Gantt-diagram til onboarding og oplæring: en 30/60/90-dages plan
Planlæg onboarding og oplæring som Gantt-diagram: forberedelse før første dag, introduktioner, oplæringsbølger, samtaler undervejs og en evaluering efter 90 dage, ved siden af onboarding-tjeklisten.
En onboarding-tjekliste siger, hvad der skal ske. En tidsplan siger hvornår, i hvilken rækkefølge og hvad der skal være klart først. Til en ny medarbejder eller et oplæringsprogram vil du som regel have begge dele.
Kort fortalt
- Brug Gantt-diagrammet til timing og tjeklisten til de enkelte trin; forbind de to med opgavenavn.
- Planlæg forberedelsen før første dag som sit eget sæt opgaver, der alle fører ind i en opgave 'Første arbejdsdag'.
- Fastlås kun startdatoen på første dag, og lad resten af planen blive regnet ud.
- Kør introduktioner, oplæring og sidemandsoplæring parallelt, og start det første projekt, før oplæringen i rollen slutter.
- Brug forsinkelser til at fordele samtalerne, og en milepæl til den afsluttende evaluering eller bekræftelse.
En tidsplan ved siden af tjeklisten
En tjekliste er det rette værktøj til selve trinene: konti oprettet, politikker læst, formularer underskrevet. Den viser ikke tid. Den kan ikke fortælle, at computeren skal bestilles en uge før første dag, eller at det første projekt kan starte, mens oplæringen i rollen stadig kører. Et Gantt-diagram bærer den information, og det kan stå ved siden af tjeklisteprocessen i stedet for at erstatte den.
Onboarding har to halvdele, som man ofte planlægger som én. Den første er forberedelsen, før den nye person kommer: papirer, udstyr, konti og en arbejdsplads. De opgaver afhænger af det accepterede tilbud og skal alle være færdige inden første dag. Den anden er indkøringen: introduktioner, compliance-kurser, oplæring i rollen, sidemandsoplæring, et første projekt og samtalerne efter omtrent 30, 60 og 90 dage. Når du tegner begge, bliver det tydeligt, hvilken forberedelsesopgave der ligger på den kritiske vej til første dag.
Samme struktur virker til et oplæringsprogram med flere bølger. Behandl hver bølge som en gruppe, giv hvert modul en længde i arbejdsdage, og forbind et modul med det, det bygger på. Fordi diagrammet regnes ud fra længder og forbindelser, kan du genbruge en plan til den næste medarbejder eller det næste hold ved at kopiere diagrammet og fastlåse den nye startdato.
Eksemplet nedenfor er en 90-dages plan. Åbn regnearkspanelet for at se opgavenumrene og hvordan samtalerne er forbundet.
En 30/60/90-dages onboardingplan
Fjorten opgaver fra accepteret tilbud til bekræftet prøvetid. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Forberedelse før første dag
"Tilbud accepteret og papirer" tager 3 arbejdsdage. "Computer, konti og adgang" (5 dage) og "Arbejdsplads klar" (2 dage) venter begge på den og kører side om side, og "Første arbejdsdag" venter på begge.
De første uger kører parallelt
Efter "Første arbejdsdag" starter "Introduktion til team og virksomhed" (4 dage) og "Politikker og compliance-kurser" (5 dage) sammen. Introduktionen fører til milepælen "Mål for 30/60/90 dage aftalt", "Oplæring i rollen" (15 dage) og "Sidemandsoplæring" (10 dage).
Første projekt og samtalerne
"Første projekt" (30 dage) er forbundet fra start til start med "Oplæring i rollen" med en forsinkelse på 5 dage, så det begynder under oplæringen. "Samtale efter 30 dage" venter på oplæringen i rollen, og "Samtale efter 60 dage" starter 15 arbejdsdage efter den.
Evaluering og bekræftelse
"Evaluering efter 90 dage" (2 dage) venter på både det første projekt og samtalen efter 60 dage. "Prøvetid bekræftet" har længden 0, så den er en milepæl, der afslutter planen.
Sådan fungerer det
Fastlås første dag
Fastlås Start på opgaven 'Første arbejdsdag' til den rigtige dato. Alt før den skal så planlægges til at være færdigt inden da, og diagrammet markerer en forberedelsesopgave, der ikke kan nå det.
Tilføj forberedelsesopgaverne
List papirer, udstyr, konti og arbejdsplads som separate opgaver, der alle afhænger af det accepterede tilbud, og lad 'Første arbejdsdag' afhænge af dem alle. Den længste viser, hvad du skal starte først.
Tilføj indkøringen som parallelle opgaver
Efter første dag tilføjer du introduktioner, compliance-kurser, oplæring i rollen og sidemandsoplæring. Giv hver en længde i arbejdsdage, og gruppér dem som 'Uge 1-2' eller 'Oplæring'.
Start det første projekt tidligt
Brug en afhængighed fra start til start med en forsinkelse til det første projekt, for eksempel 8SS+5 for en opgave, der starter 5 arbejdsdage efter, at oplæringen i rollen starter. Rigtig onboarding overlapper på den måde.
Fordel samtalerne
Tilføj samtalerne som opgaver på én dag, og forbind hver med den forrige med en forsinkelse. Navnene siger 30, 60 og 90, men datoerne kommer fra forbindelserne, så tjek dem mod kalenderen.
Genbrug planen
Duplikér diagrammet til den næste medarbejder, fastlås den nye første dag, og ret navne og personer. Del diagrammet som link med lederen og den nye medarbejder, eller eksportér en PDF.
Faldgruber du skal undgå
At tro på navnene frem for datoerne
En opgave kaldet 'Samtale efter 30 dage' ligger kun på dag 30, hvis forbindelserne og længderne placerer den der. Se på den beregnede dato, og ret afhængighederne, ikke navnet.
At planlægge i kalenderdage
Varigheder er arbejdsdage, mandag til fredag, uden kalender over helligdage. En plan for 90 kalenderdage er omkring 64 arbejdsdage, og en helligdag i perioden bliver ikke trukket fra for dig.
At glemme lederens side
Tilføj opgaver til lederen og makkeren, som at aftale mål, og ikke kun til den nye medarbejder. Brug feltet Personer til at vise, hvem der ejer hver enkelt.
At duplikere tjeklisten inde i diagrammet
Tredive små opgaver gør diagrammet ulæseligt. Hold én opgave pr. arbejdsblok i Gantt-diagrammet og de detaljerede trin i tjeklisten.
Planlæg en onboarding
Åbn onboardingplanen som dit eget diagram, fastlås første dag, og udskift opgaverne med dine egne.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan adskiller det sig fra en onboarding-tjekliste?
En tjekliste lister trin og hvem der skal gøre dem. Gantt-diagrammet tilføjer tid: rækkefølge, overlap og den dato, hver blok skal starte og slutte. Brug begge.
Kan jeg bruge det til et oplæringsprogram?
Ja. Brug én gruppe pr. bølge eller uge, én opgave pr. modul, og forbind moduler, der bygger på hinanden. Der findes også en skabelon til træningsplan.
Hvordan viser jeg oplæring af flere personer på én gang?
Tilføj en opgave for oplæringen, og sæt deltagerne i feltet Personer. Diagrammet kontrollerer ikke tilgængelighed, så bekræft den separat.
Kan jeg indsætte en eksisterende tidsplan?
Du kan indsætte rækker fra et regneark. Hvis første linje navngiver kolonnerne, som Opgave, Start, Varighed og Ejer (Task, Start, Duration og Owner), matches de efter navn.
Kan jeg genbruge planen til hver ny medarbejder?
Ja. Duplikér diagrammet, fastlås den nye første dag, og ret navnene. Fordi datoerne regnes ud, flytter resten af planen sig med.
