Cómo programar un plan de contratación con entrevistas y preaviso
Programa una contratación en un diagrama de Gantt: rondas de entrevistas en paralelo, una prueba práctica, un preaviso que no se puede acortar y una fecha de incorporación que puedes comparar con la que necesita el equipo.
Un plan de contratación tiene etapas que controlas y esperas que no. Esta guía muestra cómo programar ambas en un diagrama de Gantt para que la fecha de incorporación que prometes sea una que el plan respalda.
En resumen
- Da a las esperas largas, como el preaviso, sus propias tareas y duraciones.
- Deja que el filtrado empiece mientras las candidaturas siguen abiertas con un vínculo de inicio a inicio y un desfase.
- Ejecuta en paralelo las rondas de entrevistas y la prueba práctica; la decisión espera a la más tardía.
- Fija una fecha de incorporación solo si está acordada, y lee el aviso de conflicto si el plan no puede alcanzarla.
- Las duraciones son días laborables, de lunes a viernes, así que convierte los preavisos en días naturales antes de introducirlos.
Planificar las esperas, no solo las etapas
Una contratación es fácil de enumerar y difícil de fechar. Las etapas son conocidas, pero el tiempo entre un puesto aprobado y un primer día se compone sobre todo de esperas: el plazo de candidaturas, los entrevistadores que buscan un hueco y un preaviso que la persona nueva debe cumplir. Si el plan trata esas esperas como cortas, o las omite, la fecha de incorporación será errónea antes de que llegue la primera candidatura.
El método consiste en introducir cada etapa con una duración en días laborables, vincularla a lo que espera y dar a las esperas sus propias tareas. Las rondas de entrevistas y una prueba práctica que pueden hacerse a la vez tienen la misma predecesora, de modo que van en paralelo y la decisión espera a la más tardía de las dos. El filtrado puede empezar mientras aún llegan candidaturas, con un vínculo de inicio a inicio con desfase, en lugar de esperar a que se cierre el plazo.
Las fechas se calculan entonces hacia delante desde el inicio del plan. Si necesitas un primer día concreto, compara la fecha de fin con la que necesitas; no acortes el preaviso sobre el papel. Si la persona candidata ha acordado una fecha, puedes fijarla. El diagrama la marcará cuando los pasos anteriores no puedan alcanzarla e indicará la fecha más temprana que permiten.
El ejemplo es la plantilla de diagrama de Gantt de plan de contratación, en /es/templates/plantilla-diagrama-de-gantt-de-plan-de-contratacion. Esta guía trata de cómo programarla. Para el proceso y quién hace qué en cada paso, consulta el diagrama de flujo en /es/templates/proceso-de-reclutamiento-y-seleccion.
Una contratación, del puesto aprobado a la fecha de incorporación
Dieciséis tareas en tres grupos. Las duraciones son días laborables orientativos. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas de cada etapa.
Aprobación y publicación
«Confirmar el puesto y el presupuesto» (3 días laborables) lleva al hito «Vacante aprobada». «Redactar la descripción del puesto y los criterios» (3) y «Publicar la oferta e informar a los reclutadores» (1) la siguen por turno. No se puede publicar nada antes de la aprobación.
El filtrado empieza con las candidaturas abiertas
«Captación y recepción de candidaturas» dura 15 días tras la publicación. «Filtrar candidaturas» (10) va de inicio a inicio con un desfase de 5 días laborables tras «Publicar la oferta e informar a los reclutadores», para que las primeras personas candidatas no esperen. Después vienen las «Llamadas de filtrado» (5).
Entrevistas y prueba práctica en paralelo
Las «Rondas de entrevistas» (10) y la «Prueba práctica o caso» (5) siguen ambas a las «Llamadas de filtrado». «Valorar y decidir» (2) espera a las dos, así que las entrevistas, que son la más larga, fijan cuándo puede tomarse la decisión.
La oferta y después la espera que no se puede acortar
«Comprobar referencias» (3) lleva a «Hacer la oferta» (2) y al hito «Oferta aceptada». Nada de lo que viene después de ese hito depende de la rapidez del equipo de selección.
Preaviso y preparación
«El candidato cumple el preaviso» dura 20 días laborables y «Preparar equipo, cuentas y plan de la primera semana» dura 5. Ambas empiezan en «Oferta aceptada», y el hito «Fecha de incorporación» espera a las dos. Con la ruta crítica activada, el preaviso es la cadena que fija la fecha.
Cómo funciona
Introduce las etapas en el orden en que ocurren
Enumera las tareas desde la aprobación hasta la fecha de incorporación, da a cada una una duración en días laborables y vincúlala a la anterior. Usa hitos de duración 0 para los acontecimientos que escapan al control del equipo, como la aprobación y la aceptación.
Da a cada espera su propia tarea
Haz del plazo de candidaturas y del preaviso tareas con duración. Una espera que es solo un hueco entre dos tareas no se puede ver ni cambiar.
Convierte el preaviso en días laborables
El calendario va de lunes a viernes y no tiene festivos. Un preaviso de un mes son unos 20 días laborables; uno más largo necesita un número mayor. Revisa el contrato y suma tú los días festivos.
Solapa lo que pueda solaparse
Empieza el filtrado unos días después de la publicación con un vínculo de inicio a inicio como 4SS+5, y da a las entrevistas y a la prueba práctica la misma predecesora. Haz que la decisión dependa de ambas.
Comprueba la fecha y la ruta crítica
Lee la fecha de fin del hito de la fecha de incorporación y compárala con la que necesita el equipo. Activa la ruta crítica en el menú Ver para saber si el límite lo marcan las entrevistas o el preaviso.
Fija una fecha solo cuando esté acordada
Si la persona candidata ha acordado un inicio, indícalo como Inicio fijo del hito. Si los pasos anteriores no pueden alcanzarlo, la tarea se dibuja donde la pongas y la dependencia se marca con la fecha más temprana permitida.
Errores que debes evitar
Contar el preaviso en días naturales
Un preaviso de 30 días no son 30 días laborables. Conviértelo y recuerda que el diagrama no tiene calendario de festivos, así que suma los días festivos o de vacaciones.
Esperar a que se cierre el plazo
Si el filtrado se vincula al final de la captación, el plan suma el plazo entero a la fecha. Vincúlalo en su lugar al inicio con un desfase.
Prometer una fecha a partir de los pasos del propio equipo
Las entrevistas son la parte que controlas. La fecha en que empieza una persona nueva suele decidirla después su preaviso. Comunica la fecha que da el diagrama para el hito de la fecha de incorporación, no para la oferta.
Meter a las personas candidatas en el plan
El diagrama es un cronograma del proceso. Guarda nombres, currículos y notas de entrevista en tu sistema de seguimiento de candidaturas y usa el plan para las etapas y las fechas.
Abre el diagrama de Gantt de plan de contratación
Abre el plan de contratación, fija tu propio preaviso y observa cómo se mueve la fecha de incorporación.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto suele durar un plan de contratación?
Depende del puesto, del mercado y del preaviso de la persona candidata. Las duraciones de la plantilla son orientativas. Sustitúyelas por tus tiempos habituales; el preaviso y el plazo de candidaturas suelen ser los más largos.
¿Cómo modelo a una persona candidata que puede empezar antes de que acabe su preaviso?
Acorta la tarea del preaviso a los días acordados, o fija el hito de la fecha de incorporación al día acordado. Una fecha fijada antes de lo que permite el plan se dibuja donde la pongas y se marca como conflicto.
¿Cómo planifico varias contrataciones para el mismo puesto?
Copia las tareas de cada contratación y agrúpalas por contratación o por etapa. Si comparten la publicación y el filtrado, comparte esas tareas y ramifica después de la valoración.
¿Puede el plan enviar recordatorios a quienes entrevistan?
No. QueryChart no envía recordatorios desde un diagrama de Gantt. Puedes indicar a la persona que entrevista en Personas y compartir el enlace para que vea las fechas.
¿Qué debe ocurrir después de la fecha de incorporación?
Las primeras semanas son un plan aparte. Consulta /es/templates/diagrama-de-gantt-incorporacion-de-empleados para el cronograma y /es/templates/proceso-de-incorporacion-de-empleados para los pasos.
