Diagrama de Gantt de incorporación y formación: plan a 30, 60 y 90 días
Planifica la incorporación y la formación como diagrama de Gantt: preparación antes del primer día, presentaciones, oleadas de formación, seguimientos y una evaluación a los 90 días, junto a la lista de verificación.
Una lista de verificación de incorporación dice qué debe ocurrir. Un cronograma dice cuándo, en qué orden y qué tiene que estar listo antes. Para una persona nueva o un programa de formación, lo normal es querer ambas cosas.
En resumen
- Usa el diagrama de Gantt para los tiempos y la lista de verificación para los pasos individuales; enlaza ambos por el nombre de la tarea.
- Planifica la preparación antes del primer día como un conjunto propio de tareas que alimentan la tarea «Primer día».
- Fija solo la fecha de inicio del primer día y deja que el resto del plan se calcule.
- Ejecuta en paralelo presentaciones, formación y acompañamiento, y empieza el primer proyecto antes de que termine la formación del puesto.
- Usa desfases para espaciar los seguimientos y un hito para la evaluación final o la confirmación.
Un cronograma junto a la lista de verificación
Una lista de verificación es la herramienta adecuada para los pasos en sí: cuentas creadas, políticas leídas, formularios firmados. No muestra el tiempo. No puede decirte que el portátil hay que pedirlo una semana antes del primer día, ni que el primer proyecto puede empezar mientras sigue la formación del puesto. Un diagrama de Gantt lleva esa información y puede convivir con el proceso de la lista de verificación en lugar de sustituirlo.
La incorporación tiene dos mitades que a menudo se planifican como una sola. La primera es la preparación, antes de que llegue la persona nueva: papeleo, equipo, cuentas y un puesto de trabajo. Estas tareas dependen de la oferta aceptada y todas deben estar hechas antes del primer día. La segunda es la rampa de arranque: presentaciones, formación en cumplimiento, formación del puesto, acompañamiento, un primer proyecto y los seguimientos a los 30, 60 y 90 días aproximadamente. Dibujar ambas deja claro qué tarea de preparación está en la ruta crítica hacia el primer día.
La misma estructura sirve para un programa de formación con varias oleadas. Trata cada oleada como un grupo, da a cada módulo una duración en días laborables y vincula un módulo con aquel en el que se apoya. Como el diagrama se calcula a partir de duraciones y vínculos, puedes reutilizar un plan para la siguiente persona o cohorte copiando el diagrama y fijando la nueva fecha de inicio.
El ejemplo siguiente es un plan a 90 días. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver los números de tarea y cómo están vinculados los seguimientos.
Un plan de incorporación a 30, 60 y 90 días
Catorce tareas, desde la oferta aceptada hasta el periodo de prueba superado. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas que hay detrás de cada etapa.
Preparación antes del primer día
«Oferta aceptada y papeleo» dura 3 días laborables. «Portátil, cuentas y accesos» (5 días) y «Puesto de trabajo listo» (2 días) lo esperan y avanzan en paralelo, y «Primer día» espera a ambos.
Las primeras semanas avanzan en paralelo
Tras «Primer día», «Presentación al equipo y la empresa» (4 días) y «Formación en políticas y cumplimiento» (5 días) empiezan a la vez. Las presentaciones llevan al hito «Objetivos a 30/60/90 días acordados», a «Formación del puesto» (15 días) y a «Acompañamiento» (10 días).
El primer proyecto y los seguimientos
«Primer proyecto» (30 días) está vinculado de inicio a inicio con «Formación del puesto» con un desfase de 5 días, así que empieza durante la formación. «Seguimiento a los 30 días» espera a la formación del puesto, y «Seguimiento a los 60 días» empieza 15 días laborables después.
Evaluación y confirmación
«Evaluación a los 90 días» (2 días) espera tanto al primer proyecto como al seguimiento a los 60 días. «Periodo de prueba superado» tiene duración 0, así que es un hito que cierra el plan.
Cómo funciona
Fija el primer día
Fija el Inicio de la tarea «Primer día» en la fecha real. Todo lo anterior debería programarse para terminar antes de esa fecha, y el diagrama señalará una tarea de preparación que no pueda.
Añade las tareas de preparación
Enumera el papeleo, el equipo, las cuentas y el puesto de trabajo como tareas separadas, todas dependientes de la oferta aceptada, y haz que «Primer día» dependa de todas ellas. La más larga indica qué empezar primero.
Añade la rampa de arranque como tareas paralelas
Tras el primer día, añade presentaciones, formación en cumplimiento, formación del puesto y acompañamiento. Da a cada una una duración en días laborables y agrúpalas como «Semanas 1-2» o «Formación».
Empieza pronto el primer proyecto
Usa una dependencia de inicio a inicio con desfase para el primer proyecto, por ejemplo 8SS+5 para una tarea que empieza 5 días laborables después de que empiece la formación del puesto. La incorporación real se solapa así.
Espacia los seguimientos
Añade los seguimientos como tareas de un día y vincula cada uno con el anterior mediante un desfase. Los nombres dicen 30, 60 y 90, pero las fechas salen de los vínculos, así que compruébalas con el calendario.
Reutiliza el plan
Duplica el diagrama para la siguiente persona, fija el nuevo primer día y ajusta nombres y personas. Comparte el diagrama como enlace con el responsable y con la persona nueva, o exporta un PDF.
Errores que debes evitar
Creer a las etiquetas antes que a las fechas
Una tarea llamada «seguimiento a los 30 días» está en el día 30 solo si los vínculos y las duraciones la sitúan ahí. Mira la fecha calculada y ajusta las dependencias, no el nombre.
Planificar en días naturales
Las duraciones son en días laborables, de lunes a viernes, sin calendario de festivos. Un plan de 90 días naturales son unos 64 días laborables, y un festivo dentro del periodo no se descontará por ti.
Olvidar la parte del responsable
Añade tareas para el responsable y el compañero guía, como acordar objetivos, además de las de la persona nueva. Usa el campo Personas para mostrar quién es responsable de cada una.
Duplicar la lista de verificación dentro del diagrama
Treinta tareas diminutas vuelven ilegible el diagrama. Mantén una tarea por bloque de trabajo en el diagrama de Gantt y los pasos detallados en la lista de verificación.
Planifica una incorporación
Abre el plan de incorporación como diagrama propio, fija el primer día y sustituye las tareas por las tuyas.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de una lista de verificación de incorporación?
Una lista de verificación enumera pasos y quién debe hacerlos. El diagrama de Gantt añade el tiempo: el orden, el solapamiento y la fecha en que debe empezar y terminar cada bloque. Usa ambos.
¿Puedo usarlo para un programa de formación?
Sí. Usa un grupo por oleada o por semana, una tarea por módulo y vincula los módulos que se apoyan unos en otros. También hay disponible una plantilla de plan de formación.
¿Cómo muestro la formación de varias personas a la vez?
Añade una tarea para la sesión de formación y pon a los participantes en el campo Personas. El diagrama no comprueba la disponibilidad, así que confírmala por separado.
¿Puedo pegar un cronograma existente?
Puedes pegar filas de una hoja de cálculo. Si la primera línea nombra las columnas, como Tarea, Inicio, Duración y Responsable (Task, Start, Duration y Owner), se emparejan por nombre.
¿Puedo reutilizar el plan con cada nueva incorporación?
Sí. Duplica el diagrama, fija el nuevo primer día y actualiza los nombres. Como las fechas se calculan, el resto del plan se mueve con él.
