Planifier un recrutement avec entretiens et préavis
Planifiez un recrutement sur un diagramme de Gantt : tours d'entretiens en parallèle, test pratique, préavis impossible à raccourcir et date de prise de poste à comparer avec celle dont l'équipe a besoin.
Un plan de recrutement comporte des étapes que vous maîtrisez et des attentes que vous ne maîtrisez pas. Ce guide montre comment planifier les deux sur un diagramme de Gantt pour que la date de prise de poste que vous annoncez soit celle que le plan permet.
En bref
- Donnez aux longues attentes, comme le préavis, leurs propres tâches et durées.
- Laissez la présélection démarrer pendant que les candidatures sont ouvertes, avec un lien début à début et un décalage.
- Menez les tours d'entretiens et un test pratique en parallèle ; la décision attend le plus tardif.
- N'épinglez une date de prise de poste que si elle est convenue, et lisez l'alerte de conflit si le plan ne peut pas l'atteindre.
- Les durées sont en jours ouvrés, du lundi au vendredi : convertissez les préavis en jours calendaires avant de les saisir.
Planifier les attentes, pas seulement les étapes
Un recrutement se liste facilement et se date mal. Les étapes sont connues, mais le temps entre un poste approuvé et un premier jour est surtout fait d'attentes : la fenêtre de candidatures, les interviewers qui cherchent un créneau et un préavis que la nouvelle recrue doit effectuer. Si le plan juge ces attentes courtes, ou les omet, la date de prise de poste est fausse avant l'arrivée de la première candidature.
La méthode consiste à saisir chaque étape avec une durée en jours ouvrés, à la relier à ce qu'elle attend et à donner aux attentes leurs propres tâches. Les tours d'entretiens et un test pratique qui peuvent avoir lieu en même temps reçoivent le même prédécesseur, ils avancent donc côte à côte et la décision attend le plus tardif des deux. La présélection peut démarrer pendant que les candidatures arrivent encore, avec un lien début à début et un décalage, plutôt que d'attendre la clôture de la fenêtre.
Les dates sont ensuite calculées vers l'avant depuis le début du plan. Si vous avez besoin d'un premier jour précis, comparez la date de fin avec la date dont vous avez besoin ; ne raccourcissez pas le préavis sur le papier. Si le candidat a convenu d'une date, vous pouvez l'épingler. Le diagramme la signalera si les étapes précédentes ne permettent pas de l'atteindre et indiquera la date au plus tôt qu'elles autorisent.
L'exemple est le modèle de diagramme de Gantt de plan de recrutement sur /fr/templates/diagramme-de-gantt-plan-de-recrutement. Ce guide explique comment le planifier. Pour le processus et le rôle de chacun à chaque étape, voyez l'organigramme sur /fr/templates/organigramme-du-processus-de-recrutement-poste-vacant-a-offrir-accepte.
Un recrutement, du poste approuvé à la prise de poste
Seize tâches en trois groupes. Les durées sont des jours ouvrés illustratifs. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
Approbation et publication
« Confirmer le poste et le budget » (3 jours ouvrés) mène au jalon « Effectif approuvé ». « Rédiger la fiche de poste et la grille d'évaluation » (3) et « Publier l'offre et briefer les cabinets » (1) le suivent tour à tour. Rien ne peut être publié avant l'approbation.
La présélection démarre pendant que les candidatures sont ouvertes
« Sourcing et candidatures ouvertes » dure 15 jours après la publication. « Présélectionner les candidatures » (10) est lié début à début avec un décalage de 5 jours ouvrés après « Publier l'offre et briefer les cabinets », de sorte que les premiers candidats n'attendent pas. « Entretiens téléphoniques » (5) suivent.
Entretiens et test pratique en parallèle
« Tours d'entretiens » (10) et « Test pratique ou étude de cas » (5) suivent tous deux « Entretiens téléphoniques ». « Débrief et décision » (2) attend les deux : les entretiens, la plus longue des deux tâches, fixent donc la date à laquelle la décision peut être prise.
L'offre, puis l'attente impossible à raccourcir
« Vérification des références » (3) mène à « Faire l'offre » (2) puis au jalon « Offre acceptée ». Rien après ce jalon ne dépend de la rapidité de l'équipe de recrutement.
Préavis et préparation
« Préavis du candidat » dure 20 jours ouvrés et « Préparer matériel, accès et programme de la première semaine » 5. Les deux démarrent à « Offre acceptée », et le jalon « Date de prise de poste » attend les deux. Avec le chemin critique activé, le préavis est la chaîne qui fixe la date.
Comment cela fonctionne
Saisir les étapes dans l'ordre où elles se déroulent
Listez les tâches de l'approbation à la prise de poste, donnez à chacune une durée en jours ouvrés et reliez-la à la précédente. Utilisez des jalons de durée 0 pour les événements hors du contrôle de l'équipe, comme l'approbation et l'acceptation.
Donner à chaque attente sa propre tâche
Faites de la fenêtre de candidatures et du préavis des tâches avec une durée. Une attente qui n'est qu'un écart entre deux tâches ne se voit pas et ne se modifie pas.
Convertir le préavis en jours ouvrés
Le calendrier va du lundi au vendredi et ne comporte aucun jour férié. Un préavis d'un mois représente environ 20 jours ouvrés ; un préavis plus long exige un nombre plus grand. Vérifiez le contrat et ajoutez vous-même les jours fériés.
Faire chevaucher ce qui peut l'être
Démarrez la présélection quelques jours après la publication avec un lien début à début tel que 4SS+5, et donnez aux entretiens et au test pratique le même prédécesseur. Faites dépendre la décision des deux.
Vérifier la date et le chemin critique
Lisez la date de fin du jalon Date de prise de poste et comparez-la avec la date dont l'équipe a besoin. Activez le chemin critique dans le menu Affichage pour voir si ce sont les entretiens ou le préavis qui limitent.
N'épingler une date que lorsqu'elle est convenue
Si le candidat a convenu d'un début, définissez-le comme début fixe du jalon. Si les étapes précédentes ne permettent pas de l'atteindre, la tâche est dessinée où vous l'avez placée et la dépendance est signalée avec la date au plus tôt autorisée.
Erreurs à éviter
Compter le préavis en jours calendaires
Un préavis de 30 jours ne fait pas 30 jours ouvrés. Convertissez-le, et rappelez-vous que le diagramme n'a pas de calendrier de jours fériés : ajoutez les jours fériés ou les congés vous-même.
Attendre la clôture de la fenêtre
Si la présélection est liée à la fin du sourcing, le plan ajoute toute la fenêtre à la date. Liez-la plutôt au début, avec un décalage.
Promettre une date à partir des seules étapes de l'équipe de recrutement
Les entretiens sont la partie que vous maîtrisez. La date de prise de poste est généralement décidée plus tard par le préavis. Annoncez la date que donne le diagramme pour le jalon Date de prise de poste, pas celle de l'offre.
Mettre les candidats dans le plan
Le diagramme est un planning du processus. Gardez noms, CV et notes d'entretien dans votre système de suivi des candidatures et réservez le plan aux étapes et aux dates.
Ouvrir le diagramme de Gantt de recrutement
Ouvrez le plan de recrutement, réglez votre propre préavis et voyez la date de prise de poste bouger.
Guides associés
Questions fréquentes
Combien de temps dure en général un plan de recrutement ?
Cela dépend du poste, du marché et du préavis du candidat. Les durées du modèle sont illustratives. Remplacez-les par vos délais habituels ; le préavis et la fenêtre de candidatures sont généralement les plus longs.
Comment modéliser un candidat qui peut commencer avant la fin de son préavis ?
Raccourcissez la tâche de préavis au nombre de jours convenu, ou épinglez le jalon Date de prise de poste au jour convenu. Une date épinglée plus tôt que le plan ne le permet est dessinée où vous l'avez mise et signalée comme un conflit.
Comment planifier plusieurs recrutements pour un même poste ?
Copiez les tâches pour chaque recrutement et regroupez-les par recrutement ou par étape. S'ils partagent la publication et la présélection, partagez ces tâches et ramifiez après le débrief.
Le plan peut-il envoyer des rappels aux interviewers ?
Non. QueryChart n'envoie pas de rappels depuis un diagramme de Gantt. Vous pouvez nommer l'interviewer dans Personnes et partager le lien pour qu'il voie les dates.
Que doit-il se passer après la date de prise de poste ?
Les premières semaines relèvent d'un autre plan. Voyez /fr/templates/diagramme-de-gantt-integration-nouvel-employe pour le planning et /fr/templates/organigramme-du-processus-d-integration-des-employes pour les étapes.
