Gantt-diagram til offentlig høring: godkendelse og høringsperiode
Redigerbart Gantt-diagram til en offentlig høring: udkast, juridisk og faglig gennemgang, offentliggørelse, høringsperioden, analyse af svar, beslutningstagers gennemgang og offentliggørelse af resultatet.
Hvad er gantt-diagram til offentlig høring: godkendelse og høringsperiode?
En offentlig høring er ikke et almindeligt projekt, for midten af den tilhører andre. Når dokumentet er sendt ud, løber høringsperioden, så længe den løber, og intet, jeres hold gør, kan forkorte den. Det, I styrer, er alt på begge sider: hvor lang tid dokumentet tager at få godkendt, og hvor meget af analysen og svaret der allerede er lavet, når perioden lukker. En tidslinje viser, hvilken af de to der sætter datoen.
Skabelonen har fem grupper: Forslag og udkast, Gennemgang og godkendelse, Åben høring, Analyse og svar samt Beslutning og resultat. Den har 21 opgaver og fire milepæle. "Definér forslag og spørgsmål" (4 arbejdsdage) er den eneste startopgave. "Skriv høringsdokumentet" (7) og "Planlæg inddragelse og målgrupper" (4) følger begge efter den. Spørgsmålene kommer først, fordi alt efter dem bygger på dem: dokumentet, svarformularen og analysekategorierne. Et spørgsmål, der ændres sent, er den dyreste ændring i planen.
Gennemgangen er den første port. "Gennemgå udkastet internt" (5) fører til "Gennemfør juridisk og faglig gennemgang" (6) og til "Lav letlæselige og tilgængelige versioner" (5), som løber side om side. Begge skal være færdige før milepælen "Godkendt til offentliggørelse". Overlappet er kun sikkert, så længe teksten ligger fast: hvis den juridiske gennemgang ændrer formuleringerne, skal de letlæselige og tilgængelige versioner laves igen. "Byg og test svarformularen" (5) følger inddragelsesplanen og ikke det godkendte dokument, så den er færdig 9 arbejdsdage før godkendelsen. Brug det hul til at tjekke formularen mod de godkendte spørgsmål, for en formular, der ikke længere passer til dem, skal bygges om, efter høringen allerede er offentliggjort.
"Høring offentliggjort" venter på både godkendelsen og formularen. Derefter er "Høringsperiode" (20) en ren ventetidsopgave. Sæt dens varighed til det, jeres egne regler eller dem, der gennemfører høringen, kræver, og erstat vores tal. "Gennemfør udsendelse til målgrupper" (12) løber ved siden af, og "Registrér svar, efterhånden som de kommer" (15) starter 5 arbejdsdage inde i perioden med et start-til-start-led, så den er færdig den dag, "Høringen lukker". Analysen kan så starte med det samme. Uden overlappet ville registreringen lægge yderligere 15 dage oven i efter lukningen. Tallene er illustrative: de giver 66 arbejdsdage til "Beslutning registreret" og 70 til "Underret høringssvarere om resultatet".
Efter lukningen sættes datoen af gennemgangskæden: "Analysér høringssvarene" (8), "Skriv høringsnotat" (7), "Juridisk gennemgang af høringsnotatet" (4) og "Beslutningstagers gennemgang" (5) venter hver på den foregående. Den sidste port er en person med en kalender, så tjek, hvornår vedkommende faktisk kan gennemgå. En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en høring lovlig eller dens resultat bindende, og den erstatter ikke jeres egne regler eller pligten til at overveje, hvad høringssvarerne siger. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til indsendelse til myndighed for en anden plan med en ekstern ventetid og skabelonen med proces for gennemgang og godkendelse af politikker, som viser godkendelsestrinnene som rutediagram. Hvordan overlap og porte tegnes, står i vejledningen om overlappende opgaver og vejledningen om afhængigheder i et Gantt-diagram.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Forslag og udkast, Gennemgang og godkendelse, Åben høring, Analyse og svar samt Beslutning og resultat, med 21 opgaver og fire milepæle: "Godkendt til offentliggørelse", "Høring offentliggjort", "Høringen lukker" og "Beslutning registreret".
- En gennemgangsport før offentliggørelsen: "Gennemfør juridisk og faglig gennemgang" og "Lav letlæselige og tilgængelige versioner" fører begge til "Godkendt til offentliggørelse", og teksten skal ligge fast, mens de overlapper.
- En ren ventetid for høringsperioden: "Høringsperiode" er en opgave på 20 arbejdsdage, som du erstatter med den længde, du er forpligtet til eller har valgt at køre.
- Arbejde ved siden af høringsperioden: "Gennemfør udsendelse til målgrupper" og "Registrér svar, efterhånden som de kommer", som starter 5 arbejdsdage inde, så analysen kan begynde den dag, "Høringen lukker".
- En svarkæde med to gennemgange: "Skriv høringsnotat", "Juridisk gennemgang af høringsnotatet" og "Beslutningstagers gennemgang" før "Beslutning registreret", derefter "Offentliggør resultat og høringsnotat" og "Underret høringssvarere om resultatet".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du sender en politik, et forslag eller en ændring af et tilbud i høring og vil se, hvor lang tid der går fra et første udkast til et offentliggjort resultat.
- Du vil vide, om godkendelsen før offentliggørelsen eller høringsperioden afgør din dato, og hvad der kan gøres, mens du venter.
- Beslutningen har en fast dato, for eksempel et udvalgsmøde, og du vil se, om høringsperioden og gennemgangskæden passer ind før den.
- Du gennemfører høringer jævnligt og vil have en standardplan, du kan tilpasse til hver.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Definér forslag og spørgsmål | Forslag og udkast | 4 | |
| 2 | Skriv høringsdokumentet | Forslag og udkast | 7 | 1 |
| 3 | Planlæg inddragelse og målgrupper | Forslag og udkast | 4 | 1 |
| 4 | Gennemgå udkastet internt | Gennemgang og godkendelse | 5 | 2 |
| 5 | Gennemfør juridisk og faglig gennemgang | Gennemgang og godkendelse | 6 | 4 |
| 6 | Lav letlæselige og tilgængelige versioner | Gennemgang og godkendelse | 5 | 4 |
| 7 | Godkendt til offentliggørelse | Gennemgang og godkendelse | Milepæl | 5, 6 |
| 8 | Byg og test svarformularen | Åben høring | 5 | 3 |
| 9 | Høring offentliggjort | Åben høring | Milepæl | 7, 8 |
| 10 | Gennemfør udsendelse til målgrupper | Åben høring | 12 | 9 |
| 11 | Høringsperiode | Åben høring | 20 | 9 |
| 12 | Høringen lukker | Åben høring | Milepæl | 10, 11 |
| 13 | Registrér svar, efterhånden som de kommer | Analyse og svar | 15 | 11SS+5 |
| 14 | Analysér høringssvarene | Analyse og svar | 8 | 12, 13 |
| 15 | Skriv høringsnotat | Analyse og svar | 7 | 14 |
| 16 | Juridisk gennemgang af høringsnotatet | Analyse og svar | 4 | 15 |
| 17 | Beslutningstagers gennemgang | Beslutning og resultat | 5 | 16 |
| 18 | Beslutning registreret | Beslutning og resultat | Milepæl | 17 |
| 19 | Offentliggør resultat og høringsnotat | Beslutning og resultat | 2 | 18 |
| 20 | Arkivér svar og luk sagen | Beslutning og resultat | 3 | 18 |
| 21 | Underret høringssvarere om resultatet | Beslutning og resultat | 2 | 19 |
Sådan fungerer det
Fastlæg spørgsmålene først
Behold "Definér forslag og spørgsmål" som planens start. Er forslaget og spørgsmålene allerede afklaret, så forkort den til nogle få dage; spring den ikke over, hvis formularen og analysen bygges ud fra dem.
Sæt høringsperioden
Erstat de 20 arbejdsdage i "Høringsperiode" med den længde, jeres egne regler eller dem, der gennemfører høringen, kræver. Tjek derefter, at "Registrér svar, efterhånden som de kommer" stadig starter 5 dage inde og stadig slutter, når perioden gør.
Tilpas gennemgangsporten
Sæt "Gennemgå udkastet internt" og "Gennemfør juridisk og faglig gennemgang" ud fra den tid, de hold faktisk bruger. Hvis en gennemgang kun er tilgængelig på bestemte dage, så gør opgaven længere, så den dækker ventetiden.
Beskyt de tilgængelige versioner
"Lav letlæselige og tilgængelige versioner" løber ved siden af den juridiske gennemgang. Læg nogle dage til, eller flyt den til efter gennemgangen, hvis du forventer ændringer i formuleringerne.
Fastlæg de datoer, der ikke kan flytte sig
Giv "Definér forslag og spørgsmål" en fast Start den dag, du begynder, og giv opgaven eller milepælen, der er knyttet til en rigtig dato, en fast Start også. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad, så læs enhver konfliktmarkering og sammenlign slutningen med den dato, du skal nå.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige på hver opgave under Personer, del diagrammet som et link med dem, der gennemgår, og eksportér en PDF eller PNG til udvalget.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor længe skal høringen være åben?
Det fastsættes af jeres egne regler eller af dem, der gennemfører høringen, og ikke af dette diagram. Skabelonen bruger 20 arbejdsdage til "Høringsperiode" som en illustration. Erstat det med den længde, du får at vide eller har besluttet, og datoerne efter flytter sig.
Tjekker diagrammet, at min høring overholder reglerne?
Nej. Det planlægger arbejdet og viser, hvor lang tid hvert trin tager. Det gør ikke en høring lovlig, fuldstændig eller bindende, og det erstatter ikke jeres egne regler. Hold det tjek som en opgave med en ansvarlig, for eksempel inde i "Gennemfør juridisk og faglig gennemgang".
Min beslutningsdato er fast. Kan diagrammet tjekke den?
Ja. Giv "Definér forslag og spørgsmål" en fast Start, og giv "Beslutning registreret" en fast Start på beslutningens dato. Planen lægges fremad fra den tidligste faste Start, så hvis gennemgangskæden og høringsperioden ikke kan være færdige til da, markeres milepælen med en konflikt. Sammenlign den slutdato, den viser, med den dato, du skal nå.
Hvorfor starter registreringen af svar, før perioden lukker?
Fordi svarene kommer i løbet af høringsperioden og kan registreres, efterhånden som de kommer. Et start-til-start-led med en forsinkelse på 5 arbejdsdage lader "Registrér svar, efterhånden som de kommer" begynde tidligt, så analysen kan starte den dag, "Høringen lukker". Vejledningen om overlappende opgaver viser, hvordan overlap tegnes.
Kan jeg indsætte min egen opgaveliste?
Ja. Kopiér rækker fra et regneark og sæt dem ind i arket. Hvis den første linje navngiver kolonnerne, for eksempel Opgave, Varighed og Afhænger af, matches hver kolonne efter navn. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer. Vejledningen om Gantt-diagram med ansvarlige viser, hvordan du sætter en person på hver opgave.