Cómo planificar un despliegue escalonado por oleadas en un diagrama de Gantt
Planifica trabajo que se despliega por oleadas, cada una con un desfase fijo respecto a la anterior, con vínculos inicio a inicio y una puerta final que espera a la última oleada. Centros clínicos, tiendas, oficinas y regiones.
Cuando centros, tiendas o regiones se ponen en marcha por oleadas, cada oleada empieza unos días después de la anterior, y el programa solo termina cuando termina la última. Esta guía muestra cómo dibujarlo en un diagrama de Gantt con vínculos inicio a inicio y una puerta.
En resumen
- Usa inicio a inicio con desfase entre oleadas, para que cada oleada empiece un número fijo de días laborables después del inicio de la anterior.
- Mantén el desfase entre oleadas como un número que puedas cambiar en un solo sitio.
- Haz de la puerta un hito de duración 0 que espere a la última oleada y a las oleadas aún en curso.
- Cuelga de la puerta todo lo que necesite a toda la población, no de la primera oleada.
- El desfase cuenta días laborables de lunes a viernes; un cronograma no hace que el trabajo sea aprobado ni conforme.
Oleadas que empiezan con desfase y terminan juntas
Un despliegue escalonado es el mismo trabajo repetido, con un retraso entre repeticiones. Un ensayo activa sus centros por grupos, una cadena abre tiendas región por región, un banco pasa sus oficinas a un sistema nuevo unas pocas cada vez. El equipo que hace la preparación, la formación o las visitas de iniciación es pequeño, así que las oleadas no pueden empezar todas a la vez. Tampoco deben esperar a que termine la anterior, o el programa duraría la suma de todas las oleadas en lugar de la duración de una oleada más los intervalos.
El vínculo adecuado es inicio a inicio con desfase. La oleada 2 empieza un número fijo de días laborables después de que empiece la oleada 1, y la oleada 3 el mismo número después de la 2. En la columna Depende de se escribe el número de la oleada, las letras SS y el desfase, por ejemplo 7SS+8. Cambia el desfase una vez y se mueven todas las oleadas posteriores. Si las oleadas las prepara además un equipo compartido, el desfase es donde se expresa la capacidad de ese equipo: son los días que pasan hasta que queda libre para empezar la oleada siguiente.
La segunda mitad del patrón es la puerta. Nada que dependa de toda la población puede empezar hasta que la última oleada se ponga al día: en un ensayo es el fin del reclutamiento, en un programa comercial es el punto en que todas las tiendas operan con el sistema nuevo. Dibuja la puerta como un hito que depende de la oleada final y de cada oleada anterior que siga en curso, y todo lo posterior cuelga de la puerta. Así la fecha de fin la fija la oleada más lenta, que es como funciona en la práctica.
El ejemplo de abajo construye la plantilla de ensayo clínico, donde las oleadas son iniciaciones de centros y reclutamiento. La misma forma sirve para cualquier programa con oleadas. Un cronograma programa el trabajo y no hace que un estudio, un centro o un sistema sea conforme o esté aprobado; eso depende de las revisiones y registros que exija tu propio proceso. Para el resto del ensayo, mira /es/templates/diagrama-de-gantt-ensayo-clinico, y para los tipos de vínculo en general /es/guides/dependencias-diagrama-de-gantt.
Una activación escalonada de centros, construida por fases
Veintiuna tareas. Las duraciones y los desfases son ilustrativos; pon los tuyos. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas de cada fase.
Lo que debe cumplirse antes de la oleada 1
«Realizar la iniciación de centros de la oleada 1» (5 días laborables) espera a tres cosas: el hito «Aprobaciones obtenidas», «Construir y probar el sistema de captura de datos» (8) y «Negociar contratos con los centros» (10). La tarea de contratos empieza 2 días después de que empiece «Preparar la solicitud al comité ético y a la autoridad», un vínculo inicio a inicio con desfase.
Oleadas 2 y 3 con un desfase fijo
«Realizar la iniciación de centros de la oleada 2» es inicio a inicio con la oleada 1 más 8 días laborables, y «Realizar la iniciación de centros de la oleada 3» es inicio a inicio con la oleada 2 más 8. Cada oleada dura 5 días, así que hay 3 días laborables entre el fin de una y el inicio de la siguiente. «Primer centro activado» es un hito que sigue a la oleada 1.
El reclutamiento sigue a las oleadas y cierra en una puerta
«Reclutar pacientes en los centros de la oleada 1» (25 días) empieza en «Primer centro activado». «Reclutar pacientes en los centros de las oleadas 2 y 3» (30) empieza 10 días laborables después del inicio del reclutamiento de la oleada 1 y después de que termine la iniciación de la oleada 3. «Reclutamiento completado» es un hito que espera a ambas tareas de reclutamiento.
Todo lo posterior cuelga de la puerta
«Realizar visitas de tratamiento y seguimiento» (45) empieza 10 días después del inicio del reclutamiento de la oleada 1 y termina con «Completar el seguimiento del último paciente». «Monitorizar los centros y resolver consultas» (50) empieza 5 días después de «Primer centro activado». «Cierre de la base de datos» y el informe vienen después, hasta «Informe firmado».
Cómo funciona
Decide las oleadas y qué contiene cada una
Agrupa los centros, tiendas o regiones en oleadas y da a cada oleada una tarea para su preparación. Una oleada es un lote que el mismo equipo puede atender a la vez, así que elige tamaños que ese equipo pueda manejar, no el mismo tamaño por sistema.
Anota lo que debe existir antes de la primera oleada
Enumera las aprobaciones, contratos, sistemas y formación que necesitan todas las oleadas. Vincúlalos a la primera oleada con vínculos normales de fin a inicio, y pon delante un hito de aprobaciones de duración 0 si el verdadero obstáculo es una firma.
Vincula las oleadas inicio a inicio con desfase
En Depende de de la oleada 2, escribe el número de la oleada 1 seguido de SS y el desfase en días laborables, por ejemplo 7SS+8. Haz lo mismo con la oleada 3 respecto a la 2. No hagas que la oleada 2 dependa del fin de la oleada 1 salvo que las mismas personas realmente no puedan solaparse.
Añade la actividad que sigue a cada oleada
El reclutamiento, la apertura comercial o la puesta en marcha de usuarios de una oleada empieza desde la activación de esa oleada. Da a la primera oleada un hito para su primera activación, y vincula la actividad de la oleada siguiente a su propia preparación y, con desfase, al inicio de la actividad de la oleada anterior si se solapan.
Dibuja la puerta
Añade un hito de duración 0 que dependa de la actividad de cada oleada. Es el punto en que toda la población está en marcha. Vincula a él todo el trabajo posterior y usa la opción de ruta crítica del menú Ver para ver qué oleada fija la fecha.
Compártelo y actualízalo a medida que las oleadas se ponen en marcha
Agrupa por oleada si quieres una banda para cada una, pon al responsable de cada oleada en Personas y actualiza el avance a medida que se hace el trabajo. Comparte el diagrama como enlace o exporta un PDF para el comité del programa.
Errores que debes evitar
Hacer que cada oleada espere a que termine la anterior
Un vínculo de fin a inicio entre oleadas hace que el despliegue dure lo que todas las oleadas sumadas. Si el mismo equipo puede solaparse, usa inicio a inicio con desfase y mantén el desfase tan grande como exija la capacidad real del equipo.
Colgar la fase siguiente de la primera oleada
Si el cierre de la base de datos o la revisión de puesta en marcha depende solo de la primera oleada, se programará antes de que termine la última. Vincúlalo a una puerta que espere a todas las oleadas.
Usar un solo desfase para centros que no son iguales
Un desfase fijo es una simplificación. Si una región necesita una preparación más larga que otra, dale su propia oleada y su propio desfase en lugar de estirar las demás. QueryChart no sabe cuántas personas tiene tu equipo, así que no avisará si las oleadas se solapan más de lo que el equipo puede soportar.
Tomar las fechas por una aprobación
Un diagrama de Gantt muestra cuándo está previsto que ocurra el trabajo. No demuestra que los centros estén listos, que un sistema esté validado ni que una presentación esté aprobada. Guarda esos registros en tu propio sistema de calidad y refiérete a ellos en las notas de las tareas.
Abrir el diagrama de Gantt del ensayo clínico
Abre la plantilla de ensayo clínico, cambia el desfase entre oleadas y mira cómo se mueven todas las oleadas posteriores y la puerta.
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa un vínculo inicio a inicio con desfase?
La tarea posterior empieza un número fijo de días laborables después del inicio de la anterior, haya terminado o no esta. En el diagrama se escribe como el número de la tarea, SS y el desfase, por ejemplo 7SS+8.
¿Puedo usarlo para tiendas, oficinas o regiones?
Sí. El patrón es el mismo: una tarea de preparación por oleada, vínculos inicio a inicio con desfase entre oleadas, un hito de puerta para la última oleada y el trabajo que la sigue. Solo cambian los nombres de las tareas.
¿Cómo hago que una oleada empiece en una fecha fija?
Dale a esa tarea una fecha de Inicio fija. Si la fecha entra en conflicto con una dependencia, el diagrama lo señala, lo que muestra pronto que el plan no puede cumplirse tal como está dibujado.
¿El desfase cuenta los fines de semana?
No. Los desfases y las duraciones son días laborables enteros, de lunes a viernes. QueryChart no tiene calendario de festivos, así que suma los festivos como días extra en el desfase o en la duración.
¿Cómo veo qué oleada fija la fecha de fin?
Activa Ruta crítica en el menú Ver. Ilumina la cadena de tareas que fija el fin. Un desfase mayor o una oleada más lenta la moverán, y acortar una tarea que no está en la cadena no.