Gantt-diagram til årsafslutning for økonomiafdelinger
Redigerbart Gantt-diagram til årsafslutning: skæringsdatoer, lukning af subledgers, afstemninger, periodiseringer, gennemgang og overdragelse til revisor i arbejdsdage. Samme form passer til en månedsafslutning.
Hvad er gantt-diagram til årsafslutning for økonomiafdelinger?
En afslutning er en kæde af afhængigheder, som økonomiafdelinger oftest styrer fra en tjekliste og en fælles kalender. Tjeklisten siger, hvad der skal være klar. Den viser ikke, at afstemninger ikke kan starte, før subledgers er lukket, eller at det foreløbige regnskab venter på en endelig saldobalance. Når en af dem skrider, ser tjeklisten stadig fin ud indtil den dag, det næste trin ikke kan starte. En tidslinje viser, hvilke datoer der flytter sig, når en anden gør det.
Skabelonen har fire faser: Forberedelse, Afslut regnskabet, Gennemgang og godkendelse samt Revision og overdragelse. "Udsend afslutningskalender og skæringsdatoer" er den eneste opgave, der starter først, og "Skæringsdato nået" er en milepæl. Tre opgaver løber derefter side om side: "Luk kreditorer" (3 arbejdsdage), "Luk debitorer" (3) og "Luk anlæg og lager" (4). "Subledgers lukket" er en milepæl, der venter på alle tre.
Derefter følger "Bank- og balanceafstemninger" (5 dage) og "Periodiseringer og forudbetalinger" (4) begge efter milepælen. "Intercompany-afstemning og eliminering" starter én arbejdsdag efter, at "Periodiseringer og forudbetalinger" er startet. "Bogfør korrektionsposteringer" venter på alle tre, og "Saldobalance endelig" følger efter. I gennemgangsfasen starter "Afvigelsesgennemgang" to arbejdsdage efter, at "Udkast til regnskab" er startet, og "Ledelsens gennemgang og godkendelse" venter på begge.
"Forbered revisionsunderlag" starter én arbejdsdag efter, at udkastet til regnskabet er startet, så underlaget bygges, mens regnskabet stadig gennemgås. "Revisors feltarbejde og spørgsmål" (8 dage) venter på milepælen "Regnskab godkendt" og på underlaget. "Arkivér afslutningsmappe og erfaringer" og milepælen "Årsafslutning gennemført" afslutter planen. Alle varigheder er eksempler og er i arbejdsdage, mandag til fredag. Diagrammet har ingen helligdagskalender, så læg en dag til en opgave, hvor en helligdag falder inden for den.
Planer af denne slags går galt, når skæringsdatoen behandles som en dato i stedet for en afhængighed, når afstemninger planlægges, før subledgers reelt er lukket, og når overdragelsen til revisor planlægges til dagen efter godkendelsen. En tidsplan planlægger arbejdet. Den gør ikke tallene rigtige og fremsætter ingen påstand om en regnskabsstandard eller en lovpligtig frist. Til en månedsafslutning beholder du strukturen og forkorter hver opgave. Processen bag kan du se i /da/templates/maanedsafslutning-proces, /da/templates/kontoafstemning-proces og /da/templates/finansiel-rapporteringsproces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire faser, Forberedelse, Afslut regnskabet, Gennemgang og godkendelse samt Revision og overdragelse, med 19 opgaver og fem milepæle, herunder "Skæringsdato nået", "Subledgers lukket", "Saldobalance endelig", "Regnskab godkendt" og "Årsafslutning gennemført".
- Tre subledger-lukninger parallelt: "Luk kreditorer" (3 arbejdsdage), "Luk debitorer" (3) og "Luk anlæg og lager" (4), samlet i "Subledgers lukket".
- Afstemninger og periodiseringer side om side efter subledgers, hvor "Intercompany-afstemning og eliminering" starter én arbejdsdag efter, at "Periodiseringer og forudbetalinger" er startet, og alt føder "Bogfør korrektionsposteringer".
- Et overlap i gennemgangen: "Afvigelsesgennemgang" starter to arbejdsdage efter, at "Udkast til regnskab" er startet, og "Ledelsens gennemgang og godkendelse" venter på begge.
- En overdragelse til revisor, der planlægges tidligt: "Forbered revisionsunderlag" starter én arbejdsdag efter, at udkastet er startet, og "Revisors feltarbejde og spørgsmål" (8 dage) venter på godkendelsen og underlaget.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du styrer årsafslutningen eller en månedsafslutning og vil have ét dateret overblik over skæringsdato, subledgers, afstemninger, gennemgang og revision.
- Du vil vise controlleren eller revisorerne, hvilke opgaver der afgør afslutningsdatoen, og hvilke der har luft.
- Du forkorter afslutningen og vil se, hvad der sker med slutdatoen, hvis afstemninger eller periodiseringer tager længere tid.
- Du starter din første formelle afslutningskalender og vil have en struktur at tilpasse frem for en tom side.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Udsend afslutningskalender og skæringsdatoer | Forberedelse | 2 | |
| 2 | Skæringsdato nået | Forberedelse | Milepæl | 1 |
| 3 | Luk kreditorer | Afslut regnskabet | 3 | 2 |
| 4 | Luk debitorer | Afslut regnskabet | 3 | 2 |
| 5 | Luk anlæg og lager | Afslut regnskabet | 4 | 2 |
| 6 | Subledgers lukket | Afslut regnskabet | Milepæl | 3, 4, 5 |
| 7 | Bank- og balanceafstemninger | Afslut regnskabet | 5 | 6 |
| 8 | Periodiseringer og forudbetalinger | Afslut regnskabet | 4 | 6 |
| 9 | Intercompany-afstemning og eliminering | Afslut regnskabet | 3 | 8SS+1 |
| 10 | Bogfør korrektionsposteringer | Afslut regnskabet | 2 | 7, 8, 9 |
| 11 | Saldobalance endelig | Afslut regnskabet | Milepæl | 10 |
| 12 | Udkast til regnskab | Gennemgang og godkendelse | 4 | 11 |
| 13 | Afvigelsesgennemgang | Gennemgang og godkendelse | 3 | 12SS+2 |
| 14 | Ledelsens gennemgang og godkendelse | Gennemgang og godkendelse | 2 | 12, 13 |
| 15 | Regnskab godkendt | Gennemgang og godkendelse | Milepæl | 14 |
| 16 | Forbered revisionsunderlag | Revision og overdragelse | 5 | 12SS+1 |
| 17 | Revisors feltarbejde og spørgsmål | Revision og overdragelse | 8 | 15, 16 |
| 18 | Arkivér afslutningsmappe og erfaringer | Revision og overdragelse | 2 | 17 |
| 19 | Årsafslutning gennemført | Revision og overdragelse | Milepæl | 18 |
Sådan fungerer det
Sæt skæringsdatoen som en milepæl
Behold "Skæringsdato nået" som en milepæl på 0 dage efter "Udsend afslutningskalender og skæringsdatoer". Hvis skæringsdatoen er en fast dato, så fastlæg en start på den. Diagrammet markerer en fast start, der strider mod en afhængighed.
Indtast dine subledgers
Omdøb eller tilføj opgaver ved siden af "Luk kreditorer", "Luk debitorer" og "Luk anlæg og lager", og giv hver sin egen varighed. De forbindes alle til "Subledgers lukket".
Forbind afstemninger til milepælen
Afstemninger og periodiseringer venter på "Subledgers lukket". Tilføj én opgave pr. afstemningsfamilie, hvis de har forskellige ejere, og forbind hver til "Bogfør korrektionsposteringer".
Brug overlap, hvor arbejdet reelt overlapper
"Intercompany-afstemning og eliminering" er en start-til-start-afhængighed med én arbejdsdags forsinkelse på periodiseringer. Ændr forsinkelsen, eller skift til slut-til-start, hvis dit team ikke kan starte, før periodiseringerne er færdige.
Planlæg gennemgang og overdragelse til revisor samlet
Lad "Forbered revisionsunderlag" starte, mens udkastet er under gennemgang. Erstat de 8 dage for "Revisors feltarbejde og spørgsmål" med den tid, dine revisorer giver dig.
Slå den kritiske vej til, og del så
Brug Vis, Kritisk vej for at se den kæde, der afgør slutdatoen. Sæt ejere på under Personer, del diagrammet med teamet, og eksportér en PDF til afslutningsmappen.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg bruge det til en månedsafslutning?
Ja. Behold strukturen, og forkort hver opgave. En månedsafslutning har normalt færre afstemninger og ingen revisionsfase, så slet den sidste fase eller behold den til kvartalsgennemgangen.
Kender diagrammet helligdage?
Nej. QueryChart planlægger i arbejdsdage fra mandag til fredag og har ingen helligdagskalender. Læg en dag til en opgave, der spænder over en helligdag, eller fastlæg en start, hvor en dato er fast.
Gør en afslutningstidsplan vores regnskab korrekt eller i overensstemmelse med reglerne?
Nej. En tidsplan planlægger arbejdet. Tallenes rigtighed, regnskabspraksis og enhver lovpligtig frist afhænger af dit økonomiteam og dine rådgivere og ikke af, at en plan har datoer.
Hvordan sammenligner jeg slutdatoen med den dato, jeg har brug for?
Aflæs slutdatoen for "Årsafslutning gennemført", og sammenlign den med den dato, du har brug for. Hvis den er senere, så slå den kritiske vej til for at se, hvilken kæde der skal forkortes.
Kan jeg indsætte vores eksisterende afslutningstjekliste?
Ja. Kopiér rækkerne fra et regneark, og sæt dem ind i arket. Hvis første linje navngiver kolonner som Opgave, Varighed og Afhænger af, bliver hver kolonne genkendt på navnet. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer.
