Budgetzyklus mit einem Gantt-Diagramm planen
Planen Sie den jährlichen Budgetzyklus in Arbeitstagen: Vorgaben, Einreichungen der Bereiche, Prüfrunden, Konsolidierung und Freigabe, und sehen Sie, wie eine späte Einreichung den Freigabetermin verschiebt.
Ein Budgetkalender nennt meist ein Datum je Schritt. Ein Gantt-Diagramm zeigt, wie jeder Schritt vom vorigen abhängt, sodass Sie sehen, was eine späte Einreichung oder eine zweite Prüfrunde mit dem Freigabetermin macht.
Kurz gesagt
- Budgetvorgaben, eingegangene Einreichungen und Budgetfreigabe zu Meilensteinen machen, damit die Termine Ergebnisse sind.
- Die Unterstützung durch das Controlling mit dem Entwurf der Bereiche überlappen, statt sie hinten anzustellen.
- Jede Prüfrunde als Aufgabe modellieren, die auf die vorige wartet.
- Testen, was eine zusätzliche Runde mit dem Freigabetermin macht, bevor Sie einen zusagen.
- Ein Zeitplan plant den Zyklus; er setzt keine Ziele und prüft keine Zahlen.
Vom Budgetkalender zum Budget-Zeitplan
Der Kalender, der mit den Budgetvorgaben verschickt wird, steht meist fest, bevor jemand etwas eingereicht hat. Er nennt, wann Bereiche einreichen, wann geprüft wird und wann die Geschäftsleitung entscheidet. Diese Termine sind Zusagen, gemacht ohne ein Modell dessen, was wovon abhängt. Ist ein Bereich spät, lautet die Frage, welche späteren Termine wirklich betroffen sind, und eine Liste von Terminen kann sie nicht beantworten.
Der Ansatz hier: den Zyklus als Phasen mit Abhängigkeiten beschreiben. Vorgaben werden erstellt und ausgegeben. Bereiche entwerfen, während das Controlling sie unterstützt. Einreichungen werden geprüft und durchlaufen dann Prüfung und Überarbeitung. Das Controlling konsolidiert, die Geschäftsleitung prüft und gibt frei, und die freigegebenen Budgets werden kommuniziert und geladen. Jedes davon ist eine Aufgabe mit einer Länge in Arbeitstagen und etwas, worauf sie wartet. Der Freigabetermin wird zum Ergebnis, nicht zur Vorgabe.
Zwei Dinge unterscheiden einen Budgetplan von anderen Projektplänen. Die Prüfrunden wiederholen sich, eine weitere Runde ist also eine echte Änderung des Enddatums und keine Randnotiz. Und ein großer Teil der Arbeit ist Unterstützung: Das Controlling beantwortet Fragen, während die Bereiche schreiben, also parallele Arbeit, die überlappen sollte, statt sich anzustellen. Zu Start-zu-Start- und Ende-zu-Ende-Verknüpfungen siehe /de/guides/gantt-diagramm-abhaengigkeiten.
Ein Zeitplan plant den Budgetprozess. Er setzt keine Ziele, prüft keine Annahmen und kontrolliert keine Zahlen und ist keine Finanzberatung. Wer was freigibt, zeigen /de/templates/jahresbudget-prozess und /de/templates/budgetfreigabe-workflow. Das Beispiel unten baut die Vorlage für die Budgetplanung in Stufen auf, mit Beispieldauern.
Ein Budgetzyklus, in Stufen aufgebaut
Achtzehn Aufgaben in vier Phasen. Die Dauern sind Beispiel-Arbeitstage; setzen Sie Ihre eigenen. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Vorgaben und Einreichungen
„Vorlagen und Vorgabenpaket erstellen“ beginnt einen Arbeitstag nach dem Start von „Planungsannahmen und Ziele festlegen“, und „Budgetvorgaben veröffentlicht“ wartet auf beide. „Bereiche entwerfen ihre Budgets“ dauert 10 Tage, „Rückfragen der Bereiche beantworten“ beginnt zwei Tage danach und läuft ebenfalls 10, und „Einreichungen eingegangen“ wartet auf beide.
Prüfrunden
Auf „Einreichungen auf Vollständigkeit prüfen“ (3 Tage) folgen „Erste Prüfrunde mit den Bereichen“ (5), „Bereiche überarbeiten ihre Einreichungen“ (4) und „Zweite Prüfrunde“ (3). Jede wartet auf die vorige, eine zusätzliche Runde verschiebt also alles danach.
Konsolidierung und Unterlage für die Geschäftsleitung
„Unternehmensbudget konsolidieren“ dauert 5 Tage. „Szenarien und Sensitivitäten erstellen“ beginnt zwei Arbeitstage nach Beginn der Konsolidierung, und „Budgetunterlage für die Geschäftsleitung“ (3 Tage) wartet auf beide.
Freigabe und Umsetzung
„Prüfung durch die Geschäftsleitung“ (4 Tage) und „Letzte Änderungen“ (3) führen zum Meilenstein „Budget freigegeben“. „Freigegebene Budgets kommunizieren“ (2 Tage) und „Budgets ins Finanzsystem laden“ (3) laufen dann nebeneinander.
So funktioniert es
Die Phasen Ihres Zyklus auflisten
Schreiben Sie die Stufen auf, die Sie wirklich fahren: Vorgaben, Einreichungen, Prüfung, Konsolidierung, Freigabe, Umsetzung. Jede wird zur Gruppe, und die Übergaben dazwischen werden zu Meilensteinen.
Längen aus der Erfahrung eintragen
Geben Sie jeder Aufgabe aus dem letzten Zyklus eine Länge in ganzen Arbeitstagen. Behandeln Sie die Zahlen als Schätzungen und ändern Sie sie im Lauf des Zyklus.
Jede Aufgabe mit dem verknüpfen, worauf sie wartet
Füllen Sie „Hängt ab von“ (Depends on) aus. Nutzen Sie Start-zu-Start mit Verzögerung, wo Unterstützung oder Szenarioarbeit wirklich überlappt, und Ende-zu-Start für die Gates.
Die Prüfrunden ergänzen, die Sie fahren
Fügen Sie für jede Runde ein Aufgabenpaar hinzu, Prüfung und Überarbeitung. Das Diagramm zeigt, wie viel jede Runde zum Freigabetermin beiträgt.
Das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen
Lesen Sie das Enddatum des Freigabe-Meilensteins ab. Liegt es nach dem Termin, den Sie brauchen, schalten Sie mit „Ansicht“, „Kritischer Pfad“ die Kette ein, die Sie verkürzen müssen, oder fixieren Sie einen Start, wo ein Datum feststeht.
Mit den Bereichsleitungen teilen
Teilen Sie das Diagramm, tragen Sie Verantwortliche unter „Personen“ ein, aktualisieren Sie den Fortschritt, sobald Einreichungen eintreffen, und exportieren Sie ein PDF für das Vorgabenpaket.
Häufige Fehler
Zuerst den Freigabetermin festlegen
Wird der Freigabetermin als Tatsache eingetragen, kann ihm nichts im Plan widersprechen. Lassen Sie die Termine aus den Dauern entstehen und vergleichen Sie das Ergebnis dann mit dem Termin, den Sie brauchen.
Die Prüfung als eine Aufgabe behandeln
Zwei Runden mit Überarbeitung dazwischen brauchen mehr als das Doppelte einer Runde. Modellieren Sie jede Runde, damit die Bitte um eine weitere sichtbare Kosten hat.
Die Unterstützung hinter den Entwurf stellen
Fragen kommen, während die Bereiche schreiben. Wird die Unterstützung durch das Controlling nach dem Entwurf geplant, fügt sie Zeit hinzu, die es in der Praxis nicht gibt.
Wochenenden und Feiertage vergessen
QueryChart plant von Montag bis Freitag und hat keinen Feiertagskalender. Fällt ein gesetzlicher Feiertag in eine Aufgabe, fügen Sie ihr einen Tag hinzu.
Gantt-Diagramm Budgetplanung öffnen
Öffnen Sie die Vorlage für die Budgetplanung, ändern Sie die Dauern auf Ihre Werte und sehen Sie, wann eine Freigabe realistisch ist.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich so eine rollierende Prognose planen?
Ja. Kürzen Sie jede Aufgabe, lassen Sie die zweite Prüfrunde weg und verwenden Sie das Diagramm in jeder Periode neu.
Wie füge ich einen Bereich hinzu?
Fügen Sie in der Gruppe Einreichungen für jeden Bereich eine Aufgabe hinzu und verknüpfen Sie sie mit dem Meilenstein der Vorgaben und dem der Einreichungen. Die Gruppenübersicht zeigt die ganze Spanne.
Kann ich einen vorhandenen Budgetkalender einfügen?
Kopieren Sie die Zeilen und fügen Sie sie in die Tabelle ein. Benennt die erste Zeile Spalten wie Aufgabe (Task), Dauer (Duration) und Hängt ab von (Depends on), wird jede Spalte nach Namen zugeordnet. Einen Datei-Upload für Gantt-Diagramme gibt es noch nicht.
Zeigt das Diagramm Budgetbeträge?
Nein. QueryChart plant den Zyklus in Arbeitstagen. Es erfasst weder Kosten noch Budgetzahlen; halten Sie diese in Ihrem Finanzsystem.
Wo steht der Freigabeprozess selbst?
In den Ablaufdiagramm-Vorlagen. Siehe /de/templates/budgetfreigabe-workflow und /de/templates/jahresbudget-prozess sowie /de/templates/gantt-diagramm-jahresabschluss für den Abschluss, der auf das Jahr folgt.
