年度报告甘特图模板：审计等待与理事会批准
可编辑的年度报告甘特图：数据收集、年终结账、外部审计等待、叙述撰写、管理层审阅、固定的理事会会议，以及设计、印刷与网页，含依赖关系与里程碑。
什么是年度报告甘特图模板：审计等待与理事会批准流程
年度或成效报告看上去是写作工作，但写作恰恰是最有余地的部分。决定日期的是账目。财务摘要里的数字、图表和主要结论，都来自年终结账以及在需要时的外部审计，而这些都按别人的时间表进行。接着理事会或委员会在很早就定下的日期开会，所以赶不上那次会议的报告就得等下一次。时间线能显示其中哪一项才是真正的制约，其余部分还能移动多少。
这个模板分四组：“数据与财务”、“叙述”、“批准”和“制作与发布”，共20项任务和四个里程碑：“已收到经审计账目”、“完整初稿已完成”、“理事会批准报告”和“报告已发布”。“商定报告范围与时间表”（2个工作日）是唯一的起始任务，它通向“收集项目与成效数据”（8）、“结清年度账目”（10）、“收集案例故事与引语”（6）和“设计版式与模板”（6），所以数据、财务结账、故事和设计并行进行。
叙述不必等审计，这是主要的重叠。“撰写叙述章节”（10）在“收集项目与成效数据”开始3个工作日后以开始到开始方式启动，因为撰稿人可以从最早返回的数据写起。“结清年度账目”通向“外部审计与签署”（15），这是一段单纯的等待，请换成审计师告诉你的时间，然后到“已收到经审计账目”。只有“撰写财务摘要”（3）需要这个里程碑。“汇编完整初稿”（3）需要数据、故事、叙述和财务摘要，所以这里是快的工作等慢的工作之处。按示例数字，叙述比摘要可以开始的时间早约12个工作日完成，这段余量可以用来把故事再打磨一遍。
“完整初稿已完成”之后是批准链：“管理层审阅初稿”（4）、“按管理层意见修改”（3）、“准备并发送理事会材料”（2）和“理事会批准报告”。会议日期是固定的，所以这是要守住的关口。晚期变更在两处代价很高：审计签署后若有数字变动，财务摘要、图表和理事会材料都要重开；“理事会批准报告”之后再改，可能需要理事会重新过目。因此制作的重头步骤只在批准之后才开始：“对已批准的文字与数字排版”（4）、“校对并更正”（3）和“印刷与交付”（8），其中“制作网页版”（5）在排版开始1个工作日后启动，在校对结束1天后完成。按示例数字，决定“报告已发布”的是印刷，网页版约有7个工作日的余量。所有工期均为示例：请换成审计师、印刷厂和委员会的真实周期。
由于理事会会议日期实际上是固定的，请给“商定报告范围与时间表”设在开始那天的固定开始日期，并给“理事会批准报告”设在会议日的固定开始日期。计划从最早的固定开始日期起向前排期，请把“准备并发送理事会材料”的完成时间与会议对比，并查看冲突标记。时间线只负责为工作排期，它不能使数字正确、审计完成或报告符合任何报告规则，也不能取代适用于你们机构的要求。相关计划可看年终结账甘特图（为数字提供依据的结账）、审计准备甘特图模板（为审计师做好准备）和资助报告甘特图模板（给资助方的报告）；批准路径的流程图见文件审批流程模板；关口与固定周期如何绘制，请看甘特图里程碑指南和报告期甘特图指南。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 四组：“数据与财务”、“叙述”、“批准”和“制作与发布”，共20项任务和四个里程碑：“已收到经审计账目”、“完整初稿已完成”、“理事会批准报告”和“报告已发布”。
- 只卡住数字的审计等待：“外部审计与签署”通向“已收到经审计账目”，只有“撰写财务摘要”要等它，其余写作照常进行。
- 重叠的叙述工作：“撰写叙述章节”在“收集项目与成效数据”开始3个工作日后开始，“收集案例故事与引语”与之并行。
- 固定的理事会关口：“管理层审阅初稿”、“按管理层意见修改”和“准备并发送理事会材料”通向“理事会批准报告”，你要把它固定在会议日期上。
- 批准之后的制作：“对已批准的文字与数字排版”、“校对并更正”和“印刷与交付”，而“制作网页版”通过开始到开始、完成到完成链接与它们重叠。
何时使用本模板
- 你发布年度、成效或项目报告，发出之前需要经审计的数字和理事会或委员会的批准。
- 你想看看是审计、理事会会议还是印刷决定发布日期。
- 理事会会议日期固定，你需要检查初稿、审阅和理事会材料能否赶在它之前。
- 你每年制作同一份报告，想要一份参照去年周期调整大小的标准计划。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 商定报告范围与时间表 | 数据与财务 | 2 | |
| 2 | 收集项目与成效数据 | 数据与财务 | 8 | 1 |
| 3 | 结清年度账目 | 数据与财务 | 10 | 1 |
| 4 | 外部审计与签署 | 数据与财务 | 15 | 3 |
| 5 | 已收到经审计账目 | 数据与财务 | 里程碑 | 4 |
| 6 | 收集案例故事与引语 | 叙述 | 6 | 1 |
| 7 | 撰写叙述章节 | 叙述 | 10 | 2SS+3 |
| 8 | 撰写财务摘要 | 叙述 | 3 | 5 |
| 9 | 汇编完整初稿 | 叙述 | 3 | 2, 6, 7, 8 |
| 10 | 完整初稿已完成 | 叙述 | 里程碑 | 9 |
| 11 | 管理层审阅初稿 | 批准 | 4 | 10 |
| 12 | 按管理层意见修改 | 批准 | 3 | 11 |
| 13 | 准备并发送理事会材料 | 批准 | 2 | 12 |
| 14 | 理事会批准报告 | 批准 | 里程碑 | 13 |
| 15 | 设计版式与模板 | 制作与发布 | 6 | 1 |
| 16 | 对已批准的文字与数字排版 | 制作与发布 | 4 | 14, 15 |
| 17 | 校对并更正 | 制作与发布 | 3 | 16 |
| 18 | 印刷与交付 | 制作与发布 | 8 | 17 |
| 19 | 制作网页版 | 制作与发布 | 5 | 16SS+1, 17FF+1 |
| 20 | 报告已发布 | 制作与发布 | 里程碑 | 18, 19 |
运作方式
设定两个固定日期
给“商定报告范围与时间表”设在开始那天的固定开始日期，给“理事会批准报告”设在会议日的固定开始日期。查看冲突标记，看会议之前的工作是否来得及。
替换审计等待
把“外部审计与签署”设为审计师告诉你的时间。如果没有外部审计，可把它缩短为财务团队签署数字所需的时间，或删除它，并把“结清年度账目”直接链接到“已收到经审计账目”。
调整叙述的大小
根据各团队所需时间设定“收集项目与成效数据”、“收集案例故事与引语”和“撰写叙述章节”。确认“汇编完整初稿”是被财务摘要卡住，而不是被写作卡住。
为审阅轮次留出时间
按预计的轮数设定“管理层审阅初稿”和“按管理层意见修改”，然后检查“准备并发送理事会材料”是否及时结束，赶得上你的会议。
使用印刷厂的周期
把“印刷与交付”换成印刷厂报价的时间，包括交付。如果只在网上发布，就缩短或删除它，让“制作网页版”直接通向“报告已发布”。
添加负责人，分享并导出
在“人员”中填入每项任务的负责人，把图表以链接分享给财务、项目人员和理事会秘书，并导出PDF或PNG放入委员会文件。
常见问题
为什么只有财务摘要要等审计？
因为只有这项任务需要经审计的数字。审计进行期间，数据收集、案例故事和叙述都可以从项目一侧起草。“汇编完整初稿”再把两者合在一起，这就是为什么数字晚到是代价高昂的变更：它们会重开摘要、图表和理事会材料。
我们的理事会在固定日期开会，怎么检查报告赶得上？
给“商定报告范围与时间表”设在开始那天的固定开始日期，给“理事会批准报告”设在会议日的固定开始日期。计划从最早的固定开始日期起向前排期。如果会议之前的工作来不及，里程碑会带上冲突标记，并标出其依赖允许的最早日期。把它与你需要的日期对比。
图表知道审计什么时候结束吗？
不知道。它只显示你为“外部审计与签署”预留的时间以及依赖它的任务。审计师给出日期或修订估计后，修改工期，之后的日期会随之移动。
为什么印刷排在理事会批准之后？
因为批准前就印刷，若理事会要求修改，就有重印的风险。模板在“理事会批准报告”之后才开始排版。如果你们的理事会批准的是近乎定稿的草稿、很少改动，就可以更早开始“设计版式与模板”和部分排版。这种重叠如何绘制，请看甘特图重叠任务指南。
可以用于没有审计的简短成效报告吗？
可以。把“外部审计与签署”缩短为内部签署时间，或删除它以及其他不需要的任务。关口、理事会会议和制作步骤保持不变。在“人员”中填入每项任务的负责人，负责人会显示在条形旁边。