點樣用甘特圖圍繞固定限期規劃撥款申請
用甘特圖按固定提交日期規劃撥款申請：夥伴支持信、財務部議定預算、內部審閱同機構簽核等候，安排唔掂時有衝突標記提醒。
資助機構嘅提交限期唔會郁，但限期前嘅內部步驟會。呢篇指南教你將兩者都放上甘特圖，睇衝突標記，搵出食咗你緩衝時間嘅等候，再決定要刪減啲乜。
簡而言之
- 固定第一項工作同提交工作嘅開始日期；其餘日期交畀依賴關係決定。
- 比較完成日期同你需要嘅日期，並留意衝突標記，因為計劃只會向前排程。
- 夥伴支持信同機構簽核都當成純粹等候嘅工作，工期你自己換。
- 開啟關鍵路徑，睇邊個等候或草稿決定完成日期。
- 工作計劃喺後期改動會影響預算同審閱，代價比後期改措辭高。
固定兩個定咗嘅日期，其餘跟住依賴關係行
撥款申請大部分時間係撰寫，但令申請遲交嘅，好少係撰寫本身。等候來自其他人：要寄支持信嘅夥伴、要議定預算嘅財務部，以及要喺申請送出前簽核嘅機構。每樣都有自己嘅所需時間，而因為都唔係你自己做嘅工作，好容易低估。
QueryChart 嘅甘特圖係向前排程。冇設定日期嘅話，計劃會由建立圖表嗰日開始，每項工作喺依賴嘅工作容許時開始。限期就相反：係人哋畀你嘅日期。兩樣都要用，就為第一項工作設定開始嗰日作固定開始日期，再為提交工作設定限期作固定開始日期。計劃由最早嘅固定開始日期向前排程，之後你比較依賴鏈得出嘅完成日期同你需要嘅日期。如果依賴鏈喺固定日期之後先完，該工作就會有衝突標記。
下面嘅例子係一份撥款申請，有四個組別、22 項工作。佢嘅形狀唔係一般項目。範圍關口放喺最前，因為構思一變，夥伴支持信同章節大綱就要重做，代價好高。撰寫喺安全嘅地方重疊。預算就唔可以咁重疊：佢要等工作計劃同夥伴角色，財務部要議定，而內部審閱要等嗰個議定。夥伴支持信同機構簽核都係純粹嘅等候，工期你要換成人哋話你知嘅時間。
例子之後有一個流程圖，畫出甘特圖畫唔到嘅審閱同修訂循環。甘特圖冇循環，所以審閱工作嘅工期要預留第二輪嘅時間。呢度嘅工期只係示範，每項請換成夥伴、財務部同機構話你知嘅時間，簽核等候就換成你哋自己規則訂明嘅通知期。
時間線只係安排工作，唔會令申請符合資格、獲接納、合規或獲批准，亦唔可以取代資助機構或你機構嘅規則。招標要求請另外列做一份檢查清單放喺旁邊。關於空檔同等候，請睇甘特圖緩衝時間指南同甘特圖延誤指南；獲批之後嘅工作，請睇工作包與交付成果甘特圖指南同報告期甘特圖指南。
一份分階段砌出嘅撥款申請
四個組別共二十二項工作。工期係示範嘅工作日。打開試算表面板，睇每個階段背後嘅行。
閱讀招標文件，定好範圍
「閱讀招標文件及指引」（2 個工作日）係第一項工作，跟住係「議定項目構思及範圍」（4 日）。「範圍已議定」係第 6 日嘅里程碑。第一項工作嘅開始日期，請固定喺你開始嗰日。
夥伴、撰寫人同第一批草稿
「請合作夥伴提供支持信」（2 日）去「等待夥伴支持信」（10 日），係純粹等候。「撰寫項目描述」（8 日）同「撰寫影響及推廣章節」（5 日）以開始到開始連結重疊，延遲 3 日。「撰寫工作計劃及時間表」（5 日）同「撰寫夥伴及團隊簡介」（3 日）喺旁邊並行。
預算同審閱
「草擬預算」（4 日）要等工作計劃同「確認夥伴角色及工作分配」。「與財務部議定預算」（3 日）喺第 20 日完，喺文字草稿之後。跟住係「內部審閱完整草稿」（5 日）同「根據內部審閱修訂」（4 日），第 29 日完。決定日期嘅係預算路徑，唔係撰寫。
有自己所需時間嘅簽核
「申請已備妥待簽核」係里程碑，仲要等下一個階段加入嘅「整合附件及夥伴支持信」。「機構簽核所需時間」（5 日）係等候，「已獲機構簽核」係關口，之後先到「最後修訂及排版」（3 日）。
提交，並睇是否趕得及
「整合附件及夥伴支持信」（2 日）要等預算同支持信。「提交申請」（1 日）係最後一項工作，「申請已提交」為計劃作結。依賴鏈合共 38 個工作日。將「提交申請」嘅開始日期固定喺限期，再睇衝突標記：如果依賴鏈喺之後先完，就代表計劃照現時咁寫唔夠時間。
甘特圖畫唔到嘅審閱循環
一個文件審批流程圖。撥款圖表上嘅審閱同修訂週期，就係呢個循環，為你嘅申請走一次。
草稿進入審批
「文件提交審批」去「是新文件還是改版？」，跟住係「是編輯性修改還是實質性修改？」。一份完整嘅撥款草稿係新文件，所以行完整路徑，而唔係編輯性嘅捷徑。
審閱人同意見循環
「收集審閱意見」去「所有審閱意見是否都已處理？」。答案係「尚有未決」嘅時候，「作者能否即時解決？」要麼將草稿送返「收集審閱意見」，要麼結束呢個週期。呢個來回要花嘅時間，甘特圖上嘅審閱工作要預留。
審批人作決定
「審批人審閱最終稿」去「是否批准發布？」。答案有「批准」、「返工」或者「否決」。「返工」會返去作者，喺撥款圖表上即係簽核前再修訂多一輪。
路徑點樣結束
「退回作者返工」同「已否決並關閉」係甘特圖冇形狀可以畫嘅終點。畀「內部審閱完整草稿」同「根據內部審閱修訂」一個夠行一個來回嘅工期，審閱人確認可以更快回覆意見先好縮短。
運作方式
打開撥款申請圖表
打開撥款申請範本，將每項工期換成夥伴、財務部同機構話你知嘅時間。每項工作嘅負責人加入「人員」。
固定第一個開始日期同限期
為「閱讀招標文件及指引」設定你開始嗰日作固定開始日期，再為「提交申請」設定限期作固定開始日期。計劃由最早嘅固定開始日期向前排程。除非真係固定，否則唔好釘住其他日期。
睇衝突標記同完成日期
比較依賴關係得出嘅完成日期同你需要嘅日期。依賴鏈趕唔上嘅固定開始日期會有標記。喺「檢視」選單開啟關鍵路徑，就會亮起決定完成日期嗰條路徑。
搵出食咗緩衝嘅等候
睇吓夥伴支持信、財務部議定、審閱同簽核等候。將滑鼠移到每項上面睇日期。喺下一道關口前最遲完成嗰個等候，就係最應該先問嘅。
刪減或移動工作，然後再睇
如果計劃唔夠時間，一次只改一樣：請財務部提早安排、縮短一份草稿、加大各章節之間嘅重疊，或者縮小範圍。每次改完都睇完成日期。進度唔會移動日期，所以要改嘅係工期，唔係進度。
同夥伴同簽核負責人分享計劃
用連結分享圖表，夥伴同簽核負責人就睇到自己嘅等候並可以留言。需要畀資助機構睇時間線，可以匯出 PDF。
應避免的錯誤
將限期當成計劃嘅起點
計劃係向前排程。如果唯一固定嘅日期係限期，計劃會由建立圖表嗰日開始，完成日期只係一個結果。第一項工作嘅開始日期都要固定。
收埋簽核等候
機構簽核喺提交前需要所需時間。圖表冇呢項，計劃睇落會比實際短。將佢加做等候工作，工期換成你哋規則訂明嘅通知期。
夥伴問咗之後先改範圍
夥伴支持信同預算都依賴項目構思。範圍後期改動，就要再問夥伴同財務部。範圍關口要放前，關口之後嘅改動當成高成本。
以為圖表會檢查申請
QueryChart 只係安排工作。佢唔會檢查申請有冇符合資助機構嘅要求，亦唔會追蹤預算金額。請另外保留一份檢查清單。
打開撥款申請甘特圖
打開撥款申請圖表，固定第一個開始日期同限期，睇邊個等候食咗你嘅緩衝時間。
相關指南
常見問題
QueryChart 可以由限期倒推嗎？
唔可以。排程只係向前。固定第一項工作同提交工作嘅開始日期，再比較完成日期同你需要嘅日期。同依賴關係衝突嘅固定開始日期會有標記。
內部簽核應該要幾耐？
用你機構話你知嘅所需時間。圖表為此設有一項等候工作，工期係示範嘅，你自己換。計劃唔會知你哋嘅規則要求乜。
夥伴支持信遲到會點？
加長等候工作嘅工期，再睇完成日期。喺例子入面，支持信喺整合附件之前有啲餘裕，但延誤較長就會令簽核里程碑移後。
內部審閱來回兩次點樣表示？
甘特圖畫唔到循環。畀審閱同修訂工作一個預留第二輪嘅工期，或者如果你哋嘅流程有，就拆成第一輪同第二輪。
時間線可以保證我嘅申請獲接納嗎？
唔可以。佢只係安排工作，唔會令申請符合資格、獲接納或合規。呢啲請以資助機構嘅指引為準。