Arbeitspakete und Ergebnisse im Gantt-Diagramm darstellen
Arbeitspakete und Ergebnisse im Gantt-Diagramm zeigen: Pakete als Gruppen, Ergebnisse als Meilensteine, Übergaben per Abhängigkeit, Überlappung im Paket und ein Abnahmetor vor dem nächsten Paket. Beispiel: gefördertes Projekt.
Ein gefördertes Projekt gliedert sich in Arbeitspakete, und das Ergebnis eines Pakets ist oft die Grundlage des nächsten. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Pakete, Ergebnisse und Abnahmetore im Gantt-Diagramm zeichnen, damit Sie sehen, welches Paket das Ende bestimmt.
Kurz gesagt
- Machen Sie jedes Arbeitspaket zu einer Gruppe und jedes Ergebnis zu einem Meilenstein mit der Dauer 0.
- Verknüpfen Sie das nächste Paket mit dem Abnahme-Meilenstein, nicht mit der letzten Aufgabe davor.
- Nutzen Sie eine Anfang-Anfang-Verknüpfung mit Verzögerung, wo spätere Arbeit auf Teilergebnissen beginnen kann.
- Zeichnen Sie Zwischenberichte und Prüfungen als Aufgaben mit Länge und geben Sie ihnen einen eigenen Platz in der Reihenfolge.
- Schalten Sie im Menü „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, um zu sehen, welches Paket das Enddatum bestimmt.
Pakete sind Gruppen, Ergebnisse sind Tore
Ein Arbeitspaket ist ein Block zusammengehöriger Arbeit mit einem definierten Ergebnis. Dieses Ergebnis ist das, was ein Fördergeber, ein Auftraggeber oder eine Steuerungsgruppe sehen will, und meist ist es der Ausgangspunkt des nächsten Pakets. Zeichnen Sie nur die Aufgaben, sieht die Reihenfolge wie eine lange Liste aus. Zeichnen Sie die Pakete und ihre Ergebnisse, zeigt sich die Struktur des Projekts: welches Paket auf welches wartet und wo ein spätes Ergebnis alles dahinter aufhalten würde.
Im Gantt-Diagramm ist die Zuordnung direkt. Jedes Arbeitspaket ist eine Gruppe, seine Aufgaben liegen also in einem Band mit einem Sammelbalken. Jedes Ergebnis ist ein Meilenstein, eine Aufgabe mit der Dauer 0, gezeichnet als Raute. Geben Sie dem Meilenstein einen Namen, der sagt, was mit dem Ergebnis geschah, etwa abgenommen, nicht nur fertig, denn dass die Arbeit erledigt ist und dass das Ergebnis abgenommen wird, sind verschiedene Momente. Das nächste Paket hängt dann vom Meilenstein ab, nicht von der letzten Aufgabe davor; eine Änderung am Tor zeigt so, was sie verschiebt.
Innerhalb eines Pakets muss nicht alles warten. Die Auswertung kann beginnen, wenn die ersten Daten eintreffen, statt wenn die letzten erhoben sind. Das ist eine Anfang-Anfang-Verknüpfung mit Verzögerung, etwa als 9SS+10 geschrieben: Die spätere Aufgabe beginnt 10 Arbeitstage nach dem Start der früheren. Zwischen Paketen sollte die Verknüpfung meist Ende-Anfang über den Abnahme-Meilenstein bleiben, weil das nächste Paket die Erkenntnisse wirklich nutzt. Nutzen Sie Überlappung, wo Teilergebnisse genügen, und ein Tor, wo nicht.
Eine Kursänderung ist das teure späte Ereignis. Ändert eine Abnahmeentscheidung oder ein Kommentar des Fördergebers, was das nächste Paket tun soll, verschiebt sich jede Aufgabe hinter dem Tor mit. Das Beispiel unten ist ein gefördertes Projekt mit drei Arbeitspaketen, einem Zwischenbericht neben dem zweiten und einem Abschlussbericht. Die Ergebnisse sind die Tore, und eine Entscheidung über die Freigabe einer Änderung steht als Flussdiagramm, weil ein Gantt-Diagramm keine Entscheidung und keine Schleife zeichnen kann.
Alle Dauern sind Beispielwerte. Ersetzen Sie sie durch eigene Schätzungen und durch das, was Ihr Fördergeber oder Auftraggeber zu Prüfung und Abnahme sagt. Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht ein Projekt weder förderfähig, regelkonform noch genehmigt und ersetzt nicht die Regeln des Fördergebers zu Ergebnissen, Änderungen oder Berichten. Die Grundlagen zeigen der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu Meilensteinen im Gantt-Diagramm.
Ein gefördertes Projekt, in Stufen aufgebaut
Zweiundzwanzig Aufgaben in fünf Gruppen. Dauern und Verzögerungen sind beispielhafte Arbeitstage. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Aufbau und Personalgewinnung kommen zuerst
„Fördervertrag unterzeichnen“ (3 Arbeitstage) führt zu drei Aufgaben, die nebeneinander laufen: „Projektsteuerung und Berichtswesen einrichten“ (4), „Projektpersonal gewinnen und einstellen“ (15) und „Unteraufträge mit Partnern vereinbaren“ (8). „Personal einarbeiten und Auftakt abhalten“ (3) wartet auf die Einstellung, die Personalgewinnung setzt also den Tag, an dem „Projektaufbau abgeschlossen“ erreicht ist.
Arbeitspaket 1 und sein Ergebnis
„Methoden und Protokolle für AP1 entwerfen“ (6) und „Vereinbarungen zum Datenaustausch vorbereiten“ (7) führen beide zu „Feldarbeit für AP1 durchführen“ (15); die Vereinbarungen setzen also den Start. „Ergebnisse von AP1 auswerten und Bericht schreiben“ (8) beginnt 10 Arbeitstage nach Beginn der Feldarbeit, dann schließt „Ergebnis von AP1 abgenommen“ das Paket.
Arbeitspaket 2 beginnt am abgenommenen Ergebnis
„Werkzeug für AP2 auf Basis der AP1-Ergebnisse bauen“ (7) wartet auf „Ergebnis von AP1 abgenommen“, weil es die Erkenntnisse nutzt. „Pilotphase von AP2 durchführen“ (12) folgt, und „Pilotphase von AP2 auswerten“ (6) beginnt 8 Arbeitstage nach dem Start der Pilotphase. „Ergebnis von AP2 abgenommen“ schließt das Paket.
Arbeitspaket 3 und der Zwischenbericht
„Zwischenbericht entwerfen“ (5) beginnt am ersten abgenommenen Ergebnis, und „Prüfung des Zwischenberichts durch den Fördergeber“ (10) ist eine reine Wartezeit, die Sie durch das ersetzen, was man Ihnen sagt. Sie endet 6 Arbeitstage bevor „AP3 mit Partnern umsetzen“ (14) beginnen kann, doch diese Aufgabe wartet auf sie und auf das zweite Ergebnis. „Leitfaden und Ergebnisse für AP3 schreiben“ (8) beginnt 7 Tage nach Beginn der Umsetzung, dann schließt „Ergebnis von AP3 abgenommen“ das Paket.
Der Abschlussbericht schließt das Projekt
„Abschlussbericht entwerfen“ (6) beginnt, sobald „Ergebnis von AP3 abgenommen“ erreicht ist, und „Abschlussbericht eingereicht“ beendet den Plan. Mit diesen Beispielwerten ist das Projekt 88 Arbeitstage lang. Schalten Sie den kritischen Pfad ein: Die Kette der Personalgewinnung, die drei Pakete der Reihe nach und der Abschlussbericht setzen den Termin, nicht die Berichte.
Die Freigabe einer Änderung, die ein Gantt-Diagramm nicht zeichnen kann
Geld oder Umfang zwischen Arbeitspaketen zu verschieben braucht eine Entscheidung, und ein abgelehnter Antrag geht zur Überarbeitung zurück. Ein Gantt-Diagramm kennt weder Entscheidungen noch Schleifen; der Prozess steht daher im Flussdiagramm und der Zeitplan bekommt eine Aufgabe mit Länge.
Der Antrag und die Vollständigkeitsprüfung
Es beginnt bei „Budgetantrag eingereicht“. „Business Case und Annahmen prüfen“ führt zur Entscheidung „Antrag vollständig und kalkuliert?“. Bei „Nein“ schickt „Antrag und Nachweise überarbeiten“ den Antrag zurück zur Prüfung, was eine Schleife ist. In einem Plan zeigt sie sich nur als Zeit.
Finanzierung und Vollmacht
Bei „Ja“ führt „Finanzierung und Forecast-Auswirkung prüfen“ zu „Innerhalb der Vollmacht?“. Bei „Nein“ fügt „An höhere Freigabestufe eskalieren“ einen Schritt vor der Entscheidung hinzu. Welchen Weg ein Antrag nimmt, weiß man erst nach der Prüfung, ein Plan kann ihn also nicht zeigen.
Die Entscheidung und was folgt
Beide Wege erreichen „Budget freigegeben?“. „Freigegeben“ führt zu „Budget laden und Verantwortlichen benachrichtigen“. „Überarbeiten oder ablehnen“ führt zu „Entscheidung mit Begründung zurückgeben“, was zur Prüfung zurückkehrt. Geben Sie im Zeitplan der Aufgabe für eine freigegebene Änderung eine Dauer, die eine Runde Überarbeitung einschließt.
Veröffentlicht
Der Weg endet bei „Freigegebenes Budget veröffentlicht“. Fügen Sie dem Gantt-Diagramm eine Aufgabe für die Freigabe hinzu, geben Sie ihr eine Länge nach der Dauer Ihrer echten Freigaben und verknüpfen Sie das betroffene Paket damit.
So funktioniert es
Pakete und Ergebnisse auflisten
Schreiben Sie jedes Arbeitspaket aus Ihrem Vertrag und das Ergebnis auf, das es liefert. Machen Sie die Pakete zu Gruppen und fügen Sie je Ergebnis einen Meilenstein hinzu, benannt nach der Abnahme, zum Beispiel „Ergebnis von AP1 abgenommen“.
Die Aufgaben in jedem Paket ergänzen
Fügen Sie unter jeder Gruppe die Aufgaben für Entwurf, Umsetzung und Ausarbeitung mit einer Dauer in Arbeitstagen hinzu. Tragen Sie die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, damit jedes Paket einen sichtbaren Verantwortlichen hat.
Pakete über die Abnahme-Meilensteine verknüpfen
Lassen Sie die erste Aufgabe des nächsten Pakets vom vorigen Ergebnis-Meilenstein abhängen. Sind zwei Pakete wirklich unabhängig, verknüpfen Sie sie nicht, dann laufen sie parallel.
Überlappen, wo Teilergebnisse genügen
Nutzen Sie eine Anfang-Anfang-Verknüpfung mit Verzögerung, etwa 9SS+10, wo Auswertung oder Schreiben vor dem Ende der Erhebung beginnen kann. Lassen Sie den Ergebnis-Meilenstein hinter beiden Aufgaben. Dazu gibt es den Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm.
Prüfungen und Berichte als Aufgaben hinzufügen
Zeichnen Sie einen Zwischenbericht und die Prüfung des Fördergebers als Aufgaben mit Dauern, die Sie durch das ersetzen, was man Ihnen sagt, und verknüpfen Sie das Paket, das vom Ergebnis abhängt, mit der Prüfung.
Den kritischen Pfad lesen und teilen
Schalten Sie im Menü „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, um zu sehen, welches Paket das Ende bestimmt. Teilen Sie das Diagramm als Link mit Partnern oder exportieren Sie ein PDF oder PNG für den Projektbeirat.
Häufige Fehler
Mit der letzten Aufgabe statt mit dem Ergebnis verknüpfen
Hängt das nächste Paket von der letzten Aufgabe des vorigen ab, verschwindet der Abnahmeschritt aus dem Plan. Verknüpfen Sie mit dem Meilenstein, damit das Tor und eine Verzögerung dort sichtbar sind.
Fertige Arbeit mit einem abgenommenen Ergebnis verwechseln
Dass die Feldarbeit endet, heißt nicht, dass das Ergebnis abgenommen ist. Fügen Sie Ausarbeitung und Abnahme als eigene Aufgaben oder Meilenstein mit Länge hinzu.
Pakete überlappen, die wirklich voneinander abhängen
Eine Anfang-Anfang-Verknüpfung stimmt, wenn Teilergebnisse genügen. Braucht das nächste Paket die fertigen Erkenntnisse, behalten Sie die Ende-Anfang-Verknüpfung über das Tor und sehen Sie, was das mit dem Enddatum macht.
Erwarten, dass Fortschritt die Termine verschiebt
Fortschritt wird im Balken gezeichnet und verschiebt keinen Termin. Dauert ein Paket länger, ändern Sie seine Dauer. QueryChart verfolgt auch kein Budget je Paket, nur den Zeitplan.
Gantt-Diagramm Fördermittelprojekt öffnen
Öffnen Sie die Vorlage, benennen Sie Arbeitspakete und Ergebnisse um und sehen Sie, welches Paket das Enddatum bestimmt.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie zeige ich ein Arbeitspaket im Gantt-Diagramm?
Legen Sie seine Aufgaben in eine Gruppe. Die Gruppe wird als Band mit Sammelbalken gezeichnet, das Paket liest sich also als ein Block mit seinen Aufgaben darin. Benennen Sie die Gruppe nach dem Paket, zum Beispiel Arbeitspaket 1.
Wie zeige ich ein Ergebnis?
Fügen Sie eine Aufgabe mit der Dauer 0 hinzu. Sie wird als Raute gezeichnet. Benennen Sie sie nach dem Ereignis, etwa „Ergebnis von AP1 abgenommen“, und verknüpfen Sie die Arbeit, die vom Ergebnis abhängt, damit. Dazu gibt es den Leitfaden zu Meilensteinen im Gantt-Diagramm.
Können Aufgaben in einem Paket beginnen, bevor die vorige fertig ist?
Ja. Nutzen Sie eine Anfang-Anfang-Verknüpfung mit Verzögerung, etwa 9SS+10, sodass die spätere Aufgabe 10 Arbeitstage nach dem Start der früheren beginnt. Lassen Sie den Meilenstein hinter beiden Aufgaben.
Kann das Diagramm eine Änderungsanfrage oder eine Entscheidung zeigen?
Nein. Ein Gantt-Diagramm kennt keine Entscheidungen oder Schleifen. Halten Sie den Prozess in einem Flussdiagramm, etwa dem Budgetfreigabe-Workflow, und fügen Sie dem Gantt-Diagramm eine Aufgabe für die Freigabe mit einer Dauer hinzu, die eine Runde Überarbeitung einschließt.
Wohin geht es weiter bei den anderen Förderplänen?
Für den Antrag vor der Bewilligung gibt es den Leitfaden zu Förderanträgen mit fester Frist. Für einen Berichtszyklus gibt es den Leitfaden zu Berichtszeiträumen. Für das geförderte Projekt selbst öffnen Sie die Gantt-Vorlage Fördermittelprojekt.