Einstellung im Gantt-Diagramm planen: Interviews und Kündigungsfrist
Eine Einstellung im Gantt-Diagramm planen: parallele Interviewrunden, eine Arbeitsprobe, eine nicht verkürzbare Kündigungsfrist und ein Eintrittsdatum, das Sie mit dem Datum vergleichen, das das Team braucht.
Ein Einstellungsplan hat Phasen, die Sie steuern, und Wartezeiten, die Sie nicht steuern. Der Leitfaden zeigt, wie Sie beides im Gantt-Diagramm planen, damit das versprochene Eintrittsdatum eines ist, das der Plan trägt.
Kurz gesagt
- Geben Sie den langen Wartezeiten, etwa der Kündigungsfrist, eigene Aufgaben und Längen.
- Lassen Sie die Sichtung beginnen, während Bewerbungen noch eingehen: Start zu Start mit Versatz.
- Führen Sie Interviewrunden und Arbeitsprobe parallel; die Entscheidung wartet auf die spätere.
- Setzen Sie ein Eintrittsdatum nur fest, wenn es vereinbart ist, und lesen Sie die Konfliktmeldung, wenn der Plan es nicht erreicht.
- Dauern sind Arbeitstage von Montag bis Freitag; rechnen Sie Kündigungsfristen in Kalendertagen um, bevor Sie sie eintragen.
Die Wartezeiten planen, nicht nur die Phasen
Eine Einstellung lässt sich leicht auflisten und schwer terminieren. Die Phasen sind bekannt, aber die Zeit zwischen genehmigter Stelle und erstem Arbeitstag besteht überwiegend aus Wartezeiten: dem Bewerbungszeitraum, den Terminen der Interviewer und einer Kündigungsfrist, die die neue Person einhalten muss. Behandelt der Plan diese Wartezeiten als kurz oder lässt sie weg, ist das Eintrittsdatum falsch, noch bevor die erste Bewerbung eintrifft.
Die Methode: Tragen Sie jede Phase mit einer Länge in Arbeitstagen ein, verknüpfen Sie sie mit dem, worauf sie wartet, und geben Sie den Wartezeiten eigene Aufgaben. Interviewrunden und eine Arbeitsprobe, die gleichzeitig stattfinden können, bekommen denselben Vorgänger, laufen also nebeneinander, und die Entscheidung wartet auf die spätere von beiden. Die Sichtung kann beginnen, während noch Bewerbungen eingehen, mit einer Verknüpfung von Start zu Start mit Versatz, statt auf das Ende des Zeitraums zu warten.
Die Termine werden dann vorwärts vom Planstart aus berechnet. Brauchen Sie einen bestimmten ersten Arbeitstag, vergleichen Sie das Enddatum mit dem Datum, das Sie brauchen; verkürzen Sie nicht die Kündigungsfrist auf dem Papier. Hat die Person ein Datum zugesagt, können Sie es fest setzen. Das Diagramm markiert es, wenn die früheren Schritte es nicht erreichen, und nennt das früheste Datum, das sie zulassen.
Das Beispiel ist die Vorlage [Gantt-Diagramm Einstellungsplan](/de/templates/einstellungsplan-gantt-diagramm). Der Leitfaden beschreibt, wie Sie sie terminieren. Für den Ablauf und wer bei welchem Schritt was tut, siehe das Flussdiagramm zum [Recruiting-Prozess](/de/templates/recruiting-prozess).
Eine Einstellung, von der genehmigten Stelle bis zum Eintritt
Sechzehn Aufgaben in drei Gruppen. Die Dauern sind beispielhafte Arbeitstage. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Genehmigung und Ausschreibung
„Stelle und Budget klären“ (3 Arbeitstage) führt zum Meilenstein „Stelle genehmigt“. „Stellenprofil und Bewertungsbogen erstellen“ (3) und „Stelle ausschreiben, Recruiter briefen“ (1) folgen nacheinander. Vor der Genehmigung kann nichts ausgeschrieben werden.
Die Sichtung beginnt, während Bewerbungen offen sind
„Suche und Bewerbungsphase“ läuft 15 Tage nach der Ausschreibung. „Bewerbungen sichten“ (10) ist mit einem Versatz von 5 Arbeitstagen von Start zu Start mit „Stelle ausschreiben, Recruiter briefen“ verknüpft, sodass frühe Bewerber nicht warten müssen. „Telefoninterviews“ (5) folgen.
Interviews und Arbeitsprobe parallel
„Vorstellungsgespräche“ (10) und „Arbeitsprobe oder Fallstudie“ (5) folgen beide auf „Telefoninterviews“. „Auswertung und Entscheidung“ (2) wartet auf beide, sodass die Vorstellungsgespräche, die längere der beiden, bestimmen, wann entschieden werden kann.
Angebot, dann die Wartezeit, die sich nicht verkürzen lässt
„Referenzen prüfen“ (3) führt zu „Angebot machen“ (2) und dem Meilenstein „Angebot angenommen“. Nichts nach diesem Meilenstein hängt von der Geschwindigkeit des Einstellungsteams ab.
Kündigungsfrist und Vorbereitung
„Kündigungsfrist des Bewerbers“ dauert 20 Arbeitstage und „Ausstattung, Zugänge, erste Woche vorbereiten“ 5. Beide beginnen bei „Angebot angenommen“, und der Meilenstein „Eintrittsdatum“ wartet auf beide. Bei eingeschaltetem kritischem Pfad ist die Kündigungsfrist die Kette, die das Datum bestimmt.
So funktioniert es
Die Phasen in der Reihenfolge eintragen, in der sie geschehen
Listen Sie die Aufgaben von der Genehmigung bis zum Eintrittsdatum auf, geben Sie jeder eine Länge in Arbeitstagen und verknüpfen Sie sie mit der vorherigen. Nutzen Sie Meilensteine der Länge 0 für Ereignisse außerhalb der Kontrolle des Teams, etwa Genehmigung und Zusage.
Jeder Wartezeit eine eigene Aufgabe geben
Machen Sie den Bewerbungszeitraum und die Kündigungsfrist zu Aufgaben mit Längen. Eine Wartezeit, die nur eine Lücke zwischen zwei Aufgaben ist, lässt sich weder sehen noch ändern.
Die Kündigungsfrist in Arbeitstage umrechnen
Der Kalender kennt Montag bis Freitag und keine Feiertage. Eine Frist von einem Monat sind etwa 20 Arbeitstage; eine längere braucht eine größere Zahl. Prüfen Sie den Vertrag und addieren Sie Tage für Feiertage selbst.
Überlappen, was sich überlappen lässt
Lassen Sie die Sichtung einige Tage nach der Ausschreibung mit einer Verknüpfung von Start zu Start wie 4SS+5 beginnen und geben Sie Vorstellungsgesprächen und Arbeitsprobe denselben Vorgänger. Lassen Sie die Entscheidung von beiden abhängen.
Datum und kritischen Pfad prüfen
Lesen Sie das Enddatum des Meilensteins „Eintrittsdatum“ ab und vergleichen Sie es mit dem Datum, das das Team braucht. Schalten Sie unter „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, um zu sehen, ob die Interviews oder die Kündigungsfrist die Grenze setzen.
Ein Datum nur festsetzen, wenn es vereinbart ist
Hat die Person einen Eintritt zugesagt, setzen Sie ihn als festen Start des Meilensteins. Erreichen ihn die früheren Schritte nicht, wird die Aufgabe dort gezeichnet, wo Sie sie hingelegt haben, und die Abhängigkeit mit dem frühesten zulässigen Datum markiert.
Häufige Fehler
Kündigungsfrist in Kalendertagen zählen
Eine Kündigungsfrist von 30 Tagen sind keine 30 Arbeitstage. Rechnen Sie um und denken Sie daran, dass das Diagramm keinen Feiertagskalender hat: Addieren Sie Tage für Feiertage oder Urlaub selbst.
Auf das Ende des Zeitraums warten
Ist die Sichtung mit dem Ende der Suche verknüpft, addiert der Plan den ganzen Zeitraum zum Datum. Verknüpfen Sie sie stattdessen mit dem Start und einem Versatz.
Ein Datum aus den eigenen Schritten des Einstellungsteams versprechen
Die Interviews sind der Teil, den Sie steuern. Das Eintrittsdatum bestimmt meist erst später die Kündigungsfrist. Nennen Sie das Datum, das das Diagramm für den Meilenstein „Eintrittsdatum“ ausgibt, nicht das für das Angebot.
Bewerber in den Plan schreiben
Das Diagramm ist ein Zeitplan für den Prozess. Halten Sie Namen, Lebensläufe und Interviewnotizen in Ihrem Bewerbersystem fest und nutzen Sie den Plan für Phasen und Termine.
Gantt-Diagramm Einstellungsplan öffnen
Öffnen Sie den Einstellungsplan, setzen Sie Ihre eigene Kündigungsfrist ein und sehen Sie, wie sich das Eintrittsdatum verschiebt.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein Einstellungsplan üblicherweise?
Das hängt von der Stelle, dem Markt und der Kündigungsfrist der Person ab. Die Dauern der Vorlage sind Beispiele. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen typischen Zeiten; Kündigungsfrist und Bewerbungszeitraum sind meist die längsten.
Wie bilde ich eine Person ab, die früher als ihre Kündigungsfrist anfangen kann?
Kürzen Sie die Kündigungsfrist-Aufgabe auf die vereinbarten Tage oder legen Sie den Meilenstein „Eintrittsdatum“ auf den vereinbarten Tag fest. Ein festes Datum, das früher liegt, als der Plan zulässt, wird dort gezeichnet, wo Sie es hingelegt haben, und als Konflikt markiert.
Wie plane ich mehrere Einstellungen für dieselbe Stelle?
Kopieren Sie die Aufgaben für jede Einstellung und gruppieren Sie sie nach Einstellung oder Phase. Teilen sich die Einstellungen Ausschreibung und Sichtung, teilen Sie diese Aufgaben und verzweigen Sie nach der Auswertung.
Kann der Plan Interviewer erinnern?
Nein. QueryChart versendet aus einem Gantt-Diagramm keine Erinnerungen. Sie können den Interviewer unter „Personen“ eintragen und den Link teilen, damit er die Termine sieht.
Was kommt nach dem Eintrittsdatum?
Die ersten Wochen sind ein eigener Plan. Den Zeitplan finden Sie im [Gantt-Diagramm Mitarbeiter-Onboarding](/de/templates/gantt-diagramm-mitarbeiter-onboarding), die einzelnen Schritte im [Onboarding-Prozess](/de/templates/mitarbeiter-onboarding-prozess).
