Sådan planlægger du et budgetforløb i et Gantt-diagram
Planlæg det årlige budgetforløb i arbejdsdage: udsendelse af retningslinjer, afdelingernes indmeldinger, gennemgangsrunder, konsolidering og godkendelse, og se hvordan én sen indmelding flytter godkendelsesdatoen.
En budgetkalender opregner normalt én dato pr. trin. Et Gantt-diagram viser, hvordan hvert trin afhænger af det foregående, så du kan se, hvad en sen indmelding eller en ekstra gennemgangsrunde gør ved godkendelsesdatoen.
Kort fortalt
- Gør udsendelse af retningslinjer, indleverede budgetter og godkendt budget til milepæle, så datoerne er resultater.
- Lad økonomisk støtte overlappe afdelingernes udarbejdelse i stedet for at stille den i kø bagefter.
- Modellér hver gennemgangsrunde som en opgave, der venter på den forrige.
- Afprøv, hvad en ekstra runde gør ved godkendelsesdatoen, før du lover en.
- En tidslinje planlægger forløbet; den fastsætter ikke mål og kontrollerer ikke tal.
Fra budgetkalender til budgettidslinje
Kalenderen, der går ud med budgetretningslinjerne, ligger som regel fast, før nogen har meldt noget ind. Den siger, hvornår afdelingerne melder ind, hvornår gennemgangene finder sted, og hvornår ledelsen beslutter. De datoer er løfter, og løfterne gives uden en model af, hvad der afhænger af hvad. Når en afdeling er forsinket, er spørgsmålet, hvilke senere datoer der reelt påvirkes, og det kan en liste af datoer ikke besvare.
Tilgangen her er at beskrive forløbet som faser med afhængigheder. Retningslinjerne bygges og sendes ud. Afdelingerne udarbejder, mens økonomi støtter dem. Indmeldingerne kontrolleres og går derefter gennem gennemgang og revision. Økonomi konsoliderer, ledelsen gennemgår og godkender, og de godkendte budgetter meddeles og indlæses. Hver af dem er en opgave med en længde i arbejdsdage og noget, den venter på. Godkendelsesdatoen bliver et resultat og ikke et input.
To ting adskiller en budgettidsplan fra andre projektplaner. Gennemgangsrunderne gentages, så en ekstra runde er en reel ændring af slutdatoen og ikke en note i margenen. Og meget af arbejdet er støtte: økonomi besvarer spørgsmål, mens afdelingerne skriver, og det er parallelt arbejde, der bør overlappe og ikke stå i kø. Se /da/guides/gantt-diagram-afhaengigheder-typer-og-forsinkelse for start-til-start- og slut-til-slut-forbindelser.
En tidslinje planlægger budgetprocessen. Den fastsætter ikke mål, afprøver ikke forudsætninger og kontrollerer ikke tal, og den er ikke økonomisk rådgivning. For hvem der godkender hvad, se /da/templates/aarlig-budgetproces og /da/templates/budgetgodkendelsesworkflow. Eksemplet nedenfor bygger skabelonen til budgetplanlægning i trin med eksempelvarigheder.
Et budgetforløb, bygget i trin
Atten opgaver i fire faser. Varighederne er eksempler i arbejdsdage; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Retningslinjer og indmeldinger
"Byg skabeloner og retningslinjepakke" starter én arbejdsdag efter, at "Fastlæg planlægningsforudsætninger og mål" er startet, og "Budgetretningslinjer udsendt" venter på begge. "Afdelinger udarbejder budgetter" tager 10 dage, "Besvar afdelingernes spørgsmål" starter to dage efter det og varer også 10, og "Budgetter indleveret" venter på begge.
Gennemgangsrunder
"Kontrollér indmeldinger for fuldstændighed" (3 dage) efterfølges af "Første gennemgang med afdelinger" (5), "Afdelinger reviderer indmeldinger" (4) og "Anden gennemgang" (3). Hver venter på den foregående, så en tilføjet runde flytter alt efter den.
Konsolidering og ledelsespakken
"Konsolidér virksomhedens budget" tager 5 dage. "Byg scenarier og følsomheder" starter to arbejdsdage efter, at konsolideringen er startet, og "Forbered budgetpakke til ledelsen" (3 dage) venter på begge.
Godkendelse og frigivelse
"Ledelsens gennemgang" (4 dage) og "Endelige ændringer" (3) fører til milepælen "Budget godkendt". "Meddel godkendte budgetter" (2 dage) og "Indlæs budgetter i økonomisystemet" (3) løber derefter side om side.
Sådan fungerer det
Opregn faserne i dit forløb
Skriv de trin, du reelt kører: retningslinjer, indmeldinger, gennemgang, konsolidering, godkendelse, frigivelse. Hvert bliver en gruppe, og overgangene imellem dem bliver milepæle.
Indtast længder ud fra erfaring
Giv hver opgave en længde i hele arbejdsdage ud fra sidste forløb. Se tallene som skøn, og ret dem, mens forløbet kører.
Forbind hver opgave med det, den venter på
Udfyld Afhænger af. Brug start-til-start med en forsinkelse, hvor støtte eller scenariearbejde reelt overlapper, og slut-til-start til portene.
Tilføj de gennemgangsrunder, du kører
Tilføj ét par opgaver, gennemgang og revision, for hver runde. Diagrammet viser, hvor meget hver runde lægger til godkendelsesdatoen.
Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for
Aflæs slutdatoen for godkendelsesmilepælen. Hvis den er senere end den dato, du har brug for, så slå Vis, Kritisk vej til for at se, hvilken kæde der skal forkortes, eller fastlæg en start, hvor en dato er fast.
Del det med afdelingslederne
Del diagrammet, sæt ejere på under Personer, opdatér fremdriften, efterhånden som indmeldingerne kommer, og eksportér en PDF til retningslinjepakken.
Faldgruber du skal undgå
At fastlægge godkendelsesdatoen først
Hvis godkendelsesdatoen indtastes som et faktum, kan intet i planen modsige den. Lad datoerne komme fra varighederne, og sammenlign så resultatet med den dato, du har brug for.
At behandle gennemgang som én opgave
To runder med revision imellem tager mere end dobbelt så lang tid som én. Modellér hver runde, så en anmodning om endnu en har en synlig pris.
At stille støtte i kø efter udarbejdelsen
Spørgsmålene kommer, mens afdelingerne skriver. Hvis økonomisk støtte planlægges efter udarbejdelsen, lægger den tid til, som ikke findes i praksis.
At glemme weekender og helligdage
QueryChart planlægger mandag til fredag og har ingen helligdagskalender. Læg en dag til en opgave, hvor en helligdag falder inden for den.
Åbn Gantt-diagrammet til budgetplanlægning
Åbn skabelonen til budgetplanlægning, ændr varighederne til dine egne, og se, hvornår godkendelse er realistisk.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg planlægge en rullende prognose på den måde?
Ja. Forkort hver opgave, drop den anden gennemgangsrunde, og genbrug diagrammet hver periode.
Hvordan tilføjer jeg en afdeling?
Tilføj en opgave under gruppen Indmeldinger for hver afdeling, og forbind den med retningslinje-milepælen og med milepælen for indleverede budgetter. Gruppens sammenfatning viser hele spændet.
Kan jeg indsætte en budgetkalender, jeg allerede har?
Kopiér rækkerne, og sæt dem ind i arket. Hvis første linje navngiver kolonner som Opgave, Varighed og Afhænger af, bliver hver kolonne genkendt på navnet. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer.
Viser diagrammet budgetbeløb?
Nej. QueryChart planlægger forløbet i arbejdsdage. Det følger ikke omkostninger eller budgettal; behold dem i dit økonomisystem.
Hvor er selve godkendelsesprocessen?
I flowdiagramskabelonerne. Se /da/templates/budgetgodkendelsesworkflow og /da/templates/aarlig-budgetproces, og /da/templates/gantt-diagram-til-aarsafslutning for afslutningen, der følger efter året.
