Gantt-diagram til budgetplanlægning for det årlige budgetforløb
Redigerbart Gantt-diagram til budgetplanlægning: udsendelse af retningslinjer, afdelingernes indmeldinger, gennemgangsrunder, konsolidering, ledelsens gennemgang og godkendelse med afhængigheder og milepæle i arbejdsdage.
Hvad er gantt-diagram til budgetplanlægning for det årlige budgetforløb?
Et budgetforløb består mest af ventetid: økonomi venter på afdelingerne, afdelingerne venter på retningslinjerne, og ledelsen venter på et samlet overblik. Kalenderen, der følger med retningslinjerne, har som regel én dato pr. trin, fastsat på forhånd. Når indmeldingerne kommer for sent, kan ingen se, hvilke senere datoer der reelt påvirkes. En tidslinje forbinder dem, så en sen indmelding flytter gennemgangsrunderne, konsolideringen og godkendelsesdatoen sammen.
Skabelonen har fire faser: Retningslinjer, Indmeldinger, Gennemgang og konsolidering samt Godkendelse og frigivelse. "Fastlæg planlægningsforudsætninger og mål" og "Byg skabeloner og retningslinjepakke" overlapper: pakken starter én arbejdsdag efter, at forudsætningerne er startet. "Budgetretningslinjer udsendt" er en milepæl, der venter på begge. "Afdelinger udarbejder budgetter" tager 10 arbejdsdage, og "Besvar afdelingernes spørgsmål" starter to arbejdsdage efter, at det er startet, og varer 10 dage, så den økonomiske støtte fortsætter i hele udarbejdelsesvinduet og lidt længere. "Budgetter indleveret" venter på budgetudkastene og slutter sammen med støtteopgaven.
Gennemgangsfasen er der, hvor forløb oftest løber over. "Kontrollér indmeldinger for fuldstændighed" efterfølges af "Første gennemgang med afdelinger", "Afdelinger reviderer indmeldinger" og "Anden gennemgang", som hver venter på den foregående. Derefter tager "Konsolidér virksomhedens budget" 5 dage, og "Byg scenarier og følsomheder" starter to arbejdsdage efter, at konsolideringen er startet. "Forbered budgetpakke til ledelsen" venter på begge. "Ledelsens gennemgang", "Endelige ændringer" og milepælen "Budget godkendt" følger, derefter løber "Meddel godkendte budgetter" og "Indlæs budgetter i økonomisystemet" side om side.
Alle varigheder er eksempler og er i arbejdsdage, mandag til fredag, uden helligdagskalender. Tilføj en anden revisionsrunde, hvis din organisation har brug for en: planen viser, hvor meget den flytter godkendelsesdatoen. Dette er en tidsplanskabelon og ikke økonomisk rådgivning, og den fastsætter ikke mål, afprøver ikke forudsætninger og kontrollerer ikke tallene. Processen og beslutningerne finder du i /da/templates/aarlig-budgetproces og /da/templates/budgetgodkendelsesworkflow, og til den tilsvarende afslutning, se /da/templates/gantt-diagram-til-aarsafslutning.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire faser, Retningslinjer, Indmeldinger, Gennemgang og konsolidering samt Godkendelse og frigivelse, med 18 opgaver og tre milepæle: "Budgetretningslinjer udsendt", "Budgetter indleveret" og "Budget godkendt".
- Et overlap i retningslinjerne: "Byg skabeloner og retningslinjepakke" starter én arbejdsdag efter, at "Fastlæg planlægningsforudsætninger og mål" er startet, og begge føder "Budgetretningslinjer udsendt".
- Økonomisk støtte ved siden af udarbejdelsen: "Besvar afdelingernes spørgsmål" starter to arbejdsdage efter, at "Afdelinger udarbejder budgetter" er startet, og "Budgetter indleveret" slutter sammen med den.
- To gennemgangsrunder i rækkefølge: "Første gennemgang med afdelinger", "Afdelinger reviderer indmeldinger" og "Anden gennemgang", før "Konsolidér virksomhedens budget".
- Et start-til-start-overlap i konsolideringen ("Byg scenarier og følsomheder") og to frigivelsesopgaver, der følger "Budget godkendt": "Meddel godkendte budgetter" og "Indlæs budgetter i økonomisystemet".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du planlægger det årlige eller et halvårligt budgetforløb og vil have kalenderen til at følge af afhængighederne.
- Du skal vise afdelinger og ledelse, hvornår retningslinjerne går ud, hvornår indmeldinger skal være klar, og hvornår godkendelse er realistisk.
- Du vil se, hvad en ekstra gennemgangsrunde gør ved godkendelsesdatoen, før du lover en dato.
- Du kører et mindre budget, for eksempel et projekt- eller afdelingsbudget, og vil have en struktur at forkorte.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fastlæg planlægningsforudsætninger og mål | Retningslinjer | 4 | |
| 2 | Byg skabeloner og retningslinjepakke | Retningslinjer | 4 | 1SS+1 |
| 3 | Budgetretningslinjer udsendt | Retningslinjer | Milepæl | 1, 2 |
| 4 | Afdelinger udarbejder budgetter | Indmeldinger | 10 | 3 |
| 5 | Besvar afdelingernes spørgsmål | Indmeldinger | 10 | 4SS+2 |
| 6 | Budgetter indleveret | Indmeldinger | Milepæl | 4, 5FF |
| 7 | Kontrollér indmeldinger for fuldstændighed | Gennemgang og konsolidering | 3 | 6 |
| 8 | Første gennemgang med afdelinger | Gennemgang og konsolidering | 5 | 7 |
| 9 | Afdelinger reviderer indmeldinger | Gennemgang og konsolidering | 4 | 8 |
| 10 | Anden gennemgang | Gennemgang og konsolidering | 3 | 9 |
| 11 | Konsolidér virksomhedens budget | Gennemgang og konsolidering | 5 | 10 |
| 12 | Byg scenarier og følsomheder | Gennemgang og konsolidering | 3 | 11SS+2 |
| 13 | Forbered budgetpakke til ledelsen | Godkendelse og frigivelse | 3 | 11, 12 |
| 14 | Ledelsens gennemgang | Godkendelse og frigivelse | 4 | 13 |
| 15 | Endelige ændringer | Godkendelse og frigivelse | 3 | 14 |
| 16 | Budget godkendt | Godkendelse og frigivelse | Milepæl | 15 |
| 17 | Meddel godkendte budgetter | Godkendelse og frigivelse | 2 | 16 |
| 18 | Indlæs budgetter i økonomisystemet | Godkendelse og frigivelse | 3 | 16 |
Sådan fungerer det
Start med forudsætninger og retningslinjepakken
Lad "Fastlæg planlægningsforudsætninger og mål" og "Byg skabeloner og retningslinjepakke" overlappe, og tilpas forsinkelsen. "Budgetretningslinjer udsendt" er en milepæl, så udsendelsesdatoen er et resultat af arbejdet.
Dimensionér indmeldingsvinduet efter afdelingerne
Sæt "Afdelinger udarbejder budgetter" til den tid, du reelt giver dem. Behold "Besvar afdelingernes spørgsmål" ved siden af, så den økonomiske støtte er synligt planlagt.
Planlæg de gennemgangsrunder, du faktisk kører
Slet den anden runde, hvis du kun kører én, eller kopiér parret for at tilføje en tredje. Hver runde er en opgave, der venter på den foregående, så godkendelsesdatoen flytter sig med dem.
Tilføj ejere og noter
Sæt den ansvarlige på under Personer for hver opgave, og brug opgavenoterne til skabelonversion, mål eller godkendelsesregel.
Tjek slutdatoen mod den dato, du har brug for
Aflæs slutdatoen for "Budget godkendt", og sammenlign den med den dato, du har brug for. Hvis den er senere, så slå Vis, Kritisk vej til for at se, hvilken kæde der skal forkortes.
Del og eksportér
Del diagrammet med afdelingslederne, opdatér fremdriften, efterhånden som indmeldingerne kommer, og eksportér en PDF til budgetpakken.
Ofte stillede spørgsmål
Fortæller skabelonen, hvad budgettet skal være?
Nej. Den planlægger budgetforløbet. Mål, forudsætninger og tal er dine, og skabelonen er ikke økonomisk rådgivning.
Kan jeg fastlægge datoen, afdelingerne senest skal melde ind?
Ja. Fastlæg en start på "Afdelinger udarbejder budgetter", hvis startdatoen er fast. Diagrammet markerer en fast start, der strider mod en afhængighed, og du kan sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for.
Hvordan tilføjer jeg en afdeling?
Tilføj en opgave for hver afdeling under fasen Indmeldinger, og forbind hver til "Budgetretningslinjer udsendt" og til "Budgetter indleveret". Gruppens sammenfattende bjælke viser så spændet for alle indmeldingerne.
Kan jeg bruge den til en rullende prognose?
Ja, som en gentagen tidsplan. Forkort hver opgave, drop den anden gennemgangsrunde, og genbrug diagrammet hver periode. QueryChart gemmer ingen baseline, så eksportér en PDF, hvis du vil beholde en tidligere plan.
Hvor er godkendelserne og procesbeslutningerne?
I flowdiagramskabelonerne. Se /da/templates/aarlig-budgetproces og /da/templates/budgetgodkendelsesworkflow for, hvem der godkender hvad, og i hvilken rækkefølge.
