat » (4) mène à « Attendre la relecture et la signature des partenaires » (15), une simple attente que vous remplacez par ce que vos partenaires vous indiquent, puis à « Conventions de partenariat signées ». « Ouvrir les inscriptions de la cohorte 1 » (10) et « Préparer le lieu et le matériel » (5) l'attendent toutes deux. Le côté équipe n'attend pas : « Recruter le personnel et les bénévoles » (10) et « Former le personnel et les bénévoles » (4) démarrent juste après « Conception du pilote validée » et sont prêtes bien avant la clôture des inscriptions. Avec ces chiffres indicatifs, ce sont les personnes qui attendent les partenaires, et non l'inverse, ce qui est le contraire de ce que supposent d'ordinaire les équipes.
Les cohortes s'enchaînent ensuite, et cet ordre décide de la fin. « Mener la cohorte 1 » (15) a besoin d'un personnel formé, du lieu, des inscriptions et de « Préparer l'évaluation et les formulaires de consentement » (5) : le consentement est ainsi en place avant la première séance. « Faire le bilan de la cohorte 1 avec les partenaires » (3) mène à « Point d'étape du pilote effectué », puis « Ajuster le programme pour la cohorte 2 » (3) et « Ouvrir les inscriptions de la cohorte 2 » (5) précèdent « Mener la cohorte 2 » (15). « Recueillir les retours des participants et les données de résultats » (28) démarre 1 jour ouvré après le début de la cohorte 1, par un lien début-début, et ne peut pas se terminer avant 3 jours ouvrés après la fin de la cohorte 2. « Rédiger le rapport d'évaluation » (8) et « Présenter les conclusions au comité de pilotage » (2) mènent à « Décision de généraliser ou d'arrêter prise ». Toutes les durées sont indicatives : remplacez-les par votre propre rythme et par ce que vous indiquent vos partenaires et vos participants.
Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas une convention de partenariat valide, un formulaire de consentement suffisant ni les conditions d'un financeur remplies, et ne remplace pas les règles qui s'appliquent à votre service : gardez-les comme tâches avec leurs responsables. Si la date d'ouverture a été annoncée au public, donnez à « Réaliser l'analyse des besoins » un Début fixe et à « Ouvrir les inscriptions de la cohorte 1 » un Début fixe à la date annoncée : le plan démarre au plus ancien Début fixe, est planifié vers l'avant et signale la tâche si l'attente du partenaire la repousse. Pour des plans voisins, voyez le modèle de plan de formation pour la formation du personnel, celui d'un projet de recherche pour une évaluation plus longue, et celui de conduite du changement si le pilote devient un déploiement. Pour la façon de dessiner attentes et phases, voyez le guide sur les dépendances et celui sur les tâches qui se chevauchent.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre groupes, « Besoins et partenaires », « Équipe et inscriptions », « Déploiement » et « Évaluation et décision », avec 22 tâches et quatre jalons : « Conception du pilote validée », « Conventions de partenariat signées », « Point d'étape du pilote effectué » et « Décision de généraliser ou d'arrêter prise ».
- Un point de passage sur les partenaires : « Attendre la relecture et la signature des partenaires » se place entre « Rédiger les conventions de partenariat » et « Conventions de partenariat signées », et les inscriptions comme le lieu suivent ce jalon.
- Un travail d'équipe qui avance à côté de l'attente : « Recruter le personnel et les bénévoles » et « Former le personnel et les bénévoles » démarrent après « Conception du pilote validée », non après la signature des partenaires.
- Deux cohortes en séquence avec un bilan entre elles : « Mener la cohorte 1 », « Faire le bilan de la cohorte 1 avec les partenaires », « Point d'étape du pilote effectué », « Ajuster le programme pour la cohorte 2 » et « Mener la cohorte 2 ».
- Une évaluation qui chevauche le déploiement : « Recueillir les retours des participants et les données de résultats » démarre 1 jour ouvré après la cohorte 1 et se termine 3 jours ouvrés après la cohorte 2, avant « Rédiger le rapport d'évaluation ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous allez piloter un service avec un ou plusieurs partenaires et voulez voir si ce sont les signatures ou les inscriptions qui décident de la première séance.
- Vous voulez mener une seconde cohorte ajustée et avez besoin que le bilan, les changements et les nouvelles inscriptions tiennent entre les deux.
- Une date de lancement ou d'ouverture a été annoncée et vous voulez vérifier que la préparation tient avant elle.
- Vous rendez compte à un comité de pilotage ou à un financeur et avez besoin d'un plan qui se termine par une décision claire de généraliser ou d'arrêter.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Réaliser l'analyse des besoins | Besoins et partenaires | 8 | |
| 2 | Définir le modèle du pilote et le public cible | Besoins et partenaires | 4 | 1 |
| 3 | Conception du pilote validée | Besoins et partenaires | Jalon | 2 |
| 4 | Rédiger les conventions de partenariat | Besoins et partenaires | 4 | 3 |
| 5 | Attendre la relecture et la signature des partenaires | Besoins et partenaires | 15 | 4 |
| 6 | Conventions de partenariat signées | Besoins et partenaires | Jalon | 5 |
| 7 | Recruter le personnel et les bénévoles | Équipe et inscriptions | 10 | 3 |
| 8 | Former le personnel et les bénévoles | Équipe et inscriptions | 4 | 7 |
| 9 | Préparer le lieu et le matériel | Déploiement | 5 | 6 |
| 10 | Créer les formulaires d'inscription et d'orientation | Équipe et inscriptions | 3 | 3 |
| 11 | Ouvrir les inscriptions de la cohorte 1 | Équipe et inscriptions | 10 | 6, 10 |
| 12 | Préparer l'évaluation et les formulaires de consentement | Évaluation et décision | 5 | 3 |
| 13 | Mener la cohorte 1 | Déploiement | 15 | 8, 9, 11, 12 |
| 14 | Faire le bilan de la cohorte 1 avec les partenaires | Déploiement | 3 | 13 |
| 15 | Point d'étape du pilote effectué | Déploiement | Jalon | 14 |
| 16 | Ajuster le programme pour la cohorte 2 | Déploiement | 3 | 15 |
| 17 | Ouvrir les inscriptions de la cohorte 2 | Équipe et inscriptions | 5 | 16 |
| 18 | Mener la cohorte 2 | Déploiement | 15 | 17 |
| 19 | Recueillir les retours des participants et les données de résultats | Évaluation et décision | 28 | 13SS+1, 18FF+3 |
| 20 | Rédiger le rapport d'évaluation | Évaluation et décision | 8 | 19 |
| 21 | Présenter les conclusions au comité de pilotage | Évaluation et décision | 2 | 20 |
| 22 | Décision de généraliser ou d'arrêter prise | Évaluation et décision | Jalon | 21 |
Comment cela fonctionne
Verrouiller la conception du pilote
Gardez « Conception du pilote validée » comme point de passage des conventions de partenariat, du recrutement, des formulaires d'inscription et du plan d'évaluation. Si l'analyse des besoins est déjà faite, ramenez « Réaliser l'analyse des besoins » à quelques jours.
Remplacer l'attente des partenaires
Réglez « Attendre la relecture et la signature des partenaires » d'après ce que chaque partenaire vous indique. C'est une simple attente : une attente plus longue décale « Conventions de partenariat signées » et tout ce qui suit.
Dimensionner le recrutement et les inscriptions
Réglez « Recruter le personnel et les bénévoles » et « Ouvrir les inscriptions de la cohorte 1 » d'après votre propre rythme. Si les inscriptions sont plus lentes que le recrutement, l'équipe est prête tôt et les jours supplémentaires se trouvent dans les inscriptions.
Régler les cohortes et le point d'étape
Réglez « Mener la cohorte 1 » et « Mener la cohorte 2 » selon la durée de votre programme, et donnez à « Faire le bilan de la cohorte 1 avec les partenaires » et « Ajuster le programme pour la cohorte 2 » le temps dont les changements ont réellement besoin.
Vérifier le chevauchement de l'évaluation
Le lien début-début de 1 jour permet à la collecte de données de commencer avec la cohorte 1, et le lien fin-fin de 3 jours la maintient ouverte jusqu'après la cohorte 2. Modifiez les deux si vos mesures demandent un suivi plus long.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec les partenaires et le comité de pilotage, et exportez un PDF ou un PNG pour la réunion.
Questions fréquentes
Pourquoi le recrutement commence-t-il avant que les partenaires aient signé ?
Parce qu'il ne dépend pas d'eux. « Recruter le personnel et les bénévoles » et « Former le personnel et les bénévoles » n'ont besoin que de « Conception du pilote validée » : elles avancent donc à côté de « Attendre la relecture et la signature des partenaires ». Si un partenaire fournit une partie de votre personnel, faites plutôt suivre le recrutement par « Conventions de partenariat signées ».
Ma date d'ouverture est fixe. Le diagramme peut-il la vérifier ?
Oui. Donnez à « Réaliser l'analyse des besoins » un Début fixe le jour où vous commencez, puis à « Ouvrir les inscriptions de la cohorte 1 » un Début fixe à la date annoncée. Le plan démarre au plus ancien Début fixe et est planifié vers l'avant : si l'attente du partenaire ne peut pas être terminée d'ici là, la tâche est signalée par un conflit qui indique la date la plus proche que permettent ses dépendances.
Le diagramme sait-il quand un partenaire signera ?
Non. Il montre quand vous prévoyez d'envoyer la convention et combien de temps vous prévoyez d'attendre. Quand vous avez une réponse, changez la durée de « Attendre la relecture et la signature des partenaires » et les dates qui suivent se décalent.
Puis-je mener plus de deux cohortes ?
Oui. Copiez les lignes de « Ajuster le programme pour la cohorte 2 » à « Mener la cohorte 2 », collez-les dans le tableur et faites dépendre chaque nouvelle cohorte de la précédente. Le guide sur les responsables dans un diagramme de Gantt explique comment associer une personne à chaque tâche.
Puis-je l'utiliser pour un pilote à une seule cohorte ?
Oui. Supprimez le bilan, l'ajustement, les secondes inscriptions et la seconde cohorte, et reliez « Mener la cohorte 1 » directement à l'évaluation. Le point de passage des partenaires et le chevauchement de l'évaluation restent les mêmes.