Gantt-Diagramm Fördermittelprojekt: Arbeitspakete und Ergebnisse
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für ein gefördertes Projekt: Aufbau und Personalgewinnung, drei Arbeitspakete mit Ergebnissen als Toren, Zwischenbericht mit Prüfung des Fördergebers, Abschlussbericht, mit Abhängigkeiten.
Was ist Gantt-Diagramm fördermittelprojekt: arbeitspakete und ergebnisse?
Ein gefördertes Projekt unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Projektplan in einem Punkt, der den ganzen Zeitplan prägt: Die Arbeit ist in Arbeitspakete gegliedert, und das Ergebnis jedes Pakets ist ein Ergebnis, von dem das nächste abhängt und das der Fördergeber sehen will. Die Reihenfolge ist damit strenger, als sie aussieht. Ein Team kann das zweite Paket nicht auf Erkenntnissen aufbauen, die noch nicht aufgeschrieben sind, und ein Ergebnis ist nicht fertig, nur weil die Feldarbeit endete. Ein Zeitplan zeigt, welches Paket und welcher Teil des Aufbaus wirklich das Ende bestimmt.
Die Vorlage hat fünf Gruppen, „Aufbau und Personalgewinnung“, „Arbeitspaket 1“, „Arbeitspaket 2“, „Arbeitspaket 3“ und „Berichte und Abschluss“, mit 22 Aufgaben und fünf Meilensteinen. „Fördervertrag unterzeichnen“ (3 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. Danach laufen drei Dinge nebeneinander: „Projektsteuerung und Berichtswesen einrichten“ (4), „Unteraufträge mit Partnern vereinbaren“ (8) und „Projektpersonal gewinnen und einstellen“ (15). Nur „Personal einarbeiten und Auftakt abhalten“ (3) wartet auf die Einstellung; die Personalgewinnung ist also die langsamste Aufbauaufgabe, mit 10 Arbeitstagen Luft bei den Unteraufträgen und 14 bei der Steuerung. „Projektaufbau abgeschlossen“ sammelt alle drei und gibt jedes Arbeitspaket frei.
Die Arbeitspakete sind über ihre Ergebnisse verkettet. „Methoden und Protokolle für AP1 entwerfen“ (6) und „Vereinbarungen zum Datenaustausch vorbereiten“ (7) müssen beide fertig sein vor „Feldarbeit für AP1 durchführen“ (15); die Vereinbarungen brauchen einen Tag länger als der Entwurf und bestimmen daher den Start. Die Auswertung wartet nicht auf das Ende der Feldarbeit: „Ergebnisse von AP1 auswerten und Bericht schreiben“ (8) beginnt 10 Arbeitstage nach der Feldarbeit, mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung, weil die Daten der ersten Standorte schon vorliegen. „Ergebnis von AP1 abgenommen“ ist das Tor für Arbeitspaket 2, denn „Werkzeug für AP2 auf Basis der AP1-Ergebnisse bauen“ (7) nutzt diese Erkenntnisse tatsächlich. Das Muster wiederholt sich: „Pilotphase von AP2 auswerten“ (6) beginnt 8 Tage nach dem Start von „Pilotphase von AP2 durchführen“ (12), und „Leitfaden und Ergebnisse für AP3 schreiben“ (8) beginnt 7 Tage nach dem Start von „AP3 mit Partnern umsetzen“ (14).
Der Zwischenbericht liegt neben Arbeitspaket 2, nicht davor. „Zwischenbericht entwerfen“ (5) beginnt, sobald das erste Ergebnis abgenommen ist, und „Prüfung des Zwischenberichts durch den Fördergeber“ (10) ist eine reine Wartezeit, die Sie durch die Zeit ersetzen, die man Ihnen nennt. In den Beispielwerten endet sie 6 Arbeitstage bevor „AP3 mit Partnern umsetzen“ beginnen kann, hat also ein Polster, aber AP3 wartet auf sie: Rückmeldungen zum Zwischenbericht können ändern, was das dritte Paket tun soll, und eine solche späte Änderung ist teuer, wenn die Arbeit läuft. In den Beispielwerten ist der gesamte Plan 88 Arbeitstage lang, und den Termin bestimmen die Kette der Personalgewinnung, die Arbeitspakete der Reihe nach und der Abschlussbericht, nicht die Berichte. „Abschlussbericht eingereicht“ schließt den Plan, nachdem „Abschlussbericht entwerfen“ (6) aus dem letzten Ergebnis heraus beginnt. Jede Dauer ist ein Beispiel: Ersetzen Sie sie durch eigene Schätzungen und durch das, was der Fördergeber zu seiner Prüfung sagt.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht ein Projekt weder förderfähig, regelkonform noch genehmigt und ersetzt nicht die Regeln des Fördergebers zu Berichten, Änderungen oder Ergebnissen; führen Sie diese als Aufgaben mit eigenen Verantwortlichen. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Förderantrag für den Antrag vor der Bewilligung, die Gantt-Vorlage Förderberichte für einen Berichtszeitraum im Detail und die Gantt-Vorlage Forschungsprojekt für einen Forschungsplan ohne Tore des Fördergebers. Wie Arbeitspakete und Ergebnisse gezeichnet werden, zeigt der Leitfaden zu Arbeitspaketen und Ergebnissen im Gantt-Diagramm, den Berichtszyklus der Leitfaden zu Berichtszeiträumen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Gruppen, „Aufbau und Personalgewinnung“, „Arbeitspaket 1“, „Arbeitspaket 2“, „Arbeitspaket 3“ und „Berichte und Abschluss“, mit 22 Aufgaben und fünf Meilensteinen: „Projektaufbau abgeschlossen“, „Ergebnis von AP1 abgenommen“, „Ergebnis von AP2 abgenommen“, „Ergebnis von AP3 abgenommen“ und „Abschlussbericht eingereicht“.
- Ein Tor für den Aufbau: „Projektpersonal gewinnen und einstellen“ (15 Arbeitstage) läuft neben „Unteraufträge mit Partnern vereinbaren“ und „Projektsteuerung und Berichtswesen einrichten“, und alle drei müssen vor „Projektaufbau abgeschlossen“ fertig sein.
- Ergebnisse als Tore: „Ergebnis von AP1 abgenommen“ führt zu „Werkzeug für AP2 auf Basis der AP1-Ergebnisse bauen“, und „Ergebnis von AP2 abgenommen“ führt zu „AP3 mit Partnern umsetzen“.
- Überlappung innerhalb eines Pakets: „Ergebnisse von AP1 auswerten und Bericht schreiben“ beginnt 10 Tage nach „Feldarbeit für AP1 durchführen“, und „Pilotphase von AP2 auswerten“ beginnt 8 Tage nach „Pilotphase von AP2 durchführen“, jeweils mit Anfang-Anfang-Verknüpfungen.
- Ein Zwischenbericht mit Wartezeit: „Zwischenbericht entwerfen“ und „Prüfung des Zwischenberichts durch den Fördergeber“ laufen neben Arbeitspaket 2 und müssen vor „AP3 mit Partnern umsetzen“ enden.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie haben eine Förderung erhalten und wollen die Arbeitspakete aus dem Vertrag in einen Zeitplan mit Verantwortlichen übertragen.
- Sie wollen sehen, ob Personalgewinnung, das längste Arbeitspaket oder die Berichte das Enddatum bestimmen.
- Der Fördergeber erwartet an einem festen Punkt einen Zwischenbericht, und Sie wollen prüfen, ob das Projekt ihn mit einem Ergebnis in der Hand erreicht.
- Sie leiten mehrere geförderte Projekte und wollen einen Standardplan, den Sie für jedes anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fördervertrag unterzeichnen | Aufbau und Personalgewinnung | 3 | |
| 2 | Projektsteuerung und Berichtswesen einrichten | Aufbau und Personalgewinnung | 4 | 1 |
| 3 | Projektpersonal gewinnen und einstellen | Aufbau und Personalgewinnung | 15 | 1 |
| 4 | Unteraufträge mit Partnern vereinbaren | Aufbau und Personalgewinnung | 8 | 1 |
| 5 | Personal einarbeiten und Auftakt abhalten | Aufbau und Personalgewinnung | 3 | 3 |
| 6 | Projektaufbau abgeschlossen | Aufbau und Personalgewinnung | Meilenstein | 2, 4, 5 |
| 7 | Methoden und Protokolle für AP1 entwerfen | Arbeitspaket 1 | 6 | 6 |
| 8 | Vereinbarungen zum Datenaustausch vorbereiten | Arbeitspaket 1 | 7 | 6 |
| 9 | Feldarbeit für AP1 durchführen | Arbeitspaket 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | Ergebnisse von AP1 auswerten und Bericht schreiben | Arbeitspaket 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | Ergebnis von AP1 abgenommen | Arbeitspaket 1 | Meilenstein | 10 |
| 12 | Werkzeug für AP2 auf Basis der AP1-Ergebnisse bauen | Arbeitspaket 2 | 7 | 11 |
| 13 | Pilotphase von AP2 durchführen | Arbeitspaket 2 | 12 | 12 |
| 14 | Pilotphase von AP2 auswerten | Arbeitspaket 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | Ergebnis von AP2 abgenommen | Arbeitspaket 2 | Meilenstein | 14 |
| 16 | AP3 mit Partnern umsetzen | Arbeitspaket 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | Leitfaden und Ergebnisse für AP3 schreiben | Arbeitspaket 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | Ergebnis von AP3 abgenommen | Arbeitspaket 3 | Meilenstein | 17 |
| 19 | Zwischenbericht entwerfen | Berichte und Abschluss | 5 | 11 |
| 20 | Prüfung des Zwischenberichts durch den Fördergeber | Berichte und Abschluss | 10 | 19 |
| 21 | Abschlussbericht entwerfen | Berichte und Abschluss | 6 | 18 |
| 22 | Abschlussbericht eingereicht | Berichte und Abschluss | Meilenstein | 21 |
So funktioniert es
Die Arbeitspakete umbenennen
Ersetzen Sie die Gruppennamen Arbeitspaket 1 bis 3 und die Aufgaben mit AP1, AP2 und AP3 durch die Pakete aus Ihrem Vertrag und behalten Sie für jedes Ergebnis einen Abnahme-Meilenstein.
Den Aufbau bemessen
Setzen Sie „Projektpersonal gewinnen und einstellen“, „Unteraufträge mit Partnern vereinbaren“ und „Projektsteuerung und Berichtswesen einrichten“ nach Ihrer Erfahrung. Die längste bestimmt den Tag, an dem „Projektaufbau abgeschlossen“ erreicht ist; verkürzen oder verlängern Sie zuerst sie.
Die Wartezeiten ersetzen
Setzen Sie „Prüfung des Zwischenberichts durch den Fördergeber“ auf das, was der Fördergeber zu seiner Prüfung sagt. Legt Ihr Vertrag irgendwo eine Frist fest, fügen Sie sie als Aufgabe mit dieser Dauer statt der Vorlagenwerte ein.
Die Überlappungen prüfen
Behalten Sie die Anfang-Anfang-Verknüpfungen nur, wo spätere Arbeit wirklich auf Teilergebnissen beginnen kann. Muss die Auswertung auf die ganze Feldarbeit warten, ändern Sie die Verknüpfung auf Ende-Anfang und lesen Sie das neue Enddatum.
Feste Termine festlegen
Geben Sie „Fördervertrag unterzeichnen“ einen festen Start am Tag des Projektbeginns und „Abschlussbericht eingereicht“ einen festen Start am Abgabetermin. Lesen Sie dann die Konfliktmarkierung.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit Partnern und Forschungsabteilung und exportieren Sie ein PDF oder PNG für den Projektbeirat.
Häufig gestellte Fragen
Kennt das Diagramm die Fristen oder Regeln des Fördergebers?
Nein. Es plant die Aufgaben, die Sie eintragen. Nehmen Sie Termine, Fristen und Prüfzeiten aus Ihrem Vertrag und den Hinweisen des Fördergebers und tragen Sie sie als Dauern oder feste Starts ein. Das Diagramm prüft nichts gegen Regeln eines Fördergebers.
Mein Abschlussbericht hat einen festen Abgabetermin. Wie prüfe ich ihn?
Geben Sie „Fördervertrag unterzeichnen“ einen festen Start am Tag des Arbeitsbeginns und „Abschlussbericht eingereicht“ einen festen Start am Fälligkeitstag. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant. Schafft die Arbeit den Termin nicht, trägt „Abschlussbericht eingereicht“ eine Konfliktmarkierung mit dem frühesten Datum, das die Abhängigkeiten zulassen. Vergleichen Sie es mit Ihrem Termin.
Warum wartet Arbeitspaket 2 auf das erste Ergebnis?
Weil „Werkzeug für AP2 auf Basis der AP1-Ergebnisse bauen“ die Erkenntnisse nutzt, und die werden in „Ergebnisse von AP1 auswerten und Bericht schreiben“ geschrieben. Sind Ihre Pakete unabhängig, entfernen Sie die Verknüpfung von „Ergebnis von AP1 abgenommen“, damit sie parallel laufen. Wie eine Verknüpfung geschrieben wird, zeigt der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.
Kann ich verfolgen, wie weit jedes Arbeitspaket ist?
Ja. Jede Aufgabe hat einen Fortschrittswert, der im Balken gezeichnet wird und den Sie während der Arbeit aktualisieren. Fortschritt verschiebt keine Termine; ändern Sie eine Dauer, wenn eine Aufgabe wirklich länger dauert.
Kann ich es für ein Projekt mit nur einem Arbeitspaket verwenden?
Ja. Löschen Sie Gruppen und Aufgaben, die Sie nicht brauchen, und benennen Sie den Rest um. Das Tor für den Aufbau und die Berichtsaufgaben gelten weiter. Für Meilensteine, die jede Übergabe markieren, gibt es den Leitfaden zu Meilensteinen im Gantt-Diagramm.