Gantt-Diagramm für Onboarding und Schulung: 30/60/90-Tage-Plan erstellen
Onboarding und Schulung als Gantt-Diagramm planen: Vorbereitung vor dem ersten Tag, Kennenlernen, Schulungswellen, Gespräche und ein 90-Tage-Review, ergänzend zur Onboarding-Checkliste.
Eine Onboarding-Checkliste sagt, was geschehen muss. Ein Zeitplan sagt, wann, in welcher Reihenfolge und was zuerst bereit sein muss. Für neue Mitarbeitende oder ein Schulungsprogramm brauchen Sie meist beides.
Kurz gesagt
- Nutzen Sie das Gantt-Diagramm für das Timing und die Checkliste für die einzelnen Schritte; verbinden Sie beide über den Aufgabennamen.
- Planen Sie die Vorbereitung vor dem ersten Tag als eigene Aufgaben, die alle in die Aufgabe „Erster Arbeitstag“ münden.
- Setzen Sie nur den Starttermin des ersten Tages fest und lassen Sie den Rest des Plans berechnen.
- Lassen Sie Kennenlernen, Schulung und Hospitation parallel laufen und starten Sie das erste Projekt vor dem Ende der fachlichen Einarbeitung.
- Nutzen Sie Verzögerungen für den Abstand der Gespräche und einen Meilenstein für das abschließende Review oder die Bestätigung.
Ein Zeitplan neben der Checkliste
Für die Schritte selbst ist eine Checkliste das richtige Werkzeug: Konten angelegt, Richtlinien gelesen, Formulare unterschrieben. Sie zeigt aber keine Zeit. Sie sagt nicht, dass der Laptop eine Woche vor dem ersten Tag bestellt werden muss oder dass das erste Projekt beginnen kann, während die fachliche Einarbeitung noch läuft. Ein Gantt-Diagramm trägt diese Information und kann neben dem Checklisten-Prozess stehen, statt ihn zu ersetzen.
Onboarding hat zwei Hälften, die oft als eine geplant werden. Die erste ist die Vorbereitung, bevor die neue Person kommt: Unterlagen, Ausstattung, Konten und ein Arbeitsplatz. Diese Aufgaben hängen von der Zusage ab und müssen vor dem ersten Tag erledigt sein. Die zweite ist die Einarbeitung: Kennenlernen, Compliance-Schulung, fachliche Einarbeitung, Hospitation, ein erstes Projekt und die Gespräche nach etwa 30, 60 und 90 Tagen. Zeichnen Sie beide, sehen Sie sofort, welche Vorbereitungsaufgabe auf dem kritischen Pfad zum ersten Tag liegt.
Dieselbe Struktur trägt ein Schulungsprogramm mit mehreren Wellen. Behandeln Sie jede Welle als Gruppe, geben Sie jedem Modul eine Länge in Arbeitstagen und verknüpfen Sie ein Modul mit dem, auf dem es aufbaut. Da das Diagramm aus Längen und Verknüpfungen berechnet wird, können Sie einen Plan für die nächste Einstellung oder Kohorte wiederverwenden, indem Sie das Diagramm kopieren und den neuen Starttermin setzen.
Das Beispiel unten ist ein 90-Tage-Plan. Öffnen Sie das Tabellenfeld, um die Aufgabennummern zu sehen und wie die Gespräche verknüpft sind.
Ein 30/60/90-Tage-Onboardingplan
Vierzehn Aufgaben von der Zusage bis zur bestandenen Probezeit. Öffnen Sie das Tabellenfeld, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Vorbereitung vor dem ersten Tag
„Zusage und Unterlagen“ dauert 3 Arbeitstage. „Laptop, Konten und Zugänge“ (5 Tage) und „Arbeitsplatz bereit“ (2 Tage) warten beide darauf und laufen nebeneinander, und „Erster Arbeitstag“ wartet auf beide.
Die ersten Wochen laufen parallel
Nach „Erster Arbeitstag“ beginnen „Kennenlernen von Team und Unternehmen“ (4 Tage) und „Richtlinien und Compliance-Schulung“ (5 Tage) gemeinsam. Das Kennenlernen führt zum Meilenstein „30/60/90-Tage-Ziele vereinbart“, zu „Fachliche Einarbeitung“ (15 Tage) und zur „Hospitation“ (10 Tage).
Erstes Projekt und die Gespräche
„Erstes Projekt“ (30 Tage) ist mit 5 Tagen Verzögerung start-zu-start mit „Fachliche Einarbeitung“ verknüpft und beginnt daher während der Schulung. „30-Tage-Gespräch“ wartet auf die fachliche Einarbeitung, und „60-Tage-Gespräch“ beginnt 15 Arbeitstage danach.
Review und Bestätigung
„90-Tage-Review“ (2 Tage) wartet auf das erste Projekt und das 60-Tage-Gespräch. „Probezeit bestanden“ hat die Dauer 0 und ist damit ein Meilenstein, der den Plan abschließt.
So funktioniert es
Den ersten Tag festlegen
Setzen Sie den Start der Aufgabe „Erster Arbeitstag“ auf das reale Datum. Alles davor sollte dann bis zu diesem Datum fertig werden, und das Diagramm markiert eine Vorbereitungsaufgabe, die das nicht schafft.
Die Vorbereitungsaufgaben ergänzen
Erfassen Sie Unterlagen, Ausstattung, Konten und Arbeitsplatz als getrennte Aufgaben, die alle von der Zusage abhängen, und lassen Sie „Erster Arbeitstag“ von allen abhängen. Die längste zeigt, womit Sie zuerst beginnen sollten.
Die Einarbeitung als parallele Aufgaben ergänzen
Fügen Sie nach dem ersten Tag Kennenlernen, Compliance-Schulung, fachliche Einarbeitung und Hospitation hinzu. Geben Sie jeder eine Länge in Arbeitstagen und gruppieren Sie sie etwa als „Woche 1-2“ oder „Schulung“.
Das erste Projekt früh starten
Nutzen Sie für das erste Projekt eine Start-zu-Start-Abhängigkeit mit Verzögerung, etwa 8SS+5 für eine Aufgabe, die 5 Arbeitstage nach dem Start der fachlichen Einarbeitung beginnt. Echtes Onboarding überlappt so.
Die Gespräche staffeln
Legen Sie die Gespräche als eintägige Aufgaben an und verknüpfen Sie jedes mit dem vorigen per Verzögerung. Die Namen sagen 30, 60 und 90, die Termine kommen aber aus den Verknüpfungen, prüfen Sie sie also am Kalender.
Den Plan wiederverwenden
Duplizieren Sie das Diagramm für die nächste Einstellung, setzen Sie den neuen ersten Tag fest und passen Sie Namen und Personen an. Teilen Sie das Diagramm als Link mit Führungskraft und neuer Person oder exportieren Sie ein PDF.
Häufige Fehler
Den Bezeichnungen mehr glauben als den Terminen
Eine Aufgabe namens „30-Tage-Gespräch“ liegt nur dann auf Tag 30, wenn Verknüpfungen und Längen sie dorthin setzen. Schauen Sie auf den berechneten Termin und passen Sie die Abhängigkeiten an, nicht den Namen.
In Kalendertagen planen
Dauern sind Arbeitstage, Montag bis Freitag, ohne Feiertagskalender. 90 Kalendertage entsprechen etwa 64 Arbeitstagen, und ein Feiertag im Zeitraum wird nicht für Sie abgezogen.
Die Seite der Führungskraft vergessen
Ergänzen Sie auch Aufgaben für Führungskraft und Buddy, etwa das Vereinbaren der Ziele, nicht nur für die neue Person. Zeigen Sie mit dem Feld Personen (People), wem jede gehört.
Die Checkliste im Diagramm duplizieren
Dreißig winzige Aufgaben machen das Diagramm unlesbar. Halten Sie im Gantt-Diagramm eine Aufgabe pro Arbeitsblock und die detaillierten Schritte in der Checkliste.
Onboarding planen
Öffnen Sie den Onboardingplan als eigenes Diagramm, setzen Sie den ersten Tag fest und ersetzen Sie die Aufgaben durch Ihre eigenen.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheidet sich das von einer Onboarding-Checkliste?
Eine Checkliste nennt Schritte und wer sie erledigen muss. Das Gantt-Diagramm ergänzt Zeit: Reihenfolge, Überlappung und den Termin, an dem jeder Block beginnen und enden soll. Nutzen Sie beides.
Kann ich es für ein Schulungsprogramm nutzen?
Ja. Nutzen Sie eine Gruppe pro Welle oder Woche, eine Aufgabe pro Modul und verknüpfen Sie Module, die aufeinander aufbauen. Es gibt auch eine Vorlage für einen Schulungsplan.
Wie zeige ich eine Schulung für mehrere Personen gleichzeitig?
Legen Sie eine Aufgabe für die Schulung an und tragen Sie die Teilnehmenden im Feld Personen (People) ein. Das Diagramm prüft keine Verfügbarkeit, klären Sie sie daher separat.
Kann ich einen bestehenden Zeitplan einfügen?
Sie können Zeilen aus einer Tabelle einfügen. Benennt die erste Zeile die Spalten, etwa Aufgabe (Task), Start, Dauer (Duration) und Verantwortlich (Owner), werden sie nach Namen zugeordnet.
Kann ich den Plan für jede neue Einstellung wiederverwenden?
Ja. Duplizieren Sie das Diagramm, setzen Sie den neuen ersten Tag fest und aktualisieren Sie die Namen. Da die Termine berechnet werden, verschiebt sich der Rest des Plans mit.
