Gantt-Diagramm Jahresbericht: Wartezeit der Prüfung und Vorstandsfreigabe
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für einen Jahresbericht: Datenerhebung, Jahresabschluss, Wartezeit der externen Prüfung, Entwurf, Prüfung durch die Leitung, fester Vorstandstermin, dann Gestaltung, Druck und Web, mit Abhängigkeiten.
Was ist Gantt-Diagramm jahresbericht: wartezeit der prüfung und vorstandsfreigabe?
Ein Jahres- oder Wirkungsbericht sieht nach einer Schreibaufgabe aus, doch das Schreiben hat den meisten Spielraum. Den Termin setzen die Zahlen. Die Angaben der Finanzübersicht, die Diagramme und die Kernaussagen stammen aus dem Jahresabschluss und, wo verlangt, aus einer externen Prüfung, und die laufen nach fremden Zeitplänen. Dann tagt der Vorstand oder Ausschuss an einem Termin, der lange vorher feststand; ein Bericht, der die Sitzung verpasst, wartet auf die nächste. Ein Zeitplan zeigt, was die echte Einschränkung ist und wie viel der Rest sich bewegen darf.
Die Vorlage hat vier Gruppen, „Daten und Finanzen“, „Bericht“, „Freigabe“ und „Produktion und Veröffentlichung“, mit 20 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Geprüfter Abschluss liegt vor“, „Vollständiger Entwurf fertig“, „Vorstand genehmigt den Bericht“ und „Bericht veröffentlicht“. „Berichtsumfang und Zeitplan abstimmen“ (2 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. Sie führt zu „Programm- und Wirkungsdaten sammeln“ (8), „Jahresabschluss erstellen“ (10), „Fallbeispiele und Zitate sammeln“ (6) und „Layout und Vorlagen gestalten“ (6); Daten, Abschluss, Geschichten und Gestaltung laufen also nebeneinander.
Der Text wartet nicht auf die Prüfung, und das ist die wichtigste Überlappung. „Berichtsabschnitte entwerfen“ (10) beginnt 3 Arbeitstage nach dem Start von „Programm- und Wirkungsdaten sammeln“ mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung, weil Autoren mit den ersten Rückläufen beginnen können. „Jahresabschluss erstellen“ führt zu „Externe Abschlussprüfung und Testat“ (15), einer reinen Wartezeit, die Sie durch die Angabe Ihrer Prüfer ersetzen, und dann zu „Geprüfter Abschluss liegt vor“. Nur „Finanzübersicht entwerfen“ (3) braucht diesen Meilenstein. „Vollständigen Entwurf zusammenstellen“ (3) braucht Daten, Geschichten, Text und Finanzübersicht und ist damit der Punkt, an dem die schnelle Arbeit auf die langsame wartet. In den Beispielwerten ist der Text etwa 12 Arbeitstage vor dem möglichen Beginn der Übersicht fertig; diese Reserve können Sie für einen zweiten Durchgang der Geschichten nutzen.
Nach „Vollständiger Entwurf fertig“ kommt die Freigabekette: „Prüfung des Entwurfs durch die Leitung“ (4), „Änderungen der Leitung einarbeiten“ (3), „Vorstandsunterlagen erstellen und versenden“ (2) und „Vorstand genehmigt den Bericht“. Die Sitzung hat ein festes Datum, also ist dies das Tor, das Sie schützen. Eine späte Änderung ist an zwei Stellen teuer. Eine Zahl, die sich nach dem Testat ändert, öffnet Finanzübersicht, Diagramme und Vorstandsunterlagen neu. Eine Änderung nach „Vorstand genehmigt den Bericht“ kann bedeuten, dass der Vorstand den Bericht erneut sieht. Die Produktion beginnt ihre schweren Schritte daher erst nach der Freigabe: „Freigegebenen Text und Zahlen setzen“ (4), „Korrekturlesen und korrigieren“ (3) und „Druck und Lieferung“ (8); „Webversion bauen“ (5) startet 1 Arbeitstag nach Beginn des Satzes und endet 1 Tag nach dem Korrekturlesen. In den Beispielwerten bestimmt der Druck „Bericht veröffentlicht“, und die Webversion hat etwa 7 Arbeitstage Luft. Alle Dauern sind Beispielwerte: Ersetzen Sie sie durch die echten Vorlaufzeiten Ihrer Prüfer, Ihrer Druckerei und Ihres Gremiums.
Weil der Sitzungstermin in Wirklichkeit fest ist, geben Sie „Berichtsumfang und Zeitplan abstimmen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Vorstand genehmigt den Bericht“ einen festen Start am Sitzungstermin. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant: Vergleichen Sie das Ende von „Vorstandsunterlagen erstellen und versenden“ mit der Sitzung und lesen Sie die Konfliktmarkierung. Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht die Zahlen nicht richtig, die Prüfung nicht abgeschlossen und den Bericht nicht regelkonform und ersetzt nicht die Anforderungen, die für Ihre Organisation gelten. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Jahresabschluss für den Abschluss, der die Zahlen liefert, die Gantt-Vorlage Audit-Vorbereitung für die Vorbereitung auf die Prüfer und die Gantt-Vorlage Förderbericht für einen Bericht an einen Fördergeber. Den Freigabeweg als Flussdiagramm zeigt der Entscheidungsbaum Dokumentenfreigabe. Wie Tore und feste Zeiträume gezeichnet werden, zeigen der Leitfaden zu Meilensteinen im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu Berichtszeiträumen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, „Daten und Finanzen“, „Bericht“, „Freigabe“ und „Produktion und Veröffentlichung“, mit 20 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Geprüfter Abschluss liegt vor“, „Vollständiger Entwurf fertig“, „Vorstand genehmigt den Bericht“ und „Bericht veröffentlicht“.
- Eine Prüfungswartezeit, die nur die Zahlen aufhält: „Externe Abschlussprüfung und Testat“ führt zu „Geprüfter Abschluss liegt vor“, und nur „Finanzübersicht entwerfen“ wartet darauf; der übrige Text läuft weiter.
- Überlappende Textarbeit: „Berichtsabschnitte entwerfen“ beginnt 3 Arbeitstage nach dem Start von „Programm- und Wirkungsdaten sammeln“, mit „Fallbeispiele und Zitate sammeln“ daneben.
- Ein festes Vorstandstor: „Prüfung des Entwurfs durch die Leitung“, „Änderungen der Leitung einarbeiten“ und „Vorstandsunterlagen erstellen und versenden“ führen zu „Vorstand genehmigt den Bericht“, das Sie an den Sitzungstermin heften.
- Produktion nach der Freigabe: „Freigegebenen Text und Zahlen setzen“, „Korrekturlesen und korrigieren“ und „Druck und Lieferung“, mit „Webversion bauen“, das sie durch Anfang-Anfang- und Ende-Ende-Verknüpfungen überlappt.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie veröffentlichen einen Jahres-, Wirkungs- oder Programmbericht, der geprüfte Zahlen und die Freigabe von Vorstand oder Ausschuss braucht.
- Sie wollen sehen, ob Prüfung, Vorstandssitzung oder Druck den Veröffentlichungstermin bestimmen.
- Der Sitzungstermin des Vorstands ist fest, und Sie wollen prüfen, ob Entwurf, Prüfung und Vorstandsunterlagen davor passen.
- Sie erstellen jedes Jahr denselben Bericht und wollen einen Standardplan, den Sie mit den Vorlaufzeiten des Vorjahres anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Berichtsumfang und Zeitplan abstimmen | Daten und Finanzen | 2 | |
| 2 | Programm- und Wirkungsdaten sammeln | Daten und Finanzen | 8 | 1 |
| 3 | Jahresabschluss erstellen | Daten und Finanzen | 10 | 1 |
| 4 | Externe Abschlussprüfung und Testat | Daten und Finanzen | 15 | 3 |
| 5 | Geprüfter Abschluss liegt vor | Daten und Finanzen | Meilenstein | 4 |
| 6 | Fallbeispiele und Zitate sammeln | Bericht | 6 | 1 |
| 7 | Berichtsabschnitte entwerfen | Bericht | 10 | 2SS+3 |
| 8 | Finanzübersicht entwerfen | Bericht | 3 | 5 |
| 9 | Vollständigen Entwurf zusammenstellen | Bericht | 3 | 2, 6, 7, 8 |
| 10 | Vollständiger Entwurf fertig | Bericht | Meilenstein | 9 |
| 11 | Prüfung des Entwurfs durch die Leitung | Freigabe | 4 | 10 |
| 12 | Änderungen der Leitung einarbeiten | Freigabe | 3 | 11 |
| 13 | Vorstandsunterlagen erstellen und versenden | Freigabe | 2 | 12 |
| 14 | Vorstand genehmigt den Bericht | Freigabe | Meilenstein | 13 |
| 15 | Layout und Vorlagen gestalten | Produktion und Veröffentlichung | 6 | 1 |
| 16 | Freigegebenen Text und Zahlen setzen | Produktion und Veröffentlichung | 4 | 14, 15 |
| 17 | Korrekturlesen und korrigieren | Produktion und Veröffentlichung | 3 | 16 |
| 18 | Druck und Lieferung | Produktion und Veröffentlichung | 8 | 17 |
| 19 | Webversion bauen | Produktion und Veröffentlichung | 5 | 16SS+1, 17FF+1 |
| 20 | Bericht veröffentlicht | Produktion und Veröffentlichung | Meilenstein | 18, 19 |
So funktioniert es
Die zwei festen Termine setzen
Geben Sie „Berichtsumfang und Zeitplan abstimmen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Vorstand genehmigt den Bericht“ einen festen Start am Sitzungstermin. Lesen Sie die Konfliktmarkierung, um zu sehen, ob die Arbeit vor der Sitzung passt.
Die Prüfungswartezeit ersetzen
Setzen Sie „Externe Abschlussprüfung und Testat“ auf die Zeit, die Ihre Prüfer nennen. Gilt keine externe Prüfung, kürzen Sie sie auf die Zeit, die Ihr Finanzteam für die Freigabe der Zahlen braucht, oder entfernen Sie sie und verknüpfen Sie „Jahresabschluss erstellen“ mit „Geprüfter Abschluss liegt vor“.
Den Text bemessen
Setzen Sie „Programm- und Wirkungsdaten sammeln“, „Fallbeispiele und Zitate sammeln“ und „Berichtsabschnitte entwerfen“ nach der Dauer Ihrer Teams. Prüfen Sie, dass „Vollständigen Entwurf zusammenstellen“ von der Finanzübersicht aufgehalten wird, nicht vom Schreiben.
Prüfrunden einplanen
Setzen Sie „Prüfung des Entwurfs durch die Leitung“ und „Änderungen der Leitung einarbeiten“ auf die Zahl der Runden, die Sie erwarten, und prüfen Sie, dass „Vorstandsunterlagen erstellen und versenden“ rechtzeitig für Ihre Sitzung endet.
Die Vorlaufzeit der Druckerei nutzen
Ersetzen Sie „Druck und Lieferung“ durch die genannte Zeit der Druckerei einschließlich Lieferung. Veröffentlichen Sie nur im Web, kürzen oder entfernen Sie sie und lassen „Webversion bauen“ zu „Bericht veröffentlicht“ führen.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie für jede Aufgabe die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit Finanzen, Programmteam und Vorstandssekretariat und exportieren Sie ein PDF oder PNG für die Sitzungsunterlagen.
Häufig gestellte Fragen
Warum wartet nur die Finanzübersicht auf die Prüfung?
Weil nur diese Aufgabe geprüfte Zahlen braucht. Datenerhebung, Fallbeispiele und Text lassen sich von der Programmseite entwerfen, während die Prüfung läuft. „Vollständigen Entwurf zusammenstellen“ führt beides dann zusammen; deshalb sind späte Zahlen die teure Änderung: Sie öffnen Übersicht, Diagramme und Vorstandsunterlagen neu.
Mein Vorstand tagt an einem festen Datum. Wie prüfe ich, ob der Bericht passt?
Geben Sie „Berichtsumfang und Zeitplan abstimmen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Vorstand genehmigt den Bericht“ einen festen Start am Sitzungstermin. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant. Lässt sich die Arbeit vor der Sitzung nicht rechtzeitig erledigen, trägt der Meilenstein eine Konfliktmarkierung mit dem frühesten Datum, das seine Abhängigkeiten zulassen. Vergleichen Sie es mit Ihrem Termin.
Weiß das Diagramm, wann die Prüfung endet?
Nein. Es zeigt die Zeit, die Sie für „Externe Abschlussprüfung und Testat“ einplanen, und was davon abhängt. Nennen Ihre Prüfer ein Datum oder eine neue Schätzung, ändern Sie die Dauer, und die Termine danach ziehen mit.
Warum liegt der Druck nach der Freigabe des Vorstands?
Weil ein vor der Freigabe gedruckter Bericht neu gedruckt werden muss, wenn der Vorstand eine Änderung verlangt. Die Vorlage beginnt den Satz erst nach „Vorstand genehmigt den Bericht“. Genehmigt Ihr Vorstand einen fast fertigen Entwurf und Änderungen sind selten, können Sie „Layout und Vorlagen gestalten“ und Teile des Satzes früher beginnen. Wie diese Überlappung gezeichnet wird, zeigt der Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm.
Kann ich es für einen kurzen Wirkungsbericht ohne Prüfung verwenden?
Ja. Kürzen Sie „Externe Abschlussprüfung und Testat“ auf Ihre interne Freigabezeit oder entfernen Sie sie und löschen Sie, was Sie nicht brauchen. Tore, Vorstandssitzung und Produktionsschritte bleiben wie sie sind. Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, damit die Verantwortlichen neben den Balken stehen.