Sådan planlægger du en tidsplan for årsafslutning i et Gantt-diagram
Planlæg års- eller månedsafslutningen i arbejdsdage: skæringsdatoer, lukning af subledgers, afstemninger, periodiseringer, gennemgang og overdragelse til revisor med de afhængigheder, der afgør slutdatoen.
En afslutningskalender opregner frister. Et Gantt-diagram viser, hvad hver dato venter på. Guiden gør en afslutningstjekliste til en dateret plan i arbejdsdage, så du kan se, hvilken opgave der afgør slutdatoen, og hvad en sen afstemning koster.
Kort fortalt
- Behandl skæringsdatoen og lukningen af subledgers som milepæle, andre opgaver venter på, og ikke som datoer på en liste.
- Kør kreditorer, debitorer og anlæg parallelt, og saml dem i én milepæl.
- Brug start-til-start med en forsinkelse til arbejde, der reelt overlapper, for eksempel intercompany-afstemning ved siden af periodiseringer.
- Planlæg overdragelsen til revisor, mens regnskabet stadig er under gennemgang, ikke efter godkendelsen.
- Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for; tidsplanen gør ikke tallene rigtige eller i overensstemmelse med reglerne.
Fra afslutningstjekliste til afslutningstidslinje
De fleste økonomiafdelinger har allerede en afslutningstjekliste: opgaver, ejere og en fristdag. Tjeklisten er en god optegnelse og en dårlig prognose. Den behandler “dag 3” og “dag 5” som fakta, selv om de er resultater af, hvad hver opgave venter på. Hvis kreditorerne lukker en dag for sent, kan tjeklisten ikke fortælle dig, hvilke senere opgaver der rykker, og hvilke der ikke gør.
Metoden er at omsætte tjeklisten til tre ting: en længde i arbejdsdage for hver opgave, en liste over, hvad den venter på, og en håndfuld milepæle, der markerer de punkter, andre går op i. Skæringsdato, subledgers lukket, saldobalance endelig og regnskab godkendt er de sædvanlige fire. Alt imellem er en opgave med en afhængighed. Når de er indtastet, beregnes datoerne, og den kæde, der afgør slutdatoen, bliver synlig.
Tre slags afhængigheder gør det meste af arbejdet i en afslutning. Slut-til-start dækker de hårde porte, for eksempel afstemninger, der venter på lukkede subledgers. Start-til-start med en forsinkelse dækker overlap, for eksempel intercompany-afstemning, der begynder en dag efter periodiseringerne. En milepæl med flere indgående forbindelser dækker sammenfald, for eksempel subledgers lukket, der venter på kreditorer, debitorer og anlæg. Se /da/guides/gantt-diagram-afhaengigheder-typer-og-forsinkelse og /da/guides/milepaele-i-gantt-diagram for mekanikken.
En tidsplan gør ikke tallene rigtige og tager ikke stilling til en regnskabsstandard eller en lovpligtig frist. Den viser, hvornår arbejdet er planlagt til at ske. Eksemplet nedenfor bygger skabelonen til årsafslutning i trin med eksempelvarigheder. Procesvisningen finder du i /da/templates/maanedsafslutning-proces, /da/templates/kontoafstemning-proces og /da/templates/bankafstemning-proces.
En årsafslutning, bygget i trin
Nitten opgaver i fire faser. Varighederne er eksempler i arbejdsdage; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Skæringsdato og subledgers
"Udsend afslutningskalender og skæringsdatoer" tager 2 arbejdsdage og fører til milepælen "Skæringsdato nået". "Luk kreditorer" (3), "Luk debitorer" (3) og "Luk anlæg og lager" (4) løber derefter side om side, og "Subledgers lukket" venter på alle tre.
Afstemninger, periodiseringer og saldobalance
"Bank- og balanceafstemninger" (5 dage) og "Periodiseringer og forudbetalinger" (4) følger "Subledgers lukket". "Intercompany-afstemning og eliminering" starter én arbejdsdag efter, at periodiseringerne er startet. "Bogfør korrektionsposteringer" venter på alle tre, og "Saldobalance endelig" følger.
Gennemgang og godkendelse
"Udkast til regnskab" tager 4 dage. "Afvigelsesgennemgang" starter to arbejdsdage efter, at det er startet, og "Ledelsens gennemgang og godkendelse" (2 dage) venter på udkastet og gennemgangen. Milepælen "Regnskab godkendt" følger.
Overdragelse til revisor
"Forbered revisionsunderlag" (5 dage) starter én arbejdsdag efter, at "Udkast til regnskab" er startet. "Revisors feltarbejde og spørgsmål" (8 dage) venter på godkendelsen og underlaget, derefter afslutter "Arkivér afslutningsmappe og erfaringer" og "Årsafslutning gennemført" planen.
Sådan fungerer det
Omsæt tjeklisten til opgaver med længder
Giv hver tjeklistelinje en længde i hele arbejdsdage. Hvis en opgave tager en halv dag, så rund op eller slå den sammen med nabo-opgaven; QueryChart har hverken timer eller halve dage.
Markér milepælene først
Tilføj de punkter, andre støtter sig til, som opgaver på 0 dage: skæringsdato, subledgers lukket, saldobalance endelig, regnskab godkendt. Forbind de opgaver, der føder hver, til den.
Skriv, hvad hver opgave venter på
Udfyld Afhænger af. Brug slut-til-start som standard og start-til-start med en forsinkelse, for eksempel 8SS+1, til reelle overlap, og hold antallet af overlap lavt, så hvert kan forsvares.
Gruppér efter fase, og tilføj ejere
Gruppér opgaverne i faser som Forberedelse, Afslut regnskabet, Gennemgang og Revision. Sæt ejeren på under Personer, så diagrammet viser, hvem der skal gøre hvad.
Find den opgave, der afgør datoen
Slå Vis, Kritisk vej til for at fremhæve den kæde, der afgør slutdatoen. Sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for; hvis den er senere, så forkort noget på den kæde.
Del det, og genbrug det næste periode
Del diagrammet, opdatér fremdriften, efterhånden som opgaver bliver færdige, og eksportér en PDF til afslutningsmappen. Næste måned kan du duplikere diagrammet og forkorte varighederne til en månedsafslutning.
Faldgruber du skal undgå
At planlægge afstemninger, før subledgers er lukket
Hvis afstemninger starter på en kalenderdato i stedet for efter milepælen for lukkede subledgers, bliver en sen subledger til genarbejde. Gør afhængigheden eksplicit.
At planlægge overdragelsen til revisor til dagen efter godkendelsen
Revisionsunderlag tager tid. Start dem, mens regnskabet stadig er under gennemgang, som eksemplet gør, så revisorerne ikke venter på din egen forberedelse.
At tælle weekender og helligdage med
QueryChart planlægger mandag til fredag og har ingen helligdagskalender. Hvis en helligdag falder inden for en opgave, så læg en arbejdsdag til dens varighed.
At læse diagrammet som en erklæring om overholdelse af regler
En plan, hvor alle opgaver er til tiden, siger, at arbejdet var planlagt og udført. Den siger ikke, at saldiene er rigtige, eller at en standard eller frist er overholdt.
Åbn Gantt-diagrammet til årsafslutning
Åbn skabelonen til årsafslutning, ændr varighederne til dine egne, og se, hvornår afslutningen er færdig.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg bruge det samme diagram til en månedsafslutning?
Ja. Behold strukturen, og forkort varighederne. De fleste månedsafslutninger har ingen revisionsfase, så slet den, eller behold den til kvartalet.
Hvordan viser jeg en fast frist?
Fastlæg en start på en opgave, kun hvor en dato reelt er fast. En fast start, der strider mod en afhængighed, bliver markeret, og du kan sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for.
Kan jeg importere vores afslutningstjekliste fra Excel?
Kopiér rækkerne, og sæt dem ind i arket. Hvis første linje navngiver kolonner som Opgave, Varighed og Afhænger af, bliver hver kolonne genkendt på navnet. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer.
Følger diagrammet planlagte mod faktiske datoer?
Nej. QueryChart gemmer ingen baseline. Eksportér en PDF af planen, før du ændrer den, hvis du vil sammenligne senere.
Hvor er processen bag afslutningen?
I flowdiagramskabelonerne. Se /da/templates/maanedsafslutning-proces for trin og beslutninger og /da/templates/finansiel-rapporteringsproces for rapportering.
