Diagrama de Gantt de memoria anual: espera de auditoría y aprobación
Diagrama de Gantt editable de una memoria anual: recogida de datos, cierre del ejercicio, espera de la auditoría externa, redacción, revisión de la dirección, reunión fija del consejo y después diseño, impresión y web, con dependencias.
¿Qué es diagrama de gantt de memoria anual: espera de auditoría y aprobación?
Una memoria anual o de impacto parece un trabajo de redacción, pero la redacción es la parte con más margen. Lo que fija la fecha son las cuentas. Las cifras del resumen financiero, los gráficos y las afirmaciones principales proceden de un cierre de ejercicio y, cuando se exige, de una auditoría externa, y ambos siguen calendarios ajenos. Después el consejo o el comité se reúne en una fecha fijada hace mucho, así que una memoria que no llega a la reunión espera a la siguiente. Un cronograma muestra cuál es la verdadera restricción y cuánto puede moverse el resto.
La plantilla tiene cuatro grupos: «Datos y finanzas», «Narrativa», «Aprobación» y «Producción y publicación». Tiene 20 tareas y cuatro hitos: «Cuentas auditadas recibidas», «Borrador completo terminado», «El consejo aprueba la memoria» y «Memoria publicada». «Acordar el alcance y el calendario de la memoria» (2 días laborables) es la única tarea inicial. Lleva a «Recopilar los datos de programas e impacto» (8), «Cerrar las cuentas del ejercicio» (10), «Recopilar casos prácticos y citas» (6) y «Diseñar la maqueta y las plantillas» (6), de modo que los datos, el cierre financiero, las historias y el diseño corren en paralelo.
La narrativa no espera a la auditoría, y ese es el solape principal. «Redactar las secciones narrativas» (10) empieza 3 días laborables después de que empiece «Recopilar los datos de programas e impacto», con un vínculo de inicio a inicio, porque los redactores pueden empezar con las primeras entregas. «Cerrar las cuentas del ejercicio» lleva a «Auditoría externa y aprobación» (15), una espera simple que sustituyes por lo que te diga tu auditor, y después a «Cuentas auditadas recibidas». Solo «Redactar el resumen financiero» (3) necesita ese hito. «Montar el borrador completo» (3) necesita los datos, las historias, la narrativa y el resumen financiero, así que es el punto en que el trabajo rápido espera al lento. Con las cifras ilustrativas la narrativa termina unos 12 días laborables antes de que pueda empezar el resumen, un margen que puedes gastar en una segunda pasada de las historias.
Tras «Borrador completo terminado» viene la cadena de aprobación: «Revisión del borrador por la dirección» (4), «Aplicar los cambios de la dirección» (3), «Preparar y enviar la documentación al consejo» (2) y «El consejo aprueba la memoria». La reunión es una fecha fija, así que esta es la puerta que hay que proteger. Un cambio tardío sale caro en dos sitios. Una cifra que cambia tras la aprobación de la auditoría reabre el resumen financiero, los gráficos y la documentación del consejo. Un cambio tras «El consejo aprueba la memoria» puede exigir que el consejo lo vea otra vez. Por eso la producción empieza sus pasos pesados solo tras la aprobación: «Maquetar el texto y las cifras aprobados» (4), «Corregir pruebas y errores» (3) e «Impresión y entrega» (8), con «Crear la versión web» (5) empezando 1 día laborable después de iniciarse la maquetación y terminando 1 día después de la corrección. Con las cifras ilustrativas, la impresión decide «Memoria publicada» y la versión web tiene unos 7 días laborables de margen. Todas las duraciones son ilustrativas: sustitúyelas por los plazos reales de tu auditor, tu imprenta y tu comité.
Como la fecha de la reunión del consejo es fija en la realidad, da a «Acordar el alcance y el calendario de la memoria» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «El consejo aprueba la memoria» un Inicio fijo en la fecha de la reunión. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante, así que compara el final de «Preparar y enviar la documentación al consejo» con la reunión y lee la marca de conflicto. Un cronograma programa el trabajo. No hace correctas las cifras, completa la auditoría ni conforme la memoria con ninguna norma de información, y no sustituye los requisitos que se apliquen a tu organización. Como planes relacionados, consulta la plantilla de cierre de ejercicio, que alimenta las cifras, la de preparación de auditoría para prepararte ante el auditor y la de informe de subvención para un informe a un financiador. Para el camino de aprobación como diagrama de flujo, consulta el flujo de aprobación de documentos. Consulta las guías de hitos y de períodos de informe en el diagrama de Gantt para ver cómo se dibujan las puertas y los períodos fijos.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, «Datos y finanzas», «Narrativa», «Aprobación» y «Producción y publicación», con 20 tareas y cuatro hitos: «Cuentas auditadas recibidas», «Borrador completo terminado», «El consejo aprueba la memoria» y «Memoria publicada».
- Una espera de auditoría que condiciona solo las cifras: «Auditoría externa y aprobación» lleva a «Cuentas auditadas recibidas», y solo «Redactar el resumen financiero» la espera, de modo que el resto de la redacción sigue adelante.
- Trabajo narrativo solapado: «Redactar las secciones narrativas» empieza 3 días laborables después de que empiece «Recopilar los datos de programas e impacto», con «Recopilar casos prácticos y citas» corriendo a su lado.
- Una puerta fija del consejo: «Revisión del borrador por la dirección», «Aplicar los cambios de la dirección» y «Preparar y enviar la documentación al consejo» llevan a «El consejo aprueba la memoria», que fijas a la fecha de la reunión.
- Producción tras la aprobación: «Maquetar el texto y las cifras aprobados», «Corregir pruebas y errores» e «Impresión y entrega», con «Crear la versión web» solapándose mediante vínculos de inicio a inicio y de fin a fin.
Cuándo usar esta plantilla
- Publicas una memoria anual, de impacto o de programas que necesita cifras auditadas y la aprobación del consejo o comité antes de salir.
- Quieres ver si la auditoría, la reunión del consejo o la impresión decide la fecha de publicación.
- La reunión del consejo tiene fecha fija y necesitas comprobar que el borrador, la revisión y la documentación del consejo caben antes.
- Produces la misma memoria cada año y quieres un plan estándar que ajustar con los plazos del año anterior.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Acordar el alcance y el calendario de la memoria | Datos y finanzas | 2 | |
| 2 | Recopilar los datos de programas e impacto | Datos y finanzas | 8 | 1 |
| 3 | Cerrar las cuentas del ejercicio | Datos y finanzas | 10 | 1 |
| 4 | Auditoría externa y aprobación | Datos y finanzas | 15 | 3 |
| 5 | Cuentas auditadas recibidas | Datos y finanzas | Hito | 4 |
| 6 | Recopilar casos prácticos y citas | Narrativa | 6 | 1 |
| 7 | Redactar las secciones narrativas | Narrativa | 10 | 2SS+3 |
| 8 | Redactar el resumen financiero | Narrativa | 3 | 5 |
| 9 | Montar el borrador completo | Narrativa | 3 | 2, 6, 7, 8 |
| 10 | Borrador completo terminado | Narrativa | Hito | 9 |
| 11 | Revisión del borrador por la dirección | Aprobación | 4 | 10 |
| 12 | Aplicar los cambios de la dirección | Aprobación | 3 | 11 |
| 13 | Preparar y enviar la documentación al consejo | Aprobación | 2 | 12 |
| 14 | El consejo aprueba la memoria | Aprobación | Hito | 13 |
| 15 | Diseñar la maqueta y las plantillas | Producción y publicación | 6 | 1 |
| 16 | Maquetar el texto y las cifras aprobados | Producción y publicación | 4 | 14, 15 |
| 17 | Corregir pruebas y errores | Producción y publicación | 3 | 16 |
| 18 | Impresión y entrega | Producción y publicación | 8 | 17 |
| 19 | Crear la versión web | Producción y publicación | 5 | 16SS+1, 17FF+1 |
| 20 | Memoria publicada | Producción y publicación | Hito | 18, 19 |
Cómo funciona
Fija las dos fechas fijas
Da a «Acordar el alcance y el calendario de la memoria» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «El consejo aprueba la memoria» un Inicio fijo en la fecha de la reunión. Lee la marca de conflicto para ver si el trabajo previo a la reunión cabe.
Sustituye la espera de la auditoría
Ajusta «Auditoría externa y aprobación» al tiempo que te indique tu auditor. Si no hay auditoría externa, acórtala al tiempo que tu equipo de finanzas necesita para dar por buenas las cifras, o quítala y vincula «Cerrar las cuentas del ejercicio» con «Cuentas auditadas recibidas».
Dimensiona la narrativa
Ajusta «Recopilar los datos de programas e impacto», «Recopilar casos prácticos y citas» y «Redactar las secciones narrativas» según lo que tardan tus equipos. Comprueba que «Montar el borrador completo» lo retiene el resumen financiero y no la redacción.
Prevé las rondas de revisión
Ajusta «Revisión del borrador por la dirección» y «Aplicar los cambios de la dirección» al número de rondas que esperas, y comprueba que «Preparar y enviar la documentación al consejo» termina a tiempo para tu reunión.
Usa el plazo de la imprenta
Sustituye «Impresión y entrega» por el tiempo que cotice la imprenta, entrega incluida. Si publicas solo en la web, acórtala o quítala y haz que «Crear la versión web» lleve a «Memoria publicada».
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con finanzas, el personal de programas y la secretaría del consejo, y exporta un PDF o PNG para los papeles del comité.
Preguntas frecuentes
¿Por qué solo el resumen financiero espera a la auditoría?
Porque solo esa tarea necesita cifras auditadas. La recogida de datos, los casos prácticos y la narrativa pueden redactarse desde el lado de los programas mientras corre la auditoría. «Montar el borrador completo» une después ambas partes, por eso las cifras tardías son el cambio caro: reabren el resumen, los gráficos y la documentación del consejo.
Mi consejo se reúne en una fecha fija. ¿Cómo compruebo que la memoria cabe?
Da a «Acordar el alcance y el calendario de la memoria» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «El consejo aprueba la memoria» un Inicio fijo en la fecha de la reunión. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante. Si el trabajo previo a la reunión no puede hacerse a tiempo, el hito se marca con un conflicto que indica la fecha más temprana que permiten sus dependencias. Compárala con la que necesitas.
¿Sabe el diagrama cuándo terminará la auditoría?
No. Muestra el tiempo que prevés para «Auditoría externa y aprobación» y lo que depende de él. Cuando tu auditor te dé una fecha o una estimación revisada, cambia la duración y las fechas posteriores se mueven.
¿Por qué la impresión va después de la aprobación del consejo?
Porque una memoria impresa antes de la aprobación corre el riesgo de reimprimirse si el consejo pide un cambio. La plantilla empieza la maquetación solo tras «El consejo aprueba la memoria». Si tu consejo aprueba un borrador casi final y los cambios son raros, puedes empezar antes «Diseñar la maqueta y las plantillas» y partes de la maquetación. Consulta la guía de tareas solapadas en el diagrama de Gantt para ver cómo se dibuja ese solape.
¿Sirve para una memoria de impacto breve sin auditoría?
Sí. Acorta «Auditoría externa y aprobación» al tiempo de tu aprobación interna, o quítala y borra las tareas que no necesites. Las puertas, la reunión del consejo y los pasos de producción se quedan como están. Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas para que los responsables aparezcan junto a las barras.