年報甘特圖範本：等候審計及董事會批准
可編輯的年報甘特圖：資料收集、年終結算、等候外部審計、敘述撰寫、領導層審閱、固定的董事會會議，以至設計、印刷及網上版，並設依賴關係和里程碑。
甚麼是年報甘特圖範本：等候審計及董事會批准流程
年報或影響力報告看似撰寫工作，但撰寫其實是最有餘裕的部分。真正決定日期的是帳目。財務摘要、圖表和主要論點的數字，都來自年終結算，以及（如有需要）外部審計，而這些都按別人的時間表進行。然後董事會或委員會在早已訂好的日子開會，所以趕不及會議的報告就要等下一次。時間線顯示哪一項才是真正的限制，其餘部分還有多少彈性。
這個範本分四個組別：「資料與財務」、「敘述」、「批准」和「製作與發布」，共 20 項工作和四個里程碑：「已收到經審計帳目」、「完整草稿完成」、「董事會批准報告」和「報告已發布」。「議定報告範圍及時間表」（2 個工作日）是唯一的起始工作，之後帶出「收集計劃及成效資料」（8 日）、「結算年終帳目」（10 日）、「收集個案及引述」（6 日）和「設計版面及範本」（6 日），所以資料、財務結算、故事和設計同時進行。
敘述不必等審計，這是主要的重疊。「撰寫敘述章節」（10 日）在「收集計劃及成效資料」開始後 3 個工作日開始，以開始到開始連結，因為撰寫人可以由首批回傳的資料着手。「結算年終帳目」之後是「外部審計及簽署」（15 日），這是純粹的等候，請換成核數師告訴你的時間，然後到「已收到經審計帳目」。只有「撰寫財務摘要」（3 日）需要這個里程碑。「整合完整草稿」（3 日）需要資料、故事、敘述和財務摘要，所以是快的工作等慢的工作的一點。按示例數字，敘述在摘要可開始前約 12 個工作日已完成，這段餘裕可以用來再潤飾一次故事。
「完整草稿完成」之後是批准鏈：「領導層審閱草稿」（4 日）、「落實領導層修改」（3 日）、「準備並送出董事會文件」（2 日）和「董事會批准報告」。會議日期是固定的，所以這是必須保護的關口。後期改動有兩處代價高昂。審計簽署後才改動的數字，會令財務摘要、圖表和董事會文件重新打開。「董事會批准報告」之後的改動，則可能需要董事會再看一次。因此製作的重頭工作只在批准後才開始：「排版已批准的文字及數字」（4 日）、「校對及更正」（3 日）和「印刷及送貨」（8 日），而「製作網上版」（5 日）在排版開始後 1 個工作日開始，並在校對結束後 1 日完成。按示例數字，由印刷決定「報告已發布」，網上版約有 7 個工作日的餘裕。所有工期只是示例：請換成核數師、印刷商和委員會的真實所需時間。
由於董事會會議日期實際上是固定的，請為「議定報告範圍及時間表」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「董事會批准報告」設定會議日期作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程，請比較「準備並送出董事會文件」的完成日期與會議日期，並留意衝突標記。時間線只為工作排程，不會令數字正確、審計完成，或令報告符合任何匯報規則，亦不能取代適用於你機構的要求。相關計劃方面，為數字提供資料的結算可參考年結甘特圖範本，為核數師作準備可參考審計準備甘特圖範本，資助機構的報告可參考資助報告甘特圖範本。批准路徑的流程圖，請看文件批准流程範本。關口和固定期間的畫法，請看甘特圖里程碑指南和報告期甘特圖指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：「資料與財務」、「敘述」、「批准」和「製作與發布」，共 20 項工作和四個里程碑：「已收到經審計帳目」、「完整草稿完成」、「董事會批准報告」和「報告已發布」。
- 只把關數字的審計等候：「外部審計及簽署」通向「已收到經審計帳目」，只有「撰寫財務摘要」要等它，所以其餘撰寫工作繼續進行。
- 重疊的敘述工作：「撰寫敘述章節」在「收集計劃及成效資料」開始後 3 個工作日開始，「收集個案及引述」則在旁並行。
- 固定的董事會關口：「領導層審閱草稿」、「落實領導層修改」和「準備並送出董事會文件」通向「董事會批准報告」，你可把它釘在會議日期。
- 批准後的製作：「排版已批准的文字及數字」、「校對及更正」和「印刷及送貨」，而「製作網上版」以開始到開始及完成到完成連結與它們重疊。
何時使用本範本
- 你發布年報、影響力報告或計劃報告，需要經審計的數字，並在發出前取得董事會或委員會批准。
- 你想知道是審計、董事會會議還是印刷決定發布日期。
- 董事會會議日期已固定，你需要確認草稿、審閱和董事會文件能否趕及。
- 你每年製作同一份報告，想要一個標準計劃，按去年的所需時間調整。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 議定報告範圍及時間表 | 資料與財務 | 2 | |
| 2 | 收集計劃及成效資料 | 資料與財務 | 8 | 1 |
| 3 | 結算年終帳目 | 資料與財務 | 10 | 1 |
| 4 | 外部審計及簽署 | 資料與財務 | 15 | 3 |
| 5 | 已收到經審計帳目 | 資料與財務 | 里程碑 | 4 |
| 6 | 收集個案及引述 | 敘述 | 6 | 1 |
| 7 | 撰寫敘述章節 | 敘述 | 10 | 2SS+3 |
| 8 | 撰寫財務摘要 | 敘述 | 3 | 5 |
| 9 | 整合完整草稿 | 敘述 | 3 | 2, 6, 7, 8 |
| 10 | 完整草稿完成 | 敘述 | 里程碑 | 9 |
| 11 | 領導層審閱草稿 | 批准 | 4 | 10 |
| 12 | 落實領導層修改 | 批准 | 3 | 11 |
| 13 | 準備並送出董事會文件 | 批准 | 2 | 12 |
| 14 | 董事會批准報告 | 批准 | 里程碑 | 13 |
| 15 | 設計版面及範本 | 製作與發布 | 6 | 1 |
| 16 | 排版已批准的文字及數字 | 製作與發布 | 4 | 14, 15 |
| 17 | 校對及更正 | 製作與發布 | 3 | 16 |
| 18 | 印刷及送貨 | 製作與發布 | 8 | 17 |
| 19 | 製作網上版 | 製作與發布 | 5 | 16SS+1, 17FF+1 |
| 20 | 報告已發布 | 製作與發布 | 里程碑 | 18, 19 |
運作方式
設定兩個固定日期
為「議定報告範圍及時間表」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「董事會批准報告」設定會議日期作固定開始日期。留意衝突標記，看會議前的工作是否趕得及。
更換審計等候時間
按核數師告訴你的時間設定「外部審計及簽署」。如果不須外部審計，可縮短至財務團隊簽署數字所需的時間，或移除它，並把「結算年終帳目」直接連向「已收到經審計帳目」。
調整敘述的大小
按團隊所需時間設定「收集計劃及成效資料」、「收集個案及引述」和「撰寫敘述章節」。請確認拖住「整合完整草稿」的是財務摘要，而非撰寫。
預留審閱輪次
按預期的輪數設定「領導層審閱草稿」和「落實領導層修改」，然後確認「準備並送出董事會文件」能及時趕上會議。
使用印刷商的所需時間
把「印刷及送貨」換成印刷商報價的時間，包括送貨。如果只在網上發布，可縮短或移除它，並讓「製作網上版」直接通向「報告已發布」。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與財務、計劃同事和董事會秘書分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 作委員會文件。
常見問題
為甚麼只有財務摘要要等審計？
因為只有該項工作需要經審計的數字。資料收集、個案和敘述可由計劃方面在審計進行期間起草。「整合完整草稿」再把兩者會合，所以數字遲來是代價高昂的改動：它會重新打開摘要、圖表和董事會文件。
我的董事會在固定日子開會，如何檢查報告趕得及？
為「議定報告範圍及時間表」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「董事會批准報告」設定會議日期作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程。如果會議前的工作無法及時完成，里程碑會出現衝突標記，顯示依賴關係容許的最早日期。請把它與你需要的日期比較。
圖表知道審計何時完成嗎？
不知道。它顯示你為「外部審計及簽署」預留的時間，以及依賴它的工作。核數師給你日期或修訂估算後，更改工期，其後的日期就會移動。
為甚麼印刷排在董事會批准之後？
因為批准前印好的報告，一旦董事會要求修改就可能要重印。範本在「董事會批准報告」之後才開始排版。如果你的董事會批准的是近乎定稿的草稿，而且很少修改，可更早開始「設計版面及範本」和部分排版。重疊的畫法請看甘特圖重疊工作指南。
沒有審計的簡短影響力報告可以用嗎？
可以。把「外部審計及簽署」縮短至內部簽署所需時間，或移除它，並刪去不需要的工作。關口、董事會會議和製作步驟維持不變。請把每項工作的負責人加入「人員」，負責人便會顯示在橫條旁。