如何在甘特图上规划周期性的报告期
把一个资助或项目报告期规划成可重复使用的甘特图：合作方数据进来、财务与叙述并行、签批、资助方回复等待与问询，再把计划复制到下一期。
报告周期会重复，其中的等待也会重复：合作方交数据迟，资助方回复也要时间。本指南演示如何在甘特图上规划一个报告期，让你每期都能重复使用，并看清是哪段等待决定结案日期。
简而言之
- 把一个报告期规划成完整图表并重复使用，每期复制计划。
- 把合作方数据放在一个里程碑之后，只让需要它的工作链接到这道关口。
- 用开始到开始链接，让催收任务在合作方等待进行到一半时开始。
- 给资助方的回复和问询各设一个工期，并在问询任务中为第二轮留出时间。
- 固定第一个开始日期和到期日，然后把图表给出的完成日期与你需要的日期对比。
规划一期，然后重复使用
一个报告期受限于团队无法掌控的两件事。一是合作方交来的数据，二是你提交后资助方的回复。报告可以写好、核对、润色，但在这两件事发生之前，这一期仍无法结案。时间线的好处在于，它显示这一期里有多少是等待，有多少是等待期间你可以做的工作。
把一个报告期规划成完整的图表，并把它当作样板。不需要合作方数据的任务，如结清账目、收集证据和起草叙述，在日程商定后立即开始。需要数据的任务，如核对支出和把合作方数字加入初稿，则等待同一个里程碑“合作方数据已收齐”。这个里程碑就是关口。依赖它的一切都链接到它，而不是它前面的任务，这样返还数据迟了，移动的恰好是需要数据的那部分工作。
等合作方不该是被动的。给跟进工作单独设一项任务，并以开始到开始链接让它在等待进行到一半时开始，这样先到的数据已在阅读，缺失的在催收，其余的还在准备。提交之后，资助方这一侧也是任务：一段有工期的等待，随后是一项答复问询的任务。甘特图画不出循环，所以如果一轮提问通常会带来第二轮，就给问询任务一个能容纳它的工期，而不是添加循环。
下面的示例是资助报告模板：五组共20项任务。之后，财务报告流程展示了甘特图省略的循环，比如不完整的输入退回合并步骤。所有工期均为示例工作日。请换成合作方说需要的时间，以及资助方告知的自身审查时间。时间线只负责为工作排期，它不能使报告被接受、合规或获批，也不能取代资助方关于报告什么、何时报告的规定。
下一期时，复制整个图表，修改固定日期，并根据所学调整等待的大小。关口及其依赖关系如何运作，请看甘特图依赖关系指南；通过计划读出返还数据迟到的影响，请看甘特图延误指南；围绕固定提交日期做规划，请看资助截止日期甘特图指南；获资助项目本身，请看工作包与交付成果甘特图指南。
分阶段搭建的一个资助报告期
五组共二十项任务，合计38个工作日。工期与延迟为示例。打开电子表格面板，可以看到每个阶段背后的行。
合作方数据是第一道关口
“商定报告日程与模板”（2个工作日）通向“向合作方发送数据请求”（1），再是“合作方准备并返还数据”（8）。“催收并核查合作方返还数据”（5）在该任务开始3个工作日后启动，所以其余合作方还在准备时，先到的数据已在阅读。“合作方数据已收齐”要等两者。
财务在数据到达之前就开始
“结账本期账目”（3）在日程商定后立即开始，与合作方任务并行。“将支出与合作方返还数据核对”（4）需要账目结清和“合作方数据已收齐”。随后是“编制财务报表”（3），“财务数字已商定”是里程碑。
叙述与证据重叠
“收集活动与成果证据”（4）在日程商定后开始，“起草进展叙述”（5）在其开始2个工作日后启动。“将合作方数字加入初稿”（2）需要初稿和“合作方数据已收齐”，所以返还数据迟到卡住的是这项任务及其后续，而不是初稿。
审阅先于签批
“合作方审阅初稿”（4）和“根据合作方意见修改”（3）排在“内部签批”（3）之前，因为签批后再改就得重新签。“内部签批”还要等“财务数字已商定”，后者早2个工作日就绪，所以这是核对发现问题时的余量。“报告已获批准提交”是里程碑。
资助方决定这一期何时结案
“通过资助方门户提交”（1）通向“等待资助方回复”（10）和“答复资助方的问询”（4），然后是“本期已结”。最长的一条链合计38个工作日。请给“商定报告日程与模板”和提交任务设固定开始日期，如果提交赶不上，再查看冲突标记。
报告周期里的循环
以流程图表示的财务报告流程。甘特图给这些循环各设一个工期，因为它画不出它们。
分析之前输入必须完整
“已取得结账试算平衡表和运营数据”通向“映射、合并并核验报告输入”，再到“输入是否已调节且完整？”。答案为“否”时，“调查数据缺口或调节差异”把工作送回合并步骤。在甘特图上，这就是合作方数据等待及其催收。
说明部分的第二个循环
“分析差异和业绩驱动因素”通向“差异说明是否有支持依据？”。“否”会走向“取得说明并更正分析”，再回到分析。在甘特图上，叙述任务需要一个能容纳这次更正的工期。
复核与发布
“财务控制人复核管理报告包”通向“是否可提交管理层发布？”。“是”走向“发布已批准的财务报告”，“否”走向“退回报告包进行受控返工”，把报告包送回合并步骤。批准之后的返工是代价最高的循环。
报告发布
“发布已批准的财务报告”通向“财务报告包已发布”，流程到此结束。甘特图上的报告期结束得不同：先是等待资助方回复，再是答复问询的任务，而一个机构内部流程的流程图不会显示这些。
运作方式
把一个报告期规划成完整图表
从资助报告模板开始，或在表格中列出你自己这一期的步骤：合作方数据、财务、叙述、审阅与签批、提交、资助方回复。各放进自己的分组。
把合作方数据放在一个里程碑之后
添加一个里程碑，如“合作方数据已收齐”，并把每项需要返还数据的任务都链接到它。用开始到开始链接，让催收任务在等待进行到一半时开始，例如 4SS+3。
让独立的工作提早开始
把账目、证据和第一稿链接到商定的日程，而不是合作方数据，这样它们在数据陆续返还时就在进行。
给资助方一侧设定工期
为资助方回复添加一项等待任务，为问询添加一项任务，两者都按你被告知的情况设定。如果问询通常不止一次回来，就把问询任务加长。
固定真实存在的日期
给第一项任务设固定开始日期，并给提交任务设在到期日的固定开始日期。图表从最早的固定开始日期起向前排期。如果其依赖允许的最早日期晚于到期日，提交任务会显示冲突。
把计划复制到下一期
复制图表，修改固定日期，并根据上一期的经验调整等待的大小。在“人员”中填入每项任务的负责人，并以链接分享图表。
应避免的错误
把一切都链接到合作方数据
如果账目、证据和初稿都等返还数据，整个报告期就会被拉长一个等待的长度。只把需要数据的工作链接到关口。
把资助方的回复当作零
报告提交并不等于结案。如果缺少回复等待和问询，图表会把这一期显示得比实际早结束几天。
按最好情况设定问询
图表画不出循环。如果很可能有第二轮提问，请给问询任务一个能容纳它的工期。
指望日期跟着进度走
进度不会移动日期。任务拖长时，请修改它的工期并读出新的完成日期，然后与你需要的日期对比。
打开资助报告甘特图
打开模板，设定合作方和资助方的等待，固定到期日，看看是哪段等待决定结案日期。
相关指南
常见问题
每个报告期可以重复使用同一份计划吗？
可以。复制图表，修改固定日期，调整等待的大小。把学到的东西保留在工期里，例如合作方实际需要多久。
图表能告诉我资助方什么时候回复吗？
不能。它只显示你为等待输入的工期，并顺延之后的日期。得知审查要多久后，修改该任务即可。
合作方交数据晚了怎么办？
加长合作方准备任务，看看哪些日期会移动。只有链接到关口的任务会移动；账目、证据和第一稿不会。
这份计划能让我的报告合规吗？
不能。它只为工作排期，不会对照资助方的要求检查报告，也不能取代其规定。请把任何要求记为带负责人的任务或备注。
能看到计划日期与实际日期的对比吗？
不能。图表只显示根据你的日期和工期得出的一份进度表。若要比较各期，请保留每期图表的副本，自行比较完成日期。