Sådan tidsplanlægger du en rekruttering med samtaler og opsigelse
Tidsplanlæg en ansættelse i et Gantt-diagram: samtalerunder, der kører parallelt, en arbejdsprøve, en opsigelsesperiode der ikke kan forkortes, og en startdato, du kan sammenligne med den dato, holdet har brug for.
En rekrutteringsplan har trin, du styrer, og ventetider, du ikke gør. Guiden viser, hvordan du tidsplanlægger begge dele i et Gantt-diagram, så den startdato, du lover, er en, planen understøtter.
Kort fortalt
- Giv de lange ventetider, som opsigelsesperioden, deres egne opgaver og længder.
- Lad gennemgangen af ansøgninger starte, mens fristen er åben, med et start-til-start-link og en forsinkelse.
- Kør samtalerunder og en arbejdsprøve parallelt; beslutningen venter på den seneste.
- Bind kun en startdato, hvis den er aftalt, og læs konfliktmeldingen, hvis planen ikke kan nå den.
- Varigheder er arbejdsdage, mandag til fredag, så omregn opsigelser i kalenderdage, før du indtaster dem.
Planlæg ventetiderne, ikke kun trinene
En ansættelse er let at liste og svær at datere. Trinene er velkendte, men tiden mellem en godkendt stilling og en første arbejdsdag består mest af ventetider: ansøgningsfristen, samtalepersoner der skal finde en tid, og en opsigelsesperiode, den nye medarbejder skal afvikle. Hvis planen behandler ventetiderne som korte eller udelader dem, er startdatoen forkert, før den første ansøgning kommer.
Metoden er at indtaste hvert trin med en længde i arbejdsdage, forbinde det til det, det venter på, og give ventetiderne deres egne opgaver. Samtalerunder og en arbejdsprøve, der kan finde sted samtidig, får den samme forgænger, så de kører side om side, og beslutningen venter på den seneste af dem. Gennemgangen af ansøgninger kan begynde, mens ansøgningerne stadig kommer ind, med et start-til-start-link og en forsinkelse, i stedet for at vente på, at fristen lukker.
Datoer beregnes derefter fremad fra planens start. Har du brug for en bestemt første arbejdsdag, så sammenlign slutdatoen med den dato, du skal bruge; forkort ikke opsigelsesperioden på papiret. Har kandidaten aftalt en dato, kan du binde den. Diagrammet markerer det, når de tidligere trin ikke kan nå den, og nævner den tidligste dato, de tillader.
Eksemplet er skabelonen for rekrutteringsplan på /da/templates/gantt-diagram-til-rekrutteringsplan. Guiden handler om, hvordan du tidsplanlægger den. Til processen og hvem der gør hvad i hvert trin, se flowdiagrammet på /da/templates/rekrutteringsproces.
Én ansættelse, fra godkendt stilling til startdato
Seksten opgaver fordelt på tre grupper. Varighederne er eksempler i arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Godkendelse og opslag
"Bekræft stilling og budget" (3 arbejdsdage) fører til milepælen "Stilling godkendt". "Skriv jobopslag og vurderingsskema" (3) og "Slå stillingen op og brief rekrutterere" (1) følger efter den hver for sig. Intet kan slås op før godkendelsen.
Gennemgang starter, mens ansøgningerne er åbne
"Søgning og ansøgningsfrist" løber i 15 dage efter opslaget. "Gennemgå ansøgninger" (10) er start-til-start med en forsinkelse på 5 arbejdsdage efter "Slå stillingen op og brief rekrutterere", så de første ansøgere ikke bliver ladt vente. "Telefonsamtaler" (5) følger.
Samtaler og en arbejdsprøve parallelt
"Samtalerunder" (10) og "Arbejdsprøve eller case" (5) følger begge "Telefonsamtaler". "Debrief og beslutning" (2) venter på begge, så samtalerne, den længste af de to, afgør, hvornår beslutningen kan træffes.
Tilbud, så ventetiden der ikke kan forkortes
"Referencetjek" (3) fører til "Giv tilbud" (2) og milepælen "Tilbud accepteret". Intet efter den milepæl afhænger af rekrutteringsholdets tempo.
Opsigelsesperiode og forberedelse
"Kandidat afvikler opsigelse" er 20 arbejdsdage, og "Forbered udstyr, konti og første uge" er 5. Begge starter ved "Tilbud accepteret", og milepælen "Startdato" venter på begge. Med den kritiske vej slået til er opsigelsesperioden den kæde, der afgør datoen.
Sådan fungerer det
Indtast trinene i den rækkefølge, de sker
List opgaverne fra godkendelse til startdato, giv hver en længde i arbejdsdage, og forbind den til den foregående. Brug milepæle med længden 0 til hændelser uden for holdets kontrol, som godkendelse og accept.
Giv hver ventetid sin egen opgave
Gør ansøgningsfristen og opsigelsesperioden til opgaver med længder. En ventetid, der blot er et hul mellem to opgaver, kan hverken ses eller ændres.
Omregn opsigelsen til arbejdsdage
Kalenderen er mandag til fredag og har ingen helligdage. En måneds opsigelse er omkring 20 arbejdsdage; en længere kræver et større tal. Tjek kontrakten, og læg selv dage til for helligdage.
Overlap det, der kan overlappe
Start gennemgangen få dage efter opslaget med et start-til-start-link som 4SS+5, og giv samtalerne og arbejdsprøven den samme forgænger. Lad beslutningen afhænge af begge.
Tjek datoen og den kritiske vej
Aflæs slutdatoen for startdato-milepælen, og sammenlign den med den dato, holdet har brug for. Slå den kritiske vej til i menuen Visning for at se, om samtalerne eller opsigelsesperioden er grænsen.
Bind kun en dato, når den er aftalt
Har kandidaten aftalt en start, så sæt den som milepælens faste start. Kan de tidligere trin ikke nå den, tegnes opgaven, hvor du har sat den, og afhængigheden markeres med den tidligste tilladte dato.
Faldgruber du skal undgå
At tælle opsigelse i kalenderdage
En opsigelse på 30 dage er ikke 30 arbejdsdage. Omregn den, og husk at diagrammet ikke har en helligdagskalender, så læg selv dage til for helligdage og ferie.
At vente på, at fristen lukker
Hvis gennemgangen er forbundet til slutningen af søgningen, lægger planen hele fristen oveni datoen. Forbind den til starten med en forsinkelse i stedet.
At love en dato ud fra rekrutteringsholdets egne trin
Samtalerne er den del, du styrer. Datoen, hvor en ny medarbejder starter, afgøres som regel senere af vedkommendes opsigelse. Oplys den dato, diagrammet giver for startdato-milepælen, ikke for tilbuddet.
At lægge kandidater ind i planen
Diagrammet er en tidsplan for processen. Hold navne, cv'er og samtalenoter i dit ansøgersystem, og brug planen til trin og datoer.
Åbn Gantt-diagrammet for rekrutteringsplan
Åbn rekrutteringsplanen, sæt din egen opsigelsesperiode, og se startdatoen flytte sig.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager en rekrutteringsplan normalt?
Det afhænger af stillingen, markedet og kandidatens opsigelse. Skabelonens varigheder er eksempler. Erstat dem med dine egne typiske tider; opsigelsesperioden og ansøgningsfristen er som regel de længste.
Hvordan modellerer jeg en kandidat, der kan starte tidligere end opsigelsen?
Forkort opsigelsesopgaven til de aftalte dage, eller bind startdato-milepælen til den aftalte dag. En bundet dato, der er tidligere, end planen tillader, tegnes, hvor du har sat den, og markeres som en konflikt.
Hvordan planlægger jeg flere ansættelser til samme stilling?
Kopiér opgaverne for hver ansættelse, og gruppér dem efter ansættelse eller trin. Deler de opslag og gennemgang, så del de opgaver, og forgren efter debriefen.
Kan planen sende påmindelser til dem, der holder samtalerne?
Nej. QueryChart sender ikke påmindelser fra et Gantt-diagram. Du kan navngive samtalepersonen under Personer og dele linket, så vedkommende kan se datoerne.
Hvad skal der ske efter startdatoen?
De første uger er en separat plan. Se /da/templates/gantt-diagram-til-onboarding-af-nyansatte for tidsplanen og /da/templates/medarbejder-onboarding-proces for trinene.
