Gantt-Diagramm Einstellungsplan: Vorlage von der Freigabe bis zum Eintritt
Bearbeitbare Gantt-Vorlage für den Einstellungsprozess: Genehmigung, Stellenprofil, Suche, Sichtung, Gespräche, Arbeitsprobe, Referenzen, Angebot, Kündigungsfrist und Eintrittsdatum mit Abhängigkeiten.
Was ist Gantt-Diagramm einstellungsplan: vorlage von der freigabe bis zum eintritt?
Die meisten Einstellungspläne sind eine Liste von Phasen, und die Phasen sind in Ordnung. Was die Liste nicht zeigt, ist ihre Gesamtdauer – dabei fragt man die Führungskraft genau danach: Wann fängt die Person an? Ein Gantt-Diagramm beantwortet das, weil es die langen Wartezeiten, die Genehmigung, die Bewerbungsphase und die Kündigungsfrist, im selben Kalender zeigt wie die kurzen Aufgaben.
Die Vorlage plant eine Einstellung von „Stelle und Budget klären“ bis zum Meilenstein „Eintrittsdatum“. Nach „Stelle genehmigt“ schreibt das Team das Stellenprofil und schreibt die Stelle aus. „Suche und Bewerbungsphase“ läuft 15 Arbeitstage, während „Bewerbungen sichten“ fünf Arbeitstage nach der Ausschreibung beginnt, damit frühe Bewerber nicht warten. Auf die Telefoninterviews folgen zwei parallele Stränge, „Vorstellungsgespräche“ und „Arbeitsprobe oder Fallstudie“, und „Auswertung und Entscheidung“ wartet auf beide.
Nach „Referenzen prüfen“ und „Angebot machen“ startet der Meilenstein „Angebot angenommen“ zwei Dinge gleichzeitig: „Kündigungsfrist des Bewerbers“, hier 20 Arbeitstage, und „Ausstattung, Zugänge, erste Woche vorbereiten“. „Eintrittsdatum“ wartet auf beides. Schalten Sie den kritischen Pfad ein, sehen Sie, dass meist die Kündigungsfrist und nicht die Gespräche den Termin bestimmt. Die Dauern sind beispielhafte Arbeitstage (Montag bis Freitag); ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.
Für die Zeit nach dem Eintritt siehe die [Gantt-Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeitender](/de/templates/gantt-diagramm-mitarbeiter-onboarding). Die Vorlage enthält keine Bewerberdaten: Namen, Lebenslaufdetails und Gesprächsnotizen gehören in Ihr Bewerbermanagementsystem, nicht in den Plan. Sie ist ein Zeitplan für den Prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Drei Gruppen – Recruiting-Team, Bewerber sowie Angebot und Onboarding – mit 16 Aufgaben und drei Meilensteinen: „Stelle genehmigt“, „Angebot angenommen“ und „Eintrittsdatum“.
- Eine Bewerbungsphase, die die Sichtung nicht blockiert: „Bewerbungen sichten“ beginnt fünf Arbeitstage nach „Stelle ausschreiben, Recruiter briefen“.
- Zwei parallele Beurteilungsstränge: „Vorstellungsgespräche“ und „Arbeitsprobe oder Fallstudie“ folgen beide auf „Telefoninterviews“, und „Auswertung und Entscheidung“ wartet auf beide.
- Die lange Wartezeit: „Kündigungsfrist des Bewerbers“ dauert nach „Angebot angenommen“ 20 Arbeitstage.
- Parallele Vorbereitung: „Ausstattung, Zugänge, erste Woche vorbereiten“ läuft während der Kündigungsfrist, und „Eintrittsdatum“ wartet auf beides.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie schreiben eine Stelle aus und müssen dem Team sagen, wann jemand realistisch anfängt.
- Sie stellen in Wellen ein und wollen einen wiederverwendbaren Plan für den Prozess.
- Genehmigungen, Interviewende und die Kündigungsfrist des Bewerbers beeinflussen den Termin und Sie wollen sehen, wie.
- Sie wollen einer Führungskraft oder einem Recruiter einen Einstellungszeitplan zeigen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Stelle und Budget klären | Recruiting-Team | 3 | |
| 2 | Stelle genehmigt | Recruiting-Team | Meilenstein | 1 |
| 3 | Stellenprofil und Bewertungsbogen erstellen | Recruiting-Team | 3 | 2 |
| 4 | Stelle ausschreiben, Recruiter briefen | Recruiting-Team | 1 | 3 |
| 5 | Suche und Bewerbungsphase | Bewerber | 15 | 4 |
| 6 | Bewerbungen sichten | Bewerber | 10 | 4SS+5 |
| 7 | Telefoninterviews | Bewerber | 5 | 6 |
| 8 | Vorstellungsgespräche | Bewerber | 10 | 7 |
| 9 | Arbeitsprobe oder Fallstudie | Bewerber | 5 | 7 |
| 10 | Auswertung und Entscheidung | Recruiting-Team | 2 | 8, 9 |
| 11 | Referenzen prüfen | Bewerber | 3 | 10 |
| 12 | Angebot machen | Angebot und Onboarding | 2 | 11 |
| 13 | Angebot angenommen | Angebot und Onboarding | Meilenstein | 12 |
| 14 | Kündigungsfrist des Bewerbers | Angebot und Onboarding | 20 | 13 |
| 15 | Ausstattung, Zugänge, erste Woche vorbereiten | Angebot und Onboarding | 5 | 13 |
| 16 | Eintrittsdatum | Angebot und Onboarding | Meilenstein | 14, 15 |
So funktioniert es
Aufgaben durch eigene ersetzen
Benennen Sie die 16 Aufgaben und die drei Gruppen um. Fügen Sie Gesprächsrunden hinzu oder entfernen Sie die Arbeitsprobe, passend zu Ihrem Prozess.
Genehmigungen als Meilensteine setzen
Die Genehmigung der Stelle und die Annahme des Angebots sind Ereignisse außerhalb der Kontrolle des Teams. Machen Sie sie zu Aufgaben der Länge null, damit die Schritte danach klar als wartend erscheinen.
Wartezeiten aus Erfahrung ansetzen
Nehmen Sie Ihre eigenen typischen Zeiten für Bewerbungen, Terminabstimmung und die Kündigungsfrist in Ihrem Land oder Vertrag. Das sind die längsten Balken, daher zählen sie am meisten.
Beurteilungsstränge parallel führen
Geben Sie Vorstellungsgesprächen und Arbeitsprobe denselben Vorgänger und lassen Sie die Auswertung auf beide warten.
Kritischen Pfad prüfen
Unter „Ansicht“ und „Kritischer Pfad“: Ist die Kündigungsfrist die längste Kette, bringen schnellere Gespräche das Eintrittsdatum nicht nach vorn.
Bewerberdaten draußen lassen
Nutzen Sie den Plan nur für Phasen und Termine. Namen und Beurteilungen bleiben in Ihrem Bewerbermanagementsystem.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Gantt-Diagramm für einen Einstellungsplan?
Ein Gantt-Diagramm für den Einstellungsprozess einer Stelle: Genehmigungen, Stellenprofil, Suche, Sichtung, Gespräche, Angebot, Kündigungsfrist und Eintrittsdatum, mit den Abhängigkeiten dazwischen.
Kann ich darin Bewerber verwalten?
Es ist ein Zeitplan für den Prozess, kein Bewerbermanagementsystem. Behalten Sie Namen und Notizen von Bewerbern in Ihrem eigenen System.
Warum ist die Kündigungsfrist eine Aufgabe?
Weil sie oft die längste Wartezeit zwischen angenommenem Angebot und erstem Arbeitstag ist. Sie sichtbar zu machen, macht das Eintrittsdatum ehrlich.
Sind die Dauern realistisch?
Es sind beispielhafte Arbeitstage. Ersetzen Sie sie durch Ihre typischen Zeiten, auch für Kündigungsfristen, die je nach Land unterschiedlich sind.
Wo beginnt das Onboarding?
Zum Eintrittsdatum. Die Gantt-Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeitender plant die Wochen danach.
