Gantt-diagram til årsrapport: revision og bestyrelsesgodkendelse
Redigerbart Gantt-diagram til en årsrapport: dataindsamling, årsafslutning, ventetid på ekstern revision, tekstudkast, ledelsens gennemgang, et fast bestyrelsesmøde og derefter design, tryk og web med afhængigheder.
Hvad er gantt-diagram til årsrapport: revision og bestyrelsesgodkendelse?
En års- eller effektrapport ligner et skrivearbejde, men skrivningen er den del, der har mest luft. Det, der sætter datoen, er regnskabet. Tallene i regnskabsresuméet, diagrammerne og de store påstande kommer alle fra en årsafslutning og, hvor det kræves, en ekstern revision, og de sker efter andres tidsplaner. Derefter holder bestyrelsen eller udvalget møde på en dato, der blev fastlagt længe før, så en rapport, der misser mødet, må vente til det næste. En tidslinje viser, hvilken af dem der er den egentlige begrænsning, og hvor meget resten kan flytte sig.
Skabelonen har fire grupper: Data og økonomi, Fortælling, Godkendelse samt Produktion og udgivelse. Den har 20 opgaver og fire milepæle: "Reviderede regnskaber modtaget", "Fuldt udkast færdigt", "Bestyrelsen godkender rapporten" og "Rapport udgivet". "Aftal rapportens indhold og tidsplan" (2 arbejdsdage) er den eneste startopgave. Den fører til "Indsaml program- og effektdata" (8), "Afslut årsregnskabet" (10), "Indsaml cases og citater" (6) og "Design layout og skabeloner" (6), så data, regnskabsafslutning, historier og design alle løber side om side.
Fortællingen venter ikke på revisionen, og det er det vigtigste overlap. "Skriv fortællingens afsnit" (10) starter 3 arbejdsdage efter, "Indsaml program- og effektdata" starter, med et start-til-start-led, fordi skribenterne kan begynde på de første indleveringer. "Afslut årsregnskabet" fører til "Ekstern revision og underskrift" (15), en ren ventetid, du erstatter med det, din revisor oplyser, og derefter til "Reviderede regnskaber modtaget". Kun "Skriv regnskabsresuméet" (3) kræver den milepæl. "Saml det fulde udkast" (3) kræver dataene, historierne, fortællingen og regnskabsresuméet, så det er det punkt, hvor det hurtige arbejde venter på det langsomme. I de illustrative tal er fortællingen færdig omkring 12 arbejdsdage før resuméet kan starte, hvilket er margen, du kan bruge på en ekstra gennemgang af historien.
Efter "Fuldt udkast færdigt" kommer godkendelseskæden: "Ledelsens gennemgang af udkastet" (4), "Indarbejd ledelsens ændringer" (3), "Forbered og send bestyrelsesmaterialet" (2) og "Bestyrelsen godkender rapporten". Mødet har en fast dato, så det er den port, der skal beskyttes. En sen ændring er dyr to steder. Et tal, der ændres efter revisionens underskrift, åbner regnskabsresuméet, diagrammerne og bestyrelsesmaterialet igen. En ændring efter "Bestyrelsen godkender rapporten" kan kræve, at bestyrelsen ser den igen. Produktionen starter derfor først sine tunge trin efter godkendelsen: "Sæt den godkendte tekst og de godkendte tal op" (4), "Korrekturlæs og ret" (3) og "Trykning og levering" (8), mens "Byg webversionen" (5) starter 1 arbejdsdag efter, opsætningen starter, og slutter 1 dag efter korrekturlæsningen. I de illustrative tal afgør trykningen "Rapport udgivet", og webversionen har omkring 7 arbejdsdage til gode. Alle varigheder er illustrative: erstat dem med revisorens, trykkeriets og udvalgets reelle tider.
Fordi bestyrelsesmødets dato i virkeligheden er fast, så giv "Aftal rapportens indhold og tidsplan" en fast Start den dag, du begynder, og "Bestyrelsen godkender rapporten" en fast Start på mødedatoen. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad, så sammenlign slutningen af "Forbered og send bestyrelsesmaterialet" med mødet og læs konfliktmarkeringen. En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke tallene rigtige, revisionen færdig eller rapporten i overensstemmelse med nogen regnskabsregel, og den erstatter ikke de krav, der gælder for jeres organisation. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til årsafslutning for afslutningen, der fodrer tallene, skabelonen med Gantt-diagram til forberedelse af revision for at gøre klar til revisoren og skabelonen med Gantt-diagram til rapportering af tilskud for en rapport til en bevillingsgiver. Til godkendelsesvejen som rutediagram findes skabelonen med arbejdsgang til godkendelse af dokumenter. Vejledningen om milepæle i et Gantt-diagram og vejledningen om rapporteringsperioder viser, hvordan porte og faste perioder tegnes.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Data og økonomi, Fortælling, Godkendelse samt Produktion og udgivelse, med 20 opgaver og fire milepæle: "Reviderede regnskaber modtaget", "Fuldt udkast færdigt", "Bestyrelsen godkender rapporten" og "Rapport udgivet".
- En revisionsventetid, der kun er port for tallene: "Ekstern revision og underskrift" fører til "Reviderede regnskaber modtaget", og kun "Skriv regnskabsresuméet" venter på den, så resten af skrivningen fortsætter.
- Overlappende fortælling: "Skriv fortællingens afsnit" starter 3 arbejdsdage efter, "Indsaml program- og effektdata" starter, mens "Indsaml cases og citater" løber ved siden af.
- En fast bestyrelsesport: "Ledelsens gennemgang af udkastet", "Indarbejd ledelsens ændringer" og "Forbered og send bestyrelsesmaterialet" fører til "Bestyrelsen godkender rapporten", som du knytter til mødedatoen.
- Produktion efter godkendelse: "Sæt den godkendte tekst og de godkendte tal op", "Korrekturlæs og ret" og "Trykning og levering", hvor "Byg webversionen" overlapper dem med start-til-start- og slut-til-slut-led.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du udgiver en års-, effekt- eller programrapport, der kræver reviderede tal og godkendelse fra bestyrelsen eller et udvalg, før den går ud.
- Du vil se, om revisionen, bestyrelsesmødet eller trykningen afgør udgivelsesdatoen.
- Bestyrelsesmødets dato er fast, og du vil tjekke, at udkastet, gennemgangen og bestyrelsesmaterialet passer ind før det.
- Du producerer den samme rapport hvert år og vil have en standardplan, du kan tilpasse med sidste års reelle tider.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aftal rapportens indhold og tidsplan | Data og økonomi | 2 | |
| 2 | Indsaml program- og effektdata | Data og økonomi | 8 | 1 |
| 3 | Afslut årsregnskabet | Data og økonomi | 10 | 1 |
| 4 | Ekstern revision og underskrift | Data og økonomi | 15 | 3 |
| 5 | Reviderede regnskaber modtaget | Data og økonomi | Milepæl | 4 |
| 6 | Indsaml cases og citater | Fortælling | 6 | 1 |
| 7 | Skriv fortællingens afsnit | Fortælling | 10 | 2SS+3 |
| 8 | Skriv regnskabsresuméet | Fortælling | 3 | 5 |
| 9 | Saml det fulde udkast | Fortælling | 3 | 2, 6, 7, 8 |
| 10 | Fuldt udkast færdigt | Fortælling | Milepæl | 9 |
| 11 | Ledelsens gennemgang af udkastet | Godkendelse | 4 | 10 |
| 12 | Indarbejd ledelsens ændringer | Godkendelse | 3 | 11 |
| 13 | Forbered og send bestyrelsesmaterialet | Godkendelse | 2 | 12 |
| 14 | Bestyrelsen godkender rapporten | Godkendelse | Milepæl | 13 |
| 15 | Design layout og skabeloner | Produktion og udgivelse | 6 | 1 |
| 16 | Sæt den godkendte tekst og de godkendte tal op | Produktion og udgivelse | 4 | 14, 15 |
| 17 | Korrekturlæs og ret | Produktion og udgivelse | 3 | 16 |
| 18 | Trykning og levering | Produktion og udgivelse | 8 | 17 |
| 19 | Byg webversionen | Produktion og udgivelse | 5 | 16SS+1, 17FF+1 |
| 20 | Rapport udgivet | Produktion og udgivelse | Milepæl | 18, 19 |
Sådan fungerer det
Sæt de to faste datoer
Giv "Aftal rapportens indhold og tidsplan" en fast Start den dag, du begynder, og "Bestyrelsen godkender rapporten" en fast Start på mødedatoen. Læs konfliktmarkeringen for at se, om arbejdet før mødet passer ind.
Erstat revisionsventetiden
Sæt "Ekstern revision og underskrift" til den tid, din revisor oplyser. Gælder der ingen ekstern revision, så forkort den til den tid, jeres økonomiteam skal bruge på at underskrive tallene, eller fjern den og forbind "Afslut årsregnskabet" med "Reviderede regnskaber modtaget".
Tilpas fortællingen
Sæt "Indsaml program- og effektdata", "Indsaml cases og citater" og "Skriv fortællingens afsnit" ud fra, hvor lang tid jeres hold bruger. Tjek, at "Saml det fulde udkast" holdes tilbage af regnskabsresuméet og ikke af skrivningen.
Afsæt tid til gennemgangsrunder
Sæt "Ledelsens gennemgang af udkastet" og "Indarbejd ledelsens ændringer" til det antal runder, du forventer, og tjek derefter, at "Forbered og send bestyrelsesmaterialet" slutter i tide til jeres møde.
Brug trykkeriets leveringstid
Erstat "Trykning og levering" med den tid, trykkeriet har oplyst, inklusive levering. Udgiver du kun på nettet, så forkort den eller fjern den og lad "Byg webversionen" føre til "Rapport udgivet".
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med økonomi, programmedarbejdere og bestyrelsessekretæren, og eksportér en PDF eller PNG til udvalgsmaterialet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor venter kun regnskabsresuméet på revisionen?
Fordi kun den opgave kræver reviderede tal. Dataindsamlingen, casene og fortællingen kan skrives fra programsiden, mens revisionen løber. "Saml det fulde udkast" samler derefter de to, og derfor er sene tal den dyre ændring: de åbner resuméet, diagrammerne og bestyrelsesmaterialet igen.
Min bestyrelse mødes på en fast dato. Hvordan tjekker jeg, at rapporten passer?
Giv "Aftal rapportens indhold og tidsplan" en fast Start den dag, du begynder, og "Bestyrelsen godkender rapporten" en fast Start på mødedatoen. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad. Hvis arbejdet før mødet ikke kan nå at blive færdigt, markeres milepælen med en konflikt, der nævner den tidligste dato, dens afhængigheder tillader. Sammenlign den med den dato, du skal nå.
Ved diagrammet, hvornår revisionen er færdig?
Nej. Det viser den tid, du planlægger til "Ekstern revision og underskrift", og hvad der afhænger af den. Når din revisor giver dig en dato eller et revideret skøn, så ændr varigheden, og datoerne efter flytter sig.
Hvorfor ligger trykningen efter bestyrelsens godkendelse?
Fordi en rapport, der trykkes før godkendelsen, risikerer at skulle trykkes igen, hvis bestyrelsen beder om en ændring. Skabelonen starter opsætningen først efter "Bestyrelsen godkender rapporten". Godkender jeres bestyrelse et næsten færdigt udkast, og ændringer er sjældne, kan I starte "Design layout og skabeloner" og dele af opsætningen tidligere. Vejledningen om overlappende opgaver viser, hvordan det overlap tegnes.
Kan jeg bruge den til en kort effektrapport uden revision?
Ja. Forkort "Ekstern revision og underskrift" til jeres interne underskriftstid, eller fjern den og slet de opgaver, du ikke skal bruge. Portene, bestyrelsesmødet og produktionstrinnene forbliver, som de er. Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, så ejerne vises ved siden af bjælkerne.